Archivé — Vérification des voyages et de l'accueil

 Direction générale de la vérification et de l'évaluation
Industrie Canada

Août 2008

Recommandé au sous-ministre pour approbation
le 16 septembre 2008 par le CMV
Approuvé par le sous-ministre le 1er octobre 2008


Table des matières


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N.B. Dans cette publication, la forme masculine désigne tant les femmes que les hommes.

No de catalogue Iu4-141/1-2008F-PDF
ISBN 978-1-100-90067-4
60527

Also available in English under the title Audit of Travel and Hospitality.
Version traduite. La version anglaise de ce rapport doit prévaloir en cas d'incohérence.


1.0 Sommaire

1.1 Introduction

Les voyages à Industrie Canada sont régis par la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor entrée en vigueur le 1er octobre 2002. Cette directive prévoit un traitement juste aux fonctionnaires appelés à effectuer des voyages en service commandé ainsi que le remboursement de dépenses raisonnables, par exemple au titre du transport, du logement, des repas et des faux frais.

L'accueil au sein du gouvernement fédéral désigne l'activité au cours de laquelle on offre des rafraîchissements, de la nourriture et parfois un divertissement aux invités de ministères ou d'organismes gouvernementaux. Les règles et principes régissant l'accueil à Industrie Canada sont exposés dans la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor. Cette politique vise à assurer que les activités d'accueil sont organisées de façon appropriée, économique et uniforme afin de faciliter la conduite des affaires du gouvernement ou lorsque la courtoisie l'exige.

La vérification des voyages et de l'accueil avait pour but d'évaluer la pertinence du cadre de contrôle de la gestion des activités de voyage et d'accueil à Industrie Canada et de donner l'assurance que les frais de voyage et d'accueil sont engagés conformément aux politiques et aux directives pertinentes. La présente vérification visait l'ensemble du ministère et portait sur la période allant du 1er avril 2006 au 30 septembre 2007. Au cours de cette période, Industrie Canada a dépensé environ 26,5 millions de dollars (soit quelque 55 000 transactions) au titre des voyages et un million de dollars (soit 4 300 transactions) au titre de l'accueil.

La méthode de vérification comprenait un examen du cadre de contrôle de la gestion en place afin de traiter et de surveiller les activités de voyage et d'accueil à Industrie Canada et d'assurer le respect des politiques du Conseil du Trésor. Des entrevues ainsi que des tests sur un échantillonnage des transactions ont été effectués dans l'ensemble du ministère entre janvier et mars 2008. La vérification des voyages et de l'accueil a été réalisée conformément au Plan de vérification approuvé pour 2007-2008.

1.2 Principales constatations

Dans le cadre de la vérification, nous avons constaté que les échantillons de demandes de remboursement ou de transactions sélectionnés aux fins de vérification étaient généralement conformes à la Directive sur les voyages ou à la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor, notamment en ce qui a trait aux critères de vérification suivants : utilisation exacte des taux quotidiens établis par le Conseil du Trésor pour les indemnités de repas et le kilométrage, justification appropriée à l'appui des voyages, justification appropriée des activités d'accueil, dépenses d'accueil pour certains repas conformes au montant maximum établi par personne, et reçus complets et détaillés joints aux formulaires de demande de remboursement des frais d'accueil.

La vérification a donné lieu aux quatre grandes constatations énoncées ci-après.

1.2.1 Gouvernance

  1. Les lignes directrices, outils et mécanismes de communication d'Industrie Canada concernant les activités de voyage et d'accueil diffèrent d'un secteur à l'autre du ministère, ce qui donne lieu à des cas de non-conformité aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor.

1.2.2 Contrôle

  1. Les frais d'accueil payés au moyen d'une carte d'achat ne sont pas examinés conformément à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
  2. Certains frais de voyage et d'accueil n'avaient pas obtenu l'autorisation préalable appropriée requise en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, de la Directive sur les voyages et de la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor, ou les approbations n'étaient pas datées, de sorte qu'il était impossible de déterminer si une approbation préalable adéquate avait été obtenue.
  3. Certains frais de voyage et d'accueil n'étaient pas approuvés aux fins de paiement par la personne investie du pouvoir délégué approprié, comme le requiert l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, ou les approbations n'étaient pas datées.

1.3 Recommandations

1.3.1 Gouvernance

1. Le directeur général des Opérations et systèmes financiers devrait mettre en œuvre des lignes directrices, outils et mécanismes de communication uniformes sur les voyages et l'accueil dans l'ensemble du ministère, et en surveiller l'utilisation.

1.3.2 Contrôle

2. Le directeur général des Opérations et systèmes financiers devrait s'assurer que les frais d'accueil payés au moyen d'une carte d'achat sont vérifiés conformément à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

3. Le directeur général des Opérations et systèmes financiers devrait s'assurer que les lignes directrices d'Industrie Canada relatives aux voyages et à l'accueil reflètent la politique et les exigences législatives ayant trait à l'autorisation de ces transactions, y compris la nécessité de dater la signature connexe et de s'assurer que le signataire s'est vu déléguer les pouvoirs requis.

4.1 Le directeur général des Opérations et systèmes financiers devrait amorcer un examen ministériel des cartes de signature afin de s'assurer qu'elles sont à jour et classées de façon à faciliter la vérification des pouvoirs délégués pour les frais de voyage et d'accueil sur une base continue.

4.2 Le directeur général des Opérations et systèmes financiers devrait s'assurer que toutes les demandes de remboursement des frais de voyage et d'accueil sont datées et approuvées de façon adéquate conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

1.4 Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, les procédures de vérification suivies et les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour appuyer l'exactitude de l'opinion énoncée dans ce rapport. Cette opinion se fonde sur une comparaison des conditions qui existent au moment où on a mené la vérification, par rapport aux critères de vérification préétablis. Cette opinion vise uniquement les entités examinées et la portée décrite dans le présent rapport.

1.5 Opinion de vérification

À mon avis, Industrie Canada doit apporter des améliorations aux processus de gouvernance et de contrôle des frais de voyage et d'accueil.

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Richard Willan
Dirigeant principal de la vérification par intérim, Industrie Canada
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Date

2.0 À propos de la vérification

2.1 Contexte

Les voyages et les activités d'accueil du gouvernement suscitent un intérêt soutenu de la part du public et des médias. Le public veut obtenir l'assurance que les deniers publics sont dépensés judicieusement, ce qui requiert un examen minutieux et une surveillance vigilante de ces types de dépenses afin d'assurer que les fonds publics sont gérés avec une prudence et une probité adéquates.

Les règles et principes régissant les voyages sont énoncés dans la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, qui est entrée en vigueur le 1er octobre 2002. Cette directive prévoit un traitement juste aux fonctionnaires appelés à effectuer des voyages en service commandé ainsi que le remboursement de dépenses raisonnables, par exemple au titre du transport, du logement, des repas et des faux frais.

L'accueil au sein du gouvernement fédéral désigne l'activité au cours de laquelle on offre des rafraîchissements, de la nourriture et parfois un divertissement aux invités de ministères et d'organismes gouvernementaux. Les règles et principes régissant l'accueil à Industrie Canada sont exposés dans la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor. Cette politique vise à assurer que les activités d'accueil sont organisées de façon appropriée, économique et uniforme afin de faciliter la conduite des affaires du gouvernement ou lorsque la courtoisie l'exige.

Par souci de transparence relativement aux frais de voyage et d'accueil, il a été demandé aux ministères de divulguer les frais de voyage et d'accueil de certains hauts fonctionnaires à partir de décembre 2003. Les ministères devaient notamment afficher sur des sites Web accessibles, en temps opportun, les frais de voyage et d'accueil des ministres, des secrétaires parlementaires et de leur personnel exonéré, ainsi que des sous-ministres et d'autres employés de niveau supérieur.

La présente vérification a été effectuée conformément au Plan de vérification d'Industrie Canada pour 2007-2008 tel qu'approuvé par le Comité ministériel de vérification. L'évaluation des risques pour les activités de voyage et d'accueil ont pris en considération le caractère substantiel des dépenses, la complexité de l'environnement législatif /politique et les contrôles internes s'y rattachant. 

2.2 Objectifs de la vérification

Les objectifs de la vérification étaient les suivants :

  • évaluer la pertinence du cadre de contrôle de la gestion des activités de voyage et d'accueil;
  • donner l'assurance que les frais de voyage et d'accueil sont conformes aux politiques et aux directives pertinentes.

Ces objectifs nous permettent de rendre compte de l'efficacité des pratiques ayant trait au risque, à la gouvernance et au contrôle des frais de voyage et d'accueil dans l'ensemble du ministère.

2.3 Portée de la vérification

La vérification des activités de voyage et d'accueil visait l'ensemble du ministère et portait sur les transactions pour tout l'exercice 2006-2007 jusqu'au plus récent trimestre terminé de l'exercice 2007-2008 (se terminant le 30 septembre 2007). Au cours de cette période, Industrie Canada a dépensé environ 26,5 millions de dollars au titre des voyages, ce qui représente environ 55 000 transactions, et un million de dollars au titre des activités d'accueil, soit environ 4 300 transactions.

2.4 Méthode

Conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, des critères de vérification ont été élaborés et un lien a été établi avec chaque objectif de vérification dans les catégories du contrôle interne, de la gouvernance et de la gestion du risque. L'annexe A du présent rapport renferme les critères détaillés de la vérification.

2.4.1 Approche de la vérification

Des entrevues ainsi que des tests sur un échantillonnage des transactions ont été effectués dans des unités fonctionnelles et des régions sélectionnées ainsi qu'à l'Administration centrale d'Industrie Canada pour la période allant de janvier à mars 2008. L'équipe de vérification a mené à bien les activités suivantes pour s'acquitter de cet engagement :

  • examen de la Directive sur les voyages et de la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor;
  • examen des lignes directrices d'Industrie Canada et des documents relatifs à la mise en œuvre des exigences du Conseil du Trésor en ce qui a trait aux voyages et aux activités d'accueil;
  • tenue d'activités de planification, c'est-à-dire recensement et documentation des cadres de contrôle de la gestion des activités de voyage et d'accueil comprenant une évaluation du risque, ce qui a donné lieu à la rédaction d'un document sur la planification de la vérification décrivant l'ensemble des frais de voyage et d'accueil dans tout le ministère et exposant l'approche proposée pour la vérification, les critères de vérification, le plan d'échantillonnage et le programme de vérification;
  • tenue d'entrevues et prise de renseignements auprès de certains membres sélectionnés du personnel des Finances et de l'Administration, de voyageurs, d'organisateurs ainsi que de gestionnaires et d'administrateurs de centres de responsabilité, afin d'obtenir des renseignements sur leur rôle dans les processus relatifs aux activités de voyage et d'accueil;
  • analyse des programmes de surveillance en place dans l'ensemble du ministère relativement aux activités de voyage et d'accueil;
  • tests effectués sur un échantillonnage détaillé de transactions ayant trait aux frais de voyage et d'accueil;
  • communication d'information aux principaux intervenants des unités fonctionnelles et des régions ainsi que de l'Administration centrale quant aux résultats préliminaires de la vérification.

2.4.2 Échantillonnage

Voyages

Trois cents (300) demandes de remboursement des frais de voyage sur un total d'environ 55 000 transactions de voyage ont fait l'objet d'un examen détaillé. L'échantillon comprenait 96 transactions sélectionnées au hasard et un échantillon discrétionnaire de 204 transactions retenues afin d'assurer que les transactions de voyage à risque élevéNote 1 étaient bien représentées.

Accueil

Cent soixante-treize (173) demandes de remboursement des frais d'accueil sur un total d'environ 4 300 transactions ont fait l'objet d'un examen détaillé. L'échantillon comprenait 94 transactions sélectionnées au hasard et un échantillon discrétionnaire de 79 transactions retenues afin d'assurer une couverture adéquate des frais d'accueil dans notre contrôle par sondage.

3.0 Constatations et recommandations

3.1 Introduction

Les sections qui suivent renferment les constatations détaillées issues de la vérification des voyages et de l'accueil effectuée dans l'ensemble du ministère. Ces constatations reposent sur les preuves et l'analyse de la vérification détaillée qui a été effectuée. En plus des constatations présentées ci-après, les observations et conditions de nature ponctuelle, de peu d'importance et à faible risque ont été communiquées aux gestionnaires aux fins d'examen.

3.2 Gouvernance

Constatation 1 : Manque d'uniformité dans les lignes directrices et les communications

Les lignes directrices, outils et mécanismes de communication d'Industrie Canada concernant les activités de voyage et d'accueil diffèrent d'un secteur à l'autre du ministère, ce qui donne lieu à des cas de non-conformité aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor.

Les guides et outils formels sur les activités de voyage et d'accueil, y compris les formulaires de demande de remboursement et les modèles, varient d'un secteur à l'autre d'Industrie Canada. En l'absence de lignes directrices ministérielles exhaustives et uniformes, les secteurs et les régions ont élaboré leur propre infrastructure et leurs propres outils pour répondre à leurs besoins et ce, souvent sans l'engagement ou l'approbation du Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA). Il existe donc un ensemble de procédures et de processus différents pour ces dépenses qui pourraient avoir une incidence sur la conformité d'Industrie Canada aux politiques et directives du Conseil du Trésor.

En raison du manque d'uniformité dans les lignes directrices, le personnel ne loge pas toujours dans un hôtel figurant dans le Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ce qui contrevient à la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor. Ce constat est appuyé par les 61 voyageurs (20 %) dont la demande de remboursement a été examinée et qui n'avaient pas consulté le répertoire. Nous avons également constaté qu'il n'existe pas de lignes directrices uniformes afin de déterminer si les participants aux activités devraient signer l'approbation en vertu de l'article 34 pour les paiements des frais d'accueil connexes à ces événements.

Recommandation 1

Le directeur général des Opérations et systèmes financiers devrait mettre en œuvre des lignes directrices, outils et mécanismes de communication uniformes sur les voyages et l'accueil dans l'ensemble du ministère, et en surveiller l'utilisation.

3.3 Contrôle interne

Constatation 2 : Non-vérification des frais d'accueil payés au moyen des cartes d'achat

Les frais d'accueil payés au moyen d'une carte d'achat ne sont pas examinés conformément à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Il incombe en premier lieu aux gestionnaires de centre de responsabilité d'Industrie Canada de vérifier les comptes individuels, y compris les frais de voyage et d'accueil. Ces derniers ont le pouvoir requis pour confirmer et certifier le bien-fondé de la demande en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). En ce qui a trait aux frais de voyage et d'accueil, des éléments précis de chaque demande de remboursement font généralement l'objet d'un examen détaillé dans le cadre du processus d'autorisation et d'approbation entrepris par la personne investie du pouvoir délégué en vertu de l'article 33 de la LGFP.

Nous avons constaté (comme dans une vérification interne des cartes d'achat effectuée récemment à Industrie Canada) que les frais d'accueil payés au moyen d'une carte d'achat ne font pas systématiquement l'objet d'une vérification telle que prévu en vertu de l'article 33. En raison de ce manque de vérification continue de la part de la Direction de la gestion des finances et du matériel (DGFM), certaines demandes de remboursement renfermaient des documents justificatifs incomplets ou n'étaient pas étayées par les documents justificatifs requis.

Recommandation 2

Le directeur général des Opérations et systèmes financiers devrait s'assurer que les frais d'accueil payés au moyen d'une carte d'achat sont vérifiés conformément à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Constatation 3 : Insuffisance des autorisations préalables des frais de voyage et d'accueil

Certains frais de voyage et d'accueil n'avaient pas obtenu l'autorisation préalable appropriée requise en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, de la Directive sur les voyages et de la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor, ou les approbations n'étaient pas datées, de sorte qu'il était impossible de déterminer si une approbation préalable adéquate avait été obtenue.

Voyages

Tous les voyages en service commandé doivent être autorisés par écrit et à l'avance afin d'assurer que toutes les dispositions en matière de voyage sont conformes à la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor. Or, après avoir vérifié les transactions de l'échantillon, nous avons constaté que certaines demandes de remboursement ne renfermaient pas de preuve suffisante d'autorisation préalable appropriée. Ainsi :

  • 17 des 187 (9 %) demandes de remboursement de frais de voyage accompagnées d'un formulaire d'autorisation préalable de voyager ou d'un document similaire ne fournissaient pas la preuve qu'une autorisation préalable avait été obtenue en vertu de l'article 32 de la LGFPNote 2.
  • Sur les 170 demandes de remboursement restantes pour lesquelles l'existence d'une autorisation préalable de voyager a été démontrée, 10 (6 %) ne renfermaient aucune date confirmant que l'approbation avait été donnée avant le voyage.
  • Sur les 160 demandes de remboursement renfermant une date d'autorisation préalable de voyager, 15 (9 %) faisaient état d'une date postérieure au voyage. À l'instar des demandes de remboursement ne renfermant aucune preuve d'autorisation préalable, ces demandes démontrent qu'aucune approbation préalable n'avait été obtenue pour ces transactions.

Les résultats susmentionnés visaient les régions et les secteurs de tout le ministère qui ont fait l'objet de la vérification. Il faut toutefois souligner que nous n'avons constaté que des exceptions mineures à ce chapitre pour certaines entités contrôlées.

Le défaut d'obtenir l'autorisation préalable de voyager adéquate est une infraction à la LGFP et à la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, et Industrie Canada pourrait payer des frais de voyage inappropriés. Bien que nous n'ayons pas recensé de cause unique dans les cas d'autorisation préalable insuffisante, on les attribue surtout aux attentes variables créées par l'utilisation de diverses lignes directrices par les régions, les secteurs et les entités en ce qui a trait à l'approbation préalable des frais de voyage.

Accueil

En vertu de la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor, les ministères doivent autoriser les activités d'accueil et déterminer si elles sont nécessaires, et s'assurer que tous les frais d'accueil respectent la politique. Par conséquent, les activités d'accueil doivent être autorisées par écrit et à l'avance afin d'assurer que toutes les dispositions en matière d'accueil sont conformes à la Politique sur l'accueil.

Après avoir vérifié les transactions de l'échantillon, nous avons constaté que les frais d'accueil de l'échantillon n'étaient pas assortis d'une preuve suffisante d'autorisation préalable appropriée. Ainsi :

  • 9 des 173 (5 %) demandes de remboursement des frais d'accueil ne renfermaient pas de preuve d'approbation préalable en vertu de l'article 32 de la LGFP, que ce soit par un formulaire d'approbation préalable, une autorisation générale d'accueil ou un plan d'activités d'accueil approuvé.
  • Sur les 164 demandes pour lesquelles une autorisation préalable avait été obtenue, 11 (7 %) ne renfermaient aucune date confirmant que l'autorisation préalable avait été obtenue avant la tenue de l'activité.
  • Sur les 153 approbations préalables renfermant une date, cette date était postérieure à la tenue de l'activité dans 8 cas (5 %). À l'instar des demandes de remboursement sans preuve d'approbation préalable, les demandes renfermant une date postérieure à l'activité indiquent qu'aucune approbation préalable n'avait été obtenue pour ces transactions.
  • Sur les 164 demandes pour lesquelles une preuve d'approbation préalable figurait au dossier, 8 (5 %) avaient été autorisées par une personne n'ayant pas le pouvoir délégué pour le centre de fonds applicable au cours de la période visée — comme on l'a constaté en vérifiant la carte de signature actuelle de la personne ayant le pouvoir délégué. Nous avons également noté dans certaines entités que les cartes de signature étaient périmées, ce qui pourrait entraîner des erreurs dans les registres officiels des pouvoirs délégués.

Les résultats susmentionnés visaient les régions et les secteurs de tout le ministère qui ont fait l'objet de la vérification. Il faut toutefois souligner que nous n'avons constaté que des exceptions mineures à ce chapitre pour certaines entités contrôlées. Bien que nous n'ayons pas recensé de cause unique dans les cas d'autorisation préalable insuffisante, ils peuvent être attribuables à l'utilisation de diverses lignes directrices par les régions, les secteurs et les entités en ce qui a trait aux activités d'accueil (voir la constatation 1 ci-dessus).

Recommandation 3

Le directeur général des Opérations et systèmes financiers devrait s'assurer que les lignes directrices d'Industrie Canada relatives aux voyages et à l'accueil reflètent la politique et les exigences législatives ayant trait à l'autorisation de ces transactions, y compris la nécessité de dater la signature connexe et de s'assurer que le signataire s'est vu déléguer les pouvoirs requis.

Constatation 4 : Approbation insuffisante des paiements

Certains frais de voyage et d'accueil n'étaient pas approuvés aux fins de paiement par la personne investie du pouvoir délégué approprié, comme le requiert l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, ou les approbations n'étaient pas datées.

En vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, le processus de gestion des dépenses doit comprendre la vérification des comptes. La responsabilité de ce processus et de l'approbation des dépenses relève en bout de ligne des agents investis officiellement du pouvoir délégué en vertu de l'article 34 de la LGFP.

Voyages

Selon les résultats de la vérification des transactions échantillonnées, nous avons constaté que certaines demandes de remboursement des frais de voyage ne renfermaient pas de preuve suffisante d'approbation appropriée de paiement. Ainsi :

  • Dans 5 des 300 (2 %) transactions, aucune preuve d'autorisation en vertu de l'article 34 de la LGFP ne figurait sur le formulaire de demande de remboursement.
  • Dans 34 des 295 (12 %) demandes de remboursement restantes renfermant une preuve d'autorisation en vertu de l'article 34, on n'a trouvé aucune date correspondante confirmant que la personne était investie du pouvoir délégué pour la période précisée.
  • 12 des 261 (5 %) demandes de remboursement restantes étaient autorisées par une personne ne pouvant faire la preuve de son pouvoir délégué sur le centre de fonds au cours de la période visée.

Les résultats susmentionnés visaient les régions et les secteurs de tout le ministère qui ont fait l'objet de la vérification. Il faut toutefois souligner que nous n'avons constaté que des exceptions mineures à ce chapitre pour certaines entités contrôlées.

Le défaut d'autoriser comme il se doit le paiement des frais de voyage constitue une infraction à la LGFP et pourrait entraîner le paiement ou le remboursement inapproprié des frais de voyage ministériels. Bien que nous n'ayons pas recensé de cause unique pour les résultats obtenus, on les attribue principalement à l'absence de lignes directrices et de formulaires clairs et uniformes sur l'indication d'une date et la vérification de l'autorisation adéquate des frais de voyage.

Accueil

Selon les résultats des tests effectués sur des transactions échantillonnées, nous avons constaté que certaines demandes de remboursement des frais d'accueil ne renfermaient pas de preuve suffisante d'approbation appropriée de paiement. Ainsi :

  • 46 des 173 (27 %) demandes de remboursement des frais d'accueil de l'échantillonnage ne renfermaient pas de date documentée correspondant à l'approbation en vertu de l'article 34 de la LGFP pour confirmer que la personne avait été investie du pouvoir délégué pour la période visée.
  • Dans 12 des 173 (7 %) transactions d'accueil de l'échantillonnage, la personne ayant approuvé la transaction (en vertu de l'article 34 de la LGFP) ne pouvait démontrer qu'elle était investie du pouvoir délégué sur le centre de fonds au cours de la période visée.

Les résultats susmentionnés visaient les régions et les secteurs de tout le ministère qui ont fait l'objet de la vérification. Il faut toutefois souligner que nous n'avons constaté que des exceptions mineures à ce chapitre pour certaines entités contrôlées.

Comme le démontrent les résultats susmentionnés, les pouvoirs délégués en vertu de l'article 34 de la LGFP ne sont pas systématiquement accompagnés des dates faisant foi de la délégation des pouvoirs et, dans certains cas, les modèles utilisés pour approuver les frais d'accueil ne renfermaient pas d'espace permettant d'inscrire la date de la signature. Par conséquent, le ministère n'est pas en mesure de s'assurer que les des frais d'accueil sont dûment autorisés pour paiement, comme l'exige la LGFP. Cette situation est en grande partie attribuable aux attentes différentes qui ont été créées en utilisant des lignes directrices et des modèles variés dans les divers secteurs et régions pour le paiement des frais d'accueil.

Recommandation 4.1

Le directeur général des Opérations et systèmes financiers devrait amorcer un examen ministériel des cartes de signature afin de s'assurer qu'elles sont à jour et classées de façon à faciliter la vérification des pouvoirs délégués pour les frais de voyage et d'accueil sur une base continue.

Recommandation 4.2

Le directeur général des Opérations et systèmes financiers devrait s'assurer que toutes les demandes de remboursement des frais de voyage et d'accueil sont datées et approuvées de façon adéquate conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

3.4 Risque

Dans l'ensemble, les processus, procédures et lignes directrices en place permettent de gérer le risque de façon adéquate. Aucune question majeure ayant trait à la gestion du risque n'a été soulevée dans le cadre de la vérification.

Annexe A : Critères de vérification détaillés

Objectif  de la vérification

Évaluer la pertinence du cadre de contrôle de la gestion des activités de voyage et d'accueil et donner l'assurance que les frais de voyage et d'accueil sont conformes aux politiques et aux directives pertinentes.

Objectif  de la vérification — Partie 1

Évaluer la pertinence du cadre de contrôle de la gestion des activités de voyage et d'accueil.

Critères de vérification :

  • Les politiques d'Industrie Canada en matière de voyages et d'accueil sont claires et conformes aux politiques et directives du Conseil du Trésor. (contrôle interne)
  • Les rôles et responsabilités, y compris le cadre d'autorisation d'Industrie Canada pour les voyages et l'accueil, sont définis de façon claire et adéquate. (gouvernance et contrôle interne)
  • Les communications et la formation ayant trait aux voyages et à l'accueil sont claires, uniformes et suffisantes pour faire en sorte que tous les intervenants soient pleinement au courant de leurs responsabilités. (gouvernance, contrôle interne)
  • Les pratiques de surveillance et les méthodes de contrôle sont adéquates, de façon à assurer la conformité aux politiques et directives sur les voyages et l'accueil. Les risques sont déterminés, évalués et gérés. (gouvernance, gestion du risque, contrôle interne)
  • Les systèmes de traitement des données sur les voyages et l'accueil sont utilisés pour répondre aux besoins en matière de gestion et d'information sur l'organisation — y compris les exigences en matière de divulgation proactive (gouvernance, contrôle interne)

Objectif de la vérification — Partie 2

Donner l'assurance que les frais de voyage et d'accueil sont conformes aux politiques et aux directives pertinentes.

Critères de vérification :

  • Les frais de voyage et d'accueil sont autorisés au préalable afin d'assurer que ces frais sont engagés conformément aux politiques du Conseil du Trésor et d'Industrie Canada. (gestion du risque, contrôle interne)
  • Les demandes de remboursement des frais de voyage et d'accueil sont suffisamment détaillées pour que les gestionnaires puissent approuver les dépenses en vertu de l'article 34 de la LGFP et que le personnel des finances puisse vérifier les comptes en vertu de l'article 33 de la LGFP. (gestion du risque, contrôle interne)
  • Les dépenses engagées pour les voyages et l'accueil sont conformes à la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, aux autorisations spéciales de voyager et à la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor ainsi qu'aux politiques d'Industrie Canada et représentent une bonne valeur pour l'État. (contrôle interne)
  • Tous les frais de voyage et d'accueil pour certains fonctionnaires du ministère, y compris les sous-ministres et les hauts fonctionnaires, sont publiés dans le site Web d'Industrie Canada. (contrôle interne)

Annexe B : Plan d'action de la gestion

Plan d'action de la gestion
Recommandation (page et section) Mesure proposée ou explication de l'absence de mesure pour donner suite à la recommandation Agent responsable Date d'achève-ment visée Date d'achève-ment révisée Statut
Le directeur général des Opérations et systèmes financiers devrait mettre en œuvre des lignes directrices, outils et mécanismes de communication sur les voyages et l'accueil uniformes dans l'ensemble du ministère, et en surveiller l'utilisation.
  • La direction générale des Opérations et systèmes financiers a déjà avisé les agents financiers dans les secteurs de l'utilisation obligatoire du répertoire des hôtels, ce qui permet de réduire la confusion. 
  • La direction générale des Opérations et systèmes financiers donne également des séances de sensibilisation sur la divulgation proactive afin de réduire le risque d'activités non déclarées.
  • La direction générale des Opérations et systèmes financiers renforcera son encadrement en matière de voyages et d'accueil et communiquera des nouvelles à ce chapitre par l'entremise de mises à jour de son site Web, des communiqués trimestriels du SCA, des conférences téléphoniques mensuelles des agents financiers/SCA et de la conférence d‘hiver sur les finances.  
  • La direction générale des Opérations et systèmes financiers modifiera les formulaires de demandes de remboursement des frais de voyage pour assurer une utilisation et une compréhension uniformes du formulaire type d'IC utilisé pour les demandes de remboursement des frais de voyage.
  • La direction générale des Opérations et systèmes financiers modifiera le formulaire de demande de remboursement des frais d'accueil pour faire en sorte qu'il prévoie l'autorisation préalable et non seulement les demandes de remboursement.
  • La direction générale des Opérations et systèmes financiers examinera les formules passe-partout en matière de voyages et d'accueil et s'assurera que le processus est conforme aux politiques du SCT.
  • La mise en œuvre du Cadre de contrôle financier (CCF) dans l'ensemble du ministère (juin 2008) facilitera les processus de surveillance qui sont identifiés comme nécessaires dans le CCF. Le directeur général des Opérations et systèmes financiers rencontrera tous les secteurs pour expliquer les exigences liées à la surveillance et aux activités financières dans le CCF.  Le personnel de la direction de la gestion des finances et du matériel (DGFM) sera avisé de ses responsabilités relativement à la vérification.
  • L'Agent Principal des Finances a récemment avisé par courriel tous les cadres de l'obligation d'utiliser la carte de voyage AMEX lors de voyage d'affaires.
Karen Cahill / Deborah Guillas Jan 2009    
Le directeur général des Opérations et systèmes financiers devrait s'assurer que les frais d'accueil payés au moyen d'une carte d'achat sont vérifiés conformément à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
  • En utilisant une approche par étapes, la direction générale des Opérations et systèmes financiers se dirige vers un examen mensuel de 100 % des transactions liées aux dépenses d'accueil effectuées au moyen d'une carte d'achat. Ceci a débuté avec P-03 en 2008-2009.
Karen Cahill / Deborah Guillas Jan 2009    
Le directeur général des Opérations et systèmes financiers devrait s'assurer que les lignes directrices d'Industrie Canada relatives aux voyages et à l'accueil reflètent la politique et les exigences législatives ayant trait à l'autorisation de ces transactions, y compris la nécessité de dater la signature connexe et de s'assurer que le signataire s'est vu déléguer les pouvoirs requis.
  • La direction générale des Opérations et systèmes financiers a déjà avisé les agents financiers dans les secteurs de l'utilisation obligatoire du répertoire des hôtels, ce qui permet de réduire la confusion. 
  • La direction générale des Opérations et systèmes financiers renforcera son encadrement en matière de voyages et d'accueil et communiquera des nouvelles à ce chapitre par l'entremise de mises à jour de son site Web, les communiqués trimestriels du SCA, les conférences téléphoniques mensuelles des agents financiers/SCA et la conférence d‘hiver sur les finances.  
  • La direction générale des Opérations et systèmes financiers modifiera les formulaires de demandes de rembour-sement des frais de voyage pour assurer une utilisation et une compréhension uniformes du formulaire type d'IC utilisé pour les demandes de remboursement des frais de voyage.
  • La direction générale des Opérations et systèmes financiers modifiera le formulaire de demande de rembour-sement des frais d'accueil pour faire en sorte qu'il prévoie l'autorisation préalable et non seulement les demandes de remboursement.
  • La direction générale des Opérations et systèmes financiers examinera les formules passe-partout en matière de voyages et d'accueil et s'assurera que le processus est conforme aux politiques du SCT.
  • La mise en œuvre du Cadre de contrôle financier (CCF) dans l'ensemble du ministère (juin 2008), y compris la DGFM, facilitera les processus de surveillance qui sont identifiés comme nécessaires dans le CCF.
Karen Cahill / Deborah Guillas Jan 2009    
Le directeur général des Opérations et systèmes financiers devrait amorcer un examen ministériel des cartes de signature afin de s'assurer qu'elles sont à jour et classées de façon à faciliter la vérification des pouvoirs délégués pour les frais de voyage et d'accueil sur une base continue.
  • Bon nombre de régions effectuent déjà un examen des cartes de spécimen de signature annuellement. Toutefois, La direction générale des Opérations et systèmes financiers entamera un examen des cartes de spécimen de signature obligatoire à l'échelle du Ministère à compter de septembre 2008 et qui se terminera le 31 octobre 2008. Des instructions pour maintenir des dossiers à jour et exacts et les classer de façon qui facilite la vérification des pouvoirs délégués en matière de dépenses reliées aux voyages et à l'accueil (ou aux dépenses de fonctionnement et entretien) en permanence seront fournies aux secteurs.
Karen Cahill / Deborah Guillas 31 oct 2008    
Le directeur général des Opérations et systèmes financiers devrait s'assurer que toutes les demandes de remboursement des frais de voyage et d'accueil sont datées et approuvées de façon adéquate conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
  • La direction générale des Opérations et systèmes financiers renforcera ses directives relatives aux voyages et à l'accueil et dans le cadre de ce processus, communiquera la nécessité de dater et d'approuver adéquatement en vertu des articles 33 et 34 toutes les demandes de remboursement de frais de voyage et d'accueil, à la communauté des agents administratifs et des agents financiers à l'administration centrale, dans les régions et les secteurs.  De plus, la direction générale des Opérations et systèmes financiers continuera de communiquer les exigences du CCF comme par exemple, la liste de vérification de l'assurance de la qualité qui assure que toutes les pièces d'appuis et les étapes nécessaires sont effectuées avant le paiement final.
Karen Cahill / Deborah Guillas Jan 2009    

Notes en bas de page

  1. 1 99 demandes de remboursement des frais de voyage étaient visées par une autorisation générale de voyager et aucun enjeu important n'a été soulevé, et les 14 autres demandes de remboursement faisaient l'objet d'une autorisation spéciale de voyager du Conseil du Trésor et n'étaient donc pas visées par les exigences en matière d'autorisation préalable. (retour à la référence de note en bas de page 1)
  2. 2 99 demandes de remboursement des frais de voyage étaient visées par une autorisation générale de voyager et aucun enjeu important n'a été soulevé, et les 14 autres demandes de remboursement faisaient l'objet d'une autorisation spéciale de voyager du Conseil du Trésor et n'étaient donc pas visées par les exigences en matière d'autorisation préalable. (retour à la référence de note en bas de page 2)
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