Archivé — Vérification de l'Initiative fédérale de développement économique pour le Nord de l'Ontario (FedNor) — Programme de développement du Nord de l'Ontario (PDNO)

Rapport de Vérification Final

Direction générale de la vérification et de l'évaluation

5 novembre 2007

Recommandé au sous-ministre pour approbation  
le 5 décembre 2007 par le CMV  
Approuvé par le sous-ministre le 12 décembre 2007

Table des matières


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N.B. Dans cette publication, la forme masculine désigne tant les femmes que les hommes.

Also available in English under the title Audit of the Federal Economic Development Initiative in Northern Ontario (FedNor) — Northern Ontario Development Program (NODP)

Version traduite. La version anglaise de ce rapport doit prévaloir en cas d'incohérence.

1.0 Résumé

1.1 Contexte

L'Initiative fédérale de développement économique pour le Nord de l'Ontario (FedNor) a été établie en 1987 et est destinée à promouvoir la croissance économique, la diversification et la création d'emplois ainsi qu'à soutenir l'essor de collectivités viables et autonomes dans le Nord de l'Ontario grâce à la collaboration avec des partenaires des collectivités et d'autres organismes pour améliorer l'accès des petites entreprises au financement, à l'information et aux marchés.

FedNor comprend le Programme de développement du Nord de l'Ontario (ci-après le PDNO ou le « Programme ») qui fait l'objet d'un financement continu visant à promouvoir la croissance économique, la diversification, la création d'emplois et à soutenir l'essor des collectivités viables dans le Nord de l'Ontario, par le truchement d'une approche axée sur les collectivités. La zone ciblée par le Programme s'étend du district de Muskoka à la baie d'Hudson et de la frontière du Manitoba à celle du Québec, c.-à-d. une zone géographique vaste et diversifiée.

Le Plan de vérification pluriannuel axé sur le risque pour 2005–2008 de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) approuvé par le Comité ministériel de la vérification et de l'évaluation (CMVE) comprend une vérification du PDNO de FedNor.

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1.2 Objectif de la vérification

La vérification vise à fournir une évaluation indépendante et objective de la conception et de l'efficacité opérationnelle du cadre de contrôle de gestion (CCG) du Programme et du degré de gestion conforme à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor en ce qui concerne les paiements de transfert exécutés dans le cadre du Programme.

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1.3 Portée de la vérification

La vérification traite des opérations du Programme d'avril 2002 à mars 2007 dans les trois bureaux régionaux où le Programme est exécuté : Sudbury, Thunder Bay et Sault Ste. Marie. La vérification portait sur les domaines comportant le plus grand risque de ne pas réaliser les objectifs du Programme.

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1.4 Principales conclusions

La vérification a aussi attiré l'attention sur trois domaines qui laissent place à l'amélioration en matière de documentation et d'officialisation sur les plans suivants :

Documentation sur la surveillance de l'état d'avancement des projets — Avant le parachèvement et l'adoption d'une entente de contribution, on a élaboré un plan d'évaluation du risque et de la surveillance qui s'y rattache. On a trouvé peu de documents dans les dossiers de projet échantillonnés pour confirmer le parachèvement de ces activités, comme l'exige le plan de surveillance.

Pour s'assurer de la conformité avec les modalités du Programme, on doit effectuer une surveillance continue des projets, documents et pistes de vérification à l'appui. À mesure que des changements environnementaux surviennent et influent sur le risque lié à un projet, la documentation des activités de surveillance continue appuie l'évaluation constante du risque et les degrés de surveillance et d'examen exigés par le Programme.

Documents à l'appui du processus d'évaluation du risque — On a déjà conçu des processus pour évaluer les risques associés aux projets potentiels dans le cadre de l'étape d'adoption des projets; toutefois, les résultats ne sont pas documentés de façon constante pour faire en sorte que les décisions rendues préalablement à l'approbation et dans le cadre de l'approbation des projets en ce qui concerne l'évaluation du risque soient étayées.

S'il n'existe aucune preuve formelle pour les décisions rendues dans le cadre du processus d'évaluation du risque, il devient difficile d'étayer les raisons de l'adoption ou du rejet d'une proposition de projet et de fournir aux cadres supérieurs suffisamment de renseignements afin qu'ils prennent des décisions adéquates.

Surveillance formelle et mise à jour sur l'évaluation du risque lié aux projets — Les projets qui se rattachent au PDNO peuvent durer plus de 12 mois, période durant laquelle des changements peuvent survenir au sein de l'industrie ou de l'environnement des clients. Néanmoins, les évaluations du risque ne sont pas actuellement soumises à une réévaluation formelle et périodique qui touche le caractère adéquat des activités de surveillance des projets.

Sans réévaluation périodique de l'évaluation du risque, les changements liés aux clients ou à l'état d'avancement des projets sont davantage susceptibles de ne pas déboucher sur une modification de l'évaluation du risque. Cela pourrait entraîner une évaluation du risque et un niveau de surveillance des projets inappropriés.

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1.5 Recommandations

À la lumière des principales conclusions, on propose les trois recommandations suivantes :

  1. La directrice générale de FedNor devrait établir un processus formel pour assurer que les activités de surveillance et l'état d'avancement des projets sont correctement documentés et tiennent compte des attentes définies dans le cadre de l'évaluation du risque initiale.
  2. La directrice générale de FedNor devrait mettre en œuvre un processus formel pour une meilleure consignation des activités, y compris la rédaction de procès-verbaux, de documents justificatifs et de commentaires plus riches au sujet de a) l'évaluation initiale de propositions de projet et de b) l'évaluation du risque finale et des plans de surveillance qui s'y rattachent de manière à étayer les décisions rendues dans le cadre des derniers processus d'approbation des projets.
  3. La directrice générale de FedNor devrait créer un mécanisme formel pour examiner de façon périodique l'évaluation du risque dans le cadre de chaque projet (c.-à-d. tous les 12 mois) au cours du cycle de vie des projets et lorsque des changements qui pourraient influer sur le risque surviennent dans l'environnement des clients, puisque les changements en matière d'évaluation du risque devraient influer sur le degré de surveillance des projets (finances et état d'avancement des projets) ainsi que sur les projets examinés en vue d'une vérification ultérieure.
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1.6 Conclusions de la vérification

Nous avons constaté que le cadre de contrôle de gestion du PDNO de FedNor, les pratiques qui s'y rattachent et les contrôles internes sont en place, fonctionnent comme prévu et sont conformes à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. Toutefois, il faudrait enrichir la documentation formelle relative aux décisions clés rendues au cours du cycle de vie des projets, en particulier celles qui se rattachent à la surveillance de l'état d'avancement des projets, au processus d'évaluation du risque dans le cadre de l'étape d'approbation des projets ainsi qu'à la surveillance formelle et à la mise à jour périodique de l'évaluation du risque pour les projets à long terme.

2.0 Énoncé d'assurance

Nous avons terminé la vérification interne du Programme de développement du Nord de l'Ontario (PDNO) de l'Initiative fédérale de développement économique pour le Nord de l'Ontario (FedNor). Cette vérification interne a pour but de fournir une évaluation indépendante et objective de la conception et de l'efficacité opérationnelle du cadre de contrôle de gestion (CCG) qui prévaut dans le cadre du PDNO ainsi que du degré de conformité à la Politique sur les paiements de transfert en ce qui concerne la gestion des paiements de transfert du PDNO. La conception et l'efficacité opérationnelle des contrôles de gestion au sein du PDNO relèvent de l'équipe de gestion du Programme.

La vérification portait sur les contrôles de gestion en place dans le cadre du PDNO, y compris les pratiques opérationnelles et de gestion, de gestion intégrée du risque, de gestion et de communication de l'information aux fins de la prise de décisions visant la réalisation des objectifs généraux du Programme. En outre, la vérification a aussi examiné la conformité du Programme à la Politique sur les paiements de transfert, y compris les processus en place pour suivre et surveiller le respect des bénéficiaires à l'égard des modalités de leur entente de contribution et les pratiques en place pour s'assurer que les fonds sont utilisés pour ce à quoi ils étaient destinés.

La vérification concernait un examen des activités du PDNO pour l'exercice du 1er avril 2002 au 31 mars 2007.

Nous avons fondé les conclusions de la vérification interne sur la comparaison des conclusions avec les critères de vérification préétablis et adoptés par la direction; elles reflètent le travail de vérification effectué de mars à août 2007.

À mon avis, à titre de dirigeant de la vérification, on a entrepris des procédures de vérification suffisantes et adéquates et on a recueilli des éléments de preuve pour soutenir l'exactitude des conclusions tirées et inscrites dans le présent rapport. Celles-ci sont fondées sur une comparaison des conditions initiales avec les critères de vérification préétablis qui ont été approuvés par la direction. Les conclusions s'appliquent seulement à l'entité examinée.

__________________________________
Signature d u dirigeant de la vérification

3.0 Contexte

3.1 Initiative fédérale de développement économique pour le Nord de l'Ontario

L'Initiative fédérale de développement économique pour le Nord de l'Ontario (FedNor) a été établie en 1987 et est destinée à promouvoir la croissance économique, la diversification et la création d'emplois ainsi qu'à soutenir l'essor de collectivités viables et autonomes dans le Nord de l'Ontario grâce à la collaboration avec des partenaires des collectivités et d'autres organismes pour améliorer l'accès des petites entreprises au financement, à l'information et aux marchés.

FedNor a joué un rôle de puissant chef de file pour établir des partenariats avec les dirigeants communautaires et d'entreprises afin de créer des collectivités viables plus fortes où les entreprises peuvent grandir et exceller. En 1997, FedNor a passé de contributions directes non remboursables aux entreprises à des investissements stratégiques communautaires conçus pour offrir un fondement solide aux collectivités et aux entreprises aux prises avec les enjeux de l'économie d'aujourd'hui.

FedNor est responsable des programmes suivants :

  • Le Programme de développement du Nord de l'Ontario (PDNO) qui favorise la croissance économique, la diversification, la création d'emplois et les collectivités viables et autonomes dans le Nord de l'Ontario par le truchement d'une gamme d'initiatives visant à accroître l'accès au financement, à l'information et aux marchés pour les petites entreprises;
  • le Programme de développement de l'Est de l'Ontario (PDEO) qui appuie le renouvellement économique dans la région rurale de l'Est de l'Ontario;
  • le Programme de développement des collectivités (PDC) qui soutient le développement et la croissance des collectivités ontariennes en milieu rural et une nouvelle initiative de financement pour appuyer l'économie sociale à l'échelle de l'Ontario.

3.1.1 Programme de développement du Nord de l'Ontario (PDNO)

Créé en 1987, le PDNO est un programme permanent qui favorise la croissance économique, la diversification, la création d'emplois et la viabilité des collectivités du Nord de l'Ontario par le truchement d'approches axées sur les collectivités. Le Programme couvre les régions du district de Muskoka à la baie d'Hudson et de la frontière du Manitoba à celle du Québec, c.-à-d. une zone géographique vaste et diversifiée.

Le PDNO, point de mire de la présente vérification, aide les collectivités à obtenir l'accès aux services et permet d'éliminer les obstacles à l'accès aux marchés mondiaux. En soutenant le commerce, le tourisme et les initiatives de financement des entreprises, il contribue à l'excellence du Nord de l'Ontario dans le cadre d'une économie axée sur le savoir.

Les efforts de FedNor pour exécuter le mandat du PDNO s'articulent autour de six priorités stratégiques, qui constituent également un cadre pour guider les investissements :

  • Développement économique des collectivités;
  • Technologies de l'information et des communications (TIC);
  • Innovation;
  • Commerce et tourisme;
  • Capital humain;
  • Soutien au financement des entreprises.

Les résultats attendus du PDNO comprennent :

  • une amélioration sur le plan du maintien en poste et du perfectionnement des jeunes pour accroître le caractère concurrentiel des entreprises;
  • l'accroissement des capacités et des aptitudes à saisir les occasions et à faire face aux difficultés en matière de développement économique régional;
  • l'amélioration des infrastructures technologiques et des innovations dans le domaine;
  • le perfectionnement des compétences dans le monde des affaires et du commerce grâce à des activités de counselling et de formation.

Selon les critères du PDNO, les bénéficiaires admissibles comprennent les organisations sans but lucratif, les entreprises, les organismes autochtones, les municipalités et les organismes de développement économique. Une vaste gamme d'organismes sans but lucratif situés dans tout le Nord de l'Ontario peuvent déposer une demande. Les organismes à but lucratif et les entreprises sociales peuvent déposer une demande de capital humain et de soutien à l'innovation.

Deux types de contribution sont fournis par le Programme, chacun ayant son propre lot de critères et de conditions :

  • Remboursement des fonds d'emprunt ou d'investissement perdus
  • Autres contributions
A) Établissement d'un remboursement de fonds d'emprunt ou d'investissement perdus
  • Les prêts à terme commerciaux à risque élevé accordés aux entreprises ou aux entreprises d'économie sociale comprennent les prêts pour des projets spéciaux à risque très élevé, tels que les lancements, les activités de recherche et de développement initiales, le développement de produits avant la commercialisation et les études de marché préalables à l'exploitation, y compris l'aide sous forme d'encadrement, comme l'aura déterminé le fournisseur de capital en fonction de chaque cas;
  • Les prêts pour fonds d'investissement aux fournisseurs de capital secondaire, comme les organismes de développement des collectivités (ODC) (les Sociétés d'aide au développement des collectivités et toute association à vocation particulière, provinciale ou régionale, de Sociétés d'aide au développement des collectivités) et les sociétés autochtones de financement (SAF), pour leur permettre d'accorder des prêts aux entreprises ou aux entreprises d'économie sociale pour qu'elles puissent acquérir des immobilisations et un fonds de roulement supplémentaire, établir ou agrandir de très petites entreprises, développer et élargir des marchés, effectuer de la recherche-développement, élaborer des produits, entreprendre des initiatives d'amélioration de la qualité ou appuyer le perfectionnement des ressources humaines et stratégiques.
B) Autres contributions
  • Les projets spéciaux, comme les lancements, les activités de recherche et de développement initiales, l'élaboration de produits avant la commercialisation et les études de marché préalables à l'exploitation, qui ne sont pas susceptibles d'obtenir un prêt commercial en raison du risque élevé qu'ils supposent;
  • L'accès au capital pour les entreprises autochtones, les contributions à d'autres projets de manière à accroître le nombre et la zone de service des institutions financières autochtones;
  • Les activités concernant l'innovation technologique, l'amélioration des technologies de l'information et des télécommunications, l'expansion des marchés, la croissance de l'infrastructure économique, la formation, le perfectionnement des aptitudes de gestion d'entreprise, l'établissement et le maintien de réseaux de développement économique, les études de faisabilité, la planification stratégique et toute autre activité qui appuie les entreprises, les entreprises d'économie sociale, l'esprit d'entreprise ou la croissance économique;
  • L'établissement ou l'augmentation de l'assise financière des ODC ou d'autres organismes sans but lucratif qui sont une source d'investissement dont profitent les entreprises locales.

Normalement, seuls les demandeurs situés dans la région et fournissant des avantages à celle-ci peuvent profiter d'une aide sous réserve de ces conditions. Les demandeurs qui peuvent apporter un avantage important à l'économie du Nord de l'Ontario, mais qui sont situés à l'extérieur de cette région, peuvent être exceptionnellement pris en considération pour obtenir de l'aide.

Le tableau suivant représente les dépenses totales du PDNO pour chaque exercice visé par la portée de la vérification.

Dépenses totales
  2002–2003 (M$) 2003–2004 (M$) 2004–2005 (M$) 2005–2006 (M$) 2006–2007 (M$)
Subventions et contributions 47,3 41,3 37,7 38,4 36,2
Exploitation 13,1 11,8 11,3 13,5 12,4
Total du PDNO 60,4 53,1 49,0 51,9 48,6
École de médecine du Nord de l'Ontario (investissement d'un an) - - - 6,0 -
Total 60,4 53,1 49,0 57,9 48,6

Le tableau suivant présente le nombre de projets entrepris en vertu du PDNO entre le 1er avril 2002 et le 31 mars 2007, par catégorie de montant.

Nombre de projets
  Moins de 25 000 $ De 25 001 $ à 100 000 $ De 100 001 $ à 500 000 $ De 500 001 $ à 1 000 000 $ Plus de 1 000 000 $
2002–2003 135 143 90 2 5
2003–2004 92 206 107 0 0
2004–2005 51 181 60 0 0
2005–2006 57 200 143 0 1
2006–2007 60 173 78 1 3
Total 395 903 478 3 9

En fonction des priorités actuelles, le tableau suivant illustre la répartition des dépenses en matière de subventions et de contributions par priorité stratégique pour les exercices 2005–2006 et 2006–2007.

Priorité stratégique
Priorité stratégique 2005–2006 (M$) 2006–2007 (M$)
Technologies de l'information et des communications 11,5 10,3
Commerce et tourisme 4,6 5,6
Innovation 4,1 4,5
Développement économique des collectivités 11,6 9,1
Soutien au financement des investissements 3,6 3,6
Capital humain 3,0 3,1
Total 38,4 36,2
École de médecine du Nord de l'Ontario (investissement d'un an) 6,0 0,0

Le Plan de vérification pluriannuel axé sur le risque pour 2005–2008 de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) approuvé par le Comité ministériel de la vérification et de l'évaluation (CMVE) comprend une vérification du PDNO de FedNor.

Le présent rapport énonce les résultats de la vérification effectuée de mars à août 2007, y compris les observations, les conclusions et les recommandations tirées de la vérification aux fins de l'examen de la direction.

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3.2 Objectifs de vérification

Les objectifs de la présente vérification sont les suivants :

  1. Fournir une assurance aux cadres supérieurs à l'égard de la conception et de l'exécution du cadre de contrôle de gestion, y compris les pratiques opérationnelles et les pratiques de gestion, les pratiques de gestion du risque, la gestion et la communication de l'information aux fins de la prise de décisions visant la réalisation des objectifs globaux du PDNO;
  2. Déterminer si les paiements de transfert sont gérés conformément à la Politique sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et évaluer le caractère adéquat des processus ministériels visant à effectuer un suivi du respect des exigences des ententes de contribution en vigueur par les bénéficiaires.
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3.3 Portée de la vérification

La vérification traitait des activités du Programme d'avril 2002 à mars 2007 dans les trois bureaux régionaux : Sudbury, Thunder Bay et Sault Ste. Marie, où le Programme est exécuté. La vérification a été axée sur les domaines qui comportent le plus haut risque de ne pas réaliser les objectifs du Programme.

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3.4 Méthode de vérification

La vérification du PDNO a été effectuée en trois étapes :

  • Planification;
  • Travail sur le terrain et analyse;
  • Préparation d'un rapport.

Les étapes suivantes ont été accomplies durant la planification et le travail sur le terrain dans le cadre du projet :

  • Examen des documents d'information pertinents et des politiques en vigueur;
  • Entrevues préliminaires avec des gestionnaires et des représentants clés du Programme;
  • Entrevues détaillées et revue générale auprès d'un échantillon d'agents de projet, d'agents de contrôle et de paiement et de gestionnaires du projet;
  • Critères de vérification élaborés en fonction des objectifs de vérification établis. Pour plus de détails concernant les objectifs de la vérification, voir l'annexe A. Les tests ont été effectués conformément aux critères approuvés;
  • Test de conformité sur un échantillon statistique de 100 projets pour les exercices allant de 2002–2003 à 2005–2006 :
    • Test de conformité des contrôles clés sélectionnés pour les 100 projets;
    • Test détaillé des contrôles clés auprès d'un échantillon discrétionnaire de 25 projets de 2004–2005 à 2005–2006.
  • Test de conformité auprès d'un échantillon discrétionnaire de 25 projets pendant l'exercice 2006–2007 de manière à éprouver l'efficacité des contrôles intégrés au cadre de contrôle de gestion.

Quant aux tests des dossiers du Programme destinés à appuyer la conception du cadre de contrôle de gestion, un échantillon statistiquement valide et stratifié de 100 ententes de contribution a été examiné pendant la période du 1er avril 2002 au 31 mars 2006; on a défini la stratification en fonction des exercices.

Pour approfondir les tests d'efficacité des processus clés dans le cadre de l'échantillon, on a choisi un échantillon discrétionnaire de 25 projets des 100 projets initiaux sélectionnés de façon aléatoire (limité aux exercices 2004–2005 et 2005–2006) pour effectuer un examen plus en profondeur et mener un test de conformité. En vue d'évaluer le cadre de contrôle de gestion actuel, un second échantillon discrétionnaire limité à l'exercice 2006–2007 a été sélectionné pour des tests.

La vérification du PDNO a été effectuée conformément aux normes de pratiques professionnelles pour les vérifications internes de l'Institut des vérificateurs internes (IVI) et à la Politique de vérification interne du gouvernement fédéral. Les critères de vérification élaborés pour la présente activité figurent à l'annexe A du rapport.

4.0 Observations et recommandations détaillées

4.1 Documentation sur la surveillance de l'état d'avancement des projets

Avant la conclusion et l'approbation d'une entente de contribution, on élabore un plan d'évaluation du risque et de la surveillance qui s'y rattache. On a trouvé peu de documents dans les dossiers de projet échantillonnés pour confirmer la fin de ces activités, comme l'exige le plan de surveillance.

4.1.1 Critères de vérification connexes

  • On a élaboré des politiques et des procédures pour favoriser une surveillance adéquate et continue (financière et opérationnelle) des résultats obtenus et le maintien de la stabilité financière (contrôles, gestion du risque, gouvernance).
  • Les indicateurs de rendement clés sont déterminés et surveillés et font l'objet d'un rapport (contrôles, gestion du risque, gouvernance).
  • L'intégrité des données financières et opérationnelles est maintenue en ce qui concerne l'exactitude, le caractère adéquat et la rapidité des données fournies à la direction aux fins de la prise de décisions (contrôles, gouvernance).

4.1.2 Documentation sur l'état d'avancement des projets

FedNor a élaboré des modèles et des outils destinés à faciliter le processus d'évaluation et de surveillance des projets du PDNO, qui servent à étayer la plupart des décisions prises dans le cadre des projets. L'utilisation d'outils normalisés favorise l'uniformité de la surveillance effectuée auprès des dossiers de projet.

Des plans de surveillance sont conçus en fonction des résultats d'une évaluation du risque effectuée dans le cadre du projet proposé avant la conclusion d'une entente de contribution. Les évaluations du risque supposent des exigences de surveillance distinctes en fonction du caractère élevé, moyen ou faible du risque. L'agent de contrôle et de paiement et l'agent de prestation de programmes révisent et signent chacun leur tour toutes les évaluations du risque et les plans de surveillance qui s'y rattachent élaborés par les agents de projet.

Sur le plan financier, les dossiers contenaient la trace de documents justificatifs et d'un examen (lorsque c'était nécessaire) des créances en plus de la surveillance continue et de la gouvernance adéquate de l'état d'avancement des projets. Pour tous les dossiers examinés, on a vu que les approbations en vertu des articles 33 et 34 par des personnes ayant les pouvoirs délégués appropriés ont été effectuées de façon constante avant l'accès au financement.

Selon les tests effectués, aucune preuve concluante n'a été observée en ce qui concerne les activités liées à la surveillance et à l'état d'avancement des projets entreprises en conformité avec le plan de surveillance adopté dans le cadre de l'évaluation du risque initiale. Les dossiers examinés contenaient un nombre insuffisant de documents concernant les visites des sites, les conversations téléphoniques, les courriels de mise à jour sur l'état d'avancement et d'autres activités de surveillance que les agents de projet et les agents de contrôle et de paiement devraient entreprendre tout au long du projet.

Selon les dossiers examinés, on a observé ce qui suit :

  • 38 p. 100 des dossiers examinés témoignaient d'une consignation inadéquate des activités liées à l'évaluation du risque et au plan de surveillance qui en découle;
  • 19 p. 100 des dossiers examinés faisaient preuve d'une documentation insuffisante concernant les progrès des clients.

Des entrevues auprès du personnel de FedNor ont permis de constater qu'en général on accomplit effectivement des activités de surveillance; toutefois, ces dernières ne sont pas formellement documentées à un degré approprié et ne s'harmonisent peut-être pas directement avec l'évaluation du risque entreprise au début des projets.

Pour assurer la conformité avec les modalités du Programme, il faut effectuer une surveillance continue des projets, pistes de vérification et documents adéquats à l'appui. À mesure que les changements environnementaux influent sur le risque lié à un projet particulier, la consignation des activités de surveillance continue appuie l'évaluation constante des risques et les degrés de surveillance et d'examen exigés par le Programme.

En outre, sans visites formelles des sites, on ne peut être assuré en toute certitude que les fonds sont dépensés en fonction des modalités de l'entente de contribution. Des visites de sites formelles servent à garantir que les dépenses figurant sur les créances peuvent être corroborées, élément important de la piste de vérification.

Il faut observer que l'on a noté des améliorations concernant le degré de documentation dans le cadre des dossiers de projet examinés en 2006–2007, y compris une augmentation du degré de documentation concernant les visites de sites et les conversations téléphoniques; toutefois, les documents relatifs à la surveillance des projets manquent toujours d'uniformité.

4.1.3 Initiatives ultérieures — Demandes en ligne

FedNor mène actuellement un projet pilote pour les demandes en ligne dans le cadre du PDNO. Le programme de demandes en ligne comprend des contrôles automatisés pour encourager les utilisateurs à indiquer le moment de leur dernière visite sur le site ou de leur dernier contact avec le client. L'inscription de cette activité dans la base de données n'est pas actuellement obligatoire, puisque le Programme continue à évoluer, mais cette disposition pourrait inciter le personnel du PDNO à faire le suivi des communications avec les clients, ce qui aurait pour effet de prouver leurs visites sur le site et leurs communications avec les clients. Par conséquent, la mise en œuvre du processus de demandes en ligne devrait appuyer les efforts déployés pour améliorer la documentation des activités de surveillance de l'état du projet.

4.1.4 Recommandation

La directrice générale de FedNor devrait établir un processus formel pour s'assurer que les activités liées à la surveillance et à l'état d'avancement des projets sont correctement documentées et se rapportent aux attentes déterminées dans le cadre de l'évaluation du risque initial.

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4.2 Documents à l'appui du processus d'évaluation du risque

On a déjà conçu des processus pour évaluer les risques liés aux projets potentiels au cours de l'étape d'approbation des projets; toutefois, les résultats ne sont pas documentés de façon uniforme pour étayer les décisions rendues dans le cadre de l'évaluation du risque avant et après l'approbation des projets.

4.2.1 Critères de vérification connexes

  • Les politiques et les procédures du Programme sont en place et sont documentées pour régir la sélection et l'approbation des bénéficiaires en vue d'assurer la conformité à la Politique sur les paiements de transfert du SCT et les priorités et les objectifs du Programme (contrôles, gouvernance).

4.2.2 Approbation préalable des projets potentiels

Une fois qu'un projet potentiel est défini au sein du PDNO, un processus de présélection est effectué par les agents de projet et les gestionnaires régionaux, qui tiennent des réunions tous les quinze jours pour discuter des propositions de projet. Cette mesure est en place pour assurer que les projets potentiels sont en harmonie avec les priorités stratégiques de FedNor et les objectifs généraux d'Industrie Canada avant d'entreprendre le processus d'élaboration de la proposition et l'étape d'approbation des projets. Au cours de ces réunions, on encourage les agents de projet à discuter de leurs expériences avec un promoteur potentiel, ce qui contribue à la décision globale d'entreprendre ou de rejeter une proposition de projet.

FedNor a observé que l'un des risques les plus importants concerne le caractère uniforme, juste et transparent du processus de sélection et d'approbation d'IC/FedNor. Même si les membres du personnel de FedNor se rencontrent régulièrement, ils ne tiennent formellement aucun procès-verbal, et il n'existe pas de documentation uniforme concernant les discussions relatives à l'évaluation du risque afin d'entreprendre un projet proposé.

Si les décisions liées au processus d'évaluation du risque ne sont pas formellement documentées, il devient très difficile d'étayer les raisons de l'approbation ou du rejet d'une proposition de projet et de fournir aux cadres supérieurs des renseignements suffisants afin qu'ils prennent de bonnes décisions.

4.2.3 Évaluation du risque pour l'approbation des projets

Une fois que le processus d'autorisation préalable est terminé et que l'on a décidé d'entreprendre le projet proposé, l'étape d'approbation se poursuit et est ponctuée d'activités de diligence variées, y compris l'élaboration de l'évaluation du risque. Ce processus comprend l'examen d'un bon nombre de facteurs clés, tels que les antécédents du bénéficiaire, la complexité du projet proposé, ainsi que l'expérience et la compétence du personnel participant.

Même si on a établi des critères de risque types aux fins de l'évaluation, les dossiers de projet examinés manquaient généralement de justification qualitative du risque ou de commentaires appuyant l'évaluation du risque finale, bien qu'on ait prévu un endroit pour que l'agent de projet et l'agent de contrôle et de paiement notent leurs commentaires.

Sans contexte pour soutenir l'évaluation du risque finale, le degré proposé de surveillance est susceptible d'être inadéquat. De plus, les répercussions qu'aurait tout changement sur le risque au cours du projet ne seraient peut-être pas correctement prises en compte.

4.2.4 Approbation des projets

Le processus d'approbation en place dans le cadre du PDNO comprend des contrôles formels pour assurer la conformité avec les conditions du Programme et les exigences du Conseil du Trésor. La directrice générale approuve chaque description du projet (art. 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques) en vertu de son pouvoir délégué. La directrice générale surveille donc chaque projet proposé dans le cadre du PDNO et effectue une analyse et un examen supplémentaires. Si un projet comporte des coûts supérieurs à 500 000 $, il doit être approuvé par le Conseil des programmes et des services (CPS), et le Ministre doit approuver les projets qui entraînent des coûts supérieurs à 1 M$. De plus, chaque projet approuvé est examiné par la Direction générale des stratégies sectorielles et programmes d'infrastructure (SSPI) d'Industrie Canada.

Pour chaque dossier examiné, nous avons trouvé une description complète du projet, y compris la documentation justificative adéquate et la preuve de l'approbation nécessaire.

4.2.5 Recommandation

La directrice générale de FedNor devrait mettre en œuvre un processus formel pour améliorer la documentation, y compris la tenue de procès-verbaux, de documents justificatifs et de commentaires plus détaillés au sujet de a) l'évaluation initiale de propositions de projet et de b) l'évaluation du risque finale et des plans de surveillance qui s'y rattachent pour étayer les décisions rendues dans le cadre des derniers processus d'approbation des projets.

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4.3 Surveillance formelle et mise à jour sur l'évaluation du risque des projets

Les projets liés au PDNO peuvent durer plus de 12 mois, période au cours de laquelle des changements importants peuvent survenir au sein de l'industrie ou de l'environnement des clients. Toutefois, les évaluations du risque ne sont pas actuellement soumises à une réévaluation formelle et périodique qui touche le caractère adéquat des activités de surveillance des projets.

4.3.1 Critères de vérification connexes

  • On a élaboré des politiques et des procédures pour permettre une surveillance adéquate et continue (financière et opérationnelle) des résultats obtenus et le maintien de la stabilité financière (contrôles, gestion du risque, gouvernance).

4.3.2 Surveillance formelle de l'évaluation du risque des projets

Les projets liés au PDNO peuvent faire l'objet d'une entente de contribution qui se prolonge sur plus d'un an. Les objectifs du projet peuvent rester les mêmes, mais un certain nombre de facteurs supplémentaires peuvent changer et avoir un impact direct sur l'issue d'un projet, y compris l'équipe de gestion et les changements au sein du marché. Malgré les variations qui peuvent survenir dans l'environnement du promoteur, l'évaluation formelle du risque et le plan de surveillance déterminé au début du projet demeurent les mêmes.

Compte tenu des activités de surveillance des projets continues et de la connaissance des environnements du client, les agents de projet peuvent entreprendre une nouvelle évaluation formelle du risque pour un projet ou, cas plus fréquent, une nouvelle évaluation informelle au moyen de modifications sur le plan des activités de surveillance de l'agent de projet. Toutefois, aucun mécanisme formel n'est actuellement en place pour rendre obligatoire une réévaluation du risque de façon périodique. Les projets examinés ne montrent pas qu'il y a eu une nouvelle évaluation du risque, même les projets qui s'étendaient sur plusieurs années.

Sans nouvelle évaluation du risque périodique, il est probable que les changements de l'état d'avancement du projet ou ceux relatifs au client n'entraînent pas de changement correspondant en matière d'évaluation du risque. Ce paramètre pourrait entraîner un degré inapproprié d'évaluation du risque et de surveillance du projet.

4.3.3 Recommandation

La directrice générale de FedNor devrait élaborer un mécanisme formel pour examiner l'évaluation du risque de chaque projet de façon périodique (c.-à-d. chaque année) au cours du cycle de vie du projet et à chaque changement de l'environnement du client susceptible d'influer sur le risque, puisque toute variation de l'évaluation du risque pourrait toucher le degré de surveillance du projet (finances, état d'avancement du projet) et les projets examinés pour une vérification ultérieure.

Annexe A

Objectif 1 : Fournir une assurance aux cadres supérieurs à l'égard de la conception et de l'exécution du cadre de contrôle de gestion, y compris les pratiques opérationnelles et les pratiques de gestion, les pratiques de gestion du risque, la gestion et la communication de l'information aux fins de la prise de décisions visant la réalisation des objectifs globaux du PDNO.

Critères de vérification

  1. Le Programme se conforme aux lois, aux règlements, aux politiques et aux ententes appropriés (contrôles, gouvernance).
  2. Le cadre de contrôle de gestion comprend les politiques, les processus et les structures documentés qui appuient la direction dans l'atteinte des objectifs du Programme, atténue les risques existants et reflète de bonne pratiques de gestion du risque (contrôles, gestion du risque, gouvernance).
  3. Les dépenses du Programme sont effectuées en conformité avec les budgets approuvés, qui sont surveillés et font régulièrement l'objet de rapports (contrôles, gouvernance).
  4. Les rôles et les responsabilités sont clairement déterminés à l'égard de la gestion et de l'exécution du Programme (contrôles, gouvernance).
  5. Les indicateurs de rendement clés sont déterminés et surveillés et font l'objet de rapports (contrôles, gestion du risque, gouvernance).
  6. Le personnel et l'équipe de gestion du Programme ont suivi une formation appropriée, et un programme de gestion du rendement est en place (contrôles, gestion du risque, gouvernance).
  7. L'intégrité de l'information financière et opérationnelle est préservée en ce qui concerne l'exactitude, le caractère adéquat et la rapidité des renseignements fournis aux gestionnaires afin qu'ils prennent des décisions éclairées (contrôles, gouvernance).

Objectif 2 : Déterminer si les paiements de transfert sont gérés conformément à la Politique sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et évaluer le caractère adéquat des processus ministériels visant à effectuer un suivi du respect des exigences des ententes de contribution en vigueur par les bénéficiaires.

  1. Le projet est soumis à un processus d'approbation approuvé et uniforme, en conformité avec les lignes directrices établies dans la Politique sur les paiements de transfert du SCT.
    • Les politiques et procédures du Programme sont en place et documentées pour régir la sélection et l'approbation des bénéficiaires, en conformité avec la Politique sur les paiements de transfert du SCT et les priorités et objectifs du Programme (contrôles, gouvernance).
    • Les responsabilités du bénéficiaire et du pourvoyeur de subventions ont été clairement définies et approuvées par toutes les parties (contrôles, gestion du risque, gouvernance).
    • Les demandes se conforment aux modalités établies par le SCT en ce qui concerne l'approbation des modalités des subventions ou des contributions (contrôles, gouvernance).
  2. Des contrôles sont en place pour garantir la surveillance continue de la stabilité financière, de l'aptitude à réaliser les projets attendus et de la conformité avec les modalités des ententes de contribution des bénéficiaires.
    • On a élaboré des politiques et des procédures pour permettre la surveillance adéquate et continue (financière et opérationnelle) des résultats obtenus et le maintien de la stabilité financière (contrôles, gestion du risque, gouvernance).
    • On a établi un processus de vérification pour déterminer si les bénéficiaires se sont conformés aux modalités en vigueur dans le cadre de leurs contributions et si les vérifications sont effectuées suivant le cadre de vérification axé sur le risque du Programme pour la vérification des contributions (contrôles, gestion du risque, gouvernance).
  3. Les demandes sont traitées, examinées et payées en conformité avec les politiques du Programme, les exigences du SCT et chaque entente de contribution.
    • Les demandes remboursées par le truchement du processus de demande font l'objet d'une approbation en règle (au sens de la Loi sur la gestion des finances publiques), sont appuyées par les documents requis et sont conformes aux modalités des ententes de contribution et des politiques du SCT qui s'appliquent (contrôles, gouvernance).

Annexe B

Réponse de la direction et plan d'action
Recommandation Réaction de la direction et mesure proposée Responsable Échéance de la mesure
1) La directrice générale de FedNor devrait établir un processus formel pour s'assurer que les activités liées à la surveillance et à l'état d'avancement des projets sont correctement documentées et se rapportent aux attentes déterminées dans le cadre de l'évaluation du risque initial. Recommandation acceptée. FedNor reconnaît que des améliorations sont nécessaires pour faire en sorte que les dossiers des projets contiennent les documents adéquats du plan de surveillance. FedNor propose que les procédures de surveillance internes soient mises en place pour faire en sorte que toutes les activités liées à la surveillance soient documentées de manière adéquate régulièrement. Pour que les activités de surveillance soient liées à l'évaluation du risque initiale, on est en train d'élaborer un plan de surveillance évolutif. Gestionnaire — Services de gestion 31 mars 2008
2) La directrice générale de FedNor devrait mettre en œuvre un processus formel pour améliorer la documentation, y compris la tenue de procès-verbaux, de documents justificatifs et de commentaires plus détaillés au sujet de a) l'évaluation initiale de propositions de projet et de b) l'évaluation du risque finale et des plans de surveillance qui s'y rattachent pour étayer les décisions rendues dans le cadre des derniers processus d'approbation des projets. Recommandation acceptée. FedNor reconnaît le besoin et est en train de revoir son cadre d'évaluation du risque. FedNor propose de mettre en œuvre un système qui nécessitera des documents justificatifs pour le niveau de risque initial. De plus, dans le cadre de l'examen, nous révisons le formulaire d'évaluation du risque de manière à pouvoir recevoir les commentaires formulés à la fois par l'agent chargé de la surveillance et du paiement et par l'agent de projet pour prouver le bien-fondé de leur décision concernant l'évaluation du risque pour l'approbation du projet. Il est proposé que le champ Commentaires devienne obligatoire. Gestionnaire — Services de gestion 31 mars 2008
3) La directrice générale de FedNor devrait élaborer un mécanisme formel pour examiner l'évaluation du risque de chaque projet de façon périodique (c.-à-d. chaque année) au cours du cycle de vie du projet et à chaque changement de l'environnement du client susceptible d'influer sur le risque, puisque toute variation de l'évaluation du risque pourrait toucher le degré de surveillance du projet (finances, état d'avancement du projet) et les projets examinés pour une vérification ultérieure. Recommandation acceptée. FedNor reconnaît le besoin d'un mécanisme formel pour revoir l'évaluation du risque lié à ses projets. FedNor propose de mettre en place un système qui exigera un examen annuel systématique de l'évaluation du risque d'un projet en fonction des rapports d'activité trimestriels et en prenant en compte l'environnement financier et économique dans lequel le promoteur évolue. Si l'évaluation du risque change, un plan de surveillance révisé sera établi et le formulaire indiquera clairement qu'il s'agit d'une réévaluation. Gestionnaire — Services de gestion 31 mars 2008
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