Archivé — Vérification du Programme du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile — Phase I

Vérification du Programme du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile
Phase I
janvier 2011

Recommandé le 25 janvier 2011 par
le Comité ministérielle de vérification
pour l'approbation du sous-ministre

Approuvé par le sous-ministre le 31 janvier 2011

Table des matières


1.0 Résumé

1.1 Introduction

Établi le 6 mai 2008, le Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile versera 250 millions de dollars sur cinq ans aux entreprises automobiles qui mettent sur pied des projets de recherche-développement stratégique de grande envergure visant à fabriquer des véhicules novateurs, moins polluants et plus écoénergétiques. Le Fonds est administré par la Direction générale des industries de l'automobile et des transports (DGIAT) d'Industrie Canada.

Le Fonds appuie le programme environnemental du Canada en renforçant les capacités canadiennes en technologies automobiles écoénergétiques et en réduction des émissions de gaz à effet de serre. Il montre l'engagement du gouvernement à mettre en œuvre Réaliser le potentiel des sciences et de la technologie au profit du Canada, la Stratégie des sciences et de la technologie (S-T) du Canada dans le secteur de l'automobile, et fournit un complément important au programme gouvernemental à l'appui de la compétitivité industrielle.

Sous l'égide du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile, Industrie Canada étudie les demandes de financement qui prévoient un investissement du secteur privé au Canada de plus de 75 millions de dollars sur cinq ans. Lorsque le Fonds a été lancé, l'investissement exigé du secteur privé était de 300 millions de dollars sur cinq ans. Le seuil d'investissement a été réduit en octobre 2009 par suite de consultations avec l'industrie, qui ont fait ressortir que les fabricants de pièces automobiles étaient exclus du champ d'application du Fonds en raison de la valeur trop importante du seuil et du ralentissement économique mondial qui a touché l'industrie automobile.

Selon la direction du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile, une dizaine d'entreprises pourraient être admissibles au financement du Fonds.

En raison de la nature du Fonds, du niveau d'investissement exigé du secteur privé et du nombre restreint d'entreprises évoluant dans l'industrie, le Programme du Fonds n'avait prévu qu'une ou deux demandes par an. Deux ententes de contribution ont été signées, l'une le 31 mars 2009 et l'autre le 31 mars 2010.

La vérification qui était prévue à l'origine pour le quatrième trimestre de 2009–2010 a été retardée pour que des paiements puissent être effectués. En juillet 2010, il est devenu évident qu'aucun paiement ne serait fait à court terme en raison du caractère incomplet des demandes présentées. Il a donc été décidé que la vérification du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile se déroulerait en deux phases.

La phase I met l'accent sur le cycle de vie relatif à l'exécution du programme depuis la présentation d'une demande jusqu'à l'élaboration de l'entente de contribution.

La phase II mettra l'accent sur le traitement du paiement et sur la surveillance des bénéficiaires à l'étape de l'exécution, de même que sur l'établissement du rapport sur le Programme et l'étape de la surveillance.

L'objectif de la vérification pour la phase I est de fournir l'assurance que la gouvernance, la gestion du risque et les contrôles internes relatifs aux processus de cycle de vie du Programme de subventions et de contributions sont en place, depuis la présentation d'une demande jusqu'à l'élaboration de l'entente de contribution, et qu'ils fonctionnent comme prévu.

La portée englobe les activités de la Direction du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile, depuis la présentation d'une demande jusqu'à l'entente de contribution dûment signée, y compris la documentation  de toutes les approbations nécessaires. Les processus d'approbation auprès d'organismes extérieurs à la Direction du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile, par exemple le Conseil des programmes et des services (CPS), le Conseil du Trésor et le Cabinet, ont été exclus de la vérification. La vérification porte sur la période allant de mai 2008 à septembre 2010. En date du 13 septembre 2010, la Direction du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile administrait deux ententes de contribution. Les vérificateurs se sont penchés sur trois dossiers, deux se rapportant aux ententes de contribution dûment signées et un à une entente en cours de négociation.

1.2 Conclusion générale

Dans l'ensemble, la gouvernance du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile, la gestion du risque et les contrôles internes se rapportant aux processus du cycle de vie du Programme de subventions et de contributions, depuis la présentation d'une demande jusqu'à l'élaboration de l'entente de contribution, sont en place et fonctionnent comme prévu. Toutefois, il existe des possibilités d'améliorer les processus de gestion du risque et les contrôles internes.

1.3 Principales constatations

Gouvernance

Le cadre de gouvernance du Fonds a été établi.

Gestion du risque

La direction du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile a mis en évidence les principaux risques au cours de l'élaboration du programme et a créé des stratégies d'atténuation, comme l'indiquent le cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) ou le cadre de vérification axé sur les risques (CVAR).

La direction du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile a montré qu'elle était au courant des risques nouveaux et de l'évolution des risques susceptibles d'avoir une incidence sur les activités du programme au cours de son exécution. Elle a ajusté ses modalités pour tirer parti de possibilités imprévues au sein de l'industrie automobile et pour réagir aux conditions économiques.

La direction du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile effectue une évaluation du risque initiale pour chaque projet proposé, à l'étape de l'évaluation de la demande portant sur la diligence raisonnable.

Constatation 1.0 : La Direction du Fonds ne dispose pas d'un processus officiel documenté pour l'évaluation ou la gestion du risque permanent au niveau du programme, et n'a pas finalisé le mécanisme officiel d'évaluation du risque après l'approbation, au niveau des projets.

Contrôles internes

La Direction du Fonds a établi de saines procédures et lignes directrices de gestion de l'information.

Le processus d'approbation se déroule conformément aux dispositions régissant les signataires autorisés pour les ententes de contribution comme le prouvent des documents comme le sommaire de projet, la présentation au Conseil du Trésor et un mémoire au Cabinet.

Constatation 2.0 : En ce qui concerne l'évaluation et l'analyse de chaque demande ou proposition, les éléments probants dans les dossiers de projet ne sont pas suffisants pour démontrer la conformité aux procédures et lignes directrices internes établies et pour appuyer le processus décisionnel.

1.4 Recommandations

Gestion du risque

Recommandation 1.0 Le directeur général, DGIAT, devrait s'assurer qu'un processus permanent d'évaluation du risque soit mis en œuvre tant au niveau du programme qu'au niveau des projets du Fonds, ce qui donnera lieu à la préparation sur une base régulière d'une évaluation du risque officielle et documentée.

Contrôles internes

Recommandation 2.0 Le directeur général, DGIAT, devrait s'assurer que le guide des procédures internes indique clairement quels sont les documents obligatoires.

Recommandation 2.1 Le directeur général, DGIAT, devrait s'assurer que les dossiers de projet renferment toute la documentation à l'appui des décisions prises.

1.5 Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeante principale de la vérification, des procédés de vérification suffisants et appropriés ont été effectués et des données probantes ont été recueillies pour appuyer l'exactitude de l'opinion fournie dans le présent rapport. Cette opinion est fondée sur une comparaison des conditions qui prévalaient au moment de la vérification par rapport à des critères de vérification convenus avec la gestion. Cette opinion s'applique uniquement aux entités examinées dans les limites de la vérification. Cette vérification a été menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

1.6 Opinion de vérification

À mon avis, l'administration par la DGIAT du Programme du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile ne présente pas de faiblesses importantes en ce qui a trait au processus de gouvernance. Toutefois, il y a une marge de risque liée aux méthodes de gestion du risque et de contrôle interne qui requiert une amélioration.

Susan Hart
Dirigeante principale de la vérification, Industrie Canada

2.0 À propos de la vérification

2.1 Aperçu du Fonds

Le programme

Établi le 6 mai 2008, le Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile versera 250 millions de dollars sur cinq ans aux entreprises automobiles qui mettent sur pied des projets de recherche-développement stratégique de grande envergure visant à fabriquer des véhicules novateurs, moins polluants et plus écoénergétiques.

Le Fonds appuie le programme environnemental du Canada en renforçant les capacités canadiennes en technologies automobiles écoénergétiques et en réduction des émissions de gaz à effet de serre. Il montre l'engagement du gouvernement à mettre en œuvre Réaliser le potentiel des sciences et de la technologie au profit du Canada, la Stratégie des sciences et de la technologie (S-T) du Canada dans le secteur de l'automobile et fournit un complément important au programme gouvernemental à l'appui de la compétitivité industrielle.

Sous l'égide du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile, Industrie Canada étudie les demandes de financement qui prévoient un investissement du secteur privé au Canada de plus de 75 millions de dollars sur cinq ans. Lorsque le Fonds a été lancé, l'investissement exigé du secteur privé était de 300 millions de dollars sur cinq ans. Le seuil d'investissement a été réduit en octobre 2009 suite à des consultations avec l'industrie, qui ont fait ressortir que les fabricants de pièces automobiles étaient exclus du champ d'application du Fonds en raison de la valeur trop importante du seuil et du ralentissement économique mondial qui a touché l'industrie automobile. Les projets admissibles au titre du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile peuvent inclure des activités de montage de véhicules et de groupes motopropulseurs associées à d'importantes initiatives d'innovation et de R-D dans le secteur de l'automobile. D'autres initiatives d'innovation et de R-D à grande échelle dans le secteur de l'automobile pourraient également être considérées, pourvu qu'elles atteignent le seuil de 75 millions de dollars.

Parmi les types d'initiatives d'innovation et de R-D majeures qui peuvent être financés par le Fonds, mentionnons :

  • développement de nouveaux produits (par exemple, des technologies de pointe favorisant la réduction des émissions de gaz à effet de serre, des moteurs et des transmissions à faible consommation d'énergie, des matériaux nouveaux, y compris des plastiques de haute performance et des composants et matériaux légers);
  • travaux techniques de pointe et conception et développement de prototypes;
  • essais poussés menés sur les produits pour assurer le rendement plus propre et plus efficace des automobiles et la réduction des émissions de gaz à effet de serre;
  • développement de nouvelles méthodes de production et technologies de systèmes, y compris des techniques avancées de fabrication flexible;
  • installations nouvelles ou agrandies pour la production de véhicules et de groupes motopropulseurs de pointe à plus faible consommation d'énergie;
  • investissements importants dans de nouveaux procédés de fabrication flexible;
  • introduction de nouvelles technologies de fabrication évolutives pour accroître considérablement la productivité et l'efficacité (p. ex. robotique et systèmes de TI de pointe).

Au cours de l'évaluation des différentes propositions, on tient compte de la solidité de l'analyse de rentabilisation, notamment en ce qui concerne les avantages environnementaux et économiques ainsi que ceux sur le plan de la R-D et de l'innovation.

Selon la haute direction du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile, une dizaine de sociétés pourraient être admissibles au financement du Fonds.

En raison de la nature du Fonds, du niveau d'investissement requis du secteur privé et du nombre restreint d'entreprises évoluant dans le secteur, la direction du Fonds ne s'attendait qu'à une ou deux demandes par an.

Situation actuelle

Le Programme du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile comptait deux ententes de contribution signées au 13 septembre 2010. La première entente de contribution, d'un montant de 80 millions de dollars, appuie l'élaboration de nouvelles techniques de fabrication flexible et la construction d'un centre de recherche de pointe pour les groupes motopropulseurs. La seconde, d'un montant de 54,8 millions de dollars, appuie l'élaboration de nouveaux produits ainsi que de groupes motopropulseurs écologiques et à haut rendement énergétique. La direction du Fonds travaillait avec quelques autres entreprises en vue de demandes ou de propositions possibles. La distribution de l'argent du Fonds a été plus lente que prévue puisqu'aucun versement n'avait encore été effectué aux bénéficiaires au 13 septembre 2010, en raison du caractère incomplet des demandes présentées.

Exécution du programme

Les principales étapes du processus d'évaluation du Fonds, depuis la première marque d'intérêt pour le Fonds jusqu'à la signature d'une entente de contribution en bonne et due forme, sont les suivantes :

  • Le candidat potentiel amorce des discussions avec le directeur général, DGIAT, le plus souvent pour obtenir un complément d'information sur le type de financement disponible.
  • Le candidat présente une proposition en vue d'obtenir un financement, qui est examinée par un agent du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile, lequel vérifie :
    • la conformité;
    • la pertinence de la demande par rapport au Fonds;
    • l'exhaustivité (afin d'obtenir du candidat des renseignements complémentaires si le dossier n'est pas complet).
  • Le directeur général, DGIAT, assiste à une première réunion avec le candidat pour discuter de la proposition.
  • Un agent du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile effectue un examen détaillé pour s'assurer que la proposition est complète et répond aux exigences du Fonds.
  • Une tierce personne se charge de la vérification de la diligence raisonnable (faisabilité sur le plan technique, viabilité financière et évaluation complète du risque).
  • Le directeur général, DGIAT, et l'agent du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile négocient la liste des conditions, laquelle inclut des éléments comme le niveau de financement, les ratios de partage des coûts et le niveau de remboursement.
  • Un sommaire du programme, préparé et signé par le directeur général, DGIAT, est présenté au Conseil des programmes et des services pour examen et approbation. Une fois approuvé, il reçoit l'approbation du sous-ministre adjoint principal, du sous-ministre et du ministre.
  • Une présentation au Conseil du Trésor est préparée pour les ententes de contribution de plus de 10 millions de dollars et un mémoire au Cabinet pour les ententes de contribution dépassant 20 millions de dollars.
  • L'entente de contribution est ensuite signée au nom d'Industrie Canada par le sous-ministre adjoint, Secteur de l'industrie, ou le sous-ministre adjoint délégué. La signature du bénéficiaire complète l'entente de contribution.

2.2 Contexte

Conformément au Plan pluriannuel de vérification axée sur le risque établi en 2009–2010 par Industrie Canada, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation devait entreprendre une vérification du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile.

Les étapes courantes du cycle de vie des ententes de subvention et de contribution, ainsi que les principaux processus propres à chaque étape, sont définis ci-dessous.

Cycle de vie de l'exécution du Programme de subventions et de contributions
Étape Principaux processus
Conception Conception du programme
Exécution Invitation à présenter des demandes
Présentation d'une demande — Phase I
Évaluation de l'admissibilité et recommandation — Phase I
Approbation du financement — Phase I
Élaboration de l'entente de contribution — Phase I
Traitement du paiement — Phase II
Surveillance du bénéficiaire — Phase II
Rapport sur le programme et surveillance Établissement du rapport du programme — Phase II
Surveillance du programme — Phase II

Chacun des processus du cycle de vie susmentionnés donne lieu à plusieurs contrôles de gestion de base pertinents définis par le Conseil du Trésor qui, s'ils sont conçus et mis en œuvre de manière efficace, concourent à la gestion efficace du programme.

Une évaluation du risque du cadre de contrôle de gestion de la Direction du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile a été réalisée au cours de la phase de planification de la vérification (décembre 2009 à août 2010) à partir des contrôles de gestion de base.

Les résultats de l'évaluation du risque ont mis en évidence un certain nombre de contrôles de gestion de base présentant un facteur de risque élevé ou moyen/élevé, qui ont fait l'objet de procédés de vérification détaillée. Les contrôles de gestion de base présentant un facteur de risque faible ou moyen/faible ont été écartés du programme de vérification et n'ont pas fait l'objet d'autres vérifications détaillées. Les critères de vérification retenus pour les vérifications détaillées sont présentés à l'annexe A.

Au cours de la planification, l'équipe de vérification a également découvert que le Programme du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile n'avait émis aucun paiement jusqu'au 31 juillet 2010. En raison de l'évaluation du risque et du fait qu'aucun paiement n'avait été effectué, il a été décidé que la vérification du Fonds pour l'innovation dans le secteur de l'automobile serait menée en deux phases.

La phase I met l'accent sur le cycle de vie relatif à l'exécution du programme depuis la présentation d'une demande jusqu'à l'élaboration de l'entente de contribution.

La phase II mettra l'accent sur le traitement du paiement et sur la surveillance des bénéficiaires à l'étape de l'exécution, de même que sur l'établissement du rapport du Programme et l'étape de la surveillance.

Objectif de la vérification — Phase I

L'objectif de la vérification pour la phase I est de fournir l'assurance que la gouvernance, la gestion du risque et les contrôles internes relatifs aux étapes du cycle de vie du Programme de subventions et de contributions, depuis la présentation d'une demande jusqu'à l'élaboration d'une entente de contribution, sont en place et fonctionnent comme prévu.

2.3 Portée de la vérification

La portée englobe les activités de la Direction du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile, depuis la présentation d'une demande jusqu'à l'entente de contribution dûment signée, y compris la documentation de toutes les approbations nécessaires. Les processus d'approbation auprès d'organismes extérieurs à la Direction du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile, par exemple le Conseil des programmes et des services (CPS), le Conseil du Trésor et le Cabinet, ont été exclus de la vérification. La vérification porte sur la période allant de mai 2008 à septembre 2010.

2.4 Méthode de vérification

Cette vérification interne a été menée conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. La méthode de vérification comprend les étapes suivantes :

  • Phase de planification : La phase de planification a été menée au cours de la période allant de décembre 2009 à août 2010. Il s'agissait notamment d'une analyse approfondie du risque du cadre de contrôle de gestion du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile d'après les contrôles de gestion de base du Conseil du Trésor définis en novembre 2007, à partir desquels les critères de vérification ont été élaborés pour la phase I et la phase II de la vérification. Les critères de vérification de la phase I, énoncés à l'annexe A, ont été présentés à la direction du Fonds. Le travail de vérification sur le terrain a été mené en août et au début de septembre 2010.
  • Examen des documents : Plus de 20 documents clés ont été passés en revue, y compris l'examen de la mise en œuvre des évaluations, dans le but de comprendre la gouvernance, les processus et les procédures du Programme du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile, ainsi que l'analyse et la documentation connexe.
  • Entrevues : Sept entrevues ont été menées avec la haute direction, les cadres supérieurs et le personnel du Fonds, à qui on a posé des questions et demandé de corroborer des éléments.
  • Examen des dossiers : Trois dossiers de projet du Fonds (deux finalisés, à l'étape de l'entente de contribution, et un à l'étape de validation de la demande/proposition) ont été examinés dans le but de tester la conformité et la cohérence des processus de gestion du risque et des pratiques connexes internes du Programme du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile. La vérification a donc porté sur la totalité des dossiers disponibles à l'époque.

3.0 Constatations et recommandations

3.1 Introduction

Cette section présente les constatations détaillées de la vérification du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile, phase I. Les constatations sont fondées sur les éléments probants et l'analyse, à partir à la fois de l'analyse du risque initiale et de la conduite de la vérification détaillée.

Outre les constatations présentées ci-dessous, les observations de conditions non systémiques et de moindre importance et présentant un faible risque ont été présentées oralement à la direction pour examen et dans une lettre qui lui est adressée.

3.2 Gouvernance

Le cadre de gouvernance comporte tous les éléments essentiels prévus. Le cadre comprend divers comités de surveillance, notamment des comités ministériels comme le Comité de gestion de la DGIAT.

La Direction du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile a élaboré un manuel de procédures qui définit clairement les rôles et responsabilités des agents au sein de la Direction, les politiques, les lignes directrices et les mécanismes applicables ainsi que le processus décisionnel.

Il existe par ailleurs des priorités et des objectifs opérationnels pour les principales activités du Programme du Fonds, qui sont documentés et reliés aux objectifs et priorités stratégiques du plan d'activités.

3.3 Gestion du risque

Environnement changeant

La direction du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile a montré qu'elle était au courant des risques qui pouvaient avoir une incidence sur ses activités.

La direction du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile a ajusté ses modalités pour tirer parti de possibilités au sein de l'industrie automobile et réagir aux conditions économiques.

Peu de temps après le lancement du Fonds, en 2008, l'économie a commencé à montrer des signes de faiblesse qui ont été suivis d'un ralentissement important dans l'industrie automobile en 2009. La direction du Fonds a alors estimé que les fabricants automobiles risquaient d'être moins désireux ou capables d'investir les 300 millions de dollars requis. Comme elle avait en outre pris conscience du haut degré d'intégration des fournisseurs de pièces automobiles et des fabricants, elle a entrevu la possibilité d'allouer une partie du financement aux fabricants de pièces automobiles afin qu'ils développent des pièces de meilleure qualité et plus écologiques. De façon à exploiter cette possibilité et à faire échec au ralentissement économique, la direction du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile a préparé, en octobre 2009, une présentation au Conseil du Trésor demandant que le montant d'investissement exigé du secteur privé soit réduit de 300 à 75 millions de dollars.

Grâce à ces décisions, l'industrie a continué de s'intéresser au Fonds et certains fabricants de pièces ont présenté des demandes, malgré le ralentissement économique.

Constatation 1.0 : Processus d'évaluation du risque

Le Programme du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile n'a pas de processus officiel documenté pour l'évaluation ou la gestion du risque permanent au niveau du programme, et n'a pas finalisé le mécanisme officiel d'évaluation du risque après l'approbation, au niveau des projets.

Nous nous attendions à ce que le Programme du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile soit doté d'un processus d'évaluation ou de gestion du risque officiel et documenté tant pour les risques inhérents aux projets que pour ceux inhérents au programme, et à ce que ces risques soient examinés et mis à jour régulièrement.

D'après les entrevues que nous avons menées, le Programme du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile ne dispose pas de processus de gestion du risque officiel et documenté au niveau du programme. La direction du Fonds a identifié les principaux risques pour le programme au cours de l'élaboration du programme et a créé des stratégies d'atténuation, comme l'indiquent le cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) ou le cadre de vérification axé sur les risques (CVAR). Toutefois, la direction du Fonds n'a pas mis à jour les risques ni la stratégie d'atténuation indiqués dans le CGRR ou le CVAR. Les responsables du Fonds ont surveillé les risques de façon informelle au niveau du programme et y ont réagi en conséquence, notamment en réduisant le seuil d'investissement requis.

La Direction du Fonds a expliqué qu'elle n'avait pas mis à jour l'évaluation du risque et la stratégie originale d'atténuation du risque dans le CGRR et le CVAR parce qu'il était prématuré de le faire. Au cours des entrevues, on nous a précisé que la probabilité de changement touchant les risques ou de nouveaux risques était trop faible pour justifier de procéder à de nouvelles évaluations du risque ou de mettre à jour les évaluations existantes. Cependant, plusieurs nouveaux risques ont été mis en évidence au cours des entrevues, notamment le fait que le gouvernement de l'Ontario met fin à son programme équivalent, le Fonds pour les emplois dans les secteurs émergents (programme quinquennal annoncé en 2008) et le fait que le Fonds risque d'être à sec parce que tout l'argent qui lui est alloué pourrait bien être entièrement engagé au cours du prochain exercice.

La direction du Fonds travaille à l'élaboration d'un processus officiel d'évaluation du risque pour les risques au niveau des projets. Au moment de la vérification sur le terrain, rien n'indiquait que l'on ait procédé à des mises à jour de l'évaluation du risque initiale menée au cours de la vérification de la diligence raisonnable pour les deux ententes de contribution en place, dont l'une existait depuis plus d'un an.

En l'absence d'un cadre de risque mis à jour (CVAR) et d'un processus d'évaluation du risque finalisé comportant une phase de surveillance, il demeure un risque résiduel d'augmentation des coûts, de perte d'opportunités, de non-utilisation des fonds voire d'atteinte à la réputation du ministère.

Recommandation 1.0 :

Le directeur général, DGIAT, devrait s'assurer qu'un processus permanent d'évaluation du risque soit mis en œuvre tant au niveau du programme qu'au niveau des projets du Fonds, ce qui donnera lieu à la préparation sur une base régulière d'une évaluation du risque officielle et documentée.

3.4 Contrôle interne

Le Programme du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile se conforme à la politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et la direction du Fonds a établi de saines procédures et des lignes directrices pour la gestion de l'information.

Nous nous attendions à la conformité aux politiques, lignes directrices et procédures pertinentes du gouvernement, du ministère et du Programme du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile. Plus précisément, nous nous attendions à ce que les modalités du programme ainsi que les ententes de contribution qu'il a établies soient conformes aux politiques et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Au cours de la vérification, il est apparu que les modalités du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile et les ententes de contribution étaient parfaitement conformes aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor. Par ailleurs, le Programme du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile dispose de contrôles sur l'approbation des projets et la coordination avec d'autres programmes.

La direction du Fonds a établi et documenté des mécanismes officiels et bien compris pour la gestion, l'archivage et le partage de l'information. Par ailleurs, ces mécanismes sont bien communiqués à tous les employés et facilement accessibles.

Constatation 2.0 : Documentation

En ce qui concerne l'évaluation et l'analyse de chaque demande ou proposition, les éléments probants dans les dossiers de projet ne sont pas suffisants pour démontrer la conformité aux procédures et lignes directrices internes établies et pour appuyer le processus décisionnel.

Nous nous attendions à voir au dossier les documents à l'appui du processus et ceux indiqués dans le mécanisme de gestion de l'information du Fonds. Or, au cours de l'étude des dossiers nous n'avons pas trouvé d'éléments probants témoignant de la conformité au mécanisme.

Le Programme du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile dispose d'un manuel qui fait état de ses procédures internes et de ses lignes directrices et qui est accessible à tout le personnel. Il nous est apparu que les procédures et les lignes directrices n'expliquaient pas toujours avec clarté ce qu'il fallait absolument documenter et ce qui était facultatif concernant les dossiers de projet. Les dossiers de projet examinés renfermaient des documents clés comme le sommaire du projet, le procès-verbal de la réunion du Conseil des programmes et des services et une photocopie de la présentation au Conseil du Trésor avec toutes les approbations appropriées. Toutefois, il est apparu que certains documents exigés par les procédures internes et les lignes directrices du Programme du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile étaient manquants, y compris l'évaluation finale du projet, la liste de vérification des éléments relatifs à l'admissibilité, la liste de vérification de l'exhaustivité du dossier, la liste de vérification de l'assurance de la qualité, les rapports sur les réunions. Rien n'indiquait par ailleurs qui avait préparé et qui avait approuvé l'évaluation de la proposition, et la décision n'était pas non plus justifiée.

En l'absence de documentation complète au dossier, la DGIAT court le risque de ne pas être en mesure de faire entièrement la preuve de l'exercice de la responsabilité ou de justifier les décisions prises concernant les dossiers de projet.

Recommandation 2.0 :

Le directeur général, DGIAT, devrait s'assurer que le guide des procédures internes indique clairement quels sont les documents obligatoires.

Recommandation 2.1 :

Le directeur général, DGIAT, devrait s'assurer que les dossiers de projet renferment toute la documentation à l'appui des décisions prises.

4.0 Conclusion générale

Dans l'ensemble, la gouvernance du Fonds d'innovation pour le secteur de l'automobile, la gestion du risque et les contrôles internes se rapportant aux processus du cycle de vie du Programme de subventions et de contributions, depuis la présentation d'une demande jusqu'à l'élaboration de l'entente de contribution, sont en place et fonctionnent comme prévu. Toutefois, il existe des possibilités d'améliorer les processus de gestion du risque et les contrôles internes.

5.0 Annexe A

5.0 Annexe A
Contrôle de gestion de base Critères Critères satisfaits ou non satisfaits
Gouvernance
Gouvernance et orientation stratégique Il existe des priorités et des objectifs opérationnels pour les principales activités, qui sont documentés et reliés aux objectifs et aux priorités stratégiques. Satisfait
Les objectifs sont communiqués efficacement par internet, par voies de communiqués, dans le cadre d'assemblées générales, etc., aux employés, à un ou plusieurs organismes de surveillance indépendants ainsi qu'à des intervenants externes. Satisfait
Gestion du risque
Gestion du risque La direction a adopté une approche documentée en ce qui concerne la gestion du risque. Non satisfait
Tous les types de risque sont cernés, y compris les risques juridiques, les risques opérationnels, les risques financiers et les risques pour la réputation. Satisfait
Le processus de détermination du risque est rigoureux et tient compte à la fois les sources internes et extérieures. Non satisfait
La direction détermine et évalue les contrôles existants permettant de gérer le risque. Non satisfait
Le processus d'évaluation du risque tient compte des résultats de l'évaluation du contrôle et inclut une analyse de l'incidence résiduelle des risques et de la probabilité de ceux-ci. Non satisfait
Il existe des plans d'action pour gérer ou traiter les risques jugés inacceptables par la direction. Ces plans d'action indiquent des mesures d'atténuation précises, les délais à respecter pour l'adoption des mesures prévues et le responsable de chaque mesure. Non satisfait
Les données sur le risque sont utilisées pour prendre des décisions en matière d'investissement. Satisfait
Contrôles internes
Intendance — planification et budgétisation Les hypothèses et ressources connexes ainsi que les pratiques en matière d'établissement des coûts utilisées pour préparer le budget sont contestées et les décisions résultant de ce processus de contestation sont consignées. Satisfait
En exerçant une surveillance régulière, la haute direction responsable du programme s'assure de la conformité à la législation, aux politiques et aux textes habilitants régissant la gestion financière. Satisfait
Intendance — gestion des actifs Les documents, les données et l'information, de même que l'accès à l'information, sont sécurisés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Il existe des contrôles appropriés d'applications de systèmes.

Les documents et l'information sont conservés conformément aux lois et règlements.

Satisfait
Apprentissage, innovation et gestion du changement La planification de la relève est effectuée à intervalles réguliers et elle tient compte des besoins et des objectifs organisationnels à court et à long terme, de même que des objectifs des employés en matière d'avancement. Satisfait
Il existe des mécanismes officiels de gestion, de conservation et d'échange de renseignements.  Ils sont bien compris, consignés, communiqués et respectés. Non satisfait
Programme stratégique d'Industrie Canada Le programme est en conformité avec les politiques gouvernementales connexes. Satisfait

Annexe B : Plan d'action de la direction

Annexe B : Plan d'action de la direction
Recommandation
(page ou section)
Mesure prévue ou justification de la décision de ne pas donner suite à la recommandation Responsable Date d'achèvement prévue État actuel
Recommandation no 1.0 :

Le directeur général, DGIAT, devrait veiller à ce qu'un processus permanent d'évaluation du risque soit mis en œuvre tant au niveau du programme qu'au niveau des projets du Fonds, ce qui donnera lieu à la préparation sur une base régulière d'une évaluation du risque officielle et documentée.

Finaliser le cadre de gestion et de responsabilisation du Fonds pour évaluer et surveiller les risques inhérents au programme et aux projets. Le directeur général, DGIAT 20 décembre 2010 Terminé — L'aperçu de l'approche de gestion des risques du Fonds établit le cadre pour évaluer les risques inhérents au programme et aux projets.
Examiner et réévaluer une fois l'an les risques cernés dans le CGRR-CVAR intégré du Fonds en utilisant la grille des risques établie dans son approche de gestion des risques. Le directeur général, DGIAT 20 décembre 2010 Terminé — Les risques cernés dans le CGRR-CVAR intégré du Fonds ont été examinés et réévalués.
Pour chaque projet, examiner et réévaluer au moins une fois l'an (plus souvent pour un projet où les risques ou les incidents sont importants) les risques cernés dans le Sommaire de projet. Le directeur général, DGIAT 15 janvier 2011 En cours
Recommandation no 2.0 :

Le directeur général, DGIAT, devrait veiller à ce que le guide des procédures internes indique clairement quels sont les documents obligatoires.

Réviser les lignes directrices s'appliquant à la gestion des dossiers de projet du Fonds pour indiquer les documents à conserver obligatoirement dans ces dossiers.

Les documents tels que les listes de vérification des éléments relatifs à l'admissibilité, des questions et réponses et de l'exhaustivité du dossier font partie intégrante du formulaire d'évaluation des projets, qui doit obligatoirement figurer dans ces dossiers.

Le directeur général, DGIAT 15 décembre 2010 Terminé
Recommandation no 2.1:

Le directeur général, DGIAT, devrait veiller à ce que les dossiers de projet renferment toute la documentation à l'appui des décisions prises.

Faire en sorte que les dossiers de projet soient conformes aux lignes directrices révisées s'appliquant à la gestion des dossiers du Fonds. Le directeur général, DGIAT 15 janvier 2011 En cours
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