Archivé — Suivi de la vérification des contrôles financiers ministériels de 2006

Direction générale de la vérification et de l'évaluation 
Industrie Canada

février 2008

Recommandé au sous-ministre pour approbation, le par le CMV

Approuvé par le sous-ministre le

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N.B. Dans cette publication, la forme masculine désigne tant les femmes que les hommes.

Also available in English under the title Follow-up to the 2006 Audit of Departmental Financial Controls.

Version traduite. La version anglaise de ce rapport doit prévaloir en cas d'incohérence.


Table des matières


Sommaire

Le suivi de la vérification des contrôles financiers ministériels, dont le rapport a été déposé et approuvé par le Comité ministériel de vérification et d'évaluation en septembre 2006, a été effectué entre mai 2007 et février 2008. Dans le cadre du suivi, l'équipe a évalué dans quelle mesure la direction a donné suite au Plan d'action de la gestion découlant de la vérification de 2006. Ce suivi a été réalisé conformément au Plan de vérification 2007–2008 approuvé par le Comité ministériel de vérification et d'évaluation.

La vérification de 2006 n'a pas permis de donner l'assurance que les processus financiers étaient exécutés d'une manière cohérente et que tous les contrôles financiers requis étaient en place et fonctionnaient adéquatement. Le sous-ministre et l'agent principal des finances (APF) risquaient donc de ne pas être en mesure d'évaluer la conception, la mise en œuvre et le maintien des contrôles internes à un niveau ministériel. Le rapport de vérification de 2006 renfermait 15 recommandations, dont les plus importantes portaient sur des questions ayant trait à l'exercice du pouvoir fonctionnel au sein du Ministère et aux pratiques de surveillance et de vérification des comptes.

Selon les résultats du suivi, les agents responsables ont généralement mis en œuvre les mesures proposées pour donner suite aux recommandations formulées dans le rapport de vérification de 2006. Le Plan d'action de la gestion avait été préparé en tenant pour acquis qu'il ne serait apporté aucun changement organisationnel ni aucun changement aux rapports hiérarchiques relativement à la fonction de gestion financière au sein du Ministère. Par conséquent, la responsabilité à l'égard de ces fonctions dans les régions et les unités autonomes continuerait d'incomber à l'ancien Secteur des opérations et non à l'agent principal des finances. Dès lors, le Plan d'action prévoyait l'élaboration d'un cadre de contrôle financier à l'appui d'une structure de rapport décentralisée où les sous-ministres adjoints (SMA) des nouveaux secteurs des Opérations régionales et des Services axés sur le marché et les petites entreprises seraient responsables des activités financières dans leur secteur respectif. Ce cadre ne s'appliquait toutefois pas aux autres unités organisationnelles du Ministère. Il décrivait les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles en matière de finances, en mettant tout particulièrement l'accent sur la surveillance financière au sein du Secteur, notamment l'établissement de liens et la présentation de rapports au Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA) et aux chefs de secteur. Au moment du suivi, les secteurs des Opérations régionales et des Services axés sur le marché et les petites entreprises, ainsi que les organisations autonomes qui rendent des comptes par leur intermédiaire, représentaient environ 50 p. 100 de l'ensemble des agents financiers ministériels exerçant le pouvoir de paiement en vertu de l'article 33.

Dans la foulée du Plan d'action et dans le but de renforcer les pratiques de contrôle financier d'un point de vue ministériel, le SFCA a conclu des protocoles d'entente avec les directeurs exécutifs régionaux et les chefs d'organismes distincts (Mesures Canada, Office de la propriété intellectuelle du Canada et FedNor) afin qu'ils assurent pour le Secteur la surveillance des processus de vérification des comptes dans les régions et organismes distincts. Ces organismes étaient tenus de fournir au SFCA un plan de travail détaillé de leurs activités de surveillance et de vérification des comptes et de donner l'assurance, sous la forme d'une approbation annuelle, que le fonctionnement des processus et contrôles financiers dont ils sont responsables est efficace et fiable. Pour sa part, le SFCA a établi un rôle fonctionnel accru relativement aux activités ministérielles de contrôle financier en créant un modèle de relations fonctionnelles et en réorganisant la Direction des finances et de la gestion du matériel (DFGM) du SFCA à l'appui de ce modèle. Les principaux éléments de ce modèle sont les suivantes : rôle du SFCA, seul point de contact pour les questions ayant trait à la vérification des comptes; coordination des besoins en matière de surveillance et de rapports avec les régions et les unités distinctes; visites dans les régions; création d'une unité de contrôle de la qualité chargée de vérifier la qualité des processus de vérification des comptes; et confirmation de la conformité au cadre élaboré par les bureaux régionaux.

De plus, depuis l'approbation du Plan d'action, d'autres événements qui influeront sur les systèmes de contrôle financier interne au sein du ministère sont survenus. En 2006, le SFCA a amorcé un exercice d'évaluation de l'état de préparation pour déterminer si l'on disposait des capacités et des contrôles financiers pour permettre des vérifications continues par le Bureau de la vérificatrice générale; la deuxième étape de cet exercice inclut la documentation des processus financiers et des contrôles internes qui sont indispensables à l'appui de la préparation des états financiers du Ministère. Le SFCA entend maintenir à jour la documentation de ces processus et contrôles. Par ailleurs, en 2006, en vertu de la Loi fédérale sur la responsabilité, les sousministres ont été désignés administrateurs des comptes, ce qui influera sur l'exercice du pouvoir fonctionnel financier au sein du Ministère. Les sous-ministres doivent plus particulièrement veiller à ce que les ressources soient organisées de manière à atteindre les objectifs ministériels conformément à la politique et aux procédures gouvernementales et que les systèmes de contrôle interne en place soient efficaces.

Il demeure toutefois un problème, soit l'absence de cadre de contrôle financier pour le Ministère dans son ensemble. Le contrôle des transactions durant le suivi a révélé des taux d'erreur considérablement moins élevés pour les organismes régis par le Cadre de contrôle financier par rapport à ceux qui n'y étaient pas assujettis. Environ la moitié de tous les agents exerçant le pouvoir de paiement en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) ne sont pas encore assujettis aux exigences du cadre des Opérations régionales/SAMPE. Il est à noter que le SFCA a indiqué qu'un cadre ministériel, s'inspirant du cadre des Opérations régionales/SAMPE, sera mis en œuvre au début de l'exercice financier 2008–2009.

À la lumière des résultats du suivi et compte tenu de l'absence d'un cadre de contrôle financier ministériel, il est recommandé qu'une vérification ministérielle des contrôles financiers ministériels soit effectuée pendant l'exercice 2009–2010 afin d'évaluer la pertinence du cadre de contrôle financier d'Industrie Canada. Cette vérification avait pour but d'assurer que les fonds alloués sont dépensés aux fins voulues dans les limites approuvées et que les contrôles adéquats des dépenses sont exercés conformément aux pouvoirs applicables.

1.0 Contexte

La Direction générale de la vérification et de l'évaluation a effectué un suivi de la vérification des contrôles financiers ministériels, dont le rapport a été déposé et approuvé par le Comité de vérification et d'évaluation en septembre 2006. Le but du suivi était d'évaluer dans quelle mesure la direction a donné suite au Plan d'action de la gestion.

La vérification initiale n'a pas permis de donner l'assurance que les processus financiers étaient exécutés d'une manière cohérente et que tous les contrôles financiers requis étaient en place et fonctionnaient adéquatement. De plus, le sous-ministre et l'agent principal des finances risquaient de ne pas être en mesure d'évaluer la conception, la mise en œuvre et le maintien des contrôles internes à un niveau ministériel.

La vérification initiale a tiré les conclusions suivantes en ce qui a trait à chacun des éléments/activités examinés : 

Tableau 1
Sujet Observation
Élaboration des politiques, procédures et lignes directrices La plupart des politiques, procédures et lignes directrices financières ont été élaborées et communiquées; toutefois, les processus auto-post et les processus post-vérification complémentaires n'ont pas été documentés.
Exercice du pouvoir fonctionnel du Ministère Il est nécessaire que les processus financiers soient exécutés de manière cohérente à l'échelle du ministère.
Organisation de la gestion financière dans les régions et organismes distincts/autonomes Les agents dans les régions exercent un pouvoir de paiement sans confirmer clairement qu'ils peuvent se fier aux activités de vérification des comptes se déroulant dans les bureaux satellites.
Contrôles de l'accès et questions connexes en matière de sécurité Dans la plupart des cas, les contrôles d'accès au SIGF et les mesures connexes en matière de sécurité sont en place et fonctionnent comme il se doit. Toutefois, certains contrôles pourraient être renforcés.
Vérification du pouvoir d'approuver l'aide financière Il n'y a aucune documentation dans les dossiers financiers pour démontrer que les paiements de subventions et de contributions ministérielles ont été approuvés par des agents ayant un pouvoir délégué.
Processus de vérification des réclamations pour les paiements de S-C Les agents financiers n'ont pas établi un processus pour évaluer l'efficacité du processus de vérification des réclamations au niveau des programmes.
Processus de vérification des comptes pour les transactions de F-E On a relevé un certain nombre de faiblesses dans la vérification des comptes (article 34 de la LGFP) et l'approbation des paiements (article 33 de la LGFP).
Contrôles financiers des accords de collaboration Il existe certaines faiblesses dans la gestion des comptes à fins déterminées.
Organisation des dossiers financiers Il existe des faiblesses dans l'organisation des dossiers financiers de l'administration centrale.
Programmes de formation Les cours de formation financière existants ne couvrent pas tous les principaux domaines de risque.
Supervision de la responsabilisation liée à la gestion des dépenses Il existe des possibilités de renforcer les aspects du rôle de supervision du contrôleur général.
Supervision du processus des cartes d'achat Il existe des possibilités de renforcer la surveillance des transactions par carte d'achat.

Les constatations, les conclusions et les recommandations découlant de la vérification ont été acceptées par les gestionnaires responsables.

2.0 Objectif du suivi

Le suivi de la vérification initiale avait pour objectif d'évaluer la mesure dans laquelle la direction ministérielle avait progressé dans la mise en œuvre de la ligne de conduite arrêtée à la lumière des recommandations formulées dans le Rapport sur les contrôles financiers ministériels de septembre 2006.

3.0 Portée du suivi

La portée du suivi était ministérielle et englobait les responsabilités attribuées à tous les paliers de direction d'Industrie Canada, le cadre de contrôle financier du Ministère ainsi que les politiques et procédures en place. Le suivi a donné lieu à un examen sur place des processus et à un échantillonnage détaillé des dépenses des bureaux régionaux de l'Ontario, du Québec et des Prairies et du Nord. L'équipe s'est également rendue dans les locaux d'organismes distincts appliquant les dispositions de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, soit le Centre de recherches sur les communications (CRC), l'Administration centrale de Mesures Canada (ACMC) et l'Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC).

Ce suivi portait sur les dépenses de F et E du Ministère engagées au cours de l'exercice 2007–2008 jusqu'à la fin d'octobre 2007. Le suivi portait également sur les dépenses engagées dans le cadre des programmes des paiements de transfert, mais excluait les paiements de salaires et les coûts salariaux ainsi que les contrôles exercés sur les recettes ministérielles.

4.0 Approche et méthode

Le suivi a été assuré en deux étapes.

L'étape I consistait en des entretiens avec le personnel financier du Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA), ainsi que des visites sur place dans les régions de l'Ontario et du Pacifique ainsi que dans les bureaux de FedNor. Au terme de la première étape, on a conclu qu'un cadre de contrôle financier avait été élaboré par la Direction générale des stratégies sectorielles et des programmes d'infrastructure (DGSSPI) en consultation avec le SFCA; ce cadre décrit les rôles et les responsabilités des employés des secteurs des Opérations régionales et des Services axés sur le marché et les petites entreprises qui assument des responsabilités financières. Entré en vigueur en mai 2007, il décrit sommairement les rôles et les responsabilités, les processus et une stratégie de surveillance et de présentation de rapports régionaux et de rapports régionaux non directs. La Direction générale des opérations et systèmes financiers (DGOSF-SFCA) et les directeurs exécutifs régionaux/chefs des organismes distincts ont signé des protocoles d'entente en vue de confirmer les responsabilités à l'égard des processus et contrôles financiers dans leur organisme respectif.

Le SFCA met en œuvre un modèle de relations fonctionnelles qui prévoit une réorganisation de la Direction des finances et de la gestion du matériel (DFGM) à l'appui d'éléments particuliers de la réponse de la direction à la Vérification des contrôles financiers. Celui-ci inclut la mise en place d'une équipe responsable du contrôle de la qualité, qui fera office de point de contact unique pour la surveillance et les rapports relatifs à la vérification des comptes.

L'étape II mettait l'accent sur la conception d'un système de contrôles financiers internes ministériels et incluait un échantillonnage des transactions afin d'évaluer l'efficacité du modèle de relations fonctionnelles et le cadre de contrôle financier de la DGSSPI du Secteur des opérations régionales.

La vérification englobait ce qui suit : 

  1. Élaboration d'une approche et méthode détaillée en vue d'assurer le suivi, notamment la planification de la mission et la répartition des tâches entre les employés.
  2. Entrevues des principaux responsables afin de valider les mesures prises en réponse au rapport de vérification et d'obtenir les documents dont il est fait mention dans le Plan d'action. Il s'agit notamment des personnes suivantes :
    1. Directeur de la DFGM
    2. Gestionnaire, Comptes publics et contrôle de la qualité, DFGM
    3. Directeur par intérim et gestionnaire, DGSSPI
    4. Chef, Unité de contrôle de la qualité, SFCA
    5. Chef, Unité de contrôle de la qualité en subventions et contributions, SFCA.
  3. Évaluation de l'information recueillie à la première étape susmentionnée pour déterminer son incidence sur le Cadre de contrôle financier.
  4. Sélection d'un échantillon représentatif de transactions (F-E, S-C) dans les organismes suivants : SFCA; CRC; ACMC; OPIC; région des Prairies et du Nord (Winnipeg); région de l'Ontario (Toronto); et région du Québec (Montréal).

5.0 Mesures et conclusions détaillées du suivi

La section qui suit résume les mesures élaborées par la direction du Ministère en vue de donner suite aux recommandations formulées dans le rapport de vérification de septembre 2006 et l'état d'avancement de leur mise en œuvre.

Table des matières

5.1 Élaboration et communication des politiques, procédures et lignes directrices

Recommandation initiale no 1 de 2006 et réponse de la direction

La DFGM devrait documenter ses processus auto-post et post-vérification pour que l'organisation de cette importante activité de gestion financière soit communiquée clairement à ceux qui sont au courant de ces processus.

Réponse de la direction — La DFGM a rédigé des procédures post-vérification.

La DFGM fera parvenir les procédures aux agents financiers régionaux et leur demandera de commencer à mener leurs activités de post-vérification d'après l'échantillon envoyé par la DFGM tous les mois. Après avoir terminé leur post-vérification, les agents régionaux communiqueront les résultats à la DFGM et à la DGSSS (directeur, DFGM).

Conclusions du suivi

Cette recommandation a été presque totalement mise en œuvre.

Notre suivi a révélé que des procédures avaient été élaborées et distribuées aux bureaux régionaux par la Direction générale des stratégies sectorielles et des programmes d'infrastructure (DGSSPI). Ces procédures décrivent le processus de vérification des comptes pour les paiements auto-post (inférieurs à 2 000 $) et le processus post-vérification connexe. Elles incluent la politique et les procédures ministérielles se rapportant à la méthode d'échantillonnage statistique utilisée pour contrôler les transactions auto-post à l'étape de la demande de paiement prévue à l'article 33 de la LGFP. Elles renferment une description du processus de vérification des comptes prévu à l'article 34 de la LGFP ainsi que des rôles et responsabilités connexes quant à la réalisation de l'échantillonnage. Une liste de vérification auto-post est annexée aux procédures.

Nous avons toutefois constaté que les procédures auto-post n'étaient pas affichées dans le site Web des Finances corporatives et qu'elles n'avaient pas été diffusées à toutes les composantes d'Industrie Canada. Nos visites sur place ont révélé que certains organismes distincts n'étaient pas au courant des procédures écrites et qu'en général, ces organismes reconnaissent comme officielles uniquement les politiques et procédures affichées dans le site intranet d'Industrie Canada.

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5.2 Exercice du pouvoir fonctionnel ministériel

Recommandation initiale no 2 de 2006 et réponse de la direction

Le ministère devrait évaluer l'organisation de la fonction de gestion financière en ce qui concerne la responsabilité générale et la responsabilisation à l'égard de la conception, de la mise en œuvre et de la maintenance des contrôles financiers internes. À cet égard, le ministère devrait considérer les points suivants : 

  • La nécessité d'exécuter les processus financiers de façon uniforme dans l'ensemble du ministère;
  • La nécessité pour l'AFS d'exercer un pouvoir fonctionnel pour la gestion financière au sein du ministère par la promulgation des rôles de gestion financière, des responsabilités, des pouvoirs et des rapports redditionnels; l'établissement d'une fonction de surveillance et d'examen efficace et de mécanismes de responsabilisation qui s'y rattachent;
  • La nécessité de confirmer qu'il existe des contrôles financiers et que ceux-ci fonctionnent aux fins prévues.

Réponse de la direction (DFGM) — La haute direction a récemment annoncé qu'il n'y aurait aucun changement organisationnel ni aucun changement aux rapports hiérarchiques en ce qui concerne la fonction de gestion financière au sein du ministère. Par conséquent, la responsabilité envers ces fonctions dans les régions et les unités autonomes relèverait toujours du Secteur des opérations.

Réponse du Secteur des opérations et mesure(s) proposée(s) Nous reconnaissons qu'il faut faire plus au niveau du Secteur afin d'assurer que les contrôles financiers sont efficaces et qu'ils fonctionnent aux fins prévues. Le Secteur des opérations, pour sa part, entreprend les activités suivantes en vue de clarifier les responsabilisations financières et d'accroître son accent sur la supervision des transactions, l'examen et la surveillance.

  • Pour assurer que les responsabilités financières ultimes du SMA soient remplies de façon efficace, la Direction générale des stratégies et des services sectoriels (DGSSS) élabore un cadre de responsabilisation financière, assorti des rôles financiers, des responsabilités et des responsabilisations du personnel des finances qui travaille dans les régions et les unités distinctes/autonomes;
  • Le cadre exigera que le responsable des finances du plus haut niveau dans une région ou une unité distincte/autonome donnée relève directement du chef de l'unité opérationnelle;
  • De plus, les descriptions de travail et les accords de rendement de membres du personnel ayant un pouvoir financier formuleront clairement les rôles et les responsabilités en ce qui a trait aux activités financières;
  • La DGSSS accroîtra son accent sur la surveillance financière dans l'ensemble du Secteur; à ce titre, elle élaborera et mettra en œuvre un processus d'examen financier plus formel, par lequel le personnel de la DGSSS rendra régulièrement visite aux régions et aux unités distinctes/autonomes pour attester l'efficacité des contrôles financiers; les résultats d'examen seront partagés avec les SMA et régulièrement avec l'APF;
  • Le Secteur travaillera étroitement avec le SFCA afin de soutenir l'assurance que les contrôles financiers dans les régions et les unités distinctes/autonomes fonctionnent aux fins prévues et s'alignent avec celles en place ailleurs dans le ministère.

Remarque : Les régions et les unités distinctes/autonomes cherchent et reçoivent un encadrement en matière de politiques et de processus de la part du SFCA par le biais de téléconférences mensuelles, de réunions annuelles face-à-face et de façon continue par le truchement du site intranet du SFCA. Le SFCA offre également une formation au personnel financier dans les régions et les organismes distincts/autonomes en ce qui concerne les systèmes (SIGF; SRF) et les politiques (p. ex., délégation de pouvoir). Les régions et les organismes distincts/autonomes continueront de recourir au SFCA pour obtenir cet encadrement fonctionnel important.

Conclusions du suivi

Cette recommandation a été presque totalement mise en œuvre.

Un Cadre de contrôle financier a été élaboré par la DGSSPI en avril 2007. Les procédures de surveillance et d'établissement de rapports énoncées dans le Cadre prévoient la communication des résultats au SFCA de manière que l'APF et dès lors le SM soient constamment au courant des résultats financiers et de leur exactitude afin de pouvoir se fier aux attestations des SMA qui sont leurs collègues. Tous les employés régis par le Cadre et qui détiennent des pouvoirs en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP doivent signer un formulaire d'attestation financière indiquant qu'ils ont lu le cadre et qu'ils acceptent d'en respecter les exigences.

Ce document a été transmis à tout le Secteur des opérations régionales. Toutefois, certains employés financiers des organismes distincts n'étaient pas bien au courant du Cadre et avaient élaboré leurs propres formulaires de contrôle (listes de vérification) et procédures. On prévoit que le Cadre de la DGSSPI jettera les bases d'un cadre ministériel de contrôle financier qui sera applicable à toutes les composantes d'Industrie Canada. Les responsables du SFCA ont indiqué qu'un cadre ministériel serait en place dès avril 2008.

En plus du Cadre actuel de la DGSSPI, le SFCA a renforcé les responsabilités en mettant en place des protocoles d'entente avec les directeurs exécutifs régionaux, le président de Mesures Canada, le directeur général de l'Initiative fédérale du développement économique du Nord de l'Ontario (FedNor) et les SMA du Secteur des opérations régionales et du Secteur des services axés sur le marché et les petites entreprises. Un plan de travail annuel détaillé doit être préparé pour confirmer la responsabilité des organisations dans l'exercice des pouvoirs financiers délégués. En signant chaque année une lettre de déclaration, les directeurs d'unité fonctionnelle attesteront qu'ils ont régulièrement passé en revue les activités financières et exercé en permanence une diligence raisonnable. Le plan de travail ainsi que les lettres de déclaration donnent l'assurance à l'AFP et dès lors au SM que leurs activités financières sont systématiquement conformes à celles menées au sein du SFCA.

Le Ministère fait également l'objet d'une Initiative d'évaluation de l'état de préparation des états financiers qui déterminera si on dispose de la capacité et des contrôles financiers pour permettre une vérification efficace des états financiers par le Bureau de la vérificatrice générale. La première étape de l'évaluation avait pour but de déterminer si les contrôles financiers et la capacité étaient en place tandis que la deuxième étape visera à trouver des solutions aux lacunes relevées, à en établir la priorité et à les mettre en œuvre.

De plus, le SFCA a mis en œuvre un modèle de relations fonctionnelles qui accroîtra sa capacité à gérer l'évolution des responsabilités essentielles ainsi que les nouvelles responsabilités se rapportant aux systèmes financiers, aux dossiers financiers, à l'établissement de rapports et aux contrôles financiers, notamment la supervision de tous les contrôles financiers des programmes. La Loi fédérale sur la responsabilité, adoptée en décembre 2006, renforce les responsabilités dans les ministères en désignant les sous-ministres « administrateurs des comptes ». Ces derniers doivent plus particulièrement veiller à ce que les ressources soient organisées de manière à atteindre les objectifs ministériels conformément à la politique et aux procédures gouvernementales et que les systèmes de contrôle interne soient efficaces.

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5.3 Organisation de la gestion financière dans les régions et les organismes distincts/autonomes

Recommandation initiale no 3 de 2006 et réponse de la direction

Le pouvoir de paiement ne doit être exercé que sous réserve d'une assurance suffisante de la pertinence du processus de vérification des comptes en vue de l'approbation du rendement de l'entrepreneur (article 34 de la LGFP).

L'organisation des responsabilités financières pour le traitement des paiements doit respecter le principe de la répartition des tâches.

Réponse de la direction — Depuis la vérification, des mesures correctives ont été prises dans les régions et les unités distinctes/autonomes où des faiblesses avaient été mentionnées dans le rapport de vérification.

Répartition des tâches — Depuis la vérification, Mesures Canada a examiné ses procédures internes en vertu de la délégation de l'instrument de pouvoir d'IC. Les changements ont été apportés afin de restreindre l'exercice de l'article 34 aux gestionnaires des CR seulement, assurant ainsi une répartition plus claire des tâches dans le traitement des paiements (président, Mesures Canada).

Surveillance, vérification des comptes — Les régions de l'Atlantique et de l'Ontario ont mis en place des programmes de surveillance pour leurs bureaux satellites. Les programmes de surveillance impliquent habituellement des visites régulières à tous les bureaux satellites, un examen des dossiers de dépenses pour assurer leur intégralité, l'utilisation requise des listes de vérification de comptes et des mesures particulières liées aux transactions dont les risques sont supérieurs à la moyenne (p. ex., services d'accueil; adhésion; voyages) et le paiement des réclamations de S-C.

En plus des mesures correctives particulières, le rapport de vérification a permis d'accroître la sensibilisation dans les autres Régions quant à l'importance de leurs activités liées à la supervision et à la surveillance transactionnelle. Dans la région des Prairies et du Nord et la région du Québec, par exemple, tous les pouvoirs prévus à l'article 33 sont exécutés dans un emplacement centralisé (Winnipeg et Montréal, respectivement) et des procédures sont en place pour assurer que les paiements ne sont pas enregistrés en l'absence d'une documentation justificative appropriée. La région du Pacifique compte un programme de surveillance qui implique des visites semestrielles aux bureaux satellites, dans le cadre desquelles des examens de dossiers sont effectués et des entrevues sont tenues avec le personnel ayant des responsabilités financières clés. Les résultats des visites et des vérifications sur site sont ensuite partagés avec le directeur du bureau satellite approprié pour une action plus poussée, au besoin (directeurs exécutifs régionaux).

Le Secteur des opérations reconnaît qu'on pourrait en faire davantage dans ce domaine pour assurer une application uniforme de la politique et des procédures dans toutes les régions et dans les unités distinctes/autonomes, en particulier celles qui administrent des bureaux satellites. À cette fin, la DGSSS examine les processus de surveillance en place dans les cinq régions ainsi que celles en place dans les unités distinctes/autonomes, au besoin, dans le but d'obtenir et de maintenir un niveau d'assurance uniforme au sein du secteur (directeur, DGSSPI).

De plus, grâce à une surveillance périodique, la DGSSS assurera que les procédures du SFCA concernant la vérification de comptes sont respectées et appliquées de façon uniforme dans l'ensemble du Secteur (directeur, DGSSPI).

Conclusions du suivi

Cette recommandation a été presque totalement mise en œuvre.

Les procédures internes à l'Administration centrale de Mesures Canada ont été renforcées et des mesures de répartition des tâches ont été mises en œuvre. Le sondage détaillé a révélé que les gestionnaires de CR ou l'ACR (l'administrateur de centre de responsabilité) avaient exercé les pouvoirs prévus à l'article 34.

L'équipe de vérification a visité trois bureaux régionaux (Ontario, Prairies et Nord, et Québec) et trois organismes distincts (Mesures Canada AC, OPIC et CRC) au cours de la deuxième étape du suivi afin de valider la mise en œuvre des réponses de la direction. Dans l'ensemble, on a remarqué que les agents régionaux des finances connaissaient bien le Cadre de contrôle financier élaboré par la DGSSPI et que des mesures étaient en place afin d'assurer la pertinence de l'approbation prévue à l'article 34 de la LGFP. Tous ceux qui exercent les pouvoirs prévus à cet article doivent signer une attestation indiquant qu'ils ont lu et compris le cadre. Ils disposent tous de copies des listes de vérification à portée de main bien qu'il ne soit pas obligatoire d'en remplir une pour chaque transaction. Nous avons observé que c'était le cas dans les bureaux régionaux. Toutefois, certains organismes distincts visités n'étaient pas au courant du cadre et ils ne l'appliquaient pas dans le cadre de leurs activités quotidiennes.

La première surveillance trimestrielle effectuée par le SFCA a été menée à bien en décembre 2007 et incluait l'échantillonnage des deux premiers trimestres (d'avril à septembre) de l'exercice 2007–2008. Cet échantillonnage n'incluait pas l'OPIC. Toutefois, nous avons été informés par le SFCA qu'il serait inclus dans tout échantillonnage futur. Les résultats de l'exercice de surveillance n'étaient pas disponibles au moment de la rédaction du présent document.

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5.4 Contrôles de l'accès et questions connexes en matière de sécurité

Recommandation initiale no 4 de 2006 et réponse de la direction

Le contrôleur général, de pair avec le SAPI, devraient : 

  • examiner les pratiques liées à la signature des employés sortants par le gestionnaire ministériel afin de veiller à ce que les gestionnaires soient rappelés, dans la fiche d'autorisation du départ d'un employé, d'aviser le Groupe d'accès au SIGF à propos du départ;
  • renforcer l'examen périodique des profils d'utilisateurs (surtout ceux qui comprennent des fonctions incompatibles) au moyen d'une répartition améliorée des tâches et/ou par l'inclusion de contrôles internes compensatoires, lorsque cela s'avère approprié (c.-à-d., accroître l'examen des transactions traitées par ces utilisateurs du SIGF);
  • renforcer la surveillance des super-utilisateurs pour qu'un journal automatique des types particuliers de transactions soit produit et examiné par la DFGM (p. ex., les transactions créant un code fournisseur, la saisie d'une transaction financière dans le SIGF et l'approbation d'un paiement devraient être inscrites au journal pour examen);
  • examiner les pratiques relatives au partage des codes d'identification et des mots de passe pour les employés en formation sur le SIGF. Les stagiaires pourraient utiliser le module de formation du SIGF ou pourraient obtenir des codes d'identification et des mots de passe pour la formation de façon à interdire le partage des codes d'identification et des mots de passe avec les utilisateurs actuels du SIGF.

Réponse de la direction — Nous sommes d'accord que le formulaire du processus de départ devrait être modifié pour inclure une étape visant à envoyer un courriel à l'équipe d'accès du SIGF si l'employé a un compte d'utilisateur SIGF. À l'heure actuelle, le gestionnaire du CR signe une attestation selon laquelle « tous les privilèges d'accès aux ordinateurs d'Industrie Canada … ont été révoqués ». Toutefois, comme il n'y a aucune référence particulière au SIGF, cette déclaration pourrait ne pas être claire. Afin de minimiser le risque par le passé, tous les codes d'utilisateur qui ne sont pas utilisés pendant trois mois sont bloqués et le coordinateur du Secteur du SIGF est contacté. Après cinq mois d'inactivité, l'utilisateur et le coordinateur du Secteur sont avisés que le compte sera supprimé à moins qu'il ne justifie une raison pour conserver le compte.

L'examen des profils d'utilisateur a été renforcé depuis la vérification. Une répartition des tâches est désormais émise tous les trois mois au gestionnaire des Services financiers. De nouveaux rapports ont été disponibles depuis mai 2006. Ceux-ci permettent l'examen des transactions exécutées par les utilisateurs qui ont un accès spécial. L'accès « Tout SIGF » n'est attribué qu'à un ou deux utilisateurs pour une courte période, habituellement lors d'une mise à niveau du système. Un journal spécial qui suit les transactions auxquelles ont accès les utilisateurs est examiné par l'équipe d'accès du SIGF. Ce journal sera fourni à la DFGM pour examen (directeur, DFGM).

Les codes d'identification des utilisateurs en formation sont actuellement disponibles dans un environnement séparé qui attribue à l'utilisateur un accès à toutes les transactions aux fins de formation. Il n'est pas possible d'émettre un code d'identification de formation dans l'environnement de production. L'accès d'affichage est possible dans la production mais cela ne fournirait pas à l'utilisateur un accès suffisant pour apprendre la transaction.

La DFGM travaillera avec l'unité de la Sécurité afin de modifier le formulaire de sortie pour inclure un champ qui permettrait aux employés d'indiquer s'ils ont accès aux systèmes financiers (RPS, SPS, SIGF, SIGC). La DFGM envisagera également de modifier le formulaire de sortie pour inclure la révocation de la carte de signature, s'il y a lieu (directeur, DFGM).

La DGSSS notifiera et rappellera les unités opérationnelles, par le biais du Réseau des finances du Secteur des opérations, au sujet des procédures de départ des employés en ce qui concerne la sécurité du SIGF — plus précisément l'exigence de notifier le Groupe d'accès du SIGF à propos du départ des employés et des changements de responsabilités (directeur, DGSS).

Conclusions du suivi

Cette recommandation a été entièrement mise en œuvre.

Nous avons observé lors de notre examen que le nouveau formulaire de départ d'un employé précisait tous les systèmes financiers ministériels (SIGF, SRSC, SIGC, SRF). Les visites ont révélé que dans les régions, la nouvelle politique sur le SIGF (POL 001 datée de mars 2001 et modifiée le 5 décembre 2007) est suivie et qu'un employé a été chargé de communiquer avec l'AC afin de fournir l'accès au SIGF. Les mots de passe sont annulés pour les personnes qui quittent l'organisation, sont en congé de maternité ou prennent un autre congé de longue durée. Nous avons également remarqué que le nouveau formulaire d'autorisation et d'accès au SIGF avait été adopté le 9 novembre 2007 et était inclus dans la politique modifiée sur le SIGF.

Le 5 mars 2008, la période d'expiration du mot de passe pour le SIGF a été réduite, passant de 90 à 60 jours, et ce, en vue de respecter la politique ministérielle sur la sécurité.

Nous avons constaté toutefois qu'il existait encore plusieurs cas de personnes qui assumaient des rôles d'utilisateur conflictuels dans certaines régions en raison du nombre limité de personnes disponibles pour traiter les transactions. Ce risque a été atténué grâce aux rapports trimestriels sur la répartition des tâches et aux journaux d'accès qui sont fournis au gestionnaire des Services financiers.

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5.5 Vérification du pouvoir d'approuver l'aide financière

Recommandation initiale no 5 de 2006 et réponse de la direction

La DFGM devrait établir un processus pour assurer que les paiements ministériels de subventions et de contributions ont été approuvés par les agents ayant un pouvoir délégué. Par exemple, toutes les décisions prises par la Direction générale des programmes et des services devraient être systématiquement placées dans les dossiers financiers. Lorsque des pouvoirs sont requis à l'extérieur du ministère, il faudrait une déclaration à cet effet sur la feuille de décision de la Direction générale des programmes et des services. Une revérification d'un échantillon de projets de contribution devrait être examinée afin d'assurer que le niveau approprié de pouvoir a été obtenu.

Réponse de la direction — Une nouvelle liste de vérification a été préparée. Tous les documents, qui incluent le niveau approprié d'approbation selon la valeur monétaire de l'accord, sont disponibles au dossier du projet (directeur, DFGM).

Une copie de la présentation au CT pour chaque programme sera disponible centralement au sein de la DFGM (directeur, DFGM).

La DFGM créera une nouvelle unité de S-C au sein des services financiers afin d'appliquer le contrôle de la qualité, le suivi et la surveillance des accords de S-C et des instruments financiers connexes. L'unité des S-C sera responsable des comptes fournisseurs et des recettes liées au S-C (directeur, DFGM).

Le Secteur des opérations accroîtra sa surveillance financière du Secteur, y compris la surveillance du processus de paiement des S-C, de pair avec l'encadrement ministériel général de la nouvelle unité de S-C qui sera créée au sein du SFCA (directeur, DGSSS).

Conclusions du suivi

Cette recommandation a été presque totalement mise en œuvre.

La nouvelle unité de S-C au sein du SFCA examine et traite les paiements visant les programmes de paiement de transfert d'IC dans la région de la capitale nationale. Une vérification intégrale de ces paiements est assurée. FedNor et la région de l'Ontario autorisent les paiements pour les programmes dans leur région respective. Tous les employés de l'unité de S-C du SFCA semblent avoir reçu une formation adéquate sur le traitement des transactions de S-C, et leurs rôles et leurs responsabilités sont clairement définis.

Le contrôle détaillé a indiqué que les documents précisant le niveau d'approbation adéquat étaient au dossier. Des copies de toutes les présentations au Conseil du Trésor ont été obtenues par la DFGM et peuvent être consultées par le personnel de l'unité de S-C.

De nouvelles procédures et listes de vérification ont été élaborées en septembre 2007 par l'unité de S-C du SFCA en vue de surveiller les opérations financières de paiement des S-C. Nous avons remarqué que ces procédures avaient été uniquement communiquées à l'unité de S-C du SFCA. Par ailleurs, aucune procédure n'a été préparée pour le traitement des contributions remboursables. Nous avons de surcroît constaté que les procédures qui ont été élaborées ne sont pas affichées dans le site intranet d'Industrie Canada, bien que ces listes de vérification soient incluses dans le Cadre de contrôle financier de la DGSSPI, ce qui les rend accessibles à FedNor et à la région de l'Ontario.

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5.6 Processus de vérification des réclamations pour les paiements de S-C

Recommandation initiale no 6 de 2006 et réponse de la direction

L'agent financier supérieur devrait : 

  • ordonner que tous les programmes doivent remplir une liste de vérification des contributions (réclamations) dans le cadre du processus de vérification des réclamations;
  • instaurer un processus de vérification des réclamations par lequel chaque programme doit être examiné périodiquement afin de fournir l'assurance nécessaire requise pour autoriser le paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP. La même approche devrait être instaurée par les Divisions régionales des services de gestion qui sont responsables d'approuver les paiements en vertu de l'article 33 de la LGFP;
  • renforcer l'utilisation appropriée des listes de vérification par les agents financiers.

Réponse de la direction — Avec la création de la nouvelle unité de S-C, la DFGM rencontrera chaque programme afin de concevoir une liste de vérification d'après des exigences de programme spécifiques.

La DFGM recommandera son approche en partageant les listes de vérification avec les bureaux régionaux et les aidera à mettre en œuvre des processus similaires (directeur, DFGM).

Le Secteur des opérations travaillera avec la nouvelle unité de S-C du SFCA afin de concevoir des listes de vérification spécifiques au programme et coordonnera la distribution et la surveillance de l'utilisation des listes de vérification dans l'ensemble des unités opérationnelles du Secteur des opérations (directeur, DGSSS).

Conclusions du suivi

Cette recommandation a été partiellement mise en œuvre.

Des listes de vérification ont été élaborées et sont incluses dans le Cadre de contrôle financier de la DGSSPI. L'équipe de vérification a contrôlé par sondages dans la région de la capitale nationale un échantillon limité de 25 dossiers de S-C traités par le SFCA afin de vérifier l'intégrité des contrôles. La plupart des dossiers vérifiés de notre échantillon renfermait une liste de vérification en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP. Notre évaluation a toutefois révélé que la surveillance des paiements de S-C devait être améliorée.

Au total, 76 p. 100 (19 sur 25) des transactions étaient exacts et ne comportaient aucune erreur ou anomalie. Toutefois, 24 p. 100 des transactions (6 sur 25) comportaient des anomalies :

  • Un dossier ne renfermait aucune preuve de l'obtention du niveau d'approbation requis. Dans ce cas, l'approbation du Cabinet était requise puisque l'entente était supérieure à 20 millions de dollars.
  • Dans un autre cas, le paiement a été effectué sur la base d'une seule signature prévue à l'article 34 de la LGFP. En vertu de l'instrument de délégation de pouvoirs, deux agents de projet devaient apposer leur signature. Il s'agit là d'erreurs graves.
  • Cinq autres transactions n'étaient pas suffisamment documentées, le niveau décisionnel à l'étape du lancement était inadéquat et les avances étaient supérieures aux besoins.

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5.7 Processus de vérification des comptes pour les transactions de F-E

Recommandation initiale no 7 de 2006 et réponse de la direction

L'agent financier supérieur devrait établir un processus qui assurera une compréhension approfondie de la façon dont la vérification des comptes est exécutée dans l'ensemble du ministère.

Le processus d'examen complet aléatoire en place devrait être amélioré par la vérification, dans un échantillon donné, des étapes de vérification des comptes suivies afin d'acquérir une assurance du rendement de l'entrepreneur (c.-à-d., achèvement des produits livrables), ainsi que de la conformité aux politiques du SCT et du ministère.

Réponse de la direction — Les processus des articles 33/34 seront abordés (directeur, DFGM).

La DFGM créera une équipe de contrôle de la qualité. Cette équipe mettra en œuvre les processus de contrôle de la qualité pour les recettes, les dépenses et les comptes publics (directeur, DFGM).

Le Secteur des opérations augmentera sa surveillance financière du Secteur, y compris la surveillance des procédures liées à la vérification des comptes, de pair avec l'encadrement ministériel général de la nouvelle unité de contrôle de la qualité qui sera créée au sein du SFCA (directeur, DGSSS).

Conclusions du suivi

Cette recommandation a été partiellement mise en œuvre.

Le SFCA a mis en place une équipe de contrôle de la qualité et la surveillance de la vérification des comptes a été amorcée en collaboration avec la DGSSPI. L'équipe de contrôle de la qualité du SFCA compte trois agents financiers à temps plein. Les rôles et les responsabilités de l'unité ont été établis. Un calendrier des visites de contrôle de la qualité a été élaboré et mis à jour en novembre 2007. La méthode d'échantillonnage et l'obligation de rendre des comptes ont été établies et communiquées.

Le suivi incluait le contrôle des transactions dans certaines entités ministérielles. Les résultats du contrôle ont révélé un taux d'erreur critique de 4 p. 100 et un taux d'erreur non critique de 20 p. 100 (erreurs de traitement et de documentation), pour un taux total d'erreur de 24,03 p. 100 pour l'ensemble des transactions de F-E contrôlées.

Le tableau suivant compare les taux d'erreur des entités assujetties au Cadre de contrôle financier de la DGSSPI avec ceux des entités non régies par un cadre officiel : 

Tableau : Les taux d'erreur des entités
  Nbre de transactions contrôlées Erreurs critiques Erreurs non critiques Taux d'erreur critique Taux d'erreur non critique Taux d'erreur global
Entités régies par le cadre de la DGSSPI 133 3 21 2,26 % 15,79 % 18,05 %
Entités non régies par un cadre officiel 100 7 25 7 % 25 % 32 %
Ministère 233 10 52 4,29 % 19,74 % 24,03 %

Selon les résultats, les entités régies par un cadre officiel commettaient moins d'erreurs que celles non régies par un tel cadre. La différence est peut-être due aux contrôles accrus et à la surveillance des processus financiers prévus par le Cadre de contrôle financier et inversement, par l'absence de ces contrôles pour toutes les autres entités. Selon nous, l'existence d'un vaste cadre de contrôle financier solide et applicable à toutes les composantes d'Industrie Canada renforcerait les contrôles financiers ministériels généraux.

Le suivi a relevé des préoccupations concernant la gestion des cartes de spécimen de signature. Pendant le contrôle, les cartes de signature de 12 des transactions ont été vérifiées. Parmi elles : 

  • deux n'ont pu être localisées puisque la signature sur le paiement était illisible et n'a pu être identifiée par le personnel de la DFGM;
  • il a été difficile de faire correspondre les signatures aux centres financiers puisque la section des formulaires portant sur le domaine de compétence avait été mal remplie. Il n'y a aucune garantie que les personnes apposent leur signature en vertu de l'article 34 au nom des centres financiers pour lesquels elles possèdent un pouvoir délégué;
  • dans deux cas, les formulaires de signature se trouvaient dans le classeur des formulaires annulés, mais on ne savait pas bien quand les formulaires avaient été annulés;
  • plusieurs formulaires pour des personnes occupant des postes intérimaires avaient été désignés comme « intérimaire — jusqu'à un an ». Une note de service activant le pouvoir intérimaire doit être transmise à la DFGM en cas de nominations et d'affectations intérimaires. Dans un cas, nous n'avons pu trouver la note de service d'activation.

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5.8 Contrôles financiers des accords de collaboration

Recommandation initiale no 8 de 2006 et réponse de la direction

Le contrôleur général devrait rappeler à tous les agents financiers les exigences de la Politique du SCT sur les comptes à fins déterminées.

Réponse de la direction — La DFGM élaborera des procédures et des lignes directrices sur la façon dont les comptes à fins déterminées doivent être gérés et les communiquera dans l'ensemble du ministère, y compris les bureaux régionaux (directeur, DFGM).

Conclusions du suivi

Cette recommandation a été presque totalement mise en œuvre.

Le SFCA a élaboré les nouvelles procédures concernant les comptes à fins déterminées (CFD), qui renforcent les exigences procédurales et énoncent les responsabilités en matière de surveillance. Elles ne sont toutefois pas affichées dans le site intranet des Finances corporatives d'Industrie Canada. La mention actuelle des CFD dans le site donne une version bien plus simplifiée de la définition de ce compte et ne fait pas état des exigences de la politique et de la surveillance.

Notre échantillonnage des CFD dans une région et une organisation distincte a révélé qu'il demeure des problèmes. Par exemple, nous avons constaté que le problème des paiements traités avant que les fonds ne soient reçus subsiste. L'organisation n'a pas pu se conformer à la politique du Conseil du Trésor concernant les CFD en raison des retards dans l'établissement d'un protocole d'entente avec la province pour obtenir les signatures d'approbation. Par le passé, contrairement à la politique, les factures étaient payées à même les fonds de fonctionnement et les fonds étaient virés au budget de F-E au moyen de pièces justificatives une fois que l'argent des CFD avait été reçu. L'organisation a décidé de suspendre les paiements jusqu'à ce que le protocole d'entente soit signé par les autorités compétentes. Ceci ne règle pas le problème puisque les dépenses demeurent engagées avant la réception des fonds, ce qui crée une obligation financière pour le Ministère et pourrait donner lieu à des frais de paiement tardif. L'APF a été informé de la situation en novembre 2007.

Dans une autre organisation, nous avons remarqué qu'il y avait encore un CFD sans transaction. L'organisation a examiné récemment tous les CFD et annulé la plupart des comptes qui n'avaient pas été utilisés. Elle a renvoyé les fonds non dépensés à ceux qui avaient octroyé l'argent.

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5.9 Organisation des dossiers financiers

Recommandation initiale no 9 de 2006 et réponse de la direction

L'agent principal de l'information et le contrôleur général devraient s'assurer que les dossiers financiers sont bien conservés, avec les documents pertinents inclus dans tous les dossiers, afin d'aider les agents financiers à remplir leur responsabilités.

Réponse de la direction — À compter d'avril 2006, tous les contrats et factures originaux sont envoyés à la salle des dossiers pour classement. Ils ne sont plus conservés au dossier jusqu'à ce que le contrat soit terminé (directeur, DFGM).

Conclusions du suivi

Cette recommandation a été partiellement mise en œuvre.

Le SFCA a indiqué que tous les dossiers financiers doivent demeurer dans la salle des dossiers. La DFGM a indiqué avoir mis en place un processus plus contrôlé se rapportant à la gestion des dossiers financiers. Les agents financiers ne devraient plus conserver les dossiers des paiements dans leur bureau et on leur a ordonné de récupérer moins souvent les dossiers.

Nous avons toutefois constaté que deux des 50 dossiers demandés aux fins de contrôle n'ont pu être trouvés bien qu'ils aient été retrouvés plusieurs semaines après notre demande. De plus, des documents importants manquaient dans huit des 25 dossiers de F-E demandés (32 p. 100).

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5.10 Programmes de formation

Recommandation initiale no 10 de 2006 et réponse de la direction

L'agent financier supérieur devrait veiller à ce qu'on offre une formation et des outils connexes aux gestionnaires et au personnel administratif pour l'approbation du rendement de l'entrepreneur.

L'agent financier supérieur devrait veiller à ce qu'on offre une formation et des outils connexes aux agents financiers et aux adjoints financiers sur les responsabilités d'approbation de paiements.

Réponse de la direction — La DFGM, en collaboration avec le groupe de la Politique financière, préparera un courriel qui expliquera les responsabilités des gestionnaires lorsque ceux-ci auront un pouvoir en vertu de l'article 32 et/ou 34. La DFGM fera parvenir ce courriel aux personnes qui soumettent des formulaires de signature de spécimen (directeur, DFGM).

La nouvelle politique sur la formation pour les gestionnaires aidera à assurer que les gestionnaires reçoivent la formation appropriée pour exercer un pouvoir financier (directeur, DFGM).

Conclusions du suivi

Cette recommandation a été presque totalement mise en œuvre.

La DFGM a examiné tous les pouvoirs délégués existants pour assurer que la formation obligatoire avait été suivie. Les visites dans les régions et à l'AC ont révélé que la plupart des employés détenant un pouvoir en vertu de l'article 34 de la LGFP avaient suivi la formation obligatoire mentionnée dans le cadre. Les employés recevaient un certificat au terme de leur formation. Les listes adéquates des signatures autorisées en vertu des articles 34 et 35 de la LGFP sont conservées dans les bureaux régionaux et les organisations distinctes, et les cartes de spécimen de signature sont bien tenues à jour.

La formation au niveau régional a été en partie retardée en raison de la réorganisation régionale et il est prévu qu'elle sera offerte dans un avenir proche.

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5.11 Supervision de la responsabilisation liée à la gestion des dépenses

Recommandation initiale no 11 de 2006 et réponse de la direction

Le contrôleur général devrait : 

  • examiner le processus post-vérification des transactions à faible valeur pour tenir compte des risques associés à la nature complexe de la gestion des dépenses au sein du ministère;
  • assurer que les résultats des exercices de surveillance actuels sont acheminés, de façon cohérente, à tous les directeurs des divisions de services de gestion dans les régions et les organismes distincts pour qu'ils puissent tirer des leçons à partir des résultats des activités de supervision;
  • influencer les directeurs régionaux des divisions des services de gestion pour exercer plus de supervision des activités de gestion financières dans les bureaux satellites et demander que les résultats des activités de surveillance soient déclarés au contrôleur général;
  • évaluer régulièrement la façon dont les diverses régions et les organismes distincts examinent les systèmes de vérification des comptes auxquels ils ont recours pour autoriser les paiements en vertu de l'article 33 de la LGFP. Cela impliquera une visite de la Division des services de gestion dans les régions pour comprendre les processus de supervision et examiner les résultats des activités de supervision.

Réponse de la direction — La Direction des finances et de la gestion du matériel (DFGM) examine actuellement le processus post-vérification. Le document doit être mis à jour pour tenir compte des commentaires fournis par la DGVE (directeur, DFGM).

La Direction de la gestion des finances et du matériel (DFGM) aura une équipe désignée pour exécuter les fonctions post-vérification concernant les dépenses dans les entités sous le pouvoir de l'APF (directeur, DFGM).

Avec l'encadrement du SFCA/DFGM, et dans le contexte de l'évaluation de l'état de préparation de la déclaration financière ministérielle, le Secteur des opérations assurera que les processus de surveillance en place suffisent pour garantir que les contrôles financiers fonctionnent efficacement (directeur, DGSSS).

Conclusions du suivi

Cette recommandation a été entièrement mise en œuvre.

Comme on l'explique dans la section 5.1 ci-dessus, des procédures post-vérification ont été élaborées et communiquées aux bureaux régionaux par l'entremise de la Direction générale des stratégies sectorielles et des programmes d'infrastructure (DGSSPI). Ces procédures décrivent le processus de vérification des comptes pour les paiements auto-post (moins de 2 000 $) et le processus post-vérification connexe. Elles incluent la politique et les procédures ministérielles se rapportant à la méthode d'échantillonnage statistique utilisée pour contrôler les transactions auto-post à l'étape de la demande de paiement prévue à l'article 33 de la LGFP. Elles renferment une description du processus de vérification des comptes prévu à l'article 34 de la LGFP ainsi que des rôles et responsabilités connexes quant à la réalisation de l'échantillonnage. Une liste de vérification auto-post est annexée aux procédures.

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5.12 Supervision du processus des cartes d'achat

Recommandation initiale no 12 de 2006 et réponse de la direction

Le contrôleur général devrait établir un programme exhaustif de surveillance axé sur les risques pour les cartes d'achat, parallèlement à la mise en œuvre d'un programme de paiement consolidé pour les cartes d'achat.

Réponse de la direction — Un processus de surveillance exhaustif est en place (directeur, DFGM).

La DFGM – DCGM effectuera un examen de toutes les cartes d'acquisition d'IC (directeur, DFGM).

La DFGM améliorera également le processus de surveillance en faisant le suivi des erreurs critiques post-vérification, des mesures prises et de la date à laquelle le problème a été résolu, en plus d'examiner le taux d'erreur des titulaires de carte (commettre des erreurs critiques). La surveillance sera effectuée chaque mois (directeur, DFGM).

Conclusions du suivi

Cette recommandation a été partiellement mise en œuvre.

Une vérification des cartes d'achat a été réalisée à l'échelle du Ministère et le rapport a été déposé au Comité ministériel de vérification le 28 février 2008. La vérification a révélé que les fonctions de surveillance des cartes d'achat incombent au coordonnateur ministériel et à la DFGM et qu'un cadre de contrôle et un système de surveillance propres à atténuer les risques associés aux cartes d'achat avaient été élaborés. On a toutefois constaté que les paramètres utilisés dans le logiciel Audit Command Language (ACL) pour repérer les anomalies et les transactions à risque élevé n'avaient pas fait l'objet d'une révision approfondie depuis leur mise en œuvre, ce qui accroît le risque de ne pas relever les transactions à risque élevé.

Bien que l'information sur les transactions disponible en ligne par le truchement de la Banque de Montréal permette de gérer et de surveiller l'utilisation des cartes d'achat, le système de la Banque n'est pas utilisé efficacement pour analyser les achats au moyen de cartes d'achat. Les habitudes d'utilisation des cartes, les limites des cartes, le nombre de titulaires de carte, la fréquence de l'utilisation des cartes et les risques connexes ont fait l'objet d'une analyse limitée.

On a également constaté que ni les résultats des activités de surveillance ni le niveau global de l'activité d'achat n'avaient été communiqués à la haute direction.

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