Archivé — Rapport de vérification Vérification des parcs de stationnement

Janvier 2011

Recommandé le 25 janvier 2011 par le Comité ministérielle de vérification pour l'approbation du sous-ministre

Approuvé par le sous-ministre le 31 janvier 2011

Table des matières


1.0 Sommaire exécutif

1.1 Introduction

Conformément au Plan pluriannuel de vérification interne axé sur les risques d'Industrie Canada, qui a été approuvé pour 2010-2011 à 2012-2013, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) a entrepris une vérification des parcs de stationnement.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) est responsable de fournir des directives générales relativement aux parcs de stationnement occupés par la Couronne, tandis que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est responsable d'établir la politique relative aux parcs de stationnement dont il assure l'administration. La politique de TPSGC sur le stationnement dans les immeubles confiés aux ministères gardiens contient des directives sur la prestation de services de stationnement aux ministères locataires ainsi que sur l'acquisition, l'administration et l'aliénation des parcs de stationnement dont il assure la garde. Cette politique a fait l'objet d'une mise à jour en 2010; en conséquence, les employés du gouvernement sont tenus de payer les taux du marché pour stationner dans les parcs du gouvernement, à l'exception des personnes ayant une incapacité 1. De plus, on envisage de céder au secteur privé les parcs de stationnement des employés.

Depuis juillet 2010, Industrie Canada a mis en œuvre l'exigence d'imposer des droits de stationnement comparables à ceux du marché à tous ses employés et entrepris le projet de céder ses services de stationnement à des exploitants du secteur privé. La transition est censée se faire progressivement, à mesure que prennent fin les ententes d'occupation de chacun des parcs de stationnement. Industrie Canada estime que la majeure partie de ses parcs de stationnement aura été cédée à des exploitants privés d'ici mai 2011. Dans l'intervalle, Industrie Canada continuera de retenir les droits de stationnement sur les salaires des employés qui disposent d'une place de stationnement. À compter de la prise en charge par le secteur privé, les employés paieront les droits de stationnement directement à l'exploitant. Industrie Canada ne jouera donc plus aucun rôle dans l'attribution des places de stationnement aux employés ni dans la perception des droits de stationnement (sous réserve des précisions attendues du SCT sur les responsabilités qui pourraient toujours incomber à Industrie Canada en vertu de l'« obligation d'adaptation »).

En prévision de cette transition, la Direction de la gestion des installations (DGI), le Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA) et la Direction générale des ressources humaines (DGRH) ont procédé conjointement, entre mai et juin 2010, à un examen par la direction des pratiques relatives à l'administration du stationnement des employés et aux retenues à la source en ce qui concerne les parcs de stationnement d'Industrie Canada. Cet examen avait pour but d'assurer le respect des politiques applicables et de faire des recommandations quant aux mesures correctives qui pourraient s'imposer. À la suite de cet examen par la direction, le SFCA et la DGRH ont documenté les nouvelles modalités d'administration du stationnement et de contrôle de la qualité d'Industrie Canada, qui sont entrées en vigueur le 1er juillet 2010.

La présente vérification avait pour but de déterminer si les employés d'Industrie Canada qui disposent de places de stationnement payaient des taux de stationnement conformes aux politiques du SCT, de TPSGC et d'Industrie Canada, et si les contrôles mis en place sont adéquats pour soutenir l'établissement de rapports et la surveillance.

La vérification incluait un examen par la direction de l'administration du stationnement et des pratiques de retenue à la source, ainsi que des « actions » en lien avec le stationnement 2 exécutées entre le 1er juillet et le 30 septembre 2010, en vertu des nouvelles modalités d'administration du stationnement et de contrôle de la qualité d'Industrie Canada. La vérification portait sur l'administration du stationnement et les procédures de contrôle de la qualité menées par la DGRH et la Direction de la gestion des installations à l'administration centrale de la région de la capitale nationale (RCN), à Mesures Canada, à l' Office de la propriété intellectuelle du Canada et aux bureaux régionaux.

1.2 Conclusion générale

Dans l'ensemble, Industrie Canada a mis en place des contrôles adéquats pour s'assurer que ses employés paient le taux de stationnement applicable et pour veiller à ce que le processus d'établissement de rapports et de surveillance des parcs de stationnement d'Industrie Canada soit satisfaisant et adéquat.

1.3 Principales constatations

Contrôle interne

  • L'examen par la direction des pratiques d'administration du stationnement et de retenue à la source, les mesures prises pour régler les problèmes relevés, ainsi que la surveillance continue de l'administration du stationnement sont adéquats. La SCT a informé Industrie Canada que, pour les locataires de place de stationnement réservés aux personnes handicapés, il n'y aurait pas de changement aux modalités actuelles avant la publication de nouvelles directives, en décembre 2010. Lorsque le SCT publiera de nouvelles directives sur les exigences de l'« obligation d'adaptation », la direction devrait confirmer la validité des certificats médicaux provinciaux des employés qui bénéficient d'un statut lié à leur état de santé en ce qui concerne le stationnement.
  • Des modalités d'administration du stationnement ont été établies, et elles abordent la plupart des exigences de la politique . Les contrôles établis par les nouvelles modalités d'administration du stationnement sont appropriés. Les modalités ont été diffusées et sont comprises. La vérification a fait ressortir qu'il serait opportun de préciser d'avantage les nouvelles modalités de stationnement et d'insister sur l'importance de les appliquer.
  • Les modalités de stationnement ont été appliquées adéquatement pour assurer un traitement rigoureux dans l'attribution des nouvelles places de stationnement. Les contrôles ont été conçus et mis en œuvre pour veiller à ce que les employés d'Industrie Canada à qui des places de stationnement étaient attribuées paient le taux de stationnement approprié. Pour favoriser l'application des modalités de stationnement, il est suggéré de conserver la justification à l'appui des décisions liées à l'administration du stationnement.

1.4 Recommandations

En raison de la cession imminente de l'administration du stationnement au secteur privé, la direction devrait évaluer les possibilités d'amélioration soulevées par la présente vérification, afin de déterminer les mesures qui s'imposent. Des améliorations seraient possibles dans les domaines suivants :

  1. Lorsque le SCT publiera d'autres directives, en décembre 2010, relativement aux exigences de l'« obligation d'adaptation », confirmer l'état de santé des locataires de place de stationnement actuels et mettre en œuvre une procédure de reconfirmation des certificats médicaux provinciaux qui comportent une date d'échéance périodique.
  2. S'assurer de documenter et de communiquer clairement les modalités relatives à la détermination et au traitement des demandeurs de niveau EX ou équivalent, aux avis de résiliation des permis de stationnement et au maintien de permis de stationnement supplémentaires.
  3. Insister encore sur l'importance d'appliquer les nouvelles modalités de retenue à la source des droits de stationnement (notamment le registre de suivi), particulièrement auprès des bureaux régionaux.
  4. Conserver suffisamment de pièces justificatives pour démontrer que les nouvelles modalités de stationnement sont appliquées et pour justifier les décisions concernant l'attribution des places de stationnement face aux employés inscrit sur une liste d'attente.

1.5 Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que Dirigeante principale de la vérification, les procédures de vérification suivies et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour appuyer l'exactitude de l'opinion formulée dans le présent rapport. Cette opinion se fonde sur un examen des situations recensées au cours de la période visée à la lumière des critères de vérification préétablis, préalablement approuvés par la direction. L'opinion ne s'applique qu'aux entités examinées et au champ d'étude décrit dans le présent rapport. Cette vérification a été menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

1.6 Opinion de vérification

À mon avis, il n'y a pas de lacunes dans les processus de contrôle interne d'Industrie Canada en matière de stationnement, et ces processus sont efficaces.

_______________________________
Susan Hart
Dirigeante principale de la vérification, Industrie Canada

__________________________
Date

2.0 À propos de la vérification

2.1 Contexte

Conformément au Plan pluriannuel de vérification interne axé sur les risques d'Industrie Canada, qui a été approuvé pour 2010-2013, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) a entrepris une vérification des parcs de stationnement. Cette vérification s'est imposée à la suite d'un doute soulevé relativement au fait que les parcs de stationnement pourraient ne pas être gérés en conformité avec les politiques, procédures et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et d'Industrie Canada.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) est responsable de fournir des directives générales relativement aux parcs de stationnement occupés par la Couronne, tandis que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est responsable d'établir la politique relative aux parcs de stationnement dont il assure l'administration. La politique de TPSGC sur le stationnement dans les immeubles confiés aux ministères gardiens contient des directives sur la prestation de services de stationnement aux ministères locataires ainsi que sur l'acquisition, l'administration et l'aliénation des parcs de stationnement dont il assure la garde. Cette politique a fait l'objet d'une mise à jour en 2010; en conséquence, les employés du gouvernement sont tenus de payer les taux du marché pour stationner dans les parcs du gouvernement, à l'exception des personnes ayant une incapacité 3. De plus, on envisage de céder au secteur privé les parcs de stationnement des employés.

Au sein d'Industrie Canada, la Direction de la gestion des installations, qui relève du Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA), est responsable d'élaborer la politique de stationnement et les procédures administratives du Ministère à cet égard. La responsabilité d'appliquer la politique et les modalités relatives au stationnement est assumée conjointement par les administrateurs de stationnement de la région de la capitale nationale (RCN), l'Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC), Mesures Canada et les administrateurs des bureaux régionaux. Industrie Canada est responsable de gérer ses places de stationnement conformément aux dispositions de la législation applicable, des directives du SCT, des politiques et autres documents connexes de TPSGC, et en tenant dûment compte des règlements municipaux. Industrie Canada assume la gestion des places de stationnement attribuées aux employés du ministère de la Justice qui utilisent des places de stationnement d'Industrie Canada; toutefois, c'est le ministère de la Justice qui doit s'assurer que les retenues à la source soient faites.

Depuis juillet 2010, Industrie Canada a mis en œuvre l'exigence d'imposer des droits de stationnement comparables à ceux du marché à tous ses employés et entrepris le projet de céder ses services de stationnement à des exploitants du secteur privé. La transition est censée se faire progressivement, à mesure que prennent fin les ententes d'occupation de chacun des parcs de stationnement. Industrie Canada estime que la majeure partie de ses parcs de stationnement aura été cédée à des exploitants privés d'ici mai 2011. Dans l'intervalle, Industrie Canada continuera de retenir les droits de stationnement sur les salaires des employés qui disposent d'une place de stationnement. À compter de la prise en charge par le secteur privé, les employés paieront les droits de stationnement directement à l'exploitant. Industrie Canada ne jouera donc plus aucun rôle dans l'attribution des places de stationnement aux employés ni dans la perception des droits de stationnement (sous réserve des précisions attendues du SCT sur les responsabilités qui pourraient toujours incomber à Industrie Canada en vertu de l'« obligation d'adaptation »).

En prévision de cette transition, la Direction de la gestion des installations (DGI), le Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA) et la Direction générale des ressources humaines (DGRH) ont procédé conjointement, entre mai et juin 2010, à un examen par la direction des pratiques relatives à l'administration du stationnement des employés et aux retenues à la source en ce qui concerne les parcs de stationnement d'Industrie Canada. Cet examen avait pour but d'assurer le respect des politiques applicables et de faire des recommandations quant aux mesures correctives qui pourraient s'imposer. À la suite de cet examen par la direction, le SFCA et la DGRH ont documenté les nouvelles modalités d'administration du stationnement et de contrôle de la qualité d'Industrie Canada, qui sont entrées en vigueur le 1er juillet 2010.

Le tableau ci-dessous illustre le nombre approximatif de places de stationnement détenues par des employés d'Industrie Canada au moment de la vérification, ainsi que le nombre d'« actions » de stationnement (c.-à-d. « commencer », « modifier » et « arrêter ») exécutées entre le 1er juillet et le 30 septembre 2010 en vertu des nouvelles modalités d'administration du stationnement et de contrôle de la qualité d'Industrie Canada dans la région de la capitale nationale, à Mesures Canada, à l'Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) et dans les régions :

Nombre approximatif de places de stationnement détenues par des employés d'Industrie Canada

1 Les données ci-dessus incluent les places de stationnement attribuées, au moment de la vérification, à des employés de niveau EX, de niveau non EX et à des employés handicapés, mais non les places réservées aux véhicules de la Couronne, aux travailleurs de quarts, aux visiteurs, etc. (Retour au texte)

2. Les actions liées au stationnement incluent « commencer », « modifier » et « arrêter ». (Retour au texte)

Régions Stationnement des employés (1) Actions liées au stationnement (2) (1er juil. – 30 sept. 2010)
RCN 176 23
Mesures Canada 40 0
OPIC 90 12
Bureau régional des Prairies et du Nord 25 0
Région de l'Atlantique 7 1
Région du Québec 8 0
Région de l'Ontario Aucun s.o.
Région du Pacifique Aucun s.o.
Total 346 36

2.2 Objectif

La présente vérification avait pour but de déterminer si les employés d'Industrie Canada qui disposent de places de stationnement payaient le taux applicable, conformément aux politiques du SCT, de TPSGC et d'Industrie Canada, et si les contrôles mis en place sont adéquats pour soutenir l'établissement de rapports et la surveillance.

2.3 Portée

La vérification incluait un examen par la direction de l'administration du stationnement et des pratiques de retenue à la source (mené en mai et juin 2010), ainsi que des « actions » en lien avec le stationnement (c.-à-d. « commencer », « modifier » et « arrêter ») exécutées entre le 1er juillet et le 30 septembre 2010, en vertu des nouvelles modalités d'administration du stationnement et de contrôle de la qualité d'Industrie Canada. La vérification a porté plus précisément sur les éléments suivants :

  • une révision générale et une mise à l'épreuve de l'examen de l'administration du stationnement fait par la direction, des mesures prises pour corriger les erreurs et de la manière de faire état de l'avancement et de surveiller le processus;
  • une épreuve de normalisation de l'ensemble des actions « commencer », « modifier » et « arrêter » exécutées entre le 1er juillet et le 30 septembre 2010.

La vérification a porté sur les procédures effectuées par la Direction générale des ressources humaines (DGRH) et la Direction de la gestion des installations (DGI), tant à l'administration centrale, à Mesures Canada et à l'Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) qu'aux bureaux régionaux. En ce qui concerne les places de stationnement utilisées par des employés du ministère de la Justice, la vérification a abordé les activités et responsabilités d'Industrie Canada, mais non les pratiques mises en œuvre par le ministère de la Justice.

2.4 Méthodologie

La présente vérification interne a été menée conformément à la Politique sur la vérification interne du SCT et à ses Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. L'examen sur le terrain a été effectué en novembre 2010. La stratégie de vérification était la suivante :

  • La planification s'est faite en octobre 2010. Elle comportait une évaluation des risques fondée sur les données recueillies dans le cadre d'un examen de documents clés et d'entrevues préliminaires avec les intervenants clés de l'administration du stationnement dans la RCN. Une note de planification de la vérification a été élaborée, afin de présenter les critères de vérification à la direction d'Industrie Canada. Ces critères sont décrits en détail à l'Annexe A.
  • Parmi les principales techniques de vérification utilisées, mentionnons :
    • examen de la politique et des modalités de stationnement, afin de s'assurer que toutes les exigences pertinentes de la politique avaient été abordées et que les contrôles clés étaient en place;
    • examen des documents clés relatifs à l'examen par la direction de l'administration du stationnement, à la surveillance continue de l'administration du stationnement et à la mise en œuvre des nouvelles modalités de stationnement;
    • mise à l'épreuve des contrôles clés du processus d'administration du stationnement pour l'ensemble des 36 actions de stationnement (par exemple : « commencer », « modifier » et « arrêter ») et examen des documents à l'appui;
    • entrevues avec les administrateurs de stationnement et les conseillers en rémunération à l'administration centrale de la RCN, à Mesures Canada, à l'Office de la propriété intellectuelle du Canada et dans les bureaux régionaux, aux fins de prise de renseignements et de corroboration des constatations de la vérification.

3.0 Constatations et recommandations

3.1 Introduction

La présente section contient le détail des constatations de la vérification des parcs de stationnement. Les constatations sont fondées sur les éléments probants et sur une analyse découlant de l'analyse des risques initiale ainsi que de la vérification comme telle.

3.2 Contrôle interne

Constatation 1.0 : Examen par la direction

L'examen par la direction des pratiques d'administration du stationnement et de retenue à la source, les mesures prises pour régler les problèmes relevés, ainsi que la surveillance continue de l'administration du stationnement sont adéquats. La SCT a informé Industrie Canada que, pour les locataires de place de stationnement réservé aux personnes handicapés, il n'y aurait pas de changement aux modalités actuelles avant la publication de nouvelles directives en décembre 2010. Lorsque le SCT publiera de nouvelles directives sur les exigences de l'« obligation d'adaptation », la direction devrait confirmer la validité des certificats médicaux provinciaux des employés qui bénéficient d'un statut lié à leur état de santé en ce qui concerne le stationnement.

Dans le cadre de l'examen des mesures prises par la direction, nous nous attendions à constater qu'un examen exhaustif avait été mené, que la direction avait pris des mesures adéquates pour régler les problèmes relevés et que la surveillance continue du processus d'administration du stationnement était suffisante.

La vérification a permis de confirmer que l'examen par la direction incluait un rapprochement entre un rapport de TPSGC qui comportait une liste de tous les employés d'Industrie Canada faisant l'objet de retenues à la source en lien avec le stationnement et une liste de tous les locataires de place de stationnement d'Industrie Canada fournie par la Direction de la gestion des installations (DGI). Dans les régions, ce rapprochement a été fait par les administrateurs du stationnement régionaux et le personnel des ressources humaines. Il a été noté que le Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA), la Direction de la gestion des installations (DGI) et la Direction générale des ressources humaines (DGRH) collaboraient à l'investigation et à la résolution de tout écart relevé. Des mesures correctives ont été prises et la direction a élaboré un processus pour suivre l'évolution.

Toutefois, la vérification a relevé que l'examen de l'administration du stationnement effectué par la direction n'incluait pas la confirmation de l'état de santé des locataires de place de stationnement au moyen des certificats médicaux provinciaux fournis par les employés comme preuve d'incapacité (sur la base des normes de délivrance provinciales). Étant donné que le SCT a informé Industrie Canada que, dans le cas des locataires de place de stationnement réservés pour les personnes malades ou handicapés, il n'y aurait pas de changement dans les modalités courantes avant la publication de nouvelles directives en décembre 2010, (sous réserve des précisions attendues du SCT sur les responsabilités qui pourraient toujours incomber à Industrie Canada en vertu de l'« obligation d'adaptation »).

Enfin, la direction a utilisé un autre outil, soit un état trimestriel de rapprochement comparant une liste des employés auxquels une place était attribuée aux rapports mensuels de retenue à la source. À l'issue de l'étude sur le terrain, le premier état trimestriel de rapprochement en était encore aux dernières étapes d'approbation, de sorte qu'il n'a pas été examiné dans le cadre de la présente vérification.

Constatation 2.0 : Établissement et diffusion des modalités de stationnement

Des modalités d'administration du stationnement ont été établies, et elles abordent la plupart des exigences de la politique. Les contrôles établis par les nouvelles modalités d'administration du stationnement sont appropriés. Les modalités ont été diffusées et sont comprises. La vérification a fait ressortir qu'il serait opportun de préciser d'avantage les nouvelles modalités de stationnement et d'insister sur l'importance de les appliquer.

Dans le cadre de l'examen de l'établissement et de la diffusion des modalités de stationnement d'Industrie Canada, nous nous attendions à trouver des modalités de stationnement documentées abordant les exigences pertinentes de la politique ainsi que des contrôles appropriés. Nous escomptions aussi que la direction avait pris les mesures nécessaires pour diffuser les modalités de stationnement et s'assurer qu'elles étaient comprises des principaux intervenants.

La vérification a permis de constater que les modalités d'administration du stationnement étaient documentées d'une manière logique et compréhensible, soulignant les différentes étapes du processus d'administration du stationnement; cependant, la vérification a fait ressortir quelques cas où les modalités de stationnement ne répondaient pas aux exigences de la politique. En particulier, les modalités ne décrivaient pas adéquatement comment déterminer quels demandeurs correspondent au niveau EX équivalent et comment ils seront traités en ce qui concerne l'attribution des places de stationnement; l'exigence pour les employés de donner un préavis de un mois pour résilier un permis de stationnement, ainsi que l'exigence de maintenir des permis de stationnement supplémentaires.

Industrie Canada a eu recours à des messages par courrier électronique, à des conversations téléphoniques et à la distribution d'un document de type « foire aux questions » pour informer son personnel et les administrateurs du stationnement de son intention de céder à des exploitants privés les services de stationnement destinés à ses employés. En outre, les administrateurs du stationnement ont souligné avoir été avisés et informés des nouvelles modalités de stationnement. La vérification a également fait ressortir le fait que, bien qu'ils aient été au courant des nouvelles modalités, les administrateurs de certaines régions, en raison du nombre restreint de places de stationnement et de la rareté des modifications dans l'attribution des places, n'ont pas jugé nécessaire de mettre en œuvre le nouveau registre de suivi, qui constitue un contrôle clé pour activer les retenues à la source liées au stationnement dans ces régions.

Constatation 3.0 : Application des modalités de stationnement

Les modalités de stationnement ont été appliquées adéquatement pour assurer un traitement rigoureux dans l'attribution des nouvelles places de stationnement. Les contrôles ont été conçus et mis en œuvre pour veiller à ce que les employés d'Industrie Canada à qui des places de stationnement étaient attribuées paient le taux de stationnement approprié. Pour favoriser l'application des modalités de stationnement, il est suggéré de conserver la justification à l'appui des décisions liées à l'administration du stationnement.

Dans le cadre de l'examen de l'application des modalités de stationnement, nous nous attendions à constater que les contrôles établis par les nouvelles modalités d'administration du stationnement étaient appliqués de manière à ce que toute nouvelle attribution de place de stationnement soit traitée avec rigueur. Nous escomptions également constater que la justification à l'appui des décisions liées à l'administration du stationnement était documentée et conservée.

Les modalités de stationnement sont documentées et, sur le plan de la conception, elles contiennent, selon la vérification, des activités de contrôle clés telles que des rapprochements mensuels, l'approbation (signature) des rapprochements mensuels par la DGRH et la DGI, et la conservation de la documentation et de la justification à l'appui des décisions. La direction a pris des mesures pour s'assurer que les taux du marché soient appliqués à tous les locataires de place de stationnement à compter du 1er juillet 2010.

La vérification a permis de mettre au jour quelques cas mineurs où la documentation à l'appui conservée n'était pas suffisante (ou ne se trouvait pas au dossier). Les accusés de réception des demandes de retenue à la source n'étaient pas toujours conservés (c'était le cas pour 6 des 21 actions mises à l'épreuve dans le cadre de la vérification; il convient toutefois de noter que c'était au début de la mise en œuvre des nouvelles modalités) et, dans un cas, le formulaire de demande de place de stationnement n'avait pas été rempli. On a noté également, à l'édifice C.D. Howe, même si une liste d'attente est maintenu, la documentation relative à la prise de décision n'est pas conservée de manière à pouvoir justifier l'attribution des places aux employés figurant sur cette liste.

3.3 Recommandations

En raison de la cession imminente de l'administration du stationnement au secteur privé, la direction devrait évaluer les possibilités d'amélioration soulevées par la présente vérification, afin de déterminer les mesures qui s'imposent. Des améliorations seraient possibles dans les domaines suivants :

  1. Lorsque le SCT publiera d'autres directives, en décembre 2010, relativement aux exigences de l'« obligation d'adaptation », confirmer l'état de santé des locataires de place de stationnement actuels et mettre en œuvre une procédure de reconfirmation des certificats médicaux provinciaux qui comportent une date d'échéance périodique.
  2. S'assurer de documenter et de communiquer clairement les modalités relatives à la détermination et au traitement des demandeurs de niveau EX ou équivalent, aux avis de résiliation des permis de stationnement et au maintien de permis de stationnement supplémentaires.
  3. Insister encore sur l'importance d'appliquer les nouvelles modalités de retenue à la source des droits de stationnement (notamment le registre de suivi), particulièrement auprès des bureaux régionaux.
  4. Conserver suffisamment de pièces justificatives pour démontrer que les nouvelles modalités de stationnement sont appliquées et pour justifier les décisions concernant l'attribution des places de stationnement face aux employés inscrit sur une liste d'attente.

Annexe A : Critères de vérification

Critères de vérification
Critères Lien avec les contrôles de gestion de base 4 Critère respecté ou non
Objectif: Déterminer si les employés d'Industrie Canada qui disposent de places de stationnement payaient le taux applicable, conformément aux politiques du SCT, de TPSGC et d'Industrie Canada, et si les contrôles mis en place étaient adéquats pour soutenir l'établissement de rapports et la surveillance
Contrôles internes
L'examen par la direction, les mesures prises pour régler les problèmes relevés ainsi que la surveillance continue de l'administration du stationnement sont
ST-7 Critère respecté sauf exceptions
La direction s'assure que les pratiques et modalités d'administration du stationnement sont établies, qu'elles sont diffusées et comprises, et que les modalités satisfont aux exigences pertinentes de la politique. ST-5 Critère respecté sauf exceptions
Les contrôles établis dans le cadre du nouveau processus d'administration du stationnement sont adéquats et efficaces pour assurer un traitement rigoureux des nouvelles attributions de places de stationnement. ST-10 Critère respecté sauf exceptions
La justification à l'appui et les approbations touchant les décisions relatives au stationnement sont adéquatement conservées. ST-12 Critère respecté sauf exceptions

Annexe B : Plan d'action de la gestion

Plan d'action de la gestion
Recommandation Mesure prévue ou justification de la décision de ne pas donner suite à la recommandation Responsable Date d'achèvement prévue
1. En raison de la cession imminente de l'administration du stationnement au secteur privé, la direction devrait évaluer les possibilités d'amélioration soulevées par la présente vérification, afin de déterminer les mesures qui s'imposent. Des améliorations seraient possibles dans les domaines suivants : Le plan d'action et la réponse de la direction présentés ci-après prennent en compte la cession de l'administration des parcs de stationnement gouvernementaux au secteur privé. Industrie Canada s'attend à recevoir en janvier 2011 un avis officiel concernant la cession au sein de l'édifice C.D. Howe, qui marquerait le début de la période de transition de trois mois conduisant à la cession de l'administration du stationnement à des exploitants du secteur privé en mai 2011, après quoi le Ministère n'exercera plus aucune activité dans le domaine sauf quelques cas d'exception où les accords d'occupation ne sont pas encore arrivés à échéance. Direction générale des ressources humaines et Direction de la gestion des installations, Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration Mai 2011 (dès la cession)
a. Lorsque le SCT publiera d'autres directives, en décembre 2010, relativement aux exigences de l'« obligation d'adaptation », confirmer l'état de santé des locataires de place de stationnement actuels et mettre en œuvre une procédure de reconfirmation des certificats médicaux provinciaux qui comportent une date d'échéance périodique. a. Le SCT a informé Industrie Canada qu'il n'y aurait aucun changement aux modalités actuelles pour les locataires de place de stationnement malades ou handicapés avant la publication d'un nouvel avis. Le Ministère s'attend à recevoir en janvier 2011 des directives du SCT relativement aux employés handicapés de façon permanente qui sont incapables d'utiliser le transport en commun et à l'« obligation d'adaptation ».

Lorsque le Ministère aura reçu davantage d'information du SCT concernant l'obligation d'adaptation, on examinera le dossier des demandeurs au cas par cas pour s'assurer que les exigences sont bien respectées. Mentionnons notamment les demandes actuelles et futures de vignette de stationnement pour personne handicapée. La direction examinera les certificats médicaux, avec l'aide de la Direction générale des ressources humaines et de la Direction de la gestion des installations (SFCA) selon les besoins. Si aucune place de stationnement n'est disponible, on examinera l'obligation d'adaptation pour déterminer les options possibles. La Direction de la gestion des installations (SFCA) aidera la direction à trouver des solutions de rechange.

b. S'assurer de documenter et de communiquer clairement les modalités relatives à la détermination et au traitement des demandeurs de niveau EX ou équivalent, aux avis de résiliation des permis de stationnement et au maintien de permis de stationnement supplémentaires. b. Si le Ministère doit continuer d'administrer le stationnement après mai 2011, de nouvelles modalités seront prévues pour déterminer comment on évaluera le dossier des demandeurs de niveau EX ou équivalent aux fins de l'attribution des permis de stationnement. Les modalités indiqueront clairement que les ministères ou organismes qui souhaitent cesser d'offrir des places de stationnement devront donner un avis de 30 jours (qui sera communiqué aux demandeurs); elles feront aussi état des procédures et des contrôles en place pour maintenir les permis de stationnement supplémentaires. Ces modalités seront communiquées aux administrateurs de stationnement dans les régions. SFCA, Direction de la gestion des installations Mai 2011 selon les besoins
c. Insister encore sur l'importance d'appliquer les nouvelles modalités de retenue à la source des droits de stationnement (notamment le registre de suivi), particulièrement auprès des bureaux régionaux. c. Les nouvelles modalités de retenue à la source des droits de stationnement ont été communiquées aux bureaux régionaux, notamment le registre de suivi. Les régions seront informées qu'il s'agit de la procédure et du mécanisme de contrôle normalisés pour s'assurer que le stationnement est administré de façon appropriée et que les retenues à la source sont traitées comme il se doit. SFCA, Direction de la gestion des installations 15 janvier 2011
d. Conserver suffisamment de pièces justificatives pour démontrer que les nouvelles modalités de stationnement sont appliquées et pour justifier les décisions concernant l'attribution des places de stationnement face aux employés inscrits sur une liste d'attente. d. Les nouvelles modalités relatives au stationnement insistent sur l'obligation de conserver les pièces justificatives voulues pour montrer que les procédures ont été respectées. Les modalités seront mises à jour pour régir expressément l'attribution des places de stationnement aux employés inscrits sur une liste d'attente (justification et décision). Lorsque le stationnement sera cédé à des exploitants du secteur privé, ce processus deviendra redondant. Il existe actuellement une liste d'attente pour les employés de niveau EX et non-EX. Si une place se libère, on l'attribuera selon l'ordre d'inscription, en commençant par les employés de niveau EX après avoir confirmé qu'ils sont encore intéressés. SFCA, Direction de la gestion des installations Continu

1 En décembre 2010, le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du SCT devrait donner des précisions quant aux responsabilités d'Industrie Canada à l'égard des employés malades ou handicapés, en vertu de l'« obligation d'adaptation ». (Retour au renvoi 1)

2 Les « actions » liées au stationnement incluent « commencer », « modifier » et « arrêter ». (Retour au renvoi 2)

3 En décembre 2010, le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du SCT devrait donner des précisions quant aux responsabilités d'Industrie Canada à l'égard des employés malades ou handicapés, en vertu de l'« obligation d'adaptation ». (Retour au renvoi 3)

4 Les critères de vérification sont en harmonie avec les contrôles de gestion de base du Secrétariat du Conseil du Trésor. (Retour au renvoi 4)

Date de modification :