Archivé — Rapport final de suivi de la gestion des systèmes de bâtiment du Centre de recherches sur les communications (CRC) (avril 2006)

Juin 2009

Recommendé le 8 juillet 2009 par le Comité ministérielle de vérification pour l'approbation du sous-ministre
Approuvé par le sous-ministre le 22 juillet 2009

Table des matières


1.0 Sommaire

1.1 Introduction

Le suivi de la vérification de la gestion des systèmes de bâtiment du Centre de recherches sur les communications (CRC) a été effectué conformément au plan de vérification axé sur les risques de 2008-2009 de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) qui avait été recommandé par le Comité ministériel de vérification (CMV) et approuvé par le sous-ministre.

Le suivi avait pour objectif d'assurer que la direction avait bel et bien mis en œuvre les mesures découlant des recommandations énoncées dans le Rapport de vérification de la gestion des systèmes de bâtiment du CRC d'avril 2006.

La vérification menée en avril 2006 avait pour objectif de déterminer si les processus de gestion et opérationnels en place liés aux biens immobiliers au CRC appuyaient efficacement les objectifs organisationnels, ainsi que la santé et la sécurité des employés, conformément aux autorités existantes.

Lors de la vérification de 2006, on a évalué la pertinence du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) en matière de biens immobiliers établi pour le CRC par rapport à l'évaluation des risques dans les biens immobiliers de l'organisme (p. ex., en inspectant les bâtiments aux installations de Shirleys Bay).

La vérification de 2006 a conclu à l'absence de cadre de gestion fondamental pour les biens immobiliers qui a contribué aux failles observées. Une fois en place, ce cadre assurerait que les ressources et les données nécessaires pour gérer la propriété immobilière d'une manière plus efficiente et efficace seront immédiatement disponibles aux fins de prise de décisions en matière de gestion. Les gestionnaires du CRC ont indiqué que la situation d'alors était le résultat direct de pressions financières prolongées. Le rapport de vérification de 2006 renfermait huit recommandations (se reporter à l'annexe A pour obtenir de plus amples détails), qui portaient sur les problèmes touchant l'exercice de répartition des coûts, le processus de planification et de budgétisation, la fonction de gestion, le processus de planification des immobilisations, la responsabilisation, la Politique du SCT sur la gestion des biens immobiliers et l'établissement des coûts des programmes scientifiques et des locataires.

L'Examen du CRC, entrepris en 2008-2009 à la demande de la haute direction, portait sur quatre éléments se rapportant au mandat du CRC : la recherche-développement axée sur le client, la recherche-développement de base, la gouvernance et les opérations du campus (qui sont responsables des biens immobiliers du campus). Un Plan d'action de la direction a été établi pour donner suite aux recommandations énoncées dans l'Examen du CRC et les résultats ont été présentés au Comité directeur de l'examen du CRC en mai 2009.

1.2 Mesures en cours

Les résultats du suivi indiquent que six des huit (voir annexe A) recommandations ont été mises en œuvre et que les deux suivantes sont encore en cours :

  • Le CRC a demandé plusieurs rapports sur l'état des bâtiments et a recruté un gestionnaire des biens immobiliers. Ce gestionnaire sera tenu d'établir un programme en vue de réaliser des examens, évaluations et rapports réguliers sur les biens immobiliers pour l'ensemble des bâtiments du campus; et
  • Le CRC élabore actuellement un niveau de référence pluriannuel des dépenses en capital à l'appui du plan d'investissement touchant les biens immobiliers du CRC en vue de son inclusion dans le Plan d'immobilisations à long terme (PILT) d'Industrie Canada.

1.3 Conclusion

Le travail de suivi est réalisé comme une mission d'examen et confirme l'état d'avancement des mesures prévues dans le plan d'action de la direction. D'autres mesures de suivi seront décidées à une date ultérieure, à la lumière du récent Examen du CRC.

Champ de saisie de la signature
Bill Merklinger
Dirigeant principal de la vérification, Industrie Canada
Champ de saisie de la date
Date
haut de la page

2.0 À propos du suivi

2.1 Contexte

Le CRC est situé dans l'ouest d'Ottawa, au campus du Centre de recherches de Shirleys Bay — une série d'installations et d'aires d'essais qui couvrent 600 hectares de terre reliée par 13 kilomètres de route. Le CRC partage ce site avec le ministère de la Défense nationale (MDN) et l'Agence spatiale canadienne (ASC). Le campus abrite 157 bâtiments permanents et temporaires, dont l'âge varie de 4 à 55 ans. Les bâtiments servent de laboratoires, de centres d'informatique, de bureaux et de bibliothèques. Par ailleurs, un vaste espace ouvert sert de portée d'antenne utilisée à des fins de recherche et d'essai.

La Direction générale de la vérification et de l'évaluation a effectué un suivi de la Vérification de la gestion des systèmes de bâtiment du Centre de recherches sur les communications (CRC), dont le rapport été déposé et approuvé par le Comité ministériel d'évaluation en avril 2006.

La vérification initiale a conclu à l'absence d'un cadre de gestion fondamental pour les biens immobiliers au CRC qui a contribué aux failles observées. Les gestionnaires du CRC ont indiqué que la situation d'alors était le résultat direct de pressions financières prolongées. Le rapport de vérification de 2006 renfermait huit recommandations qui portaient sur des problèmes touchant l'exercice de répartition des coûts, le processus de planification et de budgétisation, la fonction de gestion, le processus de planification des immobilisations, la responsabilisation, la conformité à la Politique du SCT sur la gestion des biens immobiliers et l'établissement des coûts des programmes scientifiques et des locataires.

L'Examen du CRC, entrepris en 2008-2009 à la demande de la haute direction, portait sur quatre éléments se rapportant au mandat du CRC : la recherche-développement axée sur le client, la recherche-développement de base, la gouvernance et les opérations du campus (qui sont responsables des biens immobiliers du campus). Un Plan d'action de la direction a été établi pour donner suite aux recommandations énoncées dans l'Examen du CRC et les résultats ont été présentés au Comité directeur de l'examen du CRC en mai 2009.

Les résultats du suivi indiquent que six des huit recommandations ont été mises en œuvre (voir l'annexe A) et que deux sont encore en cours. Dans certains cas, le CRC n'a pas abordé les points du plan d'action exactement tels qu'ils étaient présentés, mais a opté pour une approche différente pour en arriver au même résultat demandé.

2.2 Objectif du suivi

Le suivi du rapport de vérification de 2006 avait pour objectif d'assurer que la direction avait bel et bien mis en œuvre les mesures découlant des recommandations énoncées dans le rapport d'avril 2006.

2.3 Portée du suivi

Le suivi portait sur les engagements pris dans le plan d'action de la direction décrits dans le Rapport de vérification de la gestion des systèmes de bâtiment du Centre de recherches sur les communications d'avril 2006.

2.4 Approche et méthode

Le suivi de la gestion des systèmes de bâtiment du CRC a été mené conformément à la Politique fédérale sur la vérification interne. L'approche adoptée prévoyait l'examen de documents (politiques du SCT, processus du CRC), l'entrevue de gestionnaires clés du CRC nommés dans le plan d'action, la vérification du Plan d'immobilisations à long terme d'Industrie Canada en vue de l'inclusion des biens immobilisés du CRC, et la vérification des factures des locataires pour les frais de gestion.

haut de la page

3.0 Mesures en cours

Voici un résumé des mesures de suivi qui n'ont pas été entièrement menées à bien conformément aux mesures de la direction établies par le CRC pour donner suite aux recommandations formulées dans le rapport de vérification de 2006.

3.1 Politique du SCT sur la gestion des biens immobiliers (recommandation 7)

Il est recommandé que le directeur, Direction générale des opérations du campus, établisse un programme pour l'examen, l'évaluation et la production de rapports réguliers sur ses biens immobiliers selon les exigences des politiques du CT en matière de biens immobiliers.

Réponse de la direction

Le CRC est d'accord en principe avec cette recommandation, mais la mise en œuvre dépendrait du financement différentiel. Les politiques du Conseil du Trésor en matière de biens immobiliers reposent sur le concept de gestion du cycle de vie. La gestion du cycle de vie exige une connaissance des conditions actuelles de construction, et l'entretien et la réparation prévus. Le CRC devrait élaborer des systèmes et assigner un personnel pour créer et mettre à jour l'information requise. La conformité à cette recommandation nécessiterait des ressources salariales, ainsi que des dépenses annuelles continues et différentielles pour les services de consultation afin de fournir des rapports de conditions de bâtiment, ainsi que les logiciels et le matériel requis pour un système pour rendre compte des coûts annuels d'entretien et de fonctionnement. Un programme pour examiner, évaluer et rendre compte régulièrement de ses biens immobiliers selon les exigences des politiques du Conseil du Trésor sur les biens immobiliers sera exécuté conformément aux affectations budgétaires.

Évaluation — en cours

Le CRC a demandé plusieurs rapports sur l'état des bâtiments et a recruté un gestionnaire des biens immobiliers. Ce gestionnaire sera tenu d'établir un programme en vue de réaliser des examens, évaluations et rapports réguliers sur les biens immobiliers pour l'ensemble des bâtiments du campus.

Comme on l'indiquait dans le rapport de vérification de 2006, l'établissement de ce programme permettra à la direction du CRC de disposer d'une information adéquate et à jour pour prendre des décisions informées sur des questions touchant à l'immobilier.

3.2 Processus de planification des investissements (recommandation 4)

Il est recommandé que le CRC révise, si nécessaire, les besoins d'immobilisations des biens immobiliers pour inclusion dans le plan provisoire d'immobilisations à long terme d'IC en tant qu'instrument pour atténuer les risques aux biens immobiliers du Ministère à Shirleys Bay. En particulier, l'examen devrait réévaluer :

  • le caractère raisonnable des hypothèses qui sous-tendent la classification des projets d'immobilisations des biens immobiliers financés;
  • les répercussions du programme de biens immobiliers sur les exigences de financement opérationnel du CRC; et
  • s'il est nécessaire d'avoir des stratégies et des plans de gestion de risques plus explicites et proactifs en ce qui concerne les biens immobiliers à Shirleys Bay.

Réponse de la direction

Le CRC est d'accord avec la recommandation et élaborera une réponse appropriée, conforme aux priorités d'IC et à la politique du CT. Le CRC examine ses exigences de planification d'immobilisations afin de les inclure dans le plan d'immobilisations à long terme d'IC. Hypothèses concernant la classification des projets d'immobilisations tels que financés. Les implications du programme d'immobilisations pour les exigences de financement opérationnel du CRC. Déterminer s'il faut des stratégies et des plans de gestion des risques plus explicites et proactifs concernant les biens immobiliers à Shirleys Bay.

Évaluation — en cours

Le CRC soumet ses besoins annuels d'immobilisations des biens immobiliers dans le cadre du plan d'immobilisations à long terme (PILT); toutefois, il finance les projets du PILT à même son budget, puisque les fonds disponibles ne sont pas centralisés. Pour obtenir du financement pour des projets d'investissement, le directeur, Opérations du campus, détermine si des fonds sont disponibles dans le budget du CRC. Si les fonds demandés ne peuvent être fournis par le budget du CRC, le directeur, Opérations du campus, s'adresse au Secteur du spectre, des technologies de l'information et des télécommunications, puis au SFCA, si des fonds d'investissement sont encore requis. Une fois que le budget du CRC a été finalisé au moyen du processus décrit, le directeur, Opérations du campus, s'adresse aux locataires du campus pour leur demander de contribuer aux dépenses d'investissement. Par conséquent, la sélection des projets d'investissement repose sur le financement alloué disponible.

Le CRC élabore un niveau de référence pluriannuel des dépenses en capital pour les opérations du campus et les besoins en matériel scientifique, en tenant compte des fonds qui peuvent être débloqués par le fonds d'infrastructure fédéral.

Comme le mentionnait le rapport de vérification de 2006, les ressources financières limitées exercent une pression sur l'entretien approprié. Par le fait même, il devient nécessaire d'effectuer une affectation soigneuse des ressources entre les projets, les immobilisations et les dépenses administratives.

haut de la page

Annexe A

Tableau 1 : Recommandations de la Vérification de la gestion des systèmes de bâtiment du CRC
Recommandations de la Vérification de la gestion des systèmes de bâtiment du CRC Évaluation de suivi
Menée à bien En cours

Recommandation 1 (Exercice de répartition des coûts)

  • Le CRC a élaboré et mis en œuvre intégralement une méthode pour obtenir et répartir les coûts liés aux dépenses immobilières.
  • Le directeur, Opérations du campus (DOC), a participé aux réunions du Comité de gestion financière (CGF) et a présenté l'analyse de l'établissement des coûts.
X  

Recommandation 2 (Processus de planification et de budgétisation)

  • Les résultats du mécanisme de consultation primitive sont liés au financement du budget du DOC.
  • Des discussions sur les immobilisations sont tenues chaque mois dans le cadre des réunions du CGF.
  • Les vice-présidents peuvent aviser le directeur, Opérations du campus, des répercussions en matière d'infrastructure causées par les changements à leur programme scientifique.
  • Le CRC a examiné la création d'un fonds de réserve d'infrastructure pour payer les modifications ou les réparations d'infrastructure imprévues. Aucun fonds n'a été créé, mais il existe un processus permettant d'avoir accès à de l'argent, au besoin.
X  

Recommandation 3 (Fonction de gestion)

  • Le placement organisationnel de la fonction de directeur des Opérations du campus a été examiné. La décision a été prise de maintenir cette fonction au sein du CRC.
X  

Recommandation 4 (Processus de planification des immobilisations)

  • Le CRC soumet au SFCA ses besoins annuels d'immobilisations des biens immobiliers dans le cadre du plan d'immobilisations à long terme (PILT); toutefois, il finance les projets du PILT à même son budget, puisque les fonds disponibles ne sont pas centralisés.
  • Le CRC élabore un niveau de référence pluriannuel des dépenses en capital pour les opérations du campus et les besoins en matériel scientifique, en tenant compte des fonds qui peuvent être débloqués par le fonds d'infrastructure fédéral.
  X

Recommandations 5 et 6 (Responsabilisation)

  • Les accords de rendement pour le DOC et le gestionnaire, F-E, ont été passés en revue et s'avèrent à jour et en rapport avec les responsabilités actuelles de la Direction générale des opérations du campus.
  • Trois activités clés de la description de travail du gestionnaire, I-BI, se rapportent à la politique du SCT sur la gestion des biens immobiliers (diriger la planification de base correspond à la section 6.1.1 de la Politique, Planifier, élaborer et négocier avec la section 6.1.3, Gestion environnementale avec la section 6.1.11).
  • Le contrôle de l'allocation budgétaire des projets en matière de santé et de sécurité a été transféré au directeur, Direction générale des opérations du campus, conformément à la carte de signature au dossier.
X  
Tableau 2 : Évaluation de la vérification
Évaluation de la vérification Menée à bien En cours

Recommandation 7 (Politique du CT sur la gestion des biens immobiliers)

  • Le CRC a demandé plusieurs rapports sur l'état des bâtiments et a recruté un gestionnaire des biens immobiliers. Ce gestionnaire sera tenu d'établir un programme en vue de réaliser des examens, évaluations et rapports réguliers sur les biens immobiliers pour l'ensemble des bâtiments du campus.
  X

Recommandation 8 (Établissement des coûts des programmes scientifiques et des locataires)

  • La méthode qui consiste à disposer du coût détaillé des programmes scientifiques est complète et un rapport utilisant cette méthode a été produit.
  • Des discussions ont eu lieu avec des organismes locataires concernant l'aspect « gérance » de la gestion du campus de Shirleys Bay.
X  
Date de modification :