Archivé — Vérification de la gestion des systèmes de bâtiment — Centre de recherches sur les communications Canada

Rapport Final Avril 2006

Présenté et approuvé par le CMVÉ le 21 septembre 2006


Table des matières

1.0 Sommaire

Le Centre de recherches sur les communications (CRC) est un organisme d'Industrie Canada (IC). Le CRC est l'un des meilleurs laboratoires de recherche et de développement du pays dans le domaine des télécommunications de pointe, de la radiodiffusion et des technologies de l'information. Il est situé dans l'ouest d'Ottawa, au campus du Centre de recherche de Shirleys Bay — une série d'installations et d'aires d'essai, y compris 157 bâtiments permanents et temporaires, qui couvrent 600 hectares de terre reliée par 13 kilomètres de route. Le président du CRC est le gardien désigné du campus de Shirleys Bay. Au sein du CRC, la gestion et les opérations liées aux biens immobiliers relèvent de la Direction générale des opérations du campus.

Cette vérification avait pour objectif de déterminer si les processus actuels de gestion et opérationnels liés aux biens immobiliers au CRC appuient efficacement les objectifs organisationnels, ainsi que la santé et la sécurité des employés, conformément aux autorités existantes. Dans la réalisation de cette vérification, on a évalué la pertinence du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) en matière de biens immobiliers établi pour le CRC, par rapport à l'évaluation des risques dans les biens immobiliers de l'organisme (p. ex., en inspectant les bâtiments aux installations de Shirleys Bay).

On a utilisé comme point de repère le CRG du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) pour cette vérification.

Principales constatations

La gestion et le personnel de la Direction générale des opérations du campus sont hautement réputés pour leurs compétences, expertise et éthique de travail. Les employés exécutent leurs responsabilités dans une atmosphère qui appuie les valeurs de base de la fonction publique et le comportement éthique. Néanmoins, les employés font souvent face à des enjeux difficiles au moment de relever des défis de longue date dans la gestion des biens immobiliers du CRC à Shirleys Bay.

Par exemple, la recapitalisation systémique des actifs n'a pas été effectuée, et le budget de fonctionnement et d'entretien (F-E) a été de plus en plus consommé par des dépenses inévitables comme l'eau et l'énergie, ainsi que l'entretien et la réparation de système de santé et de sécurité au travail. Comme résultat, il est nécessaire de différer d'autres exigences d'entretien. L'arriéré des exigences différées de recapitalisation ne cesse de croître. La Direction générale des opérations du campus a estimé qu'il existe maintenant un manque à combler de 1,5 à 3,8 millions de dollars dans le financement annuel des biens immobiliers, ainsi qu'un arriéré de recapitalisation d'environ 26 millions de dollars.

Parallèlement, le CRC encoure des coûts inutiles dans le fonctionnement et l'entretien des biens immobiliers. Les pannes (p. ex., dans les systèmes de chauffage et électriques) surviennent à une fréquence accrue, et les coûts de chauffage et de refroidissement de bâtiments vieillissants, qui n'étaient pas conçus pour être efficaces en matière d'énergie, continuent d'augmenter. Les vérificateurs ont conclu que les dépenses pour les biens immobiliers au CRC sont des bas prix non viables, et que, pour l'instant, les exigences de biens immobiliers ne sont pas remplies au plus bas coût possible.

Conclusions

Les gestionnaires du CRC sont d'avis que la situation actuelle est le résultat direct des pressions financières prolongées. Les vérificateurs sont d'accord pour dire qu'avec plus de fonds, on aurait pu et on pourrait faire plus en ce qui concerne la mise à niveau des éléments d'actif du CRC. Toutefois, les vérificateurs ont conclu que l'absence d'un cadre de gestion fondamental pour les biens immobiliers a également contribué aux failles et aux manques actuels qu'il faut combler.

Plus précisément, les vérificateurs ont noté que plusieurs éléments du CRG du CRC pour les biens immobiliers, notamment la Gouvernance et les orientations stratégiques et la Gestion des risques, avaient besoin d'être améliorés. Par exemple, la section sur la Gouvernance et les orientations stratégiques du CRG du SCT fait appel à un besoin d'alignement entre les objectifs organisationnels, les résultats et la façon dont l'organisation est réellement gérée. Au CRC, l'affectation et la réaffectation des ressources stratégiques entre les fonctions de sciences et la fonction de biens immobiliers ne reposent pas sur le rendement, mais plutôt sur le maintien des niveaux de financement antérieurs pour les directions générales et les programmes scientifiques. Les biens immobiliers sont considérés comme des frais généraux coûteux plutôt qu'une exigence essentielle pour s'acquitter du mandat de recherche du CRC.

En 2004, lors d'une vérification de la fonction de contrôleur, les gestionnaires du CRC ont noté que les principes et les fondements de la gestion des risques étaient appliqués. Le Profil préliminaire des risques du CRC et Plan d'action ainsi que les sections sur les biens immobiliers de la version provisoire du Plan d'immobilisations à long terme cernent les pratiques de gestion des risques. En pratique, toutefois, pour ce qui est des risques de gestion liés aux biens immobiliers, le CRC attend généralement jusqu'à ce que les problèmes surviennent avant de poser une action.

Selon les vérificateurs, un cadre de gestion général pour les biens immobiliers devrait être établi afin de veiller à ce que les ressources et les données nécessaires pour gérer la propriété réelle d'une manière plus efficiente et efficace soient immédiatement disponibles pour fins de prise de décisions en matière de gestion.

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2.0 Contexte

Le Centre de recherches sur les communications (CRC) est un organisme d'Industrie Canada (IC). Le CRC est l'un des meilleurs laboratoires de recherche et de développement du pays dans le domaine des télécommunications de pointe, de la radiodiffusion et des technologies de l'information. Parmi les composants clés de la mission du CRC, mentionnons la réalisation de l'excellence, la prestation de conseils indépendants pour façonner la politique publique, l'engagement dans des approches de partenariat pour combler les lacunes d'innovation dans le secteur des télécommunications, la production de renseignements techniques et le soutien aux petites et moyennes entreprises de la haute technologie.

Le CRC se trouve dans l'ouest d'Ottawa, au campus du Centre de recherche de Shirleys Bay — une série d'installations et d'aires d'essai, y compris 157 bâtiments permanents et temporaires, qui couvrent 600 hectares de terre reliée par 13 kilomètres de route. Le CRC partage ce site avec le ministère de la Défense nationale (MDN), l'Agence spatiale canadienne (ASC) et l'Institut des télécommunications de la capitale nationale (ITCN). Le campus abrite 157 bâtiments permanents et temporaires, dont l'âge varie de 2 à 53 ans. Les bâtiments servent de laboratoires, de centres d'informatique, de bureaux et de bibliothèques. Par ailleurs, un vaste espace ouvert sert de portée d'antenne utilisée à des fins de recherche et d'essai.

Le président du CRC est le gardien désigné du campus de Shirleys Bay. Au sein du CRC, la responsabilité de la gestion et du fonctionnement des systèmes de bâtimentNote 1 (ci-après désignés biens immobiliers) au campus relève de la Direction générale des opérations du campus. Cette Direction générale a pour mandat de planifier, de gérer et de fournir une gamme complète de services de gestion des biens immobiliers et des installations et des opérations du campus au CRC, ainsi qu'aux autres ministères et organismes gouvernementaux situés à Shirleys Bay. Au sein de la Direction générale, la responsabilité est divisée entre le groupe de l'immobilier et des biens immobiliers (I-BI) et le groupe de fonctionnement et d'entretien.

Le groupe I-BI vise à gérer, à maintenir, à réparer et à améliorer l'infrastructure du campus en exécutant cinq activités principales : la gestion de projets d'immobilisations, l'intendance environnementale, la santé et la sécurité au travail, la planification des installations et la gestion du Centre d'innovation du CRC. Ces activités, à l'exception du Centre d'innovation, englobent le campus entier et ses intervenants. La base des ressources humaines pour le groupe I-BI comprend 11 équivalents à temps plein (ETP).

Le groupe de fonctionnement et d'entretien est responsable d'assurer la pertinence des installations physiques et du site pour que les activités de recherche et de développement puissent être menées selon le plan du CRC, ainsi que des autres locataires du campus (MDN, ASC et ITCN). Pour ce faire, le groupe offre les services suivants : le fonctionnement de l'appareil de chauffage central, la protection environnementale, les constructions mineures, l'entretien correctif et préventif, les services publics, etc., conformément aux normes industrielles, aux codes et aux lois de santé et de sécurité, et aux affectations de financement. La base de ressources pour le groupe de fonctionnement et d'entretien est de 42 ETP.

À l'exception de l'ASC, qui a recours aux entrepreneurs pour certaines exigences d'entretien, le groupe RE&P et le groupe Fonctionnement et entretien offrent des services au CRC et aux locataires par le bais d'une combinaison de ressources internes (p. ex., pour la gestion de projets, l'environnement, la sécurité, le calendrier d'entretien et les réparations de routine en réponse aux problèmes) et d'entrepreneurs (p. ex., rebobbinage de moteur, exploitations de la cafétéria, entretien d'ascenseurs, entretien paysager, déneigement). Des protocoles d'entente (PE) sont en place avec chacun des locataires. Approuvé annuellement, chaque PE énonce les services particuliers qui seront fournis, ainsi que les frais qui seront imposés. Le coût de toute activité qui englobe le campus en entier (p. ex., déneigement) est partagé par tous les occupants en conformité aux formulées convenues pour déterminer les parts du coût.

Le CRC reçoit un financement d'un certain nombre de sources gouvernementales et non gouvernementales. L'affectation de ressources au CRC en provenance d'Industrie Canada se chiffrait à 37,9 millions de dollars pour l'année financière 2004–2005. L'autre financement du gouvernement est fourni par l'ASC et le MDN afin d'exécuter des activités de recherche et de développement et de couvrir les coûts liés à l'hébergement sur le campus de Shirleys Bay. De plus, le revenu en provenance du secteur privé est généré par la délivrance de licences de propriété intellectuelle et des initiatives de recherche et de développement sous contrat.

Pour 2004–2005, le budget total pour l'amélioration, la gestion, le fonctionnement et l'entretien de la propriété réelle au CRC était de 8,5 millions de dollarsNote 2, réparti comme suit :

Budget total pour l'amélioration, la gestion, le fonctionnement et l'entretien (2004–2005)
  Salaire F-E Total

Remarque après la vérification : Le CRC a indiqué qu'un autre 0,429M $ du budget F-E a été demandé auprès du CRC vers le milieu de l'année. Ce montant n'a pas été vérifié durant la vérification.

CRC 3,4 millions $ 2,3 millions $ 5,7 millions
Locataires 0,1 million $ 2,7 millions $ 2,8 millions $
Total 3,5 millions $ 5,0 millions $ 8,5Note 3 millions $

Comme on peut le voir, une partie importante du budget de F-E provient des locataires. Cela reflète le fait que les 53 ETP dans la Direction générale des opérations du campus sont responsables de fournir des services à toutes les personnes travaillant au campus (environ 1 000 employés), et non seulement à ceux qui travaillent pour le CRC. En outre, du montant total de 5,0 millions de dollars pour le F-E, une somme de 3,7 millions de dollars vise à financer les postes non discrétionnaires tels que les services publics, les commissionnaires et l'entretien préventif/correctif.

Les plans actuels du CRC prévoient un montant de 57 millions de dollars consacré aux grands projets d'immobilisations à long terme pour un nouveau bâtiment des Forces canadiennes, un nouveau laboratoire de photonique pour le CRC, un nouveau bâtiment des Archives nationales et une installation de radiation. Parmi ces projets, seul le laboratoire de photonique représente un projet d'immobilisations approuvé. La construction de ce laboratoire était supposée commencer à l'automne 2004Note 4, suivie de la construction des autres bâtiments; le CRC était censé assurer des services de gestion de projets.

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3.0 Objectifs, portée et approche

Cette vérification avait pour objectif de déterminer si les processus actuels de gestion et opérationnels liés aux biens immobiliers au CRC appuient efficacement les objectifs organisationnels, ainsi que la santé et la sécurité des employés, conformément aux autorités existantes.

Dans la réalisation de cette vérification, on a évalué la pertinence du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) en matière de biens immobiliers établi pour le CRC, par rapport à l'évaluation des risques dans les biens immobiliers de l'organisme (p. ex., en inspectant les bâtiments aux installations de Shirleys Bay).

Le travail de vérification sur le terrain a été mené entre mai à octobre 2004.

3.1 Approche et méthodologie

Les critères de vérification utilisés en tant que guide d'évaluation pour cette vérification reposent sur les exigences du Guide de surveillance de la gestion des biens immobiliers du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) (voir Annexe A pour plus de détails).

Les activités de vérifications particulières comprenaient les suivantes :

  • Examen des documents (politiques, plans, rapports, analyses de rentabilisation, présentations au CT, etc.) relatifs aux biens immobiliers au CRC;
  • Entrevues avec les gestionnaires et le personnel directement responsables des biens immobiliers au CRC, les membres du comité de gestion du CRC et du comité de développement du campus, les représentants du Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration d'IC et les représentants des organismes centraux et des organismes de services communs;
  • Observations de la vérification au sein des groupes de RE&P et de F-E;
  • Analyse comparative du CRC avec les pratiques exemplaires dans les autres organismes de garde de biens;
  • Validation des constatations de vérification avec les gestionnaires de la Direction générale des opérations du campus;
  • Jumelage des observations de la vérification au CRG du SCT.

Le travail de vérification a été mené conformément aux normes documentées dans le Guide du SCT pour la planification, la réalisation et le rapport des engagements d'assurance de vérification interne dans le gouvernement fédéral du Canada.

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4.0 Conclusions

La direction et le personnel de la Direction générale des opérations du campus sont hautement réputés pour leurs compétences, expertise et éthique de travail. Les employés exécutent leurs responsabilités dans une atmosphère qui appuie les valeurs de base de la fonction publique et le comportement éthique. Néanmoins, les employés font souvent face à des enjeux difficiles au moment de relever des défis de longue date dans la gestion des biens immobiliers du CRC à Shirleys Bay.

Les gestionnaires du CRC sont d'avis que la situation actuelle est le résultat direct des pressions financières prolongées. Les vérificateurs sont d'accord pour dire qu'avec plus de fonds, on aurait pu et on pourrait faire plus en ce qui concerne la mise à niveau des éléments d'actif du CRC. Toutefois, les vérificateurs ont conclu que l'absence d'un cadre de gestion fondamental pour les biens immobiliers a également contribué aux failles et aux manques actuels qu'il faut combler. Une fois en place, un tel cadre assurerait que les ressources et les données nécessaires pour gérer la propriété réelle d'une manière plus efficiente et efficace soient immédiatement disponibles pour fins de prise de décisions en matière de gestion.

Plus précisément, les vérificateurs ont noté que plusieurs éléments du CRG du CRC pour les biens immobiliers avaient besoin d'être améliorés. Il s'agit des éléments suivants :

  • Gouvernance et orientations stratégiques;
  • Intendance;
  • Gestion des risques;
  • Responsabilisation;
  • Résultats et rendement.

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5.0 Observations et recommandations

5.1 Gouvernance et orientations stratégiques

La section sur la Gouvernance et les orientations stratégiques du CRG du SCT désigne le besoin d'alignement entre les objectifs organisationnels, les résultats et la façon dont l'organisme est réellement gérée. Les mauvais alignements surviennent dans les cas où les processus de gestion et les pratiques ne parviennent pas à appuyer les résultats et l'atteinte des objectifs de politiques, reflétant ainsi les faiblesses en matière de gouvernance et d'orientation stratégique. De tels mauvais alignements doivent être réglés pour assurer que les ministères et les organismes travaillent de concert pour remplir les attentes créées par le document Résultats pour les Canadiens et les Canadiennes.

En tant que moyen d'évaluer l'alignement, le CRG offre un certain nombre d'indicateurs, dont deux ont été évalués dans le cadre de cette vérification :

  • l'affectation et la réaffectation stratégiques basées sur le rendement;
  • la collaboration horizontale.

5.1.1 Affectation et réaffectation des ressources stratégiques

Afin d'appuyer les objectifs de politiques du gouvernement, il est vital d'assurer que l'affectation et la réaffectation des ressources stratégiques du CRC reposent sur le rendement. Dans le cas des biens immobiliers, cela signifie que le CRC doit acquérir, gérer et conserver les biens immobiliers uniquement pour appuyer ses programmes et ce, d'une manière à :

  • garantir le maximum d'avantages économiques à long terme pour l'État;
  • fournir des installations sûres et adéquates.

Au CRC, l'affectation et la réaffectation des ressources stratégiques entre les fonctions scientifiques et la fonction des biens immobiliers ne reposent pas sur le rendement. Les affectations budgétaires sont plutôt établies chaque année par le Bureau du président. À l'appui des objectifs primaires du CRC, cela vise à maintenir les niveaux de financement antérieurs pour les directions générales scientifiques et les programmes, au lieu de traiter les biens immobiliers comme une priorité de financement clé. Comme résultat, les vérificateurs sont d'avis que les biens immobiliers à Shirleys Bay ne sont pas gérés d'une manière aussi efficiente et efficace qu'ils ne devraient l'être pour préserver les intérêts économiques à long terme de l'État et pour assurer la sécurité et la pertinence des installations.

Les raisons attribuables à ce fait sont soulignées ci-dessous.

Ainsi qu'il est noté dans la Vérification de la fonction de contrôleur au CRC, menée en 2004, le CRC ne dispose pas encore d'un cadre de gestion du rendement établi. Toutefois, les données sur les ressources et les budgets sont disponibles, et les gestionnaires du CRC ont pris l'engagement de respecter les échéances fixées dans le Plan d'action d'IC pour la fonction moderne de contrôleur approuvé en avril 2003.

Les plans opérationnels pour 2004–2005 étaient censés contenir des indicateurs du rendement, toutefois le plan de 2004–2005 pour la Direction générale des opérations du campus ne contient aucun indicateur du rendement pour les biens immobiliers. De plus, les accords de rendement pour le directeur, Opérations du campus et le gestionnaire, Immobilisations et biens immobiliers doivent être mis à jour afin de refléter les indicateurs.

Les vérificateurs ont examiné les systèmes d'information sur les biens immobiliers au CRC en vue de déterminer si ces systèmes identifiaient les immobilisations, les coûts historiques et les coûts actuels de fonctionnement et d'entretien, ainsi que les tendances de coûts des installations à Shirleys Bay. Au lieu d'un système d'information intégré sur les biens immobiliers, le CRC utilise plusieurs applications commerciales, y compris un système de gestion d'entretien informatisé potentiellement puissant, avec plusieurs fonctions, connu sous le nom de The Maintenance Authority (TMA). En outre, le CRC a recours à plusieurs outils de bureautique standard et au système financier ministériel. En principe, ces systèmes d'application pourraient fournir au CRC l'information nécessaire sur les immobilisations, les coûts historiques et les coûts actuels de fonctionnement et d'entretien, ainsi que les tendances de coûtsNote 5. À ce jour, toutefois, la Direction générale des opérations du campus n'a pas utilisé les outils disponibles pour en tirer un profit maximal à cet égard.

Les locataires à Shirleys Bay exigent des rapports détaillés qui servent à rapprocher, tous les trois mois, les dépenses réelles en biens immobiliers avec les prévisions. La Direction générale des opérations du campus prépare de tels rapports à la satisfaction des locataires. Les membres du Comité de gestion du CRC, ainsi que le personnel de la Direction générale des opérations du campus ont mentionné aux vérificateurs que des rapports similaires ne sont pas fournis au CRC car ceux-ci présentent peu d'intérêt. De l'avis général, les ressources limitées sont mieux déployées pour le fonctionnement et l'entretien des installations du campus.

Toutefois, en l'absence de rapports sur les coûts des installations et les tendances de coûts, le CRC n'est pas en mesure de gérer efficacement et d'équilibrer le rendement à court et à long terme des biens immobiliers. Les effets des décisions de différer l'entretien et/ou la réfection des biens ne sont pas déclarés de façon officielle. De tels effets deviennent apparents aujourd'hui, car bon nombre des biens du CRC à Shirleys Bay sont considérés au-dessous de la norme, avec environ le tiers des bâtiments évalués comme étant en mauvais état. L'infrastructure des services s'est également dégradée au fil du temps, ce qui a entraîné quelques défaillances dans cette infrastructure ainsi que dans les systèmes de bâtiment et les composants. À mesure que ces défaillances surviennent, il faut des réparations d'urgence coûteuses et disruptives.

Le besoin d'effectuer des réparations d'urgence signifie que la Direction générale des opérations du campus a des ressources limitées pour entreprendre des activités d'entretien préventives, ce qui augmente la fréquence à laquelle les systèmes et les composantes se dégradent. On a établi un cycle d'auto renforcement par lequel les ressources disponibles ne suffisent que pour régler les préoccupations urgentes en matière de santé et de sécurité. Entre-temps, les systèmes et les composantes qui ne présentent pas des problèmes critiques de sécurité, ou dont le fonctionnement n'est pas en danger imminent, ne reçoivent pas l'entretien de cycle de vie qui servirait à protéger l'investissement en immobilisations du CRC et qui assurerait la pertinence des installations. Cela augmente donc les risques de défaillance des systèmes ou des composantes, ainsi que de violations de codes. Lorsqu'une défaillance se produit, les coûts à assumer incluent non seulement ceux liés aux réparations d'urgence, mais encore les coûts liés à l'interruption des projets de recherche (p. ex., perte potentielle des données, expérimentations et équipement scientifique difficile à remplacer). L'exécution des programmes scientifiques de base du CRC pourrait être mise en péril.

Les vérificateurs sont d'avis que le CRC profiterait de l'établissement d'un régime de rapports de gestion pour les biens immobiliers. Les membres du Comité de gestion du CRC recevraient ensuite des rapports réguliers sur les coûts totaux et les tendances de coûts, ainsi que sur les dépenses de biens immobiliers de chaque programme scientifique et direction générale du CRC. Grâce à cette information, le Comité aurait une compréhension plus profonde du coût total des différents programmes de recherche du CRC. Par ricochet, le CRC disposerait d'une information plus complète sur le rendement qui servirait de base pour les décisions d'affectation et de réaffectation des ressources stratégiques.

Recommandation 1
  • Il est recommandé que le président, CRC assure l'établissement d'un régime de rapport de gestion pour les biens immobiliers et qu'il offre aux membres du Comité de gestion du CRC des rapports réguliers sur les coûts totaux et les tendances des coûts des installations, et les dépenses des biens immobiliers de chaque programme scientifique et direction générale du CRC.

5.1.2 Collaboration horizontale

La collaboration horizontale efficace permet de saisir les possibilités de créer une synergie et de réduire, voire d'éliminer le dédoublement des activités afin d'améliorer l'efficience organisationnelle. La fonction des biens immobiliers au CRC vise à fournir une plateforme à partir de laquelle les programmes scientifiques de l'organisme sont exécutés. Les vérificateurs espéraient voir un travail étroit entre les directions générales scientifiques de l'organisme et la Direction générales des opérations du campus pour établir des exigences de biens immobiliers et identifier les répercussions des décisions en matière de biens immobiliers sur les plans et les décisions de programmes. Or, les vérificateurs ont découvert que chaque direction générale préparait un plan d'activités annuel basé sur les affectations budgétaires émises par le Bureau du président et que ces plans ne tenaient pas compte des exigences de biens immobiliers ni des répercussions des plans et des décisions de programme.

Les vérificateurs ont été mis au courant des situations où le personnel de la Direction générale des opérations du campus était informé de l'arrivée de nouvel équipement scientifique sur le campus uniquement lorsque la Direction générale recevait des demandes d'apporter des modifications structurales (p. ex., le déplacement des murs intérieurs et la mise à niveau des circuits électriques avant que l'équipement ne puisse être utilisé).

Les vérificateurs jugent que des processus améliorés de planification et de budgétisation au sein du CRC (qui soulignent les impacts des plans de programmes scientifiques sur les exigences de biens immobiliers) fourniraient une meilleure assurance que le CRC dispose de la plateforme de biens immobiliers requise pour appuyer les activités de recherche. Cela serait similaire à l'exigence selon laquelle les ministères fédéraux doivent inclure des affectations budgétaires pour TPSGC au moment de demander un financement supplémentaire pour de nouvelles initiatives de programme.

En tant que partie intégrante des pratiques de gestion continue, le CRC devrait s'assurer qu'on tient compte des impacts des décisions opérationnelles de programmes et de projets scientifiques sur les biens immobiliers. Par exemple, les décisions visant à acheter ou à redéployer un équipement scientifique, à embaucher des recrues ou à redéployer le personnel existant devraient inclure une prise en considération des impacts éventuels sur les biens immobiliers.

Recommandation 2
  • Il est recommandé que le président, CRC révise les processus stratégiques et opérationnels de planification et de budgétisation afin de mieux assurer que les exigences de biens immobiliers, ainsi que les implications des plans de programmes scientifiques sur les biens immobiliers, sont reflétés dans les plans et les budgets de biens immobiliers.

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5.2 Intendance

Les attentes du SCT pour l'intendance comprennent un régime de contrôle qui est intégré et efficace, avec des principes sous-jacents qui sont clairs pour tout le personnel. Voici les éléments qui pourraient indiquer que le CRC exerce une intendance appropriée en ce qui concerne ses biens immobiliers :

  • On dispose de systèmes de gestion qui offrent de l'information pertinente et des alertes rapides;
  • Les spécialistes fonctionnels sont traités en tant que partenaires des gestionnaires de programme.

Les vérificateurs ont constaté que le CRC n'exerçait pas une intendance appropriée en ce qui concerne la fonction des biens immobiliers.

5.2.1 Systèmes de gestion

Comme on l'a mentionné précédemment, le CRC ne rend pas systématiquement compte des coûts des biens immobiliers ni des tendances de coûts. Quoi qu'il en soit, d'autres types d'information sont disponibles pour aviser le CRC de la dégradation accrue des biens immobiliers. Plusieurs études et rapports, qui remontent à 1992, ont noté d'importantes préoccupations quant à la dégradation des installations et de l'infrastructure du campus. Au fil des ans, de tels messages sont devenus de plus en plus urgents.

En réponse, la Direction générale des opérations du campus a déployé plusieurs efforts pour obtenir le financement nécessaire pour apporter les améliorations d'immobilisations requises. À une exception près (les questions de santé et de sécurité liées à l'isolation en amiante dans un bâtiment), les efforts n'ont pas porté fruit. Par conséquent, la Direction générale des opérations du campus a commencé à réduire ses dépenses en F-E, dans l'attente que les économies réalisées pourraient être réinvesties dans les biens immobiliers. Une initiative particulièrement digne de mention a été un projet de conservation d'énergie sous l'Initiative des bâtiments fédéraux (IBF).

Dans le cadre de l'IBF, le CRC avait eu l'option de régler le manque de financement d'immobilisations en transférant les dépenses au départ et le risque d'un projet d'amélioration de l'efficience énergétique d'une valeur de 3,5 millions de dollars vers une entreprise de gestion de l'énergie pré qualifiée. À la suite d'une conversion exhaustive d'efficience énergétique, le CRC a réduit ses dépenses d'énergie de plus de 500 000 $ par année. Les économies ont été utilisées pour financer le contrat de rendement énergétique. Après le versement final du contrat, toutes les économies futures étaient supposées être conservées par le CRC.

Ce projet a remporté tant de succès que le CRC est devenu une étude de cas promotionnelle pour l'IBF. Les économies réalisées ont été considérablement supérieures aux attentes. En combinant les économies avec les fonds en péremption et profitant d'une disposition dans le contrat, le CRC était en mesure d'acquitter son obligation envers l'entreprise de gestion d'énergie plus tôt que prévu. Toutefois, à la fin, au lieu d'investir les économies dans la recapitalisation d'autres biens immobiliers (ce qui aurait impliqué la réduction des coûts de fonctionnement à long terme pour les bâtiments et l'infrastructure), les fonds ont été utilisés pour appuyer les programmes de recherche du CRC.

En fait, cette situation s'est souvent produite au CRC. Selon les vérificateurs, une grande partie du problème découle d'un point de vue qui est devenu partie intégrante du CRC. Les biens immobiliers sont considérés comme des coûts indirects qui réduisent le financement disponible à la recherche, au lieu d'une plateforme de base pour s'acquitter du mandat de recherche du CRC.

À l'heure actuelle, le CRC transfère environ 1,48 millions de dollars par année à partir de l'affectation de F-E afin de couvrir une pénurie dans l'affectation salariale. Ce manque à combler est la conséquence du recrutement fait en réponse aux craintes liées à l'éventualité que les scientifiques quittent le CRC pour se joindre à l'industrie locale durant la récente explosion du commerce électronique. À mesure que cette explosion s'est atténuée, les départs prévus ne se sont pas réalisés; ainsi, le CRC s'est ramassé avec plus de personnel scientifique que ce que l'affectation salariale aurait pu soutenir. Au lieu de prendre des mesures pour équilibrer les niveaux de personnel et l'affectation salariale, le CRC a commencé à transférer les fonds à partir de l'affectation de F-E. Cette pratique devrait se poursuivre jusqu'en 2007. Entre-temps, le plan provisoire d'immobilisations à long terme évalue un écart de financement annuel des biens immobiliers entre 1,5 et 3,0 millions de dollars.

En somme, les vérificateurs ont noté plusieurs cas où le CRC avait transféré des fonds du budget de F-E à la recherche directe. Cela laisserait entendre que, pour assurer que le campus de Shirleys Bay est maintenu de façon appropriée, la meilleure façon de procéder sera de déplacer la responsabilité de la fonction des biens immobiliers ailleurs au sein du ministère.

Recommandation 3
  • Il est recommandé que le président, CRC, de pair avec le sous-ministre adjoint (SMA), Fonction de contrôleur et administration, élaborent conjointement des recommandations pour présenter au Comité exécutif ministériel les options de placement organisationnel de la fonction des biens immobiliers au CRC en vue de fournir une meilleure assurance que le financement destiné aux biens immobiliers est utilisé à cette fin.

5.2.2 Spécialistes fonctionnels

L'environnement de politique au sein du gouvernement est complexe, avec de nombreux domaines qui nécessitent des compétences de spécialistes fonctionnels (y compris les spécialistes de biens immobiliers). L'exercice d'une bonne intendance signifie que les gestionnaires de programme doivent travailler étroitement avec les spécialistes fonctionnels pour assurer que la prise de décisions respecte les exigences de politiques et les règlements pertinents.

Toutefois, jusqu'en 2002, la Direction générale des opérations du campus ne disposait pas d'un spécialiste de gestion des biens immobiliers. Avant 1998, la dotation de la Direction générale était axée sur les opérations et aucun poste n'était identifié comme ayant une responsabilité générale de gestion à long terme des biens immobiliers. À partir de 1998, des tentatives ont été faites pour convaincre le CRC qu'il était requis de mettre l'accent sur la gestion des biens immobiliers. Un poste de gestionnaire, RE&P, a été créé en 2001 et doté en 2002.

Ainsi, jusqu'à présent, avec un gestionnaire, RE&P en place, il existe un point focal pour la gestion à long terme des biens immobiliers, ainsi que pour la santé et la sécurité au travailNote 6. Néanmoins, les processus de planification et de budgétisation n'ont pas favorisé l'établissement de relations concertées de partenariat entre les gestionnaires de programmes de recherche et les spécialistes de gestion des biens immobiliers. De plus, le manque de rapports sur les biens immobiliers fait en sorte qu'il est difficile pour les gestionnaires de programmes de recherche de comprendre les contraintes auxquelles fait face la Direction générale des opérations du campus (c.-à-d., plus de 70 p. 100 de son budget vise les dépenses non discrétionnaires), ou les impacts des décisions visant à couper le budget des biens immobiliers.

Si le CRC révise les processus stratégiques et opérationnels de planification et de budgétisation pour refléter les exigences de biens immobiliers, ou les implications des plans de programmes scientifiques dans les plans et les budgets de la Direction générale des opérations du campus (voir la recommandation précédente de la vérification), les vérificateurs jugent que les spécialistes fonctionnels de biens immobiliers seraient alors plus susceptibles d'être traités comme des partenaires des gestionnaires de programme.

Le poste associé est resté vacant tout au long de la phase d'exécution de la vérification.

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5.3 Gestion des risques

Dans l'environnement complexe de la fonction publique moderne, on a besoin de pratiques officielles de gestion des risques pour assurer que tous les risques sont pris en considération et que les gestionnaires sont en mesure d'équilibrer efficacement les priorités concurrentielles.

La gestion officielle des risques est une pratique relativement nouvelle au CRC. Une ébauche du Profil de risques et plan d'action préliminaires a été complétée au début de 2004. Ce document note que les ressources limitées entravent la capacité du CRC d'atténuer, à un niveau acceptable, les risques associés à une infrastructure vieillissante. De plus, le plan d'action mentionne que les ressources financières limitées exercent une pression sur l'entretien approprié. Par le fait même, il devient nécessaire d'effectuer une affectation soigneuse des ressources entre les projets, les immobilisations et les dépenses administratives.

Parmi les principales mesures d'atténuation identifiées dans le plan d'action, mentionnons celles d'exercer une diligence de la part du personnel de la Direction générale des opérations du campus et d'affecter des fonds à la recapitalisation. Au moment de la vérification, une affectation budgétaire de 350 000 $ avait été établie pour les projets urgents liés à la santé et à la sécurité. Cette affectation est réservée pour une mise à niveau vers l'infrastructure de distribution d'électricité à moyenne tension dont le coût total est évalué à 785 450 $ et qui, par conséquent, se déroulera sur une période de trois ans.

Comme on l'a mentionné, depuis 1992, la dégradation des installations et de l'infrastructure du campus a été bien documentée. Plusieurs efforts ont été déployés depuis la fin des années 1990 pour obtenir un financement en vue de recapitaliser les installations et l'infrastructure. La Direction générale des opérations du campus a dirigé les efforts vers le CRC, lequel a demandé des fonds supplémentaires auprès d'IC. En 2003, la Direction générale des opérations du campus a communiqué directement le SCT à ce sujet.

Au moment de déployer ces efforts, le CRC a poursuivi avec succès un financement pour établir un laboratoire de photonique. En tant que condition pour conférer au CRC l'autorisation de dépense pour ce nouveau laboratoire, le SCT a demandé qu'IC prépare un plan d'immobilisations à long termeNote 7 (PILT) en tant que ministère gardien.

Les gestionnaires du CRC ont justifié le besoin d'un tel laboratoire comme suit :

  • le laboratoire était lié au programme de recherche bien établi en photonique du CRC et à l'expansion de ce programme en réponse au marché et aux changements technologiques (Internet à large bande et fibres optiques);
  • il y avait un manque d'espace sur le campus pour permettre l'expansion du programme.

La nouvelle construction a été comparée à plusieurs options (p. ex., redéploiement de l'espace existant, location de l'espace existant, achat de l'espace existant, etc.) qui étaient considérées faisables ou qui impliquaient des coûts supérieurs.

Les documents justificatifs de la demande de financement indiquent que le laboratoire augmenterait les coûts annuels de F-E des biens immobiliers d'environ 275 000 $. Ce montant serait financé à même les affectations actuelles. On prévoyait que cela ajouterait un fardeau sur la capacité de la Direction générale des opérations du campus à maintenir des installations et une infrastructure au-dessus de la norme. Si les fardeaux ne sont pas réglés, les risques d'une défaillance interrompant l'exécution du programme continueront d'augmenter.

Les fardeaux et les risques pourraient être réglés si le plan provisoire d'immobilisations à long terme d'IC prévoit un financement pour la recapitalisation. Jusqu'à présent, toutefois, le plan provisoire soulève plusieurs questions sur la réduction des risques :

  • La partie I du PILT énonce qu'il y a six projets de biens immobiliers financés en tout ou en partie, à une valeur de 250 000 $ ou plus. La partie III identifie douze projets de ce genre, mais mentionne que seul un dispose d'un financement et est susceptible d'aller de l'avant.
  • Les critères utilisés pour qualifier un projet de « financé » dans la partie I reposent sur l'hypothèse selon laquelle les contributions prévues des locataires pour les projets à coûts partagés à Shirleys Bay (p. ex., mise à niveau de la route et du stationnement), qui totalisent environ 4,73 millions de dollars, sont fermes. Or, les locataires n'ont pas donné une telle assurance.
  • À l'exception du nouveau laboratoire de photonique, la plupart des projets identifiés dans le plan exigeront des mises à niveau à l'infrastructure du campus; par conséquent, le programme d'immobilisations ne devrait pas entraîner des répercussions importantes sur le financement opérationnel. Toutefois, comme le programme vise, en grande partie, l'infrastructure, on peut s'attendre à la détérioration continue des installations et des systèmes, de même qu'à l'augmentation continue des coûts de fonctionnement.

Néanmoins, le plan affirme que des mesures considérables sont prises pour comprendre et gérer les risques aux biens immobiliers d'une manière appropriée et que des solutions logiques et rentables seront proposées.

Dans une réponse de la gestion à la vérification de la fonction de contrôleur menée en 2004, la direction du CRC mentionne que « le CRC a toujours appliqué les principes et les fondements de la gestion des risques ». Dans le cas des biens immobiliers, par contre, la stratégie pour la gestion des risques a consisté à attendre jusqu'à ce que des problèmes surviennent avant de les régler. Malgré un profil des risques et un plan d'action préliminaires et un plan provisoire d'immobilisations à long terme, il semble que cette stratégie n'ait pas changé.

Recommandation 4

  • Il est recommandé que le CRC révise, si nécessaire, les besoins d'immobilisation des biens immobiliers pour inclusion dans le plan provisoire d'immobilisations à long terme d'IC en tant qu'instrument pour atténuer les risques aux biens immobiliers du Ministère à Shirleys Bay. En particulier, l'examen devrait réévaluer :
  1. le caractère raisonnable des hypothèses qui sous-tendent la classification des projets d'immobilisations des biens immobiliers finances;
  2. les répercussions du programme de biens immobiliers sur les exigences de financement opérationnel du CRC;
  3. s'il est nécessaire d'avoir des stratégies et des plans de gestion de risques plus explicites et proactifs en ce qui concerne les biens immobiliers à Shirleys Bay.

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5.4 Responsabilisation

Selon le CRG du SCT, la responsabilisation à l'égard des résultats devrait être clairement assignée et conforme aux ressources. Les délégations devraient être appropriées aux capacités.

Les délégations officielles de responsabilisation pour la gestion, le fonctionnement et l'entretien des biens immobiliers n'ont pas été mises à jour à la lumière des changements organisationnels au sein de la Direction générale des opérations du campus et l'orientation accrue de celle-ci vers la gestion des biens immobiliers et la santé et la sécurité au travail. Les accords de rendement pour le directeur de la Direction générale des opérations du campus et le gestionnaire, I-BI nécessitent une mise à jour car ils ne reflètent pas encore l'étendue complète des responsabilités pour ces postes. La récemment affectation budgétaires visant à régler les questions urgentes de santé et de sécurité est contrôlée par le directeur, Finances et transfert de technologie.

À moins que les cadres et les gestionnaires dans la Direction générale des opérations du campus reçoivent des délégations de pouvoir appropriées, il est forte probable qu'il y ait toujours des retards dans la prestation du service. Sans des accords de rendement à jour qui reflètent les responsabilités et les pouvoirs délégués, les cadres et les gestionnaires ne seront pas en mesure d'attester officiellement la mesure dans laquelle ils atteignent les objectifs. La mise en place de ces accords faciliterait également les efforts du CRC en vue d'établir un cadre officiel de mesure du rendement comme partie intégrante d'un régime efficace de gestion et de rapport axé sur les résultats.

Recommandations 5 et 6

  • Il est recommandé que le président, CRC veille à ce que les accords de rendement de tous les gestionnaires de la Direction générale des opérations du campus soient mis à jour et qu'ils reflètent toujours les responsabilités actuelles.
  • Il est recommandé que le président, CRC examine s'il est toujours approprié que l'affectation budgétaire visant à régler les questions urgentes en matière de santé et de sécurité relève du directeur, Finances et transfert de technologie.

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5.5 Résultats et rendement

Dans un CRG qui fonctionne bien, l'information sur les résultats obtenus est recueillie et sert à prendre les décisions. Les rapports publics doivent être équilibrés, transparents et faciles à saisir. Si on applique ce principe aux biens immobiliers, cela signifie que le CRC devrait :

  • examiner, évaluer et produire des rapports régulièrement sur les biens immobiliers en ce qui concerne : l'efficience et l'efficacité, la conformité à la politique en matière de biens immobiliers, les risques environnementaux, la capacité de produire des recettes, la pertinence aux besoins du programme, l'accessibilité, la valeur patrimoniale et d'autres facteurs pertinents;
  • assurer que les biens immobiliers répondent aux besoins actuels et prévus, au coût le plus bas.

5.5.1 Examen, évaluation et rapports réguliers

Examiner, évaluer et produire des rapports régulièrement sur les biens immobiliers — cela est nécessaire non seulement pour satisfaire aux exigences de la Politique du Conseil du Trésor (CT) sur le cadre de gestion des biens immobiliers, mais cela constitue aussi une pratique exemplaire chez les ministères gardiens. Les Accords sur les services immobiliers que TPSGC établit avec les ministères gardiens comprennent des dispositions pour les inspections annuelles des bâtiments et la production de rapports building condition reports qui forment la base des stratégies et plans de gestion des biens en vue de préserver et de protéger l'intérêt à long terme de l'État dans les biens immobiliers.

Au cours des dernières années, le CRC a terminé des inspections officielles de certains bâtiments et de l'infrastructure des services électriques. Le CRC mène actuellement une vérification sur l'environnement, la santé et la sécurité parallèlement à la présente vérification. Le CRC n'a pas encore établi de programmes, systèmes ou processus pour examiner, évaluer et produire des rapports régulièrement sur les biens immobiliers. À l'heure actuelle, la Direction générale des opérations du campus ne dispose pas de la gamme de ressources qualifiées nécessaires pour exécuter des inspections et, par conséquent, confie ce type de travail sous contrat à des firmes d'ingénierie.

Les contraintes de financement découlant de la faible priorité accordée à la gestion des biens immobiliers, conjuguées à l'âge avancé et à la condition détériorée des bâtiments sur le campus de Shirleys Bay, signifient que le financement disponible doit être réservé pour régler les questions évidentes de santé et de sécurité et assurer le fonctionnement du campus (p. ex., chauffage, refroidissement et électricité; entretien préventif et correctif).

Par conséquent, les inspections et les examens sont menés de façon ad hoc. En 2002, trois examens ont été réalisés, mais aucun n'a été effectué depuis. En 2002, le travail requis pour les trois bâtiments inspectés était évalué à un total de 2 245 100 $ (cela ne comprenait pas les travaux supplémentaires qui auraient pu être requis à la suite d'inspections supplémentaires plus détaillées et intrusives recommandées) et les coûts estimatifs à court terme (2002–2006) se chiffraient à 1 558 800 $ (encore une fois, sans inclure le travail supplémentaire qui aurait pu être requis à la suite d'inspections plus détaillées et intrusives).

La Direction générale des opérations du campus maintient une liste de roulement des projets de biens immobiliers pour le campus de Shirleys Bay. Les projets sont ajoutés à cette liste à mesure que des problèmes sont détectés durant les activités d'entretien de routine ou en cas d'une panne. Les inspections officielles fourniraient l'assurance que la liste est complète et que les bâtiments et l'infrastructure sont conformes aux exigences du Code et qu'ils ne présentent pas des risques inacceptables pour la santé et la sécurité des employés du CRC ou à l'environnement.

Enfin, des inspections détaillées fourniraient l'assurance que les estimations fournies par le CRC dans le PILT suffiront pour combler les manques de capital et de financement de fonctionnement. Les gestionnaires de la Direction générale des opérations du campus reconnaissent que le plan repose sur une base incertaine en ce qui concerne les améliorations, mises à niveau ou réparations spécifiques requises pour tous les biens immobiliers. C'est pourquoi les gestionnaires ont élaboré des estimations jugées appropriées en raison de l'âge du campus et de la culture du CRC. Les vérificateurs sont d'avis que ces estimations devraient être révisées. Il y a un risque que les chiffres dans le PILT sous-estiment l'ampleur du financement requis pour rénover le campus de Shirleys Bay.

Recommandation 7
  • Il est recommandé que le directeur, Direction générale des opérations du campus établisse un programme pour l'examen, évaluation et la production de rapports réguliers sur ses biens immobiliers selon les exigences des politiques du CT en matière de biens immobiliers.

5.5.2 Capacité de répondre aux besoins actuels et prévus

Des coûts considérables sont impliqués dans le fonctionnement et l'entretien des biens immobiliers au CRC. Selon les vérificateurs, les dépenses sont si faibles qu'elles ne sont pas viables car les niveaux de dépenses ne sont pas assez élevés pour maintenir l'intégrité des biens immobiliers. Comme résultat, les besoins ne sont pas comblés au plus bas coût possible.

À Shirleys Bay, un grand nombre des bâtiments et une grande partie de l'infrastructure sont vieux et dégradés. Environ 32 p. 100 des bâtiments sont évalués comme étant en mauvaise condition, et environ 60 p. 100 des systèmes mécaniques et 55 p. 100 des systèmes électriques s'approchent de la fin de leur durée de vie. De tels bâtiments ne présentent pas une efficience énergétique; de plus, il est de plus en plus nécessaire d'effectuer des réparations coûteuses et disruptives (comme on l'a mentionné à la section 5.1.1 ci-dessus). Par ailleurs, les conceptions initiales et les technologies connexes dans bien des bâtiments reflètent des concepts de bureaux fermés permanents qui sont désuets, plutôt que des environnements de bureau plus flexibles et modernes. Les projets destinés à la reconfiguration de l'espace existant peuvent devenir longs et coûteux.

Le manque de flexibilité à reconfigurer l'espace et les systèmesNote 8 d'une manière efficace en matière de coûts entrave la capacité de recentrer ou d'étendre les programmes sans entreprendre de grands projets d'immobilisations (p. ex., construction du nouveau laboratoire de photonique).

Les installations de recherche devraient être continuellement mises à niveau afin d'être à l'affût de nouvelles technologies et de répondre aux besoins des chercheurs. De plus, les coûts des installations augmentent en raison de normes plus rigoureuses en matière d'environnement, de santé et de sécurité, ainsi que des exigences réglementaires (comme celles associées à l'accessibilité et à la sécurité). Depuis plus d'une décennie, la recapitalisation systématique de la base d'actifs n'a pas été effectuée, et le budget de F-E a été de plus en plus consommé par des dépenses inévitables comme l'eau et l'énergie ainsi que l'entretien et la réparation des systèmes de santé et de sécurité au travail. D'autres besoins d'entretien ont été différés, et l'arriéré des exigences de recapitalisation différée ne cesse de croître chaque année. L'estimation actuelle pour cet arriéré se chiffre à 26 millions de dollars. Comme on l'a mentionné à la section 5.5.1, il se peut que cette estimation ne reflète pas exactement l'ampleur des investissements nécessaires pour assurer que le CRC a les installations requises pour appuyer les programmes de recherche scientifique actuels et prévus.

Recommandation 8
  • Il est recommandé que le président, CRC mène un examen des coûts actuels et futurs prévus de chacun de ses programmes scientifiques. Cet examen devrait englober le coût total de la prestation, y compris les coûts de mise à niveau et de maintien des plateformes de biens immobiliers à partir desquels ces programmes sont offerts. L'examen devrait ensuite déterminer, en tenant compte de ses responsabilités de programme obligatoires, de la façon dont ces programmes sont durables à long terme et prendre des mesures pour équilibrer la configuration de ses programmes avec ses capacités financières à long terme.

Notes en bas de page

  1. 1 Le Groupe de travail sur le lexique des termes des biens immobiliers définit un « système de bâtiment » comme une Combinaison d'éléments d'un édifice formant un ensemble inter relié lui étant particulier. Un système de bâtiment inclut généralement tous les éléments au sein de l'enveloppe de l'immeuble et les branchements d'alimentation. Exemples : chauffage, ventilation, climatisation, égouts, électricité et alimentation en eau potable. (retour à la référence de note en bas de page 1)
  2. 2 D'une dépense organisationnelle totale prévue (y compris les dépenses déclarées sous les autres ministères gouvernementaux) de 52,7 millions de dollars. (retour à la référence de note en bas de page 2)
  3. 3 Chiffres fournis par le CRC après la vérification, et non vérifiés. Au moment de la vérification, le budget se chiffrait à 10,3 millions de dollars. (retour à la référence de note en bas de page 3)
  4. 4 Le laboratoire de photonique devrait être commandé en 2006. (retour à la référence de note en bas de page 4)
  5. 5 Les interventions manuelles seraient nécessaires pour consolider les données de TMA avec les données sur la consommation d'énergie, les paiements versés en remplacement d'impôts et les projets mineurs de rénovation et d'amélioration des immobilisations. (retour à la référence de note en bas de page 5)
  6. 6 Le poste associé est resté vacant tout au long de la phase d'exécution de la vérification. (retour à la référence de note en bas de page 6)
  7. 7 Le PILT a été approuvé durant l'AF 2005–2006. (retour à la référence de note en bas de page 7)
  8. 8 Heating, ventilation and air conditioning (HVAC), electrical and plumbing, etc.. (retour à la référence de note en bas de page 8)

Annexe A

Critères de vérification

A. Cadre de gestion et responsabilisation

  • Le cadre de gestion des biens immobiliers du CRC procure les ressources et les données pour gérer les biens immobiliers détenus pour la réalisation du programme avec efficacité et efficience.
  • Le CRC peut fournir, sur demande, des renseignements sur son cadre de gestion des biens immobiliers, y compris l'organisation, l'autorité financière et les systèmes d'information nécessaires pour l'évaluation de son rendement au chapitre de la gestion des biens immobiliers.
  • Le CRC a élaboré des politiques, pratiques et modalités appropriées de gestion des biens immobiliers et des systèmes d'information et les gestionnaires les connaissent.
  • La délégation des pouvoirs et de la responsabilité, à des niveaux appropriés pour la prestation efficace des services, a été bien définie.
  • Des mécanismes de contrôle raisonnables sont en place pour prévenir la fraude et les abus.
  • Le cadre de gestion des biens immobiliers du ministère facilite l'action à l'appui des politiques du gouvernement et n'y fait pas obstacle par des processus complexes.
  • Des exemplaires des documents énonçant les politiques pertinentes du Conseil du Trésor et autres sont facilement accessibles aux personnes qui s'occupent de la gestion des biens immobiliers.
  • Le personnel est qualifié et reçoit une formation qui développe et entretient les compétences nécessaires pour s'acquitter des responsabilités présentes et futures avec efficacité.
  • Des exemplaires des documents énonçant les plans, les politiques et les décisions du CRC en matière de biens immobiliers ont été distribués de façon appropriée et les instructions sont suivies.

B. Systèmes d'information sur les biens immobiliers

  • Un système d'information sur les biens immobiliers est en place et offre sans délai des renseignements concernant les restrictions d'utilisation, l'accessibilité, l'état de contamination, le coût, et les autres attributs de chaque bien immobilier que le CRC administre.
  • Le système d'information sur les biens immobiliers indique, le cas échéant, le capital, les frais antérieurs et courants de fonctionnement et d'entretien et les tendances des frais des installations.
  • Le CRC utilise son système d'information sur les biens immobiliers afin de déterminer quand et comment maintenir et préserver ou remplacer les biens conformément aux besoins de programme.
  • Des processus et des outils automatisés sont utilisés efficacement, le cas échéant, conformément aux plans gouvernementaux pour la diffusion électronique des données et la réduction de la masse de papier.
  • Le système d'information est rentable et les besoins de programmes déterminent la quantité des renseignements recueillis et la fréquence de leur mise à jour.
  • L'utilisation des systèmes d'information des logiciels partagée au sein du ministère et du gouvernement a été examinée et les systèmes et les logiciels sont utilisés, s'il y a lieu.
  • Le CRC fournit avec diligence des renseignements exacts et à jour aux autres ministères et au Répertoire fédéral des biens immobiliers, sur demande.
  • Le CRC participe au Programme des dossiers urbains Canada.
  • Le CRC communique des renseignements aux autres organismes ayant la garde de biens immobiliers et aux organismes centraux sous une forme immédiatement utilisable.
  • Les plans annuels de gestion de l'information du CRC reflètent les besoins de la fonction des biens immobiliers.

C. Planification à long terme

  • Les stratégies d'investissement à long terme en matière de biens immobiliers sont préparées, examinées et mises à jour conformément aux objectifs de la politique de gestion des biens immobiliers du Conseil du Trésor.

D. Planification de projet

  • L'activité et les propositions de projet cadrent avec les limites du plan d'investissement/location approuvé et les critères établis relativement aux investissements. Le plan d'immobilisations à long terme indique les échéances de financement des projets.

E. Examen périodique des biens immobiliers

  • Le CRC examine et évalue régulièrement ses biens immobiliers, sous l'angle de l'efficacité et de l'efficience, du respect de la politique des biens immobiliers, des risques environnementaux, de la capacité de produire des recettes, de la conformité aux besoins de programme, de l'accessibilité, de la valeur patrimoniale et d'autres facteurs pertinents.
  • Chaque bien est relié aux besoins du programme.
  • Les biens dont on n'a plus besoin pour la réalisation des programmes sont déterminés dès que possible pour réduire au minimum les coûts d'entretien des biens à aliéner.
  • Le temps compris entre la date d'identification d'un bien excédentaire et le début du processus d'aliénation est raisonnable.
  • Le temps compris entre le début du processus d'aliénation et la date de la vente ou du transfert du bien est raisonnable.
  • Le CRC utilise chaque bien selon le principe de l'utilisation optimale et tient compte des exigences du programme visant le bien et de la possibilité d'utiliser un autre bien pour exécuter le programme.
  • Le bien répond aux besoins actuels et prévus du programme, au moindre coût.
  • Le bien peut être adapté aux besoins prévus du programme.
  • Le CRC évalue régulièrement l'état physique des biens inscrits à son répertoire.
  • Les définitions et l'analyse des besoins en biens immobiliers sont reliées à l'analyse des besoins de programme.
  • L'espace inutilisé ou sous-utilisé en tant que pourcentage de l'espace total est minimal.
  • Les coûts d'entretien et d'exploitation de l'installation sont raisonnables par rapport aux autres options.
  • Le CRC a évalué les solutions de rechange, y compris le regroupement des installations au ministère ou avec les installations d'autres ministères.
  • Le bien vacant ou sous-utilisé est loué ou vendu ou cédé.
  • Quand il a décidé de garder ou non un bien sous-utilisé, le CRC en a calculé et examiné le coût d'option (frais de fonctionnement et d'entretien, subventions en remplacement d'impôts, etc.)

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Annexe B

18 avril 2006 
Plan d'action centre de recherches sur les Communications gestion des systèmes de bâtiment
Recommandation Réponse de la gestion et action proposée Agent responsable Date d'achèvement de l'action

5.1.1 Affectation et réaffectation stratégiques de ressources

Recommandation 1.

Il est recommandé que le président, CRC assure l'établissement d'un régime de rapport de gestion pour les biens immobiliers et qu'il offre aux membres du Comité de gestion du CRC des rapports réguliers sur les coûts totaux et les tendances des coûts des installations, et les dépenses des biens immobiliers de chaque programme scientifique et direction générale du CRC.

Le CRC mettra en œuvre une méthodologie d'affectation de coûts internes selon les Directions générales. La vérification a indiqué que même si cela ne sera pas une affectation exacte, elle sera uniforme au sein du CRC d'une direction générale à l'autre.

DFGM

1er avril 2007

Le CRC élaborera également un processus pour capter les coûts supplémentaires des changements aux programmes de recherche ou à tout nouveau programme de recherche, des initiatives de recrutement et de la nouvelle infrastructure. Ces coûts, y compris les coûts des installations et les coûts opérationnels, formeront une partie obligatoire de toute proposition et seront pris en considération dans le classement des initiatives de programme de recherche par ordre de priorité. Cette méthodologie sera mise en place au début de l'exercice financière 2007–2008 et sera modifiée au besoin afin de maintenir une affectation de ressources efficace.

DFGM

1er avril 2007

De plus, le directeur des Opérations du campus présentera des rapports réguliers des impacts de coûts à l'équipe de direction.

DCO

14 novembre 2006

5.1.2 Collaboration horizontale

Recommandation 2.

Il est recommandé que le président, CRC révise les processus stratégiques et opérationnels de planification et de budgétisation afin de mieux assurer que les exigences de biens immobiliers, ainsi que les implications des plans de programmes scientifiques sur les biens immobiliers, sont reflétés dans les plans et les budgets de biens immobiliers.

Le CRC convient d'améliorer les processus actuels. Le CRC établira des mécanismes de consultation primitive pour assurer que les implications des dépenses différentielles de fonctionnement et d'entretien liées aux acquisitions prévues d'équipement et aux plans de ressources humaines sont discutées entre les directions générales responsables de recherche et les opérations du campus.

DCO Vice-présidents de la recherche

Terminé

Toute acquisition importante ayant des implications sur les biens immobiliers sera déclarée et discutée au Comité de gestion du Centre de recherches sur les communications (CGCRC), qui se rencontre toutes les deux semaines.

Vice-présidents de la recherche

Terminé

Les vice-présidents aviseront le directeur des Opérations du campus à propos des implications en matière d'infrastructure causées par les changements à leur programme scientifique et à leur équipement.

Vice-présidents de la recherche Dir. Services corp.

Terminé

Le CRC examinera la possibilité de créer un fonds de réserve d'infrastructure pour payer les modifications ou les réparations d'infrastructure imprévues qui ne peuvent être financées par les fonds prévus précédemment dans le budget.

DCO

DFGM

2 janvier 2007

5.2.1 Systèmes de gestion

Recommandation 3.

Il est recommandé que le président, CRC, de pair avec le sous-ministre adjoint (SMA), Fonction de contrôleur et Administration, élaborent conjointement des recommandations pour présenter au Comité exécutif ministériel les options de placement organisationnel de la fonction des biens immobiliers au CRC en vue de fournir une meilleure assurance que le financement destiné aux biens immobiliers n'est pas redirigé pour répondre aux écarts de financement des programmes.

La fonction des biens immobiliers du CRC comprend le fonctionnement et l'entretien, ainsi que la gestion de projets non seulement pour le CRC mais aussi pour les autres locataires du campus (RDDC, MDN et ASC). Tout changement dans le placement organisationnel devra tenir compte de son impact sur les locataires et non seulement sur le CRC. L'objectif de cette recommandation est d'assurer que le financement destiné aux biens immobiliers n'est pas redirigé à d'autres programmes.

Une partie de ce problème est déjà réglée car IC a un budget séparé pour les immobilisations et utilise un processus de priorités pour son affectation. De plus, tout changement par rapport aux dépenses prévues du budget d'immobilisations nécessite une approbation de l'AFS.

Même si les plans opérationnels incluent le coût total des activités, les implications de tout écart de financement pour les biens immobiliers sur les programmes de recherche ne sont pas explicitement discutées. Une telle discussion assurera qu'une priorité raisonnable est accordée aux questions liées aux biens immobiliers. Cette action devrait adéquatement aborder la principale préoccupation soulevée dans la recommandation.

DCO

Terminé

5.3 Gestion des risques

Recommandation 4.

Il est recommandé que le CRC révise, si nécessaire, les besoins d'immobilisations des biens immobiliers pour inclusion dans le plan provisoire d'immobilisations à long terme d'IC en tant qu'instrument pour atténuer les risques aux biens immobiliers du Ministère à Shirleys Bay. En particulier, l'examen devrait réévaluer :

  • le caractère raisonnable des hypothèses qui sous-tendent la classification des projets d'immobilisations des biens immobiliers financés;
  • les répercussions du programme de biens immobiliers sur les exigences de financement opérationnel du CRC;
  • s'il est nécessaire d'avoir des stratégies et des plans de gestion de risques plus explicites et proactifs en ce qui concerne les biens immobiliers à Shirleys Bay.

Le CRC est d'accord avec la recommandation et élaborera une réponse appropriée, conforme aux priorités d'IC et à la politique du CT.

   

Le CRC examine ses exigences de planification d'immobilisations afin de les inclure dans le plan d'immobilisations à long terme d'IC.

DCO

Terminé

Hypothèses concernant la classification des projets d'immobilisations tels que financés.

DCO

Terminé

Les implications du programme d'immobilisations pour les exigences de financement opérationnel du CRC.

DCO

Annuellement en septembre

Déterminer s'il faut des stratégies et des plans de gestion des risques plus explicites et proactifs concernant les biens immobiliers à Shirleys Bay.

DCO

1er avril 2007

5.4 Responsabilisation

Recommandation 5.

Il est recommandé que le président, CRC veille à ce que les accords de rendement de tous les gestionnaires de la Direction générale des opérations du campus soient mis à jour et qu'ils reflètent toujours les responsabilités actuelles.

Les accords de rendement pour les groupes DCO, I-BI et F-E pour l'exercice financier 2004–2005 sont maintenant terminés et basés sur le plan opérationnel de la Direction générale.

DCO

Terminé

Les descriptions de travail pour I-BI et F-E ont été réécrites afin de refléter de l'organisation et des tâches actuelles.

DCO

Terminé

Recommandation 6.

Il est recommandé que le président, CRC examine s'il est toujours approprié que l'affectation budgétaire visant à régler les questions urgentes en matière de santé et de sécurité relève du directeur, Finances et transfert de technologie.

Le contrôle de l'affectation budgétaire des questions en matière de santé et de sécurité a été transféré au directeur, Direction générale des opérations du campus.

PCRC

Terminé

5.5.1 Examen, évaluation et production de rapports réguliers

Recommandation 7.

Il est recommandé que le directeur, Direction générale des opérations du campus établisse un programme pour l'examen, évaluation et la production de rapports réguliers sur ses biens immobiliers selon les exigences des politiques du CT en matière de biens immobiliers.

Le CRC est d'accord en principe avec cette recommandation, mais la mise en œuvre dépendrait du financement différentiel.

Les politiques du Conseil du Trésor en matière des biens immobiliers reposent sur le concept de gestion du cycle de vie. La gestion du cycle de vie exige une connaissance des conditions actuelles de construction, et l'entretien et la réparation prévus. Le CRC devrait élaborer des systèmes et assigner un personnel pour créer et mettre à jour l'information requise. La conformité à cette recommandation nécessiterait des ressources salariales, ainsi que des dépenses annuelles continues et différentielles pour les services de consultation afin de fournir des rapports de conditions de bâtiment, ainsi que les logiciels et le matériel requis pour un système pour rendre compte des coûts annuels d'entretien et de fonctionnement.

Un programme pour examiner, évaluer et rendre compte régulièrement de ses biens immobiliers selon les exigences des politiques du Conseil du Trésor sur les biens immobiliers sera exécuté conformément aux affectations budgétaires.

DCO

1er avril 2007

5.5.2 Capacité de répondre aux besoins actuels et prévus

Recommandation 8.

Il est recommandé que le président, CRC mène un examen des coûts actuels et futurs prévus de chacun de ses programmes scientifiques. Cet examen devrait englober le coût total de la prestation, y compris les coûts de mise à niveau et de maintien des plateformes de biens immobiliers à partir desquels ces programmes sont offerts. L'examen devrait ensuite déterminer, en tenant compte de ses responsabilités de programme obligatoires, de la façon dont ces programmes sont durables à long terme et prendre des mesures pour équilibrer la configuration de ses programmes avec ses capacités financières à long terme.

La méthodologie détaillée sous la recommandation 1 fournira les données nécessaires pour déterminer les coûts actuels et futurs des programmes scientifiques. Le principal enjeu ici est la réduction continue des niveaux de financement du CRC au cours des quatre dernières années, alors que les exigences de clients durant la même période n'ont pas diminué et, en même temps, l'infrastructure physique a considérablement vieilli. Le CRC a fait part de cette question de financement à la haute direction d'IC, et un certain nombre d'initiatives impliquant la participation des locataires sont en cours pour solliciter un financement supplémentaire. Si un tel financement n'est pas disponible, les activités de R-D devront être réduites. Tel que noté sous la recommandation no 1, un processus sera institué pour relier les programmes de R-D avec leurs coûts de biens immobiliers connexes afin de fournir un coût plus précis de prestation de programmes et d'activités. On tiendra des discussions avec les organismes locataires dans l'objectif de leur demander à contribuer au coût du composant d'intendance de la gestion du campus Shirleys Bay. La nouvelle série de politiques sur les actifs et les services acquis, qui est entrée en vigueur le 1er novembre 2006, devrait aider à cet égard.

PCRC Vice-présidents de la recherche

1er avril 2007

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