Archivé — Vérification du Programme de développement des collectivités

Direction générale de la vérification et de l'évaluation

Janvier 2010

Recommendé le 8 janvier 2010 par le Comité ministérielle de vérification pour l'approbation du sous-ministre

Approuvé par le sous-ministre le 26 janvier 2010

Table des matières

1.0 Sommaire

1.1 Introduction

Le Programme de développement des collectivités (PDC), administré par l'Initiative fédérale de développement économique pour le Nord de l'Ontario (FedNor), appuie le développement économique local et le renforcement des capacités. FedNor, dont le directeur général relève du sous-ministre adjoint des Opérations régionales, travaille avec divers partenaires. L'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario) a été créée en août 2009. Étant donné que certains dossiers examinés dans la présente vérification relèvent de la nouvelle agence, la direction de FedDev Ontario sera informée des résultats de la vérification.

Le Programme de développement des collectivités a pour but d'aider les petites et moyennes entreprises locales des collectivités rurales à répondre à leurs besoins économiques; d'aider les collectivités rurales à élaborer et mettre en œuvre des plans stratégiques communautaires à long terme en vue du développement durable de leur économie locale; et de fournir des ressources aux sociétés d'aide au développement des collectivités (SADC) pour mettre en valeur leur potentiel d'adaptation au changement et de gestion du changement. En Ontario, le Programme est administré par l'intermédiaire d'un réseau de 61 sociétés d'aide au développement des collectivités à but non lucratif regroupées en sept régions géographiques, à savoir l'est, le sud-est, le centre-sud, le sud-ouest, l'ouest, le nord-ouest et le nord-est.

Le Programme offre une aide financière aux petites et moyennes entreprises par l'intermédiaire des sociétés d'aide au développement des collectivités en collaboration avec d'autres partenaires. Les SADC évaluent la situation de leur collectivité et élaborent des stratégies en vue de répondre aux besoins mis en évidence. À partir de cette évaluation, elles offrent une aide aux petites et moyennes entreprises ainsi qu'aux entreprises sociales, en plus de mener des initiatives de développement économique local.

La présente vérification a été menée conformément au plan de vérification axé sur les risques 2008-2009 de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE), dont l'approbation avait été recommandée par le Comité ministériel de vérification et qui a été approuvé par le sous-ministre. Le Programme avait déjà fait l'objet d'une vérification en 2004. La vérification avait pour but de fournir l'assurance que la gestion des paiements de transfert du Programme de développement des collectivités par FedNor était conforme à la législation, aux politiques, aux directives et aux procédures pertinentes. Elle a porté sur les paiements de transfert administrés entre 2007-2008 et jusqu'en juin 2009 de l'exercice courante.

Au cours de la planification de la vérification, la DGVE a effectué une évaluation du risque de l'entité en utilisant les 69 contrôles de gestion de base du Conseil du Trésor, qui s'articulent autour de trois grands axes : gouvernance, contrôle interne et gestion des risques. Chaque mécanisme de contrôle de gestion de base a été classé comme étant élevé, moyen ou faible, et le classement des risques a été utilisé pour établir les critères de la vérification.

1.2 Principales constatations

Le Programme de développement des collectivités est doté d'un cadre de contrôle de gestion bien défini qui aide FedNor à exécuter le Programme, tant au niveau des programmes que des projets. À part quelques exceptions qui sont de peu d'importance relative, en règle générale, il est conforme aux lois, aux règlements et aux politiques. Dans le cadre du programme, des mesures de contrôle clés ont été mises en place pour définir les rôles et responsabilités de tous les participants. Les politiques, lignes directrices et procédures relatives au Programme ont été documentées et fournissent une direction et une orientation aux bénéficiaires et à leurs clients, et le processus de prise de décisions est défini clairement et transparent.

Les agents d'élaboration de programmes (AEP) disposent d'un excellent réseau pour le partage de l'information et la résolution de problèmes. Ils se réunissent régulièrement dans le cadre de réunions formelles et informelles. Pendant ces réunions, ils mettent en commun l'information qui aidera à assurer l'uniformité parmi les SADC et qui facilitera la résolution des problèmes grâce à la participation collective.

La vérification a toutefois donné lieu à six constatations principales :

Gouvernance

  1. Les versements excédentaires n'ont pas tous été restitués à FedNor au terme de l'accord de contribution, ce qui n'est pas conforme à la Politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert.
  2. Des fonds d'investissement ont été transférés à des fins autres que d'investissement et bien souvent, les remboursements n'ont pas été faits dans les délais établis.
  3. Toutes les SADC reçoivent un budget de base de 300 000 $ pour couvrir les dépenses de fonctionnement, en dépit des écarts considérables au chapitre de la taille de la population desservie ou de la complexité du portefeuille.

Contrôle interne

  1. Pour mettre au jour toute irrégularité éventuelle, comme les montants remboursables et le non-respect des modalités, la direction du Programme se fonde sur les écarts budgétaires et les vérifications des bénéficiaires du financement effectuées par les cabinets comptables.
  2. Même si les articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques sont généralement appliqués conformément aux lois et aux politiques pertinentes, on a observé des écarts entre les montants approuvés au départ et le montant des remboursements demandés et des paiements.

Gestion des risques

  1. En se fondant sur la méthode et la formule actuelles d'évaluation des risques, les évaluations sont parfois menées de manière à atteindre le niveau de risque souhaitable plutôt que le niveau réel, ce qui peut donner lieu à des exigences inappropriées en matière de surveillance. Par ailleurs, les risques documentés ne sont pas mis à jour régulièrement.

1.3 Recommandations

Les recommandations ci-après font suite aux constatations énoncées ci-dessus :

Gouvernance

  1. Le directeur général de FedNor devrait s'assurer que les fonds restants au terme de l'accord de contribution conclu dans le cadre du Programme de développement des collectivités sont restitués à l'État, conformément aux exigences du Conseil du Trésor.
  2. Le directeur général de FedNor devrait veiller à ce que tous les transferts temporaires soient remboursés rapidement et que les modalités et les montants impayés des transferts de fonds temporaires et permanents soient divulgués par FedNor à la haute gestion d'Industrie Canada pour fins de décision.
  3. Le directeur général de FedNor devrait passer en revue et documenter les exigences relatives aux fonds de fonctionnement des SADC.

Contrôle interne

  1. Le directeur général de FedNor devrait s'assurer de documenter les examens et les contrôles réguliers de l'information financière présentée par les SADC.
  2. Le directeur général de FedNor devrait veiller à ce que les agents financiers obtiennent des approbations documentées de tout changement qu'ils apportent aux montants des remboursements demandés ou aux paiements.

Gestion des risques

  1. Le directeur général de FedNor devrait mettre à jour le processus et le formulaire d'évaluation des risques et s'assurer que ces documents reflètent le niveau de risque réel.

1.4 Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, des procédés de vérification suffisants et appropriés ont été effectués et des données probantes ont été recueillies pour étayer l'exactitude de l'opinion fournie dans le présent rapport. Cette opinion est fondée sur une comparaison des conditions qui prévalaient au moment de la vérification par rapport à des critères de vérification préétablis (voir l'annexe A). Cette opinion s'applique uniquement à FedNor et aux dossiers des SADC examinés dans les limites de la vérification.

1.5 Opinion de vérification

À mon avis, le Programme de développement des collectivités présente des lacunes modérées et s'expose à des risques modérés en ce qui a trait aux processus de gouvernance, de contrôle interne et de gestion des risques qui requièrent l'attention de la direction.

__________________________________________ 
Beate Schiffer-Graham 
Dirigeante principale de la vérification par intérim,
Industrie Canada
Document original anglais signé

____________________ 
Date

2.0 À propos de la vérification

2.1 Contexte

Le Programme de développement des collectivités (PDC), administré par l'Initiative fédérale de développement économique pour le Nord de l'Ontario (FedNor), appuie le développement économique local et le renforcement des capacités. FedNor, dont le directeur général relève du sous-ministre adjoint des Opérations régionales, travaille avec divers partenaires. L'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario) a été créée en août 2009. Étant donné que certains dossiers examinés dans la présente vérification relèvent de la nouvelle agence, la direction de FedDev Ontario sera informée des résultats de la vérification.

Le Programme de développement des collectivités a pour but d'aider les petites et moyennes entreprises locales des collectivités rurales à répondre à leurs besoins économiques; d'aider les collectivités rurales à élaborer et mettre en œuvre des plans stratégiques communautaires à long terme en vue du développement durable de leur économie locale; et de fournir des ressources aux sociétés d'aide au développement des collectivités (SADC) pour mettre en valeur leur potentiel d'adaptation au changement et de gestion du changement. En Ontario, le Programme est administré par l'intermédiaire d'un réseau de 61 sociétés d'aide au développement des collectivités à but non lucratif regroupées en sept régions géographiques, à savoir l'est, le sud-est, le centre-sud, le sud-ouest, l'ouest, le nord-ouest et le nord-est.

Le Programme offre une aide financière aux petites et moyennes entreprises par l'intermédiaire des sociétés d'aide au développement des collectivités en collaboration avec d'autres partenaires. Les SADC évaluent la situation de leur collectivité et élaborent des stratégies en vue de répondre aux besoins mis en évidence. À partir de cette évaluation, elles offrent une aide aux petites et moyennes entreprises ainsi qu'aux entreprises sociales, en plus de mener des initiatives de développement économique local.

Les objectifs généraux du Programme à l'appui de son mandat sont les suivants :

  1. favoriser la stabilité économique, la croissance et la création d'emplois;
  2. aider à la création d'économies rurales locales diversifiées et concurrentielles;
  3. aider à bâtir des communautés viables.

Les SADC sont des organismes communautaires sans but lucratif qui sont administrés par un conseil de bénévoles locaux. Elles travaillent en étroite collaboration avec les collectivités lorsqu'elles planifient et aident à mettre en œuvre des stratégies de développement pour les petites et moyennes entreprises locales.

L'Examen annuel 2008 de l'Association des Sociétés d'aide au développement des collectivités de l'Ontario a révélé que le Programme de développement des collectivités comptait 264 employés et 781 travailleurs bénévoles. Compte tenu de ces données, l'examen a démontré que le Programme a influé sur 9 638 emplois en accordant des prêts et en offrant des conseils commerciaux aux clients en 2008.

Toutes les décisions de financement des SADC sont prises au niveau communautaire par un conseil d'administration local indépendant de FedNor.

Le Programme avait déjà fait l'objet d'une vérification en 2004.

2.2 Objectif

La vérification avait pour objectif de fournir l'assurance que la gestion des paiements de transfert du Programme de développement des collectivités par FedNor était conforme à la législation, aux politiques, aux directives et aux procédures pertinentes.

2.3 Portée

La vérification portait sur les paiements de transfert administrés entre 2007-2008 et jusqu'en juin 2009 de l'exercice courante.

2.4 Méthode

La présente vérification interne a été menée conformément à la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. L'approche de vérification comportait ce qui suit :

  • un examen des documents du Programme, entre autres les rapports de vérification et d'évaluation antérieurs, afin de comprendre le cadre de contrôle interne, les processus et procédures de développement des collectivités et les analyses et documents connexes utilisés par le Programme;
  • des évaluations des risques liés à l'entité et aux projets en fonction de l'information examinée et des entretiens avec des membres du Programme – ces évaluations des risques ainsi que les résultats des entretiens et de l'étude des documents ont jeté les bases du programme de vérification suivi pour la présente vérification;
  • un échantillon aléatoire de 42 dossiers, sélectionnés et examinés en vue de vérifier les principaux contrôles de la conformité et l'uniformité dans la pratique – cet échantillon représentait un échantillon statistique de tous les dossiers faisant état de fonds versés entre avril 2007 et juin 2009, et l'équipe de vérification a choisi cinq échantillons supplémentaires qui représentaient des dossiers où des paiements avaient été versés bien après la date d'expiration de l'accord;
  • un total de 12 entretiens avec des gestionnaires et employés du Programme, réalisés à des fins d'enquête et de corroboration;
  • deux visites dans les locaux du bureau principal du Programme à Sudbury.

L'information recueillie dans le cadre des procédures susmentionnées a été analysée par rapport aux critères de vérification énoncés à l'annexe A. Les critères de vérification sélectionnés aux fins de la présente vérification reposent sur les contrôles de gestion de base du Conseil du Trésor, ainsi que sur les contrôles axés sur les risques propres au Programme. Les critères de vérification ont été conçus afin de permettre une évaluation des pratiques, procédures et contrôles clés en place au sein du Programme.

Le travail de vérification sur place a été réalisé entre juin et septembre 2009.

3.0 Constatations et recommandations

3.1 Introduction

Cette section présente les constatations détaillées découlant de la vérification du Programme de développement des collectivités.

Le Programme de développement des collectivités est doté d'un cadre de contrôle de gestion bien défini qui aide FedNor à exécuter le Programme, tant au niveau des programmes que des projets. En règle générale, il est conforme aux lois, aux règlements et aux politiques. Dans le cadre du programme, des mesures de contrôle clés ont été mises en place pour définir les rôles et responsabilités de tous les participants. Les politiques, lignes directrices et procédures relatives au Programme ont été documentées et fournissent une direction et une orientation aux bénéficiaires et à leurs clients, et le processus de prise de décisions est défini clairement et est transparent.

Les agents d'élaboration de programmes (AEP) disposent d'un excellent réseau pour le partage de l'information et la résolution de problèmes. Ils se réunissent régulièrement dans le cadre de réunions formelles et informelles. Pendant ces réunions, ils mettent en commun l'information qui aidera à assurer l'uniformité parmi les SADC et qui facilitera la résolution des problèmes grâce à la participation collective.

En plus des constatations présentées ci-dessous, les vérificateurs ont formulé des observations concernant des conditions non systémiques, peu importantes et à faible risque. Ces constatations ont été communiquées à la direction sous la forme d'une lettre de recommandations à des fins d'étude.

3.2 Gouvernance

Constatation 1.0: Les politiques sont généralement respectées.

Les versements excédentaires n'ont pas tous été restitués à FedNor au terme de l'accord de contribution, ce qui n'est pas conforme à la Politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert.

En vertu de la Politique du Conseil du Trésor, le bénéficiaire doit remettre tous les fonds du Programme de développement des collectivités non dépensés au terme d'un accord de contribution. Dans 10 % des dossiers examinés par la DGVE, les SADC avaient des trop-perçus à rembourser au terme de l'accord de contribution. Un trop-perçu est le résultat d'un financement excédentaire du Programme. De ces 10 %, 75 % des SADC ont remboursé leur trop-perçu de leur plein gré ou sur demande, et 25 % ont conservé les fonds avec l'approbation de la direction du Programme. La direction du Programme a expliqué qu'elle procédait de cette façon au lieu de demander le remboursement des fonds pour ensuite effectuer une avance de fonds dans le cadre d'un nouvel accord de contribution.

La direction du Programme a également indiqué que la plupart du financement excédentaire mis à jour dans le cadre de la vérification ne provient pas du Programme de développement des collectivités, mais d'autres sources comme le Programme d'aide au travail indépendant administré par Ressources humaines et Développement social Canada – ces fonds sont jugés excédentaires. Dans 28 % des dossiers examinés, les SADC ont fait état d'excédents à la fin de l'exercice.

En raison du manque de détails dans les rapports financiers des SADC visant les dossiers examinés, il a été impossible de rapprocher les dépenses et les sources des fonds. La DGVE n'a donc pas été en mesure de valider la demande de remboursement de la direction et de déterminer si les fonds restants constituaient des trop-perçus ou des excédents.

Les constatations citées précédemment sont en fonction de la fréquence de la conformité à la Politique du Conseil du Trésor, par contre le montant dans les échantillons n'était pas d'importance relative. Le fait de permettre à certaines SADC de conserver les trop-perçus alors que d'autres sont tenues de les rembourser peut être perçu comme une application incohérente des modalités des accords de contribution et n'est pas conforme à la politique du Conseil du Trésor.

Recommandation 1.0

Le directeur général de FedNor devrait s'assurer que les fonds restants au terme de l'accord de contribution conclu dans le cadre du Programme de développement des collectivités sont restitués à l'État, conformément aux exigences du Conseil du Trésor.

Constatation 2.0: Des fonds d'investissement ont été utilisés à des fins autres que les fins prévues.

Des fonds d'investissement ont été transférés à des fins autres que d'investissement et bien souvent, les remboursements n'ont pas été faits dans les délais établis.

Le Programme de développement des collectivités octroie des fonds aux SADC pour couvrir les dépenses de fonctionnement et effectuer des investissements. Dans la dernière présentation au Conseil du Trésor, les fonds de fonctionnement et d'investissement sont alloués par une seule source de financement, sans être ventilés, ce qui laisse la répartition des fonds à la discrétion des responsables du programme.

Le fonds de fonctionnement doit couvrir les dépenses de fonctionnement se rapportant au Programme qui sont engagées par les SADC. Le fonds d'investissement vise à octroyer des fonds aux SADC pour qu'elles accordent des prêts à des petites et moyennes entreprises qui ne parviennent pas à obtenir du financement auprès des banques conventionnelles. Dans 30 % des dossiers examinés, des montants du fonds d'investissement ont été transférés dans des comptes du fonds de fonctionnement et utilisés pour des activités autres que des investissements. Bien que 79 % de ces transferts aient été qualifiés de temporaires, 21 % étaient permanents.

Les transferts temporaires doivent être remboursés avant la fin de l'exercice. Sur les transferts temporaires examinés, 64 % devaient encore être remboursés à la fin de l'exercice. La question du remboursement rapide des transferts temporaires a également été soulevée dans le rapport de vérification de 2004.

Les transferts permanents étaient utilisés entre autres pour la rénovation de bureaux, les déménagements de bureaux et les prestations de départ, et pour couvrir les déficits de fonctionnement. Dans tous ces cas, les transferts avaient été approuvés par FedNor.

Selon les explications fournies par FedNor relativement à ces transferts, les fonds de fonctionnement ne permettaient pas de couvrir les dépenses importantes ou exceptionnelles. Au cours de la vérification, FedNor a pu produire une seule politique sur les transferts du fonds d'investissement, intitulée Politique sur les transferts de fonds d'investissement, qui stipulait que seuls les coûts directement attribuables à une activité d'investissement accrue pouvaient être couverts par les transferts. Cette politique précisait également que le montant annuel du transfert ne peut être supérieur à 20 % du revenu d'intérêt du fonds d'investissement de l'exercice précédent, jusqu'à concurrence de 40 000 $, et ne peut réduire la contribution cumulative faite au fonds par le gouvernement fédéral. Sur les transferts recensés, tous proviennent du fonds d'investissement directement et non des intérêts gagnés; nombre des transferts recensés dépassaient également la limite de 40 000 $.

Une autre politique a été adoptée après la tenue de la vérification. Elle autorise les transferts permanents de plus de 40 000 $, mais restreint tous les transferts aux recettes générées par le fonds d'investissement. Aucun des dossiers examinés ne renfermait d'analyse pour expliquer si les fonds demandés provenaient de revenus produits par le fonds.

En autorisant ces transferts, FedNor réduit la capacité des décideurs de se fier à l'information fournie sur les montants versés au titre des coûts d'investissement et de fonctionnement. La non-divulgation de l'utilisation des fonds d'investissement pour prendre en charge les frais de fonctionnement pourrait entraîner des erreurs de gestion ou nuire à la prise de décisions par le gouvernement.

Recommandation 2.0

Le directeur général de FedNor devrait veiller à ce que tous les transferts temporaires soient remboursés rapidement et que les modalités et les montants impayés des transferts de fonds temporaires et permanents soient divulgués par FedNor à la haute gestion d'Industrie Canada pour les besoins de prise de décision.

Constatation 3.0: La direction du Programme ne documente pas la surveillance active et les analyses des activités de fonctionnement des bénéficiaires pour assurer que les niveaux de financement sont adéquats.

Toutes les SADC reçoivent un budget de base de 300 000 $ pour couvrir les dépenses de fonctionnement, en dépit des écarts considérables au chapitre de la taille de la population desservie ou de la complexité du portefeuille.

Un message constant a été véhiculé pendant la vérification : les SADC ont besoin de plus d'argent pour leurs activités. Actuellement, elles reçoivent 300 000 $ pour leurs coûts de fonctionnement et peuvent recevoir jusqu'à 40 000 $ de plus par an pour les frais de déplacement extraordinaires (pour les SADC situées dans des régions très éloignées ou dans une vaste région géographique particulière) et jusqu'à 30 000 $ par an pour les SADC tenues de fournir des services bilingues.

Quand on les a interrogés à ce sujet, 71 % des répondants ont indiqué que la distribution égale des fonds de fonctionnement entre les SADC n'était pas idéale, mais que compte tenu du niveau de financement actuel, il s'agit de la meilleure option pour assurer que l'ensemble des SADC peuvent demeurer en activité. Pendant l'examen de certains dossiers, il était clair que la majorité des SADC dépensaient tout le financement octroyé. Toutefois, dans quelques cas, elles affichaient des excédents ou n'utilisaient pas toujours tout le financement mis à leur disposition d'une année à l'autre. Les membres du personnel de FedNor en ont discuté, mais ils ont indiqué qu'aucune SADC ne pouvait fonctionner avec moins de 300 000 $ par an. La direction a indiqué que la préparation d'un calcul détaillé des coûts par SADC dépasserait l'avantage que le Programme pourrait en tirer.

Comme on l'a mentionné dans les deux constatations précédentes, les fonds de fonctionnement de certaines SADC ne suffisent pas pour couvrir l'ensemble des dépenses, ce qui entraîne des transferts du fonds d'investissement, tandis que d'autres enregistrent des excédents ou des trop-perçus.

Le manque d'information détaillée fournie par les SADC présente un risque, celui que la direction du Programme de développement des collectivités à FedNor ne puisse montrer qu'elle surveille adéquatement les niveaux des dépenses et déterminer si les besoins en fonds de fonctionnement sont adéquats.

Recommandation 3.0

Le directeur général de FedNor devrait passer en revue et documenter les exigences relatives aux fonds de fonctionnement des SADC.

3.3 Contrôle interne

Constatation 4.0: Il n'est pas toujours évident que le Programme de développement des collectivités fait l'objet d'une surveillance active de la part de FedNor.

Pour mettre au jour toute irrégularité éventuelle, comme les montants remboursables et le non-respect des modalités, la direction du Programme se fonde sur les écarts budgétaires et les vérifications des bénéficiaires du financement effectuées par les cabinets comptables.

Bien que les rapports de vérification préparés par les cabinets comptables au terme de chaque accord fournissent un certain degré d'assurance, ils ne devraient pas être la seule mesure de la conformité et de saines opérations financières. Pendant les entretiens, on a indiqué qu'une surveillance additionnelle était inutile puisque la vérification du bénéficiaire mettrait en lumière tout non-respect des conditions.

Les vérifications des bénéficiaires doivent avoir lieu tous les deux ans, et seules deux des 61 SADC ont été vérifiées pendant la série de vérifications la plus récente. Au cours des deux dernières vérifications de bénéficiaires, en dépit d'opinions de vérification sans réserve, les montants ont été jugés remboursables à l'État dans l'année suivant la clôture des dossiers.

Une SADC a fait état d'une pratique exemplaire en joignant à chaque état financier envoyé à FedNor une description détaillée des écarts par rapport aux montants prévus et des explications des dépenses qui, autrement, n'auraient pas été claires. Ceci aurait été particulièrement utile dans le cadre d'un examen détaillé, quoiqu'effectué rapidement, de l'information financière par le personnel de FedNor.

Le rapport de vérification de 2004 a fait état d'une analyse minimale, de la part de FedNor, de l'information fournie par les SADC dans les rapports trimestriels. Ceci demeure un problème.

Le risque, c'est que FedNor ne relève pas certains problèmes financiers dans les SADC qui pourraient être facilement réglés au début du processus; si le principal mécanisme de détection de ces problèmes est mis en œuvre après l'expiration de l'accord, ceux-ci pourraient être graves et il n'y aurait plus d'accord en place, ce qui laisserait peu de chances de les corriger.

La direction du Programme a indiqué qu'elle procédait régulièrement à un examen des écarts budgétaires ainsi que des états financiers annuels préparés par les SADC dans le cadre des accords de contribution. Toutefois, dans l'un des états financiers examinés, on a constaté l'existence de fonds provenant de diverses sources, alors que les salaires et la plupart des autres dépenses étaient imputés uniquement au Programme. Il est possible qu'il y ait des dépenses non admissibles, mais qu'on ne puisse les détecter dans le cadre d'une analyse des écarts budgétaires. En effet, si d'autres dépenses prévues n'ont pas été faites, il peut ne pas y avoir d'écarts.

Recommandation 4.0

Le directeur général de FedNor devrait s'assurer de documenter les examens et les contrôles réguliers de l'information financière présentée par les SADC.

Constatation 5.0: Les approbations initiales sont conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques, mais il n'y a aucune documentation indiquant que l'agent d'élaboration de programmes a été informé des changements apportés aux demandes de remboursement et aux paiements.

Même si les articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques sont généralement appliqués conformément aux lois et aux politiques pertinentes, on a observé des écarts entre les montants approuvés au départ et le montant des remboursements demandés et des paiements.

Dans l'ensemble, la conformité aux aspects de la Loi sur la gestion des finances publiques a été élevée. FedNor veille avec zèle à ce que les demandes soient approuvées adéquatement, la totalité des dossiers examinés comportant au moins trois signatures sur les formulaires de demande de remboursement. Toutefois, pour 11 % des demandes, l'agent financier avait apporté des modifications à un ou plusieurs paiements sans qu'aucune preuve consignée par écrit n'indique que l'AEP ou les signataires antérieurs avaient été informés du changement.

La direction du Programme a assuré la DGVE que dès qu'un changement était apporté au paiement d'une demande et au formulaire connexe, tous les signataires en étaient informés; cependant, au cours de l'examen des dossiers, on n'a trouvé aucune preuve matérielle à l'appui de l'affirmation de la direction. En cas de changement après la présentation et l'approbation du formulaire de demande original, le document devrait être réapprouvé et documenté adéquatement.

En l'absence de cette exigence concernant la documentation de tels changements, il se peut que des paiements inadéquats soient effectués.

Recommandation 5.0

Le directeur général de FedNor devrait veiller à ce que les agents financiers obtiennent des approbations documentées de tout changement qu'ils apportent aux montants des remboursements demandés ou aux paiements.

3.4 Gestion des risques

Constatation 6.0 : Les risques et les stratégies de gestion des risques ne sont pas toujours utiles, pertinentes et opportunes.

En se fondant sur la méthode et la formule actuelles d'évaluation des risques, les évaluations sont parfois menées de manière à atteindre le niveau de risque souhaitable plutôt que le niveau réel, ce qui peut donner lieu à des exigences inappropriées en matière de surveillance. Par ailleurs, les risques documentés ne sont pas mis à jour régulièrement.

L'étude des évaluations initiales des risques des SADC préparées par FedNor au début de chaque accord a révélé que le classement du risque était parfois ajusté afin d'obtenir la note souhaitée, à savoir « faible ». Ceci est attribuable en partie au système global de notation. Actuellement, il existe 16 critères d'évaluation du risque que pose une SADC. L'attribution à chaque critère d'un faible risque, soit 1, donnerait un total de 16, ce qui rend presque impossible de classer une SADC comme étant à faible risque.

Dans bien des cas, bien que certains critères aient obtenu une note supérieure à 1, les autres ont été établis comme étant sans objet ou ont obtenu la note 0 afin de maintenir un faible niveau de risque global, même si ces notes ne font pas partie du système de notation. Par ailleurs, en suivant le système de notation adéquatement, on accroît la probabilité qu'une SADC à faible risque soit classée comme étant à risque moyen.

Un examen d'ententes triennales sélectionnées n'a révélé aucune preuve de mise à jour des évaluations des risques dans les dossiers. Les agents d'élaboration de programmes sont peut-être conscients des changements dans le risque à la SADC dont ils sont responsables, mais les documents versés dans les dossiers ne reflètent pas ces mises à jour.

L'absence de documents sur la gestion continue des risques pourrait donner lieu à une surveillance limitée d'une situation à risque élevé.

Enfin, selon les observations découlant de l'examen des dossiers, il ne semble pas y avoir de corrélation entre le niveau de risque d'une SADC et l'ampleur de la surveillance requise. Selon les dossiers examinés, les SADC présentant un faible risque devaient respecter autant, voire plus d'exigences en matière de rapports que celles classées à risque moyen, ce qui donne lieu à une collecte d'information qui n'aurait peut-être pas été nécessaire.

Un grand nombre des dossiers examinés renfermaient trop de documents et d'information qui n'étaient pas nécessairement liés à une exigence précise en matière de rapport. La collecte d'un volume excessif d'information aux fins d'examen peut donner lieu à une surveillance inefficace et inefficiente.

Recommandation 6.0

Le directeur général de FedNor devrait mettre à jour le processus et le formulaire d'évaluation des risques et s'assurer que ces documents reflètent le niveau de risque réel.

Annexe A : Critères de vérification

Les critères de vérification suivants ont été utilisés dans le cadre de cette vérification :

  • Les conditions sont valides, complètes et conformes aux exigences et documents d'autorisation du Programme.
  • Les processus en place sont conformes aux exigences législatives et réglementaires pertinentes et aux politiques du Conseil du Trésor, ainsi qu'aux valeurs, à l'éthique et au code de conduite de l'organisation.
  • Les processus sont compris et respectés, et les biens sont utilisés sans gaspillage, abus ou fraude.
  • Pour les services offerts par des tiers, la direction a mis en œuvre un programme en vue de surveiller leurs activités.
  • L'orientation et l'approche de gestion des risques de l'organisation sont officiellement articulées (c'est-à-dire documentées), bien communiquées et bien comprises.
  • Les risques et les stratégies de gestion des risques sont utiles, pertinentes et opportunes et sont conformes aux exigences juridiques et réglementaires.
  • Les rapports sont présentés et sont examinés en vue de vérifier s'ils sont complets, précis, pertinents, opportuns, appropriés et raisonnables (assurance de la qualité).
  • L'approbation est documentée (signature, courriel, compte rendu, etc.)
  • Une surveillance active est assurée.
  • Un calendrier d'établissement de rapports réguliers est préparé et communiqué à l'avance.
  • Les fonctions incompatibles ne doivent pas être combinées.
  • Les articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques sont appliqués conformément aux lois et aux politiques applicables.
  • Il existe des objectifs et priorités de fonctionnement pour toutes les activités clés; ils sont documentés et reliés à des objectifs et priorités stratégiques.
  • La direction établit, communique et met en œuvre des codes de conduite et d'autres politiques qui décrivent les normes d'éthique ou de comportement moral attendues, les pratiques commerciales acceptables et les conflits d'intérêt.
  • Les dépenses administratives sont raisonnables et conformes aux normes de l'industrie.
  • Il existe un processus officiel pour veiller à ce que la satisfaction des utilisateurs soit évaluée de manière continue, utilisée pour établir des objectifs d'amélioration et prise en compte dans l'évaluation du rendement, les mesures incitatives et l'établissement d'objectifs pour les personnes responsables.
  • Les fonds sont utilisés aux fins voulues.

Annexe B : Plan d'action de la gestion

Nom et numéro du projet :
Vérification du Programme de développement des collectivités
Champ de saisie du numéro
Mis à jour :


Champ de saisie de la date
Plan d'action de la gestion
Recommandation (page/section) Mesure prévue ou justification de la décision de ne pas donner suite à la recommandation Responsable Date cible d'achèvement Date révisée d'achèvement Situation actuelle

Recommandation 1.0 :

Le directeur général de FedNor devrait s'assurer que les fonds restants au terme de l'accord de contribution conclu dans le cadre du Programme de développement des collectivités soient restitués à l'État, conformément aux exigences du Conseil du Trésor.

FedNor s'assure que les fonds du Programme de développement des collectivit és qui restent au terme d'un accord de contribution sont restitués à l'État au moyen d'un chèque ou en déduisant le montant correspondant des avances de fonds consenties à une Société d'aide au développement des collectivités pour l'exercice suivant. La Direction des programmes et services (DPS) a indiqué que cette façon de faire est acceptable pour des montants relativement peu élevés. FedNor n'a toutefois pas reçu de confirmation écrite en ce sens de la part de la DPS ou du Conseil du Trésor.

Mesure prévue : D'ici à ce qu'il reçoive la confir mation écrite des représentants de la DPS et du Conseil du Trésor relativement à cette façon de faire, FedNor demandera que les fonds restants soient restitués au moyen d'un chèque.

Gestionnaire responsable de la prestation du programme

Directeur Services généraux

Immédiatement

   

Recommandation 2.0 :

Le directeur général de FedNor devrait veiller à ce que tous les transferts temporaires soient remboursés rapidement et que les modalités et les montants impayés des transferts de fonds temporaires et permanents soient divulgués par FedNor à la haute gestion d'Industrie Canada pour les besoins de prise de décision.

Mesure prévue : FedNor mettra sur pied un système de suivi pour assurer un remboursement rapide des transferts temporaires.

Sur une base annuelle, FedNor procurera un sommair e de tous les transferts temporaires et permanents à la haute gestion.

Gestionnaire responsable de la prestation du programme

Immédiatement

   

Recommandation 3.0 :

Le directeur général de FedNor devrait passer en revue et documenter les exigences relatives aux fonds de fonctionnement des SADC.

FedNor passe déjà en revue régulièrement les exigences relatives aux fonds de fonctionnement des SADC. Selon les niveaux de financement actuels, FedNor doit verser aux SADC un montant de base minimum qui sera ajusté pour les SADC qui offrent leurs services dans les deux langues officielles; celles qui ont des frais de déplacement plus élevés en raison de la zone desservie; et celles qui ont un portefeuille plus vaste. Ces ajustements sont apportés sur demande et doivent être justifiés.

Mesure prévue : Si les niveaux de financement étaient augmentés par suite du renouvellement du Programme, les SADC ont été infor mées que des ressources additionnelles pourraient être allouées si le besoin est justifié.

Gestionnaire responsable de la prestation du programme et directeur général

Mai 2010

   

Recommandation 4.0 :

Le directeur général de FedNor devrait s'assurer de documenter les examens et les contrôles réguliers de l'information financière présentée par les SADC.

FedNor surveille et examine déjà de près les dépenses au titre des fonds de fonctionnement. Il demande à chaque SADC de présenter un budget et un plan d'affaires détaillés dans le cadre des accords de contribution. Les écarts budgétaires sont analysés pour chaque paiement de demande de remboursement. Les rapports de comptabilité par fonds sont exigés et font l'objet d'une vérification.

Mesure prévue : FedNor va revoir le respect des exigences et fournir les outils et la formation aux employés afin de s'assurer que la vérification soit suffisante.

Gestionnaire responsable de la prestation du programme et Directeur des Services de gestion

Le 1er avril 2010

   

Recommandation 5.0 :

Le directeur général de FedNor devrait veiller à ce que les agents financiers obtiennent des approbations documentées de tout changement qu'ils apportent aux montants des remboursements demandés ou aux paiements.

Les agents financiers discutent toujours avec les agents du programme des modifications apportées aux montants des remboursements demandés ou aux paiements et reçoivent leur approbation verbale.

Mesure prévue : Cette procédure sera renforcée au moyen de la vérification et de la documentation électronique (courriel).

Directeur des Services de gestion

Immédiatement

   

Recommandation 6.0 :

Le directeur général de FedNor devrait mettre à jour le processus et le formulaire d'évaluation des risques et s'assurer que ces documents reflètent le niveau de risque réel.

Mesure prévue : Le Programme de développement des collectivités adoptera le processus actuel d'évaluation des risques du Programme de développement du Nord de l'Ontario, dans le cadre duquel les risques inhérents à un projet doivent faire l'objet d'un examen, à tout le moins sur une base annuelle ou plus souvent en cas de changement dans l'environnement du promoteur.

Gestionnaire responsable de la prestation du programme

Le 1er mars 2010

   
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