Archivé — Vérification de la gestion des recettes

Direction générale de la vérification et de l'évaluation
Industrie Canada

Août 2008

Recommandé au sous-ministre pour approbation
le 16 septembre 2008 par le CMV
Approuvé par le sous-ministre le 1er octobre 2008


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No Iu4-141/3-2008E-PDF
ISBN 978-1-100-10966-4
60529
Also available in English under the title Management of Revenue.

Version traduite. La version anglaise de ce rapport doit prévaloir en cas d'incohérence.


Table des matières


1.0 Sommaire

1.1 Introduction

Industrie Canada (IC) génère des recettes grâce à la prestation d'un large éventail de services. Au cours de l'exercice financier 2006-2007, IC a déclaré des recettes de 664 millions de dollars.

L'objectif de la vérification de la gestion des recettes était d'évaluer l'efficacité du cadre de contrôle de la gestion des recettes et de déterminer quels sont les risques résiduels, le cas échéant, qui pourraient résulter de faiblesses de ce cadre.

La vérification portait sur le cadre de contrôle de la gestion (y compris la gouvernance, la gestion des risques et les mécanismes de contrôle) des recettes ainsi que la conformité aux exigences et aux politiques pertinentes. Les flux de rentrées suivants ont été examinés :

STIT
Spectre, technologies de l'information et télécommunications
CRC
Centre de recherche sur les communications Canada
PFPEC
Programme de financement des petites entreprises du Canada
BSF
Bureau du surintendant des faillites
CC
Corporations Canada
CB
Bureau de la concurrence
OPIC
Office de la propriété intellectuelle du Canada

Au moment de la vérification, IC menait son projet sur la préparation à la vérification des états financiers. Dans le cadre des activités du projet sur la préparation à la vérification, les mécanismes de contrôle des recettes ont été documentés pour six flux de rentrées considérés comme importants pour l'exactitude des états financiers d'IC. Les documents relatifs aux mécanismes de contrôle des recettes, qui comprennent des matrices de contrôle détaillées, des descriptions de processus, des recommandations et des activités de correction de la gestion, étaient largement utilisés tout au long de la phase de planification de cette vérification.

1.2 Principales constatations

Au cours de la vérification, nous avons fait les cinq principales constatations suivantes :

Gouvernance

  • 1. Il n'y a pas assez d'orientation de la part du Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA) concernant la gestion des recettes provenant des flux de rentrées.

Gestion des risques

  • 2. Il n'y a pas de processus formel de gestion des risques pour la gestion des recettes.

Contrôle interne

  • 3. Les tâches liées au traitement des paiements provenant du public ne sont pas séparées de façon appropriée.
  • 4. Il n'y a pas assez d'éléments probants relatifs à des processus d'approbation ou d'examen liés à la gestion des recettes.
  • 5. La documentation de contrôle ne vient pas appuyer les processus de gestion des recettes reflétant les pratiques actuelles.

1.3 Recommandations

Gouvernance

  • 1. Le directeur général de la Direction générale des opérations et systèmes financiers (DGOSF), en partenariat avec les entités qui génèrent des recettes, devrait mettre en œuvre et surveiller des politiques pour l'ensemble du Ministère concernant la gestion des recettes, comme des directives sur la séparation des tâches, la comptabilité d'exercice et la constatation des produits.

Gestion des risques

  • 2. Le directeur général de la DGOSF, en partenariat avec les entités qui génèrent des recettes, devrait veiller à ce que des processus formels de gestion des risques pour les flux de rentrées soient créés, puis passés en revue et mis à jour annuellement.

Contrôle interne

  • 3. Le directeur général de la DGOSF, en partenariat avec les entités qui génèrent des recettes, devrait veiller à ce qu'il y ait une séparation appropriée des tâches des personnes qui ont la garde des actifs (p. ex., des chèques) et des personnes qui consignent par écrit les transactions.
  • 4. Le directeur général de la DGOSF, en partenariat avec les entités qui génèrent des recettes, devrait veiller à ce qu'il y ait suffisamment d'éléments probants concernant les processus d'approbation ou d'examen relatifs à la gestion des recettes, comme la signature et la date.
  • 5. Le directeur général de la DGOSF devrait veiller à ce que la documentation de contrôle relative aux processus liés aux recettes soit mise à jour afin de rendre compte des modifications.

1.4 Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, les procédures de vérification suivies et les données recueillies sont suffisantes et appropriées pour attester l'exactitude de l'opinion formulée dans le présent rapport. Cette opinion se fonde sur un examen des situations recensées en temps et lieu, en fonction des critères de vérification établis. Cette opinion s'applique uniquement aux entités passées en revue et dans le cadre décrit dans le présent rapport.

1.5 Opinion de vérification

À mon avis, il y a de multiples aspects qui présentent des risques concernant les processus de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques, dans le cadre de la gestion des recettes, qui requièrent l'attention de la direction.

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Richard Willan
Dirigeant principal de la vérification par intérim, Industrie Canada
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Date

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2.0 À propos de la vérification

2.1 Contexte

Industrie Canada (IC) génère des recettes grâce à la prestation d'un large éventail de services. Au cours de l'exercice financier 2006-2007, IC a déclaré des recettes de 664 millions de dollars. Les frais facturés pour un grand nombre de ces services sont prescrits par des politiques, des décrets ou des lois. Ces recettes sont générées par la prestations de services, y compris, sans s'y limiter, des services de délivrance de permis, d'administration de marques de commerce, de brevets et de droits d'auteur, d'administration des faillites et d'insolvabilité, du droit de la concurrence et des politiques sur la concurrence, et des investissements dans des coentreprises et des partenariats. Plus de 95 % des recettes sont générés par les flux de rentrées suivants :

STIT
Spectre, technologies de l'information et télécommunications
CRC
Centre de recherche sur les communications Canada
PFPEC
Programme de financement des petites entreprises du Canada
BSF
Bureau du surintendant des faillites
CC
Corporations Canada
BC
Bureau de la concurrence
OPIC
Office de la propriété intellectuelle du Canada

Au moment de la vérification, IC menait son projet sur la préparation à la vérification des états financiers. Dans le cadre des activités du projet sur la préparation à la vérification, les mécanismes de contrôle des recettes ont été documentés pour six flux de rentrées considérés comme importants pour l'exactitude des états financiers d'IC. Les documents relatifs aux mécanismes de contrôle des recettes, qui comprennent des matrices de contrôle détaillées, des descriptions de processus, des recommandations et des activités de correction de la gestion, étaient largement utilisés tout au long de la phase de planification de cette vérification.

La vérification a été effectuée en conformité avec le Plan de vérification d'IC pour 2007-2008, qui a été approuvé par le Comité ministériel de vérification et d'évaluation. L'évaluation des risques pour les activités de la gestion des recettes ont pris en considération le caractère substantiel des dépenses, la complexité de l'environnement législatif /politique et les contrôles internes s'y rattachant.

2.2 Objectif

L'objectif de la vérification de la gestion des recettes était d'évaluer l'efficacité du cadre de contrôle de la gestion pour les recettes et de déterminer quels sont les risques résiduels, le cas échéant, qui pourraient résulter de faiblesses de ce cadre.

Cet objectif nous a permis de produire un rapport sur l'efficacité de la gouvernance et des pratiques de contrôle ainsi que sur les risques liés à la gestion des recettes à l'échelle d'Industrie Canada.

2.3 Portée

La vérification portait sur le cadre de contrôle de la gestion des recettes ainsi que sur la conformité aux exigences et politiques pertinentes relatives aux flux de rentrées.

Étant donné que le Ministère reçoit déjà l'assurance concernant l'information financière relative aux recettes pour l'OPIC, par l'entremise d'états financiers vérifiés, cet aspect a été exclu de la portée des tests sur les contrôles internes. Compte tenu de l'importance de l'OPIC en ce qui a trait au total des recettes, la vérification s'est penchée sur les aspects liés à la gouvernance et à la gestion des risques.

En outre, au moment de notre vérification, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) effectuait une vérification horizontale portant sur les frais d'utilisateur facturés par le gouvernement du Canada. Plus précisément, la vérification du BVG avait pour but de déterminer dans quelle mesure les frais d'utilisateur étaient conformes au cadre législatif qui les régit. Les droits de licence de spectre relatifs aux services suivants du programme STIT ont été inclus dans la portée de la vérification effectuée par le BVG et exclus des champs d'enquête de la présente vérification : services de communications personnelles, radiodiffusion directe par satellite, services de communications de sécurité publique large bande et service mobile terrestre pour stations fixes.

La période visée comprend les neuf premiers mois de l'année financière 2007-2008 (du 1er avril au 31 décembre 2007). Le fait d'étendre la vérification jusqu'au 31 décembre 2007 a permis d'obtenir des résultats d'actualité tout en s'assurant que les critères d'échantillonnage étaient appliqués de manière cohérente.

2.4 Méthode

Afin de répondre aux exigences de la Politique sur la vérification interne du SCT, nous avons établi des critères de vérification en lien avec chaque objectif de la vérification dans les catégories de la gouvernance, du contrôle interne et de la gestion des risques (voir l'annexe A).

La vérification comportait trois champs d'enquête distincts. Les deux premiers champs d'enquête comprenaient une évaluation des aspects généraux de la gouvernance et de la gestion des risques du cadre de contrôle de la gestion des recettes qui est en place à Industrie Canada. Le travail de vérification consistait à mener des entrevues auprès des gestionnaires de chaque entité, ainsi qu'au sein de la Direction de la gestion des finances et du matériel (DGFM), afin de discuter des activités de gouvernance et de gestion des risques. Nous avons également passé en revue la documentation à l'appui pour corroborer les constatations provenant des entrevues.

Le troisième champ d'enquête portait sur la détermination de l'efficacité opérationnelle des mécanismes de contrôle interne relatifs aux divers flux de rentrées, dans le système de contrôle interne élaboré dans le cadre du projet d'IC sur la préparation à la vérification des états financiers. L'examen de l'efficacité opérationnelle portait sur plus de 75 % des recettes générées par IC.

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3.0 Constatations et recommandations

3.1 Introduction

Dans cette section, nous présentons les constatations détaillées découlant de la vérification de la gestion des recettes de l'ensemble du Ministère. Les constatations s'appuient sur les éléments probants ainsi que sur notre analyse initiale des risques et sur la vérification détaillée qui a été effectuée.

Aucune observation supplémentaire de situations non systémiques, peu importantes et à faible risque n'a été signalée à la direction.

3.2 Gouvernance

Constatation 1 : Politique sur la gestion des recettes

Il n'y a pas assez d'orientation de la part du Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA) concernant la gestion des recettes provenant des flux de rentrées.

Le Ministère est tenu de produire des états financiers pour toutes ses entités, et il devrait y avoir une coordination centrale de la consignation de l'information financière et des transactions, y compris une orientation sur la façon de consigner l'information financière.

Lors des entretiens menés avec les diverses entités ministérielles qui gèrent les recettes, il a été dit que ces entités fonctionnent de manière indépendante et élaborent leurs propres processus et procédures en ce qui a trait à la gestion des recettes et à la consignation des données relatives à ces recettes. Chaque entité s'y prenait d'une façon différente pour consigner les transactions. Certaines lacunes en matière de contrôle, comme une faible séparation des tâches et un manque d'éléments probants en matière d'examen, ont été observées dans cinq des six flux de rentrées.

D'après les discussions tenues avec la direction, et comme le prouvent les lacunes observées, les entités qui gèrent les recettes pourraient ne pas avoir l'expertise nécessaire pour prendre des décisions concernant la politique financière et pourraient nécessiter une orientation (p. ex., pour comprendre la séparation appropriée des tâches) en vue de l'élaboration de processus et de procédures. Le SFCA fournit une certaine orientation à cet égard. Toutefois, il faut une orientation plus solide pour faire en sorte que les lacunes en matière de contrôle soient corrigées et que les pratiques soient cohérentes.

Recommandation 1

Le directeur général de la Direction générale des opérations et systèmes financiers (DGOSF), en partenariat avec les entités qui génèrent des recettes, devrait mettre en œuvre et surveiller des politiques pour l'ensemble du Ministère concernant la gestion des recettes, comme des directives sur la séparation des tâches, la comptabilité d'exercice et la constatation des produits.

3.3 Gestion des risques

Constatation 2 : Gestion méthodique des risques

Il n'y a pas de processus formel de gestion des risques pour la gestion des recettes.

Un processus efficace de gestion des risques devrait inclure l'identification des risques potentiels, l'évaluation de l'impact de ces risques et de la probabilité de leur réalisation ainsi que l'élaboration de stratégies d'atténuation des risques et de l'implantation des stratégies de gestion des risques.

Lors de nos discussions avec le personnel de programme et de l'examen des documents, nous avons constaté que les risques sont pris en compte dans le processus décisionnel relatif à diverses activités, comme l'élaboration d'un plan d'activités, la consultation des intervenants et l'analyse budgétaire et des prévisions. Toutefois, nous n'avons pas été en mesure de trouver des éléments probants indiquant que tous les risques potentiels étaient pris en compte et de déterminer si les stratégies d'atténuation de ces risques étaient suffisantes pour limiter les risques à un niveau tolérable. Nous n'avons trouvé aucune documentation relative à des décisions fondées sur les risques.

Recommandation 2

Le directeur général de la DGOSF, en partenariat avec les entités qui génèrent des recettes, devrait veiller à ce que des processus formels de gestion des risques pour les flux de rentrées soient créés, puis passés en revue et mis à jour annuellement.

3.4 Contrôle interne

Constatation 3 : Séparation des tâches

Les tâches liées au traitement des paiements provenant du public ne sont pas séparées de façon appropriée.

Un aspect important du contrôle interne est que l'autorisation des transactions, la consignation des transactions et la garde des actifs sont considérées comme des tâches incompatibles.

Lors de l'examen de l'efficacité opérationnelle, nous avons constaté, dans trois des six flux de rentrées, que la personne qui consignait les rentrées avait également la garde matérielle des chèques. Dans certains cas, la même personne était également responsable de la gestion du rapprochement des sommes à recevoir. Dans un cas en particulier, cette personne rapprochait les dossiers des rentrées avec les dossiers des sommes à recevoir.

Bien qu'il y ait un contrôle qui limite les risques par le fait que les chèques doivent être libellés au nom du Ministère ou du Receveur général et qu'il est peu probable qu'ils soient encaissés par quelqu'un d'autre, une séparation appropriée des tâches réduira le risque de perte.

Recommandation 3

Le directeur général de la DGOSF, en partenariat avec les entités qui génèrent des recettes, devrait veiller à ce qu'il y ait une séparation appropriée des tâches des personnes qui ont la garde des actifs (p. ex., des chèques) et des personnes qui consignent par écrit les transactions.

Constatation 4 : Processus d'examen

Il n'y a pas assez d'éléments probants relatifs à des processus d'approbation ou d'examen liés à la gestion des recettes.

Pour qu'un mécanisme de contrôle soit considéré efficace, il faut des éléments probants qui prouvent que le contrôle a eu lieu. En l'absence d'éléments probants, une assurance indépendante ne peut être fournie.

Lors de l'examen de l'efficacité opérationnelle, nous avons constaté que, souvent, les rapports d'examens indépendants n'étaient pas signés par l'examinateur. Bien qu'il y ait eu des éléments probants indiquant qu'un document avait fait l'objet d'un examen (p. ex., des corrections manuelles, des marques de pointage), l'absence d'un paraphe, d'une signature ou d'un cachet faisait que, dans de nombreux cas, il était difficile de déterminer si un contrôle avait bien eu lieu.

Recommandation 4

Le directeur général de la DGOSF, en partenariat avec les entités qui génèrent des recettes, devrait veiller à ce qu'il y ait suffisamment d'éléments probants concernant les processus d'approbation ou d'examen relatifs à la gestion des recettes, comme la signature et la date.

Constatation 5 : Documentation de contrôle

La documentation de contrôle ne vient pas appuyer les processus de gestion des recettes reflétant les pratiques actuelles.

Le Ministère dispose d'une documentation de contrôle pour les six flux de rentrées qui ont été examinés. Cette documentation comprend un exposé de faits, un cadre de contrôle ainsi qu'une lettre de recommandation concernant toute lacune observée. La direction a passé en revue la documentation et en a approuvé le contenu. Ces documents sont une composante essentielle de la préparation à la vérification à venir des états financiers du Ministère.

Lors de l'examen de l'efficacité opérationnelle de certains mécanismes de contrôle, nous avons constaté que la description des activités de contrôle ne reflétait pas fidèlement la pratique actuelle. Le risque que comporte cet écart est que les activités de contrôle peuvent devenir non-alignées au fil du temps lorsque la direction remédie à des lacunes en matière de gestion ou en raison de changements de personnel.

Recommandation 5

Le directeur général de la DGOSF devrait veiller à ce que la documentation de contrôle relative aux processus liés aux recettes soit mise à jour afin de rendre compte de modifications.

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4.0 Annexe A : Critères de vérification détaillés

Critères de vérification détaillés
Gouvernance
  • Il existe une formation, des politiques et des outils communs ou centralisés qui font en sorte que les données relatives aux recettes soient consignées d'une manière cohérente à l'échelle du Ministère.
  • Le SFCA veille à ce que l'établissement des droits à payer soit conforme au cadre législatif.
  • La direction dispose de processus et de structures permettant de s'assurer que les droits à payer sont conformes à ce que prévoit le cadre législatif.
  • La direction dispose de processus et de structures permettant de s'assurer que seuls les frais établis sont utilisés pour facturer des services.
Gestion des risques
  • La direction identifie et surveille les risques liés aux recettes.
Contrôle interne
  • Les recettes relatives aux 6 flux de rentrées sont calculées en accord avec les principes comptables généralement reconnus et sont dûment consignées. Les sous-critères suivants seront appliqués :
  • Traitement des recettes
    • Seuls les frais approuvés sont utilisés.
    • Toutes les recettes valides sont consignées avec exactitude.
    • Les recettes sont consignées au cours de la période dans laquelle elles ont été gagnées.
    • Toutes les corrections valides sont consignées avec exactitude.
    • Les corrections sont consignées dans la période appropriée.
  • Traitement et consignation des rentrées
    • Les rentrées sont consignées au cours de la période (année financière) dans laquelle elles sont reçues.
    • Toutes les données valides sur les rentrées sont consignées avec exactitude en vue de leur traitement.
  • Tenue des données de référence
    • Seules des modifications valides sont apportées aux données de référence.
    • Toutes les modifications valides apportées aux données de référence sont consignées avec exactitude et en temps utile.
    • Les données de référence demeurent pertinentes.
  • Séparation des tâches
    • La séparation des tâches est appropriée.

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5.0 Annexe B : Plan d'action de la gestion

Plan d'action de la gestion
Recommandation
(Page/Section)
Intervention prévue ou élément justifiant l'absence d'intervention à la suite de la recomman-dation Responsable Date d'achè-vement prévue Date d'achè-vement révisée État actuel
1. Le directeur général de la Direction générale des opérations et systèmes financiers (DGOSF), en partenariat avec les entités qui génèrent des recettes, devrait mettre en œuvre et surveiller des politiques pour l'ensemble du Ministère concernant la gestion des recettes, comme des directives sur la séparation des tâches, la comptabilité d'exercice et la constatation des produits. 1) La DGOSF rencontrera les représentants des secteurs de sources de revenues importants afin de partager les résultats de la vérification et de renforcer les relations. Karen Cahill / Deborah Guillas
et les gestionnaires financiers des secteurs
1) Sept 2008    
2) IC a déjà en place une politique financière sur le traitement des revenues, les comptes débiteurs, et les recettes différées. Dans le cadre de l'examen du contenu du site Web du ministère en matière de finances, ces conventions seront mises à jour au besoin. 2) Déc 2008
3) La DGOSF, en consultation avec les secteurs, élaborera une procédure sur la gestion des revenues du ministère. 3) Mar 2009
4) La DGOSF créera un groupe de discussion trimestriel sur la gestion des revenues avec les gestionnaires financiers des secteurs. 4) Oct 2008
5) La DGOSF élargira le champ d'application de sa visite de contrôle annuelle pour y inclure des discussions concernant les contrôles des revenues dans les bureaux régionaux et les secteurs. Chaque secteur de sources de revenues importants sera visité avant la fin de l'année financière. 5) les visites commenceront à l'automne 2008
6) La DGOSF effectuera une revue de chaque mesure de contrôle mise en œuvre par les secteurs pour s'assurer que les nouvelles mesures mises en place sont efficaces. 6) Mar 2009
7) La DGOSF demandera des mises à jour trimestrielles des documents de contrôle interne qui nécessiteront une approbation au niveau de la direction dans laquelle il est déclaré que les contrôles qui ont été conçus fonctionnent comme prévu. 7) Oct 2008
8) La DGOSF intégrera les processus relatifs aux revenues et les contrôles obligatoires dans sa prochaine révision du Cadre de contrôle financier. 8) Mai 2009
2. Le directeur général de la DGOSF, en partenariat avec les entités qui génèrent des recettes, devrait veiller à ce que des processus formels de gestion des risques pour les flux de rentrées soient créés, puis passés en revue et mis à jour annuellement. La DGOSF élaborera, en partenariat avec les secteurs, des stratégies de gestion de risques pour les entités génératrices de revenues. Karen Cahill / Deborah Guillas
et les gestionnaires financiers des secteurs
Mar 2009    
3. Le directeur général de la DGOSF, en partenariat avec les entités qui génèrent des recettes, devrait veiller à ce qu'il y ait une séparation appropriée des tâches des personnes qui ont la garde des actifs (p. ex., des chèques) et des personnes qui consignent par écrit les transactions. 1) La DGOSF élargira le champ d'application de sa visite de contrôle annuelle pour y inclure des discussions concernant les contrôles des revenues dans les bureaux régionaux et les secteurs. Chaque secteur de sources de revenues importants sera visité avant la fin de l'année financière. Karen Cahill / Deborah Guillas
et les gestionnaires financiers des secteurs
1) les visites commenceront à l'automne 2008    
2) La DGOSF demandera des mises à jour trimestrielles des documents de contrôle interne qui nécessiteront une approbation au niveau de la direction dans laquelle il est déclaré que les contrôles qui ont été conçus fonctionnent comme prévu. 2) Oct 2008
3) La DGOSF en collaboration avec les dirigeants des secteurs étudiera la possibilité de mettre en place un programme de surveillance financière trimestrielle des opérations de revenues afin de vérifier la conformité et l'exactitude. 3) Jan 2009
4. Le directeur général de la DGOSF, en partenariat avec les entités qui génèrent des recettes, devrait veiller à ce qu'il y ait suffisamment d'éléments probants concernant les processus d'approbation ou d'examen relatifs à la gestion des recettes, comme la signature et la date. 1) La DGOSF élargira le champ d'application de sa visite de contrôle annuelle pour y inclure des discussions concernant les contrôles des revenues dans les bureaux régionaux et les secteurs. Chaque secteur de sources de revenues importants sera visité avant la fin de l'année financière. Karen Cahill / Deborah Guillas
et les gestionnaires financiers des secteurs
1) les visites commenceront à l'automne 2008    
2) La DGOSF demandera des mises à jour trimestrielles des documents de contrôle interne qui nécessiteront une approbation au niveau de la direction dans laquelle il est déclaré que les contrôles qui ont été conçus fonctionnent comme prévu. 2) Oct 2008
3) La DGOSF élaborera, en collaboration avec les secteurs, une liste de contrôle de paiements de revenues pour assurer la cohérence au ministère. Cette liste sera intégrée à la prochaine version du Cadre de contrôle financier. 3) Fév 2009
5. Le directeur général de la DGOSF devrait veiller à ce que la documentation de contrôle relative aux processus liés aux recettes soit mise à jour afin de rendre compte des modifications. La DGOSF demandera des mises à jour trimestrielles des documents de contrôle interne qui nécessiteront une approbation au niveau de la direction dans laquelle il est déclaré que les contrôles qui ont été conçus fonctionnent comme prévu. Karen Cahill / Deborah Guillas
et les gestionnaires financiers des secteurs
Oct 2008    
Date de modification :