Rapport de vérification du programme Large bande Canada

Mars 2011

Recommandé le par le Comité ministérielle de vérification pour l'approbation du sous-ministre

Approuvé par le sous-ministre le

Table des matières


1.0 Sommaire

1.1 Introduction

Dans le cadre du Plan d'action économique du Canada, le gouvernement du Canada a accordé un montant de 225 millions de dollars au cours de trois années à Industrie Canada pour l'élaboration et la mise en œuvre d'une stratégie visant à élargir et à améliorer la couverture à large bande. De ce montant, 190 millions fut disponible au programme Large bande Canada : Un milieu rural branché pour étendre la couverture des services à large bande pour le plus grand nombre possible de ménages canadiens non desservis ou mal desservis.

De ce montant de 225 millions de dollars, 190 millions de dollars fut disponible au programme Large bande Canada : Un milieu rural branché (ci-après le « programme »). Le programme est administré par la Direction générale du commerce électronique au sein du Secteur du Spectre, Technologies de l'information et Télécommunications (STIT). Dans le cadre d'un processus de demandes concurrentielles, le programme fournit un financement fédéral aux organisations qui construisent ou exploitent une infrastructure à large bande dans les régions rurales et éloignées.

Le 17 février 2011, le programme comptait 91 dossiers de projets actifs dont 43, d'entre eux, concernaient des ententes de contribution signées et les 48 autres dossiers, des ententes de contribution en préparation pour la signature.

La date butoir pour la signature des ententes de contribution restantes est le 31 mars 2011. Les projets doivent être complétés au plus tard le 31 décembre 2011 et c'est pourquoi une pression considérable s'exerce sur le programme en vue du parachèvement des ententes de contribution, de sorte que les projets approuvés puissent être entrepris et complétés à temps.

Au moment de la présente vérification, le programme en était aux premières étapes de la surveillance des bénéficiaires et la grande majorité des projets financés n'avaient pas encore atteint un taux d'achèvement de 50 p. 100.

L'objectif de la présente vérification était d'évaluer le cadre de contrôle de gestion du programme en mettant spécifiquement l'accent sur les contrôles internes, la gouvernance et la gestion du risque entourant le cycle de vie du programme. La portée de la vérification englobait les étapes suivantes du cycle de vie du programme :

  1. Processus de d'évaluation d'une demande – le processus afin de sélectionner les demande pour le financement;
  2. Élaboration de l'entente de contribution – le processus pour élaborer et signer les ententes de contribution;
  3. Surveillance des bénéficiaires et rapports – le processus de surveillance et de rapport visant les activités des bénéficiaires; et
  4. Surveillance du programme – le processus de surveillance du programme dans son ensemble pour qu'il atteigne les objectifs visés et que les problèmes éventuels soient identifiés et fassent l'objet d'un suivi.

1.2 Conclusion générale

Malgré qu'à quelques exceptions près, il ressort de la présente vérification que le Programme large bande Canada satisfait en général aux critères de vérification préétablis qui sont liés aux contrôles internes adéquats et efficaces, à la gouvernance ainsi qu'à la gestion du risque, et ce, en date de février 2011. Pour obtenir de plus amples détails, veuillez vous reporter à l'annexe A. Les recommandations font état de la possibilité d'améliorer la documentation, la surveillance et la collaboration au sein du ministère.

1.3 Principales constatations

Processus d'évaluation d'une demande

Des critères d'admissibilité et d'évaluation ont été clairement définis, approuvés correctement et intégrés aux outils, lignes directrices et listes de vérification du programme.

Une stratégie de surveillance fondée sur le risque élaborée par le programme facilite l'utilisation de l'information sur le risque à l'appui des décisions de financement ainsi que pour déterminer le niveau de surveillance requis.

Constatation 1.0: Même si les décisions relatives à la cotation ont été clairement indiquées, les dossiers de projet ne renfermaient pas toujours une documentation suffisante pour étayer ces décisions par rapport aux critères d'évaluation préétablis.

Élaboration de l'entente de contribution

Les ententes de contribution reflétant la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor ont été signées par les parties compétentes et font bien état des exigences en matière de rapport conformément à la stratégie de surveillance des bénéficiaires.

Surveillance des bénéficiaires et rapports

Les demandes de remboursement des bénéficiaires ont été traitées conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et des exigences relatives à l'entente de contribution.

Constatation 2.0: Le programme n'a pas mis en place d'outil normatif ou de modèle pour assurer le suivi de la réception des rapports trimestriels des bénéficiaires.

Surveillance du programme

La direction du programme a fait des investissements au chapitre de la formation, des ressources, des outils et de l'information pour permettre aux agents de projet de s'acquitter de leurs responsabilités.

La direction du programme utilisait avec pertinence la matrice de délégation de pouvoirs d'Industrie Canada; en outre, les responsabilités incombant à la direction du programme et les questions dont elle doit rendre compte ont été définies dans les descriptions de travail et/ou les ententes sur le rendement.

La haute direction et les organismes de surveillance ont reçu en temps opportun de l'information sur les principaux aspects du programme, notamment les risques et l'étape de mise en œuvre.

Constatation 3.0: Il n'existe aucun mécanisme à Industrie Canada pour cerner de manière efficiente les possibilités de collaboration liées à l'administration des programmes de paiements de transfert.

1.4 Recommandations

Processus d'évaluation d'une demande

Recommandation 1.0 : Le directeur général, Direction générale du commerce électronique, devrait élaborer une approche structurée pour la gestion des dossiers afin de faire en sorte que les dossiers de projet comportent la documentation adéquate et offrent la transparence voulue pour justifier la cotation donnée par rapport aux critères d'évaluation préétablis.

Surveillance des bénéficiaires et rapports

Recommandation 2.0 : Comme le programme en est aux premières étapes de la surveillance, le directeur général, Direction générale du commerce électronique, devrait mettre en œuvre une approche et un mécanisme cohérents pour assurer le suivi des rapports reçus des bénéficiaires afin de surveiller les progrès en temps opportun.

Surveillance du programme

Recommandation 3.0 : Le dirigeant principal des finances d'Industrie Canada devrait envisager la possibilité d'améliorer la collaboration au sein du ministère en ce qui concerne l'administration des paiements de transfert. Par exemple, le mandat de la Direction des programmes et des services pourrait être élargi afin d'y intégrer une discussion périodique sur la collaboration, notamment le partage des pratiques exemplaires.

1.5 Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel, en tant que dirigeante principale de la vérification, des procédés de vérification suffisants et appropriés ont été effectués et des données probantes ont été recueillies pour étayer l'exactitude de l'opinion fournie dans le présent rapport. Cette opinion est fondée sur une comparaison des conditions qui prévalaient au moment de la vérification par rapport à des critères de vérification préétablis et dont la direction était en accord. Cette opinion s'applique uniquement aux entités examinées dans les limites de la vérification. Cette vérification a été menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. « traduction »

Susan Hart
Dirigeante principale de la vérification, Industrie Canada

Date
le

1.6 Opinion de vérification

À mon avis, l'administration du programme Large bande Canada ne présente pas de faiblesse importante en ce qui a trait aux processus de gestion du risque et de gouvernance. Toutefois, il y a une marge de risque moyen en ce qui concerne les processus de contrôle interne qui nécessite des améliorations. « traduction »

Susan Hart
Dirigeante principale de la vérification, Industrie Canada

Date
le


2.0 À propos de la vérification

2.1 Contexte du programme

Dans le cadre du Plan d'action économique du Canada, le gouvernement du Canada a accordé un montant de 225 millions de dollars au cours de trois années à Industrie Canada pour l'élaboration et la mise en œuvre d'une stratégie visant à élargir et à améliorer la couverture à large bande. De ce montant, 190 millions fut disponible au programme Large bande Canada : Un milieu rural branché pour étendre la couverture des services à large bande pour le plus grand nombre possible de ménages canadiens non desservis ou mal desservis.

De ce montant de 225 millions de dollars, 190 million de dollars fut disponible au programme Large bande Canada : Un milieu rural branché (ci-après le « programme »). Le programme est administré par la Direction générale du commerce électronique au sein du Secteur du Spectre, Technologies de l'information et Télécommunications (STIT). Le programme vise à doter les régions rurales et éloignées d'une infrastructure donnant accès aux services à large bande. L'accès à Internet par la large bande permettra aux bénéficiaires de participer à l'économie d'aujourd'hui en leur donnant accès à de l'information, des services et des possibilités qui autrement n'auraient pas été à leur portée.

Dans le cadre d'un processus de demandes concurrentielles, le programme fournit un financement fédéral à des sociétés ou des consortiums du secteur privé, à des sociétés d'État provinciales ou territoriales, ainsi qu'à des organismes à but non lucratif qui construisent ou exploitent une infrastructure à large bande.

Afin d'avoir une meilleure compréhension de la mesure dans laquelle les Canadiens demeurent non desservis ou mal desservis, le programme a entrepris un exercice de cartographie en consultation avec les provinces et les territoires, le secteur privé, le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) et d'autres ministères fédéraux. Selon les données de la cartographie, des zones géographiques de service (ZGS) ont été établies.

Un appel de demandes concurrentielles a été lancé le 1er septembre 2009 et clôturé le 23 octobre 2009 en vue de financer des projets dans ces ZGS. L'aide financière fournie par le programme a été limitée à un maximum de 50 p. 100 du coût total admissible des projets. Le financement fédéral cumulatif est aussi limité à 50 p. 100, à l'exception des projets proposant de desservir les collectivités des Premières nations, où le plafond maximal cumulatif peut aller jusqu'à 100 p. 100 des coûts éligibles.

Le programme a reçu 570 demandes de financement en réponse à l'appel de demandes concurrentielles. L'équipe du programme a établi des lignes directrices pour évaluer les propositions des demandeurs en utilisant une méthode en deux étapes.

  • Au cours de la première étape, l'équipe du programme a examiné la documentation pour vérifier si elle était complète et évalué la proposition des demandeurs par rapport aux critères d'admissibilité.
  • Si la documentation de la proposition était complète et que la proposition répondait à tous les critères d'admissibilité, celle-ci était évaluée au cours d'une deuxième étape par rapport à une gamme de critères d'évaluation. Enfin, si la proposition rencontrait tous les critères d'évaluation, le projet faisait alors partie d'une liste restreinte de demandes dont on envisageait le financement.

À l'issue de ce processus, l'équipe du programme a établi une première liste restreinte de 226 projets rencontrant les critères d'admissibilité et d'évaluation. Puis elle a ensuite classé les projets d'après le coût le moins élevé par ménage au sein de chaque ZGS afin de déterminer lesquels devaient faire l'objet d'un financement. Le 17 février 2011, il y avait :

  • 91 dossiers de projet actifs dont le financement avait été octroyé ou devait être octroyé; et
  • 135 projets qui ne seront pas financés pour diverses raisons.

Le 17 février 2011, sur les 91 dossiers de projets actifs, 43 ententes de contribution avaient été signées. La date butoir pour la signature des ententes de contribution restantes est le 31 mars 2011. Tel que démontré ci-dessous, la majorité des projets, dont l'entente de contribution a été signée, n'ont pas atteints un taux d'achèvement de 50 p. 100 :

  • Taux d'achèvement de 10 p. 100 – 24 projets (valeur totale de la contribution d'Industrie Canada : 34,142 millions de dollars)
  • Taux d'achèvement de 25 p. 100 – 9 projets (4,245 millions de dollars)
  • Taux d'achèvement de 50 p. 100 – 4 projets (411 000 $)
  • Taux d'achèvement de 75 p. 100 – 4 projets (322 000 $)
  • Taux d'achèvement intégral – 2 projets (63 000 $)

Total – Quarante-trois projets dont l'entente de contribution a été signée

Au moment de la vérification, le programme en était aux premières étapes de la surveillance des bénéficiaires – 76 p. 100 des projets dont l'entente de contribution avait été signée avaient un taux d'achèvement inférieur à 50 p. 100 et 48 dossiers de projets actifs ne disposaient pas d'entente de contribution signée.

Le programme avait connu certains retards, en particulier au cours de l'étape d'évaluation de l'examen des demandes. Il y a eu 570 demandes à examiner pour un financement de 1 milliard de dollars alors que l'on ne disposait que de 175 millions de dollars. Par conséquent, la phase d'évaluation a été plus longue que prévue.

De plus, les 226 demandes considérées admissibles avaient un taux considérable de chevauchement faisant en sorte de rendre les négociations progressivement plus difficile. Étant donné que des projets initiaux avaient été identifiés pour financement, ceux subséquemment demandaient d'être retravaillés afin de minimiser le chevauchement. Ceci a créé un effet d'entraînement, retardant ainsi la signature des ententes de contribution et conduisant à la prolongation du financement aux exercices suivants.

Parmi les stratégies d'atténuation adoptées pour combler les retards, notons la surveillance des demandeurs et une collaboration étroite avec d'autres intervenants (p. ex. les gouvernements provinciaux) pour mettre en évidence à un stade précoce toute question qui pourrait survenir. La décision de prolonger un financement de 70,5 millions de dollars a été approuvée et le programme a reçu l'approbation de prolonger les modalités pour permettre le paiement sur cinq ans de la bande passante par satellite, et ce, pour les projets ayant recours à la technologie satellite pour offrir les services d'internet. Ainsi, le programme peut donc désormais se concentrer sur la signature des 48 autres ententes de contribution qui doivent être menées à bien d'ici le 31 mars 2011.

2.2 Objectif et portée

L'objectif de la présente vérification était d'évaluer le cadre de contrôle de gestion du programme Large bande Canada en mettant particulièrement l'accent sur les contrôles internes, la gouvernance et la gestion du risque entourant le cycle de vie du Programme de contributions pour les services à large bande. La portée de la vérification englobe les étapes suivantes du cycle de vie du programme :

  1. Processus d'évaluation d'une demande – sélection des bénéficiaires en vue de leur octroyer le financement. Les vérificateurs ont évalué le processus mis en place pour s'assurer que seuls les demandeurs admissibles sont financés selon un processus d'évaluation officiel par rapport à des critères établis. Les décisions de financement ont été documentées et sont étayées, et le financement fourni aux bénéficiaires a été approuvé, compte tenu des risques connexes;
  2. Élaboration de l'entente de contribution – le processus d'élaboration et de signature des ententes de contribution. Les vérificateurs ont examiné un échantillon d'ententes financées pour s'assurer qu'elles avaient été élaborées selon un modèle approuvé comprenant les modalités pertinentes énoncées dans leur intégralité et conformes à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et aux directives connexes;
  3. Surveillance des bénéficiaires et rapports – le processus de surveillance et d'établissement de rapports des activités des bénéficiaires. Les vérificateurs ont examiné un échantillon de demandes de remboursement pour s'assurer que les demandeurs avaient satisfait aux exigences pertinentes en matière de rapports, que les résultats concrets du projet avaient été évalués par rapport aux résultats prévus par la direction du programme et que les approbations pertinentes avaient été obtenues avant le versement des fonds;
  4. Surveillance du programme – la surveillance du programme pour s'assurer que le programme rencontre les objectifs visés et que les problèmes éventuels ont été cernées et ont donné lieu à un suivi. Les vérificateurs ont évalué les processus et l'infrastructure (p. ex. les ressources, les outils, etc.) mis en place à l'appui de la prestation ainsi que la gestion du programme.

2.3 Méthode de vérification

Cette vérification interne a été menée conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. La méthode de vérification comprend les étapes suivantes :

  • Phase de planification – Nous avons mené une évaluation du risque du cadre de contrôle de gestion du programme concernant la gouvernance et les processus de contrôle interne et de gestion du risque a été menée. Nous avons recueilli des données grâce à un examen des documents et à des entretiens avec les principaux intervenants, et l'on a procédé à une synthèse pour mettre en évidence les domaines de risque élevé du programme. Les résultats de l'évaluation du risque ont éclairé l'élaboration des critères de vérification et du programme de vérification applicables au cours de la phase du déroulement.
  • Examen des documents – Nous avons passé en revue plus de 50 documents clés afin qu'on puisse comprendre les processus tout au long du cycle de vie du programme, notamment les outils ou modèles utilisés par les agents de programme et les types de rapports établis par la direction. En outre, la documentation a fourni des données corroborantes à l'appui des conclusions obtenues et des assertions établies par la direction du programme.
  • Entrevues – Nous avons mené douze entrevues avec les personnes clés participant au programme, notamment le sous-ministre adjoint associé (SMAS), le directeur général (DG) du commerce électronique, le directeur du programme, quatre agents de programme, le conseiller spécial et d'autres membres du personnel.
  • Examen des dossiers – Nous avons passé en revue quarante-trois dossiers de demandeurs comme suit :
    • 10 dossiers qui n'avaient pas été retenus à l'étape de la sélection - intégralité
    • 5 dossiers qui n'avaient pas été retenus à l'étape de la sélection - critères d'admissibilité
    • 14 dossiers qui n'avaient pas été retenus à l'étape de la sélection - critères d'évaluation
    • 14 dossiers dont le financement était approuvé.

L'information recueillie grâce aux procédures susmentionnées a été analysée par rapport aux critères de vérification énoncés à l'annexe A. Les critères de vérification sélectionnés reposaient sur les Contrôles de gestion de base du Conseil du Trésor et sur les contrôles axés sur les risques propres à un programme de subventions et contributions. Les critères de vérification ont été établis en vue de permettre une évaluation des pratiques, procédures et contrôles clés en place au programme.

La phase de planification de cette mission a eu lieu d'octobre 2010 à janvier 2011. Le travail de vérification sur le terrain a été réalisé de janvier à février 2011. Nous avons débriefé la direction le 25 février 2011 afin de valider l'exactitude des constatations contenues dans le rapport.


3.0 Constatations et recommandations

3.1 Introduction

Cette section présente les constatations détaillées de la vérification du programme Large bande Canada. Les constatations sont fondées sur les éléments probants et l'analyse, à partir à la fois de l'analyse du risque initiale et de la conduite détaillée de la vérification.

Outre les constatations présentées ci-dessous, les observations de conditions non systémiques et de moindre importance et présentant un faible risque ont été présentées verbalement à la direction pour sa considération.

3.2 Processus d'évaluation d'une demande

Les critères d'admissibilité et d'évaluation ont été clairement définis, approuvés correctement et intégrés aux outils, lignes directrices et listes de vérification du programme.

Au cours de notre examen des dossiers de projet, nous avons noté que les critères d'admissibilité et d'évaluation avaient été clairement définis, approuvés correctement et intégrés aux outils, lignes directrices et listes de vérification du programme afin de permettre d'adopter une démarche cohérente dans l'évaluation des demandes. On a utilisé de façon uniforme les modèles pour montrer clairement les résultats de l'évaluation des demandeurs par rapport aux critères préétablis (p. ex. décision d'octroi ou de rejet).

Le programme a développé une stratégie de surveillance fondée sur le risque, laquelle facilite l'utilisation de l'information sur le risque pour étayer les décisions de financement et l'évaluation du niveau de surveillance requis.

Au cours de notre examen des dossiers de projet, nous avons noté que chaque dossier renfermait un formulaire d'évaluation de la complexité du risque complété. Dans le cas de chaque demande, le programme évaluait le risque financier du projet et inhérent au demandeur et fournissait une évaluation du niveau général de risque (p. ex. élevé, moyen, faible). Cette information sur le risque a été utilisée par le programme pour déterminer s'il devait fournir un financement à un demandeur particulier et faisait partie du résumé du projet utilisé pour documenter l'approbation du projet.

Le programme a également élaboré une stratégie de surveillance du risque qui comporte des lignes directrices sur l'utilisation d'activités d'atténuation du risque pertinentes requises en fonction du niveau de risque. Par exemple, la stratégie de surveillance du risque indique que si la cote de risque d'un projet est élevée, il n'y aura pas d'avance de fonds accessibles à l'intention des bénéficiaires et que l'on procédera à une retenue de 10 p. 100 lors de chaque paiement.

Constatation 1.0 : Documentation au dossier

Même si les décisions relatives à la cotation ont été clairement indiquées, les dossiers de projet ne renfermaient pas toujours une documentation suffisante pour étayer ces décisions par rapport aux critères d'évaluation préétablis.

Le dossier de projet constitue le principal registre de décision pour le programme et, en tant que tel, il devra comporter toute la documentation nécessaire pour appuyer les décisions de financement. Les décisions d'évaluation ou les cotations étaient clairement indiquées aux dossiers de projet que nous avons examinés; toutefois, la méthode de collecte de la documentation pour appuyer les décisions d'évaluation ou les cotations manque de cohérence (p. ex. : la documentation se trouvait à divers endroits et sous diverses formes). C'est pourquoi les dossiers de projet ne renfermaient pas toujours une documentation suffisante pour étayer la cotation par rapport aux critères d'évaluation préétablis.

En l'absence d'un dossier de projet clair et organisé renfermant des données propres à étayer les décisions d'évaluation ou les cotations, on ne peut exclure le risque qu'il puisse être difficile pour le programme d'appuyer la cohérence des décisions prises.

Recommandation 1.0

Nous recommandons que le directeur général, Direction générale du commerce électronique, élabore une approche structurée pour la gestion des dossiers afin de faire en sorte que les dossiers de projet comportent la documentation adéquate et offrent la transparence voulue pour justifier la cotation donnée par rapport aux critères d'évaluation préétablis.

3.3 Élaboration de l'entente de contribution

Les ententes de contribution reflètent la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor ont été signées par les parties compétentes et font bien état des exigences en matière de rapport conformément à la stratégie de surveillance des bénéficiaires.

La direction du programme, en collaboration avec les Services juridiques et le Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA), a élaboré une entente de contribution modèle qui saisit toutes les exigences de la Directive du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert. Les Services juridiques ont également été sollicités pour fournir des avis et de la rétroaction au moment de l'établissement de chacune des ententes de contribution.

Le modèle a également été présenté au Conseil des programmes et services qui, dans le cadre de son mandat, examine les propositions par rapport aux exigences de la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et également par rapport aux directives et politiques ministérielles. Le Conseil des programmes et services se penche expressément sur la conformité de l'entente de contribution modèle par rapport aux exigences de la Politique et de la Directive du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert.

3.4 Surveillance des bénéficiaires et élaboration

Les demandes de remboursement émanant des bénéficiaires ont été traitées conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et aux exigences de l'entente de contribution.

Au cours de notre examen des dossiers de projet, toutes les demandes de remboursement fournies par les bénéficiaires renfermaient des données suffisantes, conformément aux exigences en vertu de l'entente de contribution (p. ex. les factures portaient uniquement sur les dépenses admissibles). Les demandeurs ont rempli tous les formulaires requis pour étayer la demande. Les données probantes étaient suffisantes relativement à l'examen et à l'approbation des demandes par la personne déléguée du pouvoir pertinent, comme le stipule la matrice de délégation des pouvoirs d'Industrie Canada.

Constatation 2.0 : Surveillance des bénéficiaires et rapports trimestriels

Le programme n'a pas encore mis en place d'outil normatif ou de modèle pour assurer le suivi de la réception des rapports trimestriels des bénéficiaires.

À mesure qu'un projet va de l'avant, le bénéficiaire est tenu de présenter un rapport d'étape sur une base trimestrielle pour donner aux agents de programme un aperçu de l'état d'avancement du projet, afin de leur permettre d'assurer une surveillance des projets.

Au cours du déroulement de la vérification, le programme en était aux premières étapes de la réception des rapports des bénéficiaires et aucun outil normatif ou de modèle n'avait été mis en œuvre par le programme pour assurer le suivi de ces rapports. Nous avons observé que certains rapports des bénéficiaires arrivaient en retard, et que les agents de programme utilisaient une variété d'outils et de modèles pour gérer la réception des rapports.

Or, pour s'assurer de la mise en place d'une méthode cohérente de surveillance de la réception des rapports trimestriels et déterminer immédiatement si un suivi s'impose en raison du manque d'information, le programme devrait élaborer et mettre en œuvre un outil normatif ou un modèle.

Faute d'outil normatif ou de modèle pour assurer le suivi de la réception des rapports des bénéficiaires, il y a un risque d'incohérence de l'approche de contrôle et de suivi faites par les agents de programme qui est susceptible de favoriser des retards dans la réception des rapports des bénéficiaires.

Recommandation 2.0

Comme le programme en est aux premières étapes de la surveillance, nous recommandons que le directeur général, Direction générale du commerce électronique, mette en œuvre une approche et un mécanisme cohérents pour assurer le suivi des rapports des bénéficiaires afin de surveiller les progrès en temps opportun.

3.5 Surveillance du programme

La direction du programme a fait des investissements au chapitre de la formation, des ressources, des outils et de l'information pour permettre aux agents de projet de s'acquitter de leurs responsabilités.

Le programme a élaboré des lignes directrices d'évaluation qui consistent en une série de listes de vérification et de grilles d'évaluation permettant d'évaluer les demandeurs de façon cohérente. En outre, le programme a également créé plusieurs modèles (p. ex. modèle d'évaluation du risque) qui ont aidé à normaliser le processus de gestion des dossiers.

Les employés participant à l'étape d'évaluation ont bénéficié d'une formation sur la notation des demandes par rapport aux critères d'admissibilité et d'évaluation. Le programme a également modifié la composition de l'équipe du programme au fil de l'évolution des exigences (p. ex. les différentes séries de compétences requises pour élaborer un programme comparativement à mettre en œuvre un programme).

La direction du programme a utilisé avec pertinence la matrice de délégation de pouvoirs d'Industrie Canada; en outre, les responsabilités incombant à la direction du programme et les questions dont elle doit rendre compte ont été définies dans les descriptions de travail et/ou les ententes sur le rendement.

Au cours de notre examen des dossiers de projet, nous avons noté que les approbations se faisaient conformément à la matrice de délégation des pouvoirs qui intègre les exigences relatives à la Loi sur la gestion des finances publiques. Les descriptions de travail élaborées pour le programme donnent un aperçu clair des responsabilités des employés participants et des questions dont chaque employé doit rendre compte.

La haute direction et les organismes de surveillance ont reçu en temps opportun l'information sur les principaux aspects du programme, notamment les risques et un rapport de situation sur la mise en œuvre.

Le programme a agi avec diligence en fournissant en temps opportun de l'information à la haute direction et aux organismes de surveillance. Le sous-ministre a été tenu informé de l'état du programme grâce aux communications hebdomadaires du sous-ministre. Un autre outil utilisé par le programme pour favoriser la communication, était un tableau de bord du programme qui a donné un aperçu du budget, de la situation des demandes de remboursement ainsi qu'une instantanée sur l'ensemble des projets par biais de mises à jour hebdomadaires.

Constatation 3.0 : Collaboration pour les programmes de paiements de transfert

Il n'existe aucun mécanisme à Industrie Canada pour cerner de manière efficiente les possibilités de collaboration liées à l'administration des programmes de paiements de transfert.

Au cours de notre vérification, nous avons noté que le programme avait reçu l'appui de divers groupes au sein d'Industrie Canada, notamment le Bureau des technologies industrielles, SFCA, les Services juridiques, le Conseil des programmes et services et la Direction générales des opérations de la gestion du spectre. Le programme a recherché de façon proactive ces groupes pour obtenir le niveau d'appui pertinent dont il avait besoin; toutefois, il n'y a aucun mécanisme à Industrie Canada pour cerner de manière efficiente les possibilités de collaboration liées à l'administration des programmes de paiements de transfert.

La Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor précise que la collaboration et la coordination devraient exister, tant au sein des ministères qu'entre eux, afin d'harmoniser les programmes de paiements de transfert et de normaliser leur administration, le cas échéant. Bien qu'il existe une collaboration au sein du ministère, un mécanisme ministériel de partage de l'information fournirait une approche plus efficiente pour cerner les possibilités de collaboration.

En l'absence d'un mécanisme officiel de partage de l'information ministérielle, les gestionnaires de programme pourraient manquer les possibilités de tirer le meilleur parti des connaissances, ressources et outils en place au sein du ministère, et on court le risque de manquer d'efficacité et d'encourir des retards au niveau de la conception et de la mise en œuvre d'initiatives de financement à court terme.

Recommandation 3.0

Nous recommandons que le dirigeant principal des finances d'Industrie Canada envisage la possibilité d'améliorer la collaboration au sein du ministère en ce qui concerne l'administration des paiements de transfert. Par exemple, le mandat de la direction des programmes et des services pourrait être élargi pour intégrer une discussion périodique sur la collaboration, notamment le partage des pratiques exemplaires.


4.0 Conclusion générale

À quelques exceptions près, il ressort de la présente vérification que le programme Large bande Canada satisfait en général aux critères de vérification préétablis qui sont liés aux contrôles internes adéquats et efficaces, à la gouvernance ainsi qu'à la gestion du risque, et ce, en date de février 2011.

Les recommandations font état de la possibilité d'améliorer la documentation, la surveillance et la collaboration au sein du ministère.


Annexe A : Critères de vérification

Critères de vérification
Critères de vérification Contrôles internes Gestion du risque Gouvernance Critères satisfaits ou non satisfaits
Processus d'évaluation d'une demande

1. Des critères d'admissibilité et d'évaluation ou des exigences en rapport avec les objectifs et les modalités du programme sont établis et approuvés.

X Satisfait

2. Les demandes sont évaluées de manière cohérente par rapport aux critères d'admissibilité et d'évaluation approuvés et compte tenu des autorités et des principaux contrôles.

X Satisfait à quelques exceptions près

3. L'information sur le risque est utilisée à l'appui des décisions de financement.

X Satisfait

4. L'engagement du financement est approuvé par une personne dotée d'un pouvoir suffisant avant la signature de l'entente de contribution et est étayé par une documentation pertinente et adéquate (en vertu de l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

X Satisfait
Élaboration de l'entente de contribution

5. On a mis en place un processus pertinent et opportun pour la rédaction, la révision, l'approbation et la signature des ententes de contribution.

X Satisfait

6. On élabore les ententes en utilisant un modèle ministériel approuvé qui inclut toutes les exigences de la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor.

X Satisfait

7. Les exigences en matière de rapport intégrées aux ententes de contribution sont claires, pertinentes et mesurables de même qu'en accord avec la Stratégie de surveillance des bénéficiaires afin de permettre la surveillance des aspects financiers et du rendement du financement des bénéficiaires.

X Satisfait

8. Toutes les ententes de contribution, y compris les modifications (le cas échéant) sont signées par la personne déléguée du pouvoir pertinent avant le remboursement des dépenses admissibles.

X Satisfait
Surveillance des bénéficiaires et rapports

9. Les demandes de remboursement des bénéficiaires sont traitées conformément aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques ( p. ex., article 34) sont établies avec exactitude et reflètent les ententes de financement.

X Satisfait

10. Les données financières et non financières sont reçues et examinées de manière adéquate en temps opportun pour s'assurer que :

  1. les bénéficiaires ont respecté les exigences de l'entente de financement;
  2. les fonds ont été utilisés aux fins prévues;
  3. les retards éventuels ou le non achèvement dans les délais requis sont mis en évidence et des mesures sont prises pour régler le problème;
  4. les ressources sont réaffectées au besoin pour faciliter la réalisation des objectifs du programme.
X Satisfait à quelques exceptions près
Surveillance du programme

11. L'autorité, la responsabilité et la reddition de comptes concernant la gestion du programme sont clairement définies et bien comprises.

X Satisfait

12. L'organisation fournit aux employés la formation, les outils, les ressources et l'information nécessaires pour leur permettre de s'acquitter de leurs responsabilités.

X Satisfait

13. Il existe une collaboration et une coordination à l'appui de l'harmonisation des programmes de paiements de transfert et pour normaliser leur administration le cas échéant.

X Satisfait à quelques exceptions près

14. La direction met en évidence, évalue et atténue les risques qui pourraient faire obstacle à la réalisation des objectifs du programme.

X Satisfait

15. Les activités de surveillance des bénéficiaires reflètent le niveau de risque inhérent à ce dernier.

X X Satisfait

16. Des données financières et non financières sont recueillies et analysées et les résultats sont regroupés pour donner une idée du rendement et de l'efficacité générale du programme.

X Satisfait

17. La direction surveille les résultats réels par rapport au budget et au rendement prévu et rectifie le tir au besoin.

X Satisfait

18. Les organismes de surveillance et la haute direction reçoivent en temps opportun une information suffisante, complète, et exacte.

X Satisfait

Annexe B : Plan d'action de la direction

Plan d'action de la direction
Recommandation Mesure prévue ou justification quand il est décidé de ne pas donner suite à la recommandation Responsable Date d'achèvement cible Situation actuelle

Recommandation 1.0 : Nous recommandons que le directeur général, Direction générale du commerce électronique, élabore une approche structurée pour la gestion des dossiers afin de faire en sorte que les dossiers de projet comportent la documentation adéquate et offrent la transparence voulue pour justifier la note donnée par rapport aux critères d'évaluation préétablis.

A) Le programme, en collaboration avec la Gestion des documents, a élaboré une vaste structure de classement pour le programme.

Conseillère principale en politiques avec la collaboration du Gestionnaire du Centre des services et gestion des documents

Menée à bien

B) La Gestion des documents crée actuellement des dossiers pour le programme.

Conseillère principale en politiques avec la collaboration du Gestionnaire du Centre des services et gestion des documents

En cours

C) Pour regrouper les dossiers, le programme vide le disque partagé, classe les copies papier et transfère les fichiers dans le Système de gestion des documents et des dossiers du Ministère (SGDDM), au besoin.

Gestionnaire, Politique et liaison

En cours

D) Le programme dispose de procédures de gestion des dossiers documentées grâce auxquelles tous les documents pertinents se trouveront dans les dossiers de demande et de projet.

Gestionnaire, Opérations du programme

En cours – une version provisoire existe

E) Les dossiers de demande qui ont « échoué de peu », où la documentation au dossier ne suffit peut-être pas pour justifier le rejet, seront examinés afin d'assurer la présence d'une documentation suffisante au dossier.

Gestionnaire, Politique et liaison

À l'étape de la planification

F) Tous les documents qui existent sous une forme regroupée (c'est-à-dire qui incluent des évaluations sur de multiples dossiers) figureront dans un dossier supplémentaire d'évaluation de la demande, et une note renvoyant à ce dossier sera incluse dans tous les dossiers de demande.

Gestionnaire, Politique et liaison
avec la collaboration du Gestionnaire du Centre des services et gestion des documents

À l'étape de la planification

G) Réviser la pratique de gestion des données géospatiales (information sur la connectivité et le projet figurant dans une base de données et sur des cartes). Il faut à cette fin créer une nouvelle structure de fichiers et une stratégie d'archivage pour les types de fichiers non compatibles avec le SGDDM associés à ces données.

Gestionnaire, Ingénierie et analyse d'informations

Analyse initiale menée à bien, une structure provisoire de fichiers et un groupe de travail ont été créés.

Recommandation 2.0 : Comme le programme en est aux premières étapes de la surveillance, nous recommandons que le directeur général, Direction générale du commerce électronique, mette en œuvre une approche et un mécanisme cohérents pour assurer le suivi des rapports des bénéficiaires afin de surveiller les progrès en temps opportun.

A) Le programme peaufinera une stratégie de surveillance détaillée axée sur les risques qui comportera des mécanismes de suivi des rapports et d'établissement de rapports sur les réalisations des projets.

Gestionnaire, Opérations du programme

Ébauche terminée

B) La feuille de suivi des documents sera ajoutée au tableur des « dossiers actifs » que les agents de programme mettront à jour chaque semaine et ils sauvegarderont une version chaque mercredi qui sera conservée dans les dossiers.

Gestionnaire, Opérations du programme

En cours d'élaboration

Recommandation 3.0 : Nous recommandons que le dirigeant principal des finances d'Industrie Canada envisage la possibilité d'améliorer la collaboration au sein du ministère en ce qui concerne l'administration des paiements de transfert. Par exemple, en élargissant le mandat de la direction des programmes et des services pour intégrer une discussion périodique sur la collaboration, notamment le partage des pratiques exemplaires.

Il est convenu que le dirigeant principal des finances (DPF) encouragera la collaboration au sein d'Industrie Canada en ce qui concerne l'administration des paiements de transfert. Il le fera en partageant les pratiques exemplaires à différents endroits et dans le cadre de diverses tribunes, entre autres une plus grande information dans le site Web du Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA), dans le cadre de séances de formation sur les subventions et les contributions offertes par la DPS, au moyen de structures de gouvernance (Conseil des programmes et services [CPS], Comité consultatif du Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration et Comité de gestion) et de communications proactives accrues avec les secteurs de subventions et de contributions.

Cette activité accrue sera coordonnée par la DPS. Le CPS, en tant que comité ministériel supérieur assurant la supervision des subventions et des contributions, recevra un nouveau rapport sommaire annuel sur les améliorations et les pratiques exemplaires partagées et mises en œuvre au cours de l'année écoulée.

Pour tous les nouveaux programmes lancés, la DPS offrira de manière proactive des séances de formation et communiquera les outils qui pourraient s'avérer utiles.

On ajoutera à l'information en ligne des outils et de l'information propres à aider les gestionnaires de programme.

Directeur, Direction des programmes et des services

D'ici le , les récents changements apportés à la politique sur les paiements de transfert seront affichés dans le site Web du SFCA, en même temps que les conséquences pour les secteurs.

Documents élaborés. À l'étape de l'approbation avant d'être envoyés à la traduction.

Les évaluations des risques seront également affichées pour au moins deux programmes importants.

L'évaluation des risques pour la large bande a été approuvée et déposée au CPS l'automne dernier. L'évaluation des risques de l'Initiative stratégique pour l'aérospatiale et la défense en est à l'étape de l'approbation. L'évaluation des risques du Programme de développement du Nord de l'Ontario est en cours.

Le CPS recevra un rapport sommaire des activités d'amélioration d'ici le .

Information recueillie tout au long de l'année. Rapport à élaborer

Le partage et la promotion accrue d'activités comme la formation seront continues.

La DPS offre cinq à dix séances chaque année.

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