Bulletin d'information no 4 — Vérification des RIR — À quoi vous attendre

Aperçu de la vérification

La vérification est un élément clé de la fonction de surveillance de la conformité de la politique des RIR. Industrie Canada, en tant qu'autorité en matière de RIR, utilise la vérification pour surveiller de près le progrès d'un entrepreneur vers la réalisation de son obligation de RIR.

Les entrepreneurs doivent soumettre à l'autorité en matière de RIR un rapport annuel sur les RIR, dans lequel sont décrites les activités de l'année et leurs demandes de crédits de RIR. Le rapport sur les RIR est ensuite examiné et vérifié par les gestionnaires responsables des RIR pour s'assurer que les activités commerciales ont bel et bien pris place conformément au compte rendu. À la suite de la vérification, l'autorité en matière de RIR peut confirmer le montant des crédits de RIR octroyés pour l'année.

L'information suivante fournit des précisions aux entrepreneurs des RIR et aux bénéficiaires canadiens de RIR sur ce à quoi s'attendre au cours de la vérification des RIR.

À quoi vous attendre si vous être un entrepreneur (obligé de RIR)

  • Lors de la première vérification des RIR, l'entrepreneur doit s'attendre à fournir un aperçu détaillé de son système de tenue de dossiers au titre des RIR et le gestionnaire des RIR doit tester le système au moyen d'un échantillonnage aléatoire. Cet exercice permet au gestionnaire des RIR d'acquérir un niveau approprié de connaissances et de confiance dans le système de l'entrepreneur et de discuter des pratiques exemplaires.
  • Lors de toute vérification, l'entrepreneur doit s'attendre à fournir de la documentation détaillée prouvant que les activités commerciales individuelles ont pris place conformément au compte rendu. Cette documentation pourrait inclure : bons de commande, documents d'expédition/de réception, preuve de paiement, documents relatifs aux ventes, etc. La responsabilité de conserver et de produire cette documentation incombe à l'entrepreneur et non pas au bénéficiaire des RIR.
  • Bien que la vérification se fasse habituellement auprès de l'entrepreneur, certains projets comptent plusieurs parties admissibles avec lesquelles l'entrepreneur principal partage une partie importante de son obligation de RIR. Dans ces cas, les activités de vérification peuvent se faire auprès des parties admissibles, si le gestionnaire des RIR ou l'entrepreneur est d'avis que cela est nécessaire est approprié.
  • Les vérifications de la valeur du contenu canadien (VCC) se font directement auprès des bénéficiaires de RIR, indépendamment de l'entrepreneur, pour faire en sorte que l'entreprise canadienne puisse protéger ses informations commercialement sensibles. Toutefois, les entrepreneurs doivent s'attendre à ce que le gestionnaire des RIR les avise des vérifications de la VCC et du moment approximatif où elles seront effectuées.
  • Le temps nécessaire aux gestionnaires des RIR pour examiner et vérifier un rapport de RIR varie d'un projet à l'autre. Plusieurs facteurs peuvent influer sur le calendrier de vérification, comme le volume et la complexité des transactions, les pressions liées à l'établissement de calendriers et la réceptivité des entreprises à l'égard des demandes d'information de la part du gestionnaire des RIR. Les entrepreneurs doivent s'attendre à recevoir, dès le début, un échéancier de vérification proposé et être en mesure d'en discuter avec leur gestionnaire de RIR.

À quoi vous attendre si vous être un bénéficiaire canadien de RIR

  • La confirmation de la VCC est un secteur où le gestionnaire des RIR s'engagera directement auprès des bénéficiaires canadiens de RIR. Toutes les autres activités de vérification se feront auprès de l'entrepreneur.
  • Les bénéficiaires de RIR devraient déjà avoir communiqué à l'entrepreneur leur pourcentage de VCC. Au cours de la vérification, le gestionnaire des RIR pourrait demander aux bénéficiaires d'expliquer ce pourcentage.
  • Les vérifications de la VCC font partie courante du processus de diligence raisonnable. Les bénéficiaires canadiens de RIR ne doivent pas tenir pour acquis qu'ils ont été ciblés en raison d'un problème ou d'une erreur.
  • Une vérification de la VCC est indépendante de l'entrepreneur. L'autorité responsable des RIR reconnaît que l'information détaillée d'un bénéficiaire sur la VCC est souvent confidentielle et commercialement sensible; ces détails ne sont donc pas communiqués à l'entrepreneur ou à quiconque.
  • Pour ce qui est des vérifications de la VCC, les gestionnaires des RIR ont communément recours à différentes méthodes telles que appels téléphoniques, échanges de courriels ou rencontres sur place.
  • Pour toutes les vérifications de la VCC, les bénéficiaires doivent s'attendre à devoir fournir : un aperçu général de la façon dont ils ont calculé leur VCC, une ventilation des coûts associés à leur produit/service, et des détails sur tout élément acquis à l'extérieur du Canada.
  • Une fois qu'un gestionnaire des RIR a communiqué avec eux, les bénéficiaires de RIR sont invités à répondre sans tarder. Tout retard relatif à une vérification de VCC a une incidence sur le montant de crédits de RIR qui peuvent être octroyés à l'entrepreneur pour l'année.
  • Lorsqu'une vérification de VCC est achevée, les bénéficiaires canadiens peuvent saisir l'occasion de nouer un dialogue avec le gestionnaire des RIR, d'en apprendre davantage sur la politique des RIR et discuter comment mieux tirer parti des occasions commerciales au chapitre des RIR.
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