Vérification des régions (Atlantique, Québec et Prairies et Nord)

Juin 2011
Recommandé le par le Comité ministérielle de vérification
pour l'approbation du sous-ministre

Approuvé par le sous-ministre le


Table des matières


1.0 Sommaire

1.1 Introduction

Le Secteur des opérations régionales (SOR) est le principal représentant d'Industrie Canada au pays. Le Secteur joue un rôle clé dans la promotion des intérêts économiques régionaux. Se faisant les yeux et les oreilles du Ministère dans les régions, il appuie l'élaboration de politiques stratégiques et la prise de décisions en recueillant et en diffusant de l'information et des analyses régionales. Le SOR constitue également le principal organe de prestation de services du Ministère dans les régions.

À l'appui du mandat d'Industrie Canada, le SOR répond aux besoins de ses clients régionaux en offrant des programmes et des services et contribue à l'élaboration des politiques, programmes et règlements nationaux et à leur compréhension. Le personnel du SOR travaille dans les cinq régions d'Industrie Canada : Atlantique, Québec, Ontario, Prairies et Nord, et Pacifique. Chaque région est dirigée par un directeur exécutif régional.

Conformément au Plan de vérification pluriannuel axé sur le risque 2010-2011 d'Industrie Canada, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) a entrepris une vérification des Services généraux dans les régions.

La DGVE a mené à bien une vérification des Services généraux dans la région de l'Ontario en 2003. Depuis, leur rôle dans les régions a beaucoup changé; les clients des programmes auxquels les Services généraux offrent leurs services ont également changé.

Dans la première de deux vérifications régionales planifiées, la DGVE a examiné les régions de l'Atlantique, du Québec et des Prairies et du Nord.

1.2 Objectif et portée

La présente vérification avait pour objectif de fournir à la direction une assurance raisonnable quant au fonctionnement efficace de certains contrôles de gestion clés, relevés dans les critères de vérification, pour les Services généraux (Finances et administration) dans trois régions — Atlantique, Québec, et Prairies et Nord.

Plusieurs sous-objectifs ont été établis pour fournir l'assurance que :

  • les rôles et responsabilités sont clairs;
  • il existe un processus officiel de gestion des risques qui identifie les risques et prévoit des stratégies d'atténuation;
  • les Services généraux régionaux (Finances et administration) ont assuré la conformité aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques;
  • les Services généraux régionaux (Finances et administration) ont veillé à ce que les opérations financières soient effectuées :
    • avec une diligence raisonnable;
    • conformément aux politiques du Conseil du Trésor et au Cadre de contrôle financier (CCF) d'Industrie Canada.

La vérification portait sur les contrôles de gestion clés qui ont été évalués comme présentant un risque moyennement élevé et un risque moyen à l'étape de la planification au sein des Services généraux (Finances et administration), dans les trois régions. Ces contrôles sont mentionnés dans les critères de vérification.

La vérification ne portait pas sur les services suivants : Ressources humaines, Communications, Politique, analyse et renseignements; et Service des approvisionnements et des contrats dans les bureaux régionaux. Les clients des programmes ont également été exclus de la vérification.

Aux fins d'échantillonnage, la période visée par la vérification s'étendait du 1er avril 2009 au 31 décembre 2010.

1.3 Principales constatations

Gouvernance

Dans les trois régions, les rôles et les responsabilités sont clairement définis et compris par le personnel de la Direction des finances et de l'administration.

Gestion des risques

La gestion des risques à la Direction des finances et de l'administration ainsi qu'au niveau régional est assurée de manière officielle et informelle, de façon à identifier les risques et à élaborer des stratégies d'atténuation.

Contrôles internes

Les activités prévues aux articles 32, 33 et 34 sont menées à bien par les titulaires de postes autorisés.

Les opérations financières sont effectuées avec une diligence raisonnable. Les régions surveillent le respect des politiques, directives, processus et procédures internes touchant les dépenses, et les dépenses sont conformes aux politiques du Conseil du Trésor et aux directives et au Cadre de contrôle financier d'Industrie Canada.

Les budgets sont établis, gérés et communiqués adéquatement. Les rapports financiers sont examinés et approuvés, puis communiqués à la direction régionale, au sous-ministre adjoint (SMA) des Opérations régionales et au Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA).

Constatation 1.0 : L'utilisation d'autorisations générales de voyager limite la surveillance exercée par la direction sur le moyen de transport employé et les coûts connexes payés d'avance.

Les autorisations générales de voyager permettent à un membre du personnel d'effectuer des réservations pour le transport sans demander à la direction d'approuver chaque voyage. Les demandes subséquentes de remboursement des frais de voyage ne mentionnent pas toujours clairement les coûts de transport payés d'avance, ce qui limite l'étendue de la supervision exercée par la direction.

1.4 Recommandations

Contrôles internes

Recommandation 1.0 :

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint des Opérations régionales examine le processus associé aux demandes de remboursement des frais de voyage et l'utilisation des autorisations générales de voyager, afin de permettre une meilleure surveillance des coûts.

1.5 Opinion de la vérification

À mon avis, les contrôles de gestion clés particuliers vérifiés pour les Services généraux (Finances et administration) dans les trois régions fonctionnent efficacement, et aucune lacune importante n'a été relevée.

1.6 Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeante principale de la vérification, les procédures de vérification suivies et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour appuyer l'opinion formulée dans le présent rapport. Cette opinion se fonde sur un examen des situations recensées au cours de la période visée à la lumière des critères de vérification préétablis, préalablement approuvés par la direction. L'opinion ne s'applique qu'aux entités examinées et au champ d'étude décrit dans le présent rapport. Cette vérification a été menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

Susan Hart
Dirigeante principale de la vérification, Industrie Canada


2.0 À propos de la vérification

2.1 Contexte

Le Secteur des opérations régionales (SOR) est le principal représentant d'Industrie Canada au pays. Le Secteur joue un rôle clé dans la promotion des intérêts économiques régionaux. Se faisant les yeux et les oreilles du Ministère dans les régions, il appuie l'élaboration de politiques stratégiques et la prise de décisions en recueillant et en diffusant de l'information et des analyses régionales. Le SOR constitue également le principal organe de prestation de services du Ministère dans les régions.

À l'appui du mandat d'Industrie Canada, le SOR répond aux besoins de ses clients régionaux en offrant des programmes et des services et contribue à l'élaboration des politiques, programmes et règlements nationaux et à leur compréhension. Le personnel du SOR travaille dans les cinq régions d'Industrie Canada : Atlantique, Québec, Ontario, Prairies et Nord, et Pacifique. Chaque région est dirigée par un directeur exécutif régional.

Toutes les régions ont un mandat ministériel commun, même si leurs priorités diffèrent quant à leur contribution.

Les régions ont recours à des bureaux satellites en plus de leurs bureaux de district pour assurer l'atteinte des buts et des objectifs. En janvier 2011, la région de l'Atlantique comptait 30 postes d'employés à temps plein, comparativement à 47 dans la région du Québec, à 64 dans la région de l'Ontario, à 45 dans la région des Prairies et du Nord et à 34 dans la région du Pacifique.

Les bureaux régionaux comprennent les mêmes directions : Services généraux (Finances et administration et Ressources humaines); Communications; et Politique, analyse et renseignements. Ils fournissent un niveau de soutien varié aux clients des programmes suivants :

  • Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC);
  • Bureau principal de l'informatique (BPI);
  • Bureau de la concurrence (BC);
  • Mesures Canada (MC);
  • Bureau du surintendant des faillites (BSF);
  • Spectre, technologies de l'information et télécommunications (STIT).

Les clients des programmes ne relèvent pas des directeurs exécutifs régionaux, mais plutôt des chefs de leur programme à l'Administration centrale. Le niveau de service dont a besoin un client dépend de la région et du programme. Ces services varient, depuis toute une panoplie de services généraux jusqu'à la simple formulation d'avis selon les besoins.

Le tableau suivant présente la structure organisationnelle générale en place dans les régions.

Figure 2.1 : Rapport hiérarchique à Ottawa, services fournis par la région

 (la description détaillée se trouve sous l'image)
Description de la Figure 2.1

La charte démontre la structure organisationnelle générale dans les régions. En haut de l'organigramme il y a le Directeur exécutif régional. Ce rapportant au Directeur exécutif régional il y a les directions suivantes :

  1. Politique, analyse et renseignements,
  2. Ressources humaines,
  3. Finances et administration,
  4. Communications.

Ces directions fournissent du support et des services variés aux programmes régionaux. Les programmes régionaux sont :

  1. Spectre, technologies de l'information et télécommunications,
  2. Bureau de la concurrence,
  3. Mesures Canada,
  4. Bureau du Surintendant des faillites,
  5. Bureau principal de l'informatique.

Ces clients ne ce rapporte pas au Directeur exécutif régional mais plutôt à la haute gestion de leur programme dans la Région de la Capital Nationale.

Le BSF, Mesures Canada, le Bureau de la concurrence et le BPI exercent leurs activités dans trois régions au lieu de cinq : Est, Ontario et Ouest. Le STIT a annoncé récemment qu'il adoptait un modèle trirégional comprenant les régions du Québec, de l'Ontario/Atlantique et de l'Ouest.

Les cinq régions d'Industrie Canada travaillent à un protocole d'entente pour services communs. Elles ont déterminé les services à fournir aux clients de programmes et les différences dans le niveau de ces services, région par région. Elles ont également élaboré une série commune de services que toutes les régions offriront à chaque client de programme. L'Initiative pour services communs fait actuellement l'objet de discussions avec les clients des programmes.

Comme on l'a mentionné ci-dessus, les Services généraux dans les régions comprennent les Finances et l'administration, ainsi que les Ressources humaines.

La fonction des Finances comprend la planification et l'analyse financières, les opérations comptables et la politique et les systèmes financiers.

La fonction de l'Administration comprend les locaux, la sécurité, la santé, l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, le service de courrier, la coordination de l'accueil, le contrôle des stocks, la gestion des biens, la coordination centrale des dossiers, les avis sur la réinstallation, les services aux locataires, les télécommunications, la petite caisse, la passation de marchés et les achats.

Enfin, les Ressources humaines incluent les prix et la reconnaissance, la rémunération et les avantages sociaux, l'équité en matière d'emploi et la diversité, la planification des ressources humaines, les relations de travail, l'apprentissage et le perfectionnement, les langues officielles, la dotation, les valeurs et l'éthique.

Cette vérification portait sur les contrôles de gestion qui appuient les services généraux, à l'exclusion des ressources humaines, fournis par trois des cinq régions du Ministère : Atlantique, Québec et Prairies et Nord.

2.2 Contexte de la vérification

Conformément au Plan de vérification pluriannuel axé sur le risque 2010-2011 d'Industrie Canada, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) a entrepris une vérification des Services généraux dans les régions.

C'est en 2003 que la DGVE a vérifié pour la dernière fois les régions, lorsqu'elle a procédé à une vérification des Services généraux dans la région de l'Ontario. Depuis, leur rôle dans les régions a beaucoup changé; les clients des programmes auxquels les Services généraux offrent leurs services ont également changé.

Dans la première de deux vérifications régionales planifiées, la DGVE a examiné les régions de l'Atlantique, du Québec et des Prairies et du Nord.

2.3 Objectif de la vérification

La présente vérification avait pour objectif de fournir à la direction une assurance raisonnable quant au fonctionnement efficace de certains contrôles de gestion, relevés dans les critères de vérification, pour les Services généraux (Finances et administration) dans trois régions — Atlantique, Québec, et Prairies et Nord. Plusieurs sous-objectifs ont été établis pour fournir l'assurance que :

  • les rôles et responsabilités sont clairs;
  • il existe un processus officiel de gestion des risques qui identifie les risques et prévoit des stratégies d'atténuation;
  • les Services généraux régionaux (Finances et administration) ont assuré la conformité aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques;
  • les Services généraux régionaux (Finances et administration) ont veillé à ce que les opérations financières soient effectuées :
    • avec une diligence raisonnable;
    • conformément aux politiques du Conseil du Trésor et au Cadre de contrôle financier d'Industrie Canada.

2.4 Portée de la vérification

La vérification portait sur les contrôles de gestion clés qui ont été évalués comme présentant un risque moyennement élevé et un risque moyen à l'étape de la planification au sein des Services généraux (Finances et administration), dans les trois régions. Ces contrôles sont mentionnés dans les critères de vérification. Aux fins d'échantillonnage, la période visée par la vérification s'étendait du 1er avril 2009 au 31 décembre 2010.

La vérification ne portait pas sur les services suivants : Ressources humaines, Communications, Politique, analyse et renseignements; Service des approvisionnements et des contrats dans les bureaux régionaux; et clients régionaux des programmes.

2.5 Critères d'évaluation

Les critères d'évaluation ont été élaborés à la lumière d'un examen détaillé des documents fournis par la direction régionale ou préparés par la DGVE, d'entrevues préliminaires auprès de la direction régionale et d'une évaluation détaillée des risques auxquels les Services généraux sont exposés dans les trois régions d'après le Cadre de contrôle de gestion. Les critères sont établis à l'aide des Contrôles de gestion clés du Conseil du Trésor définis en novembre 2007.

L'annexe A énumère les critères de vérification et établit le lien entre les critères et les objectifs de la vérification.

2.6 Méthode de vérification

La présente vérification interne a été menée conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. La méthode de vérification a été la suivante :

  • Étape de planification — Une évaluation des risques visant les contrôles de gestion clés, définis dans le document du Conseil du Trésor portant sur les contrôles de gestion clés (novembre 2007) pour les processus de gouvernance, de contrôle interne et de gestion des risques a été réalisée au sein des Services généraux (Finances et administration) dans les trois régions. Les données probantes recueillies durant l'examen des documents et les entrevues des intervenants clés ont été résumées afin de relever les secteurs présentant un risque moyen et moyennement élevé. Les résultats de l'évaluation des risques ont contribué à l'élaboration des critères de vérification et du programme de vérification utilisé pendant la vérification.
  • Examen des documents — L'équipe de vérification a examiné des documents, incluant, sans s'y limiter, les évaluations des risques et les plans d'affaires régionaux, les budgets, les analyses d'écarts budgétaires, les organigrammes, les énoncés de valeurs et d'éthique, une présentation sur l'Initiative pour services communs, les listes de vérification, les rapports d'erreurs, les courriels et les communiqués entre les gestionnaires des finances et le personnel régional, les sites intranet et les rapport des visites de surveillance financière du SFCA.
  • Entrevues — Les vérificateurs se sont rendus dans les trois régions et ont interrogé les employés suivants à chaque endroit :
    • Directeur ou gestionnaire, Finances et administration
    • Gestionnaire, Services financiers
    • Gestionnaire, Administration
    • Agents des finances ou de l'administration
    • Directeur exécutif régional.
  • Examen des dossiers de fonctionnement et d'entretien (F & E) — L'équipe de vérification a effectué deux types de vérification des dossiers portant sur les dépenses de F & E (à l'exclusion des salaires et des coûts connexes). Au cours de la première vérification, l'équipe a examiné les services en vertu de l'article 33 fournis par la Direction des finances et de l'administration aux clients des programmes (p. ex., STIT, Bureau de la concurrence, BSF, Mesures Canada) dans la région. La deuxième vérification, qui portait sur les dépenses de F & E des directions régionales, visait à déterminer la conformité à la politique, entre autres à établir si le personnel autorisé avait respecté les articles 32, 33 et 34. Les échantillons tirés des deux vérifications étaient objectifs, aléatoires et représentatifs.

L'équipe de vérification a analysé et évalué l'information recueillie dans le cadre des activités susmentionnées par rapport aux critères de vérification élaborés à l'étape de planification de la vérification.

La présente mission a été planifiée entre octobre 2010 et janvier 2011. La vérification sur place a été réalisée de février 2011 à avril 2011. Des réunions de compte rendu ont eu lieu avec chaque région séparément à la fin de mai 2011 afin de valider l'exactitude des constatations figurant dans le présent rapport.


3.0 Constatations et recommandations

3.1 Introduction

Cette section présente les constatations détaillées découlant de la vérification des régions de l'Atlantique, du Québec et des Prairies et du Nord. Ces constatations reposent sur des données probantes et l'analyse tirée de l'évaluation initiale des risques et de la vérification détaillée.

Outre les constatations ci-dessous, la DGVE a fait part à la direction d'autres observations sur les conditions non systémiques, de moindre importance ou de faible risque, oralement et dans une lettre de recommandations, aux fins d'examen.

3.2 Gouvernance

Clarté des rôles et des responsabilités

Dans les trois régions, les rôles et les responsabilités sont clairement définis et compris par le personnel de la Direction des finances et de l'administration.
Région, Finances et administration :

Les politiques et les procédures qui définissent les pouvoirs et les responsabilités au sein de la Direction des finances et de l'administration dans les régions sont entre autres :

  • le Cadre de contrôle financier d'Industrie Canada;
  • la Loi sur la gestion des finances publiques;
  • la Politique sur la délégation de pouvoirs; et
  • diverses politiques financières (c'est-à-dire la directive sur les voyages et les politiques sur les cartes d'achat, l'accueil et l'adhésion).

L'examen et la vérification des dossiers par la DGVE, les entrevues et les résultats des questionnaires de la DGVE lors de la planification auxquels les employés du SOR ont répondu ont livré des données qui prouvent que les employés connaissent et comprennent ces politiques et procédures.

L'examen et la vérification des dossiers ont révélé que les titulaires de postes autorisés avaient exercé les pouvoirs de signature en vertu des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et que les dépenses étaient conformes aux politiques et respectaient le Cadre de contrôle financier d'Industrie Canada.

Région, Finances et administration en tant que fournisseur de services aux clients des programmes :

Le SOR est tenu de fournir des services généraux communs à l'échelle régionale (Finances, Administration, Ressources humaines et Communications) depuis la création du Ministère en 1993. Ce rôle a été confirmé pendant l'exercice d'examen régional mené à bien en 2007. Le directeur exécutif régional est responsable de la prestation des services et donne des orientations hiérarchiques au personnel régional.

Le niveau de services généraux offerts par un bureau régional aux programmes régionaux varie légèrement selon le client et la région. Dans chaque région, les services reposent sur l'offre historique et ont évolué en conséquence. Selon les entrevues effectuées auprès de la direction du SOR par la DGVE dans chaque région, les offres de services généraux sont bien définies et communiquées (par exemple grâce à des moyens comme des sites intranet régionaux, des wikis, des réunions et des visites des bureaux de district).

Initiative pour services communs :

L'Initiative pour services communs vise deux objectifs : normaliser la prestation de services dans les cinq régions et assurer la pertinence des rôles et responsabilités pour les programmes et le personnel régional offrant les services. Il s'agit d'un produit issu de la consultation et de la discussion entre les cinq directeurs exécutifs régionaux, les directeurs régionaux et les gestionnaires des Finances et de l'administration, le personnel du SFCA et les clients des programmes.

Une ébauche du protocole d'entente pour services communs a clairement défini les rôles et responsabilités proposés et a été communiquée aux clients des programmes et au SFCA.

Pendant cette vérification, la direction (directeurs exécutifs régionaux, directeurs et gestionnaires des Finances et de l'administration) des trois régions a indiqué que l'état d'avancement de l'initiative n'était pas encore clair. Des ententes ont été conclues avec certains secteurs, et les discussions se poursuivent avec d'autres. Les points de discussion incluent les ressources requises pour redistribuer le travail et le partage des rôles et des responsabilités entre le SOR et les clients des programmes.

3.3 Gestion des risques

Résultats du processus de gestion des risques

La gestion des risques à la Direction des finances et de l'administration ainsi qu'au niveau régional est assurée de manière officielle et informelle, de façon à identifier les risques et à élaborer des stratégies d'atténuation.
Gestion des risques au niveau opérationnel de la Direction des finances et de l'administration :

Les évaluations des risques opérationnels et les stratégies d'atténuation sont abordées régulièrement pendant les réunions hebdomadaires ou mensuelles de la direction du SOR.

Selon les entrevues réalisées dans les trois régions, le directeur des Finances et de l'administration rencontre ses gestionnaires chaque semaine, dans la mesure du possible, pour relever les risques, en discuter et prendre des mesures connexes. Par ailleurs, le risque est géré indirectement; par exemple, la priorité des achats et des projets repose sur les besoins opérationnels.

Le principal risque associé à un excédent de dépenses (ou à une non-utilisation de fonds) est réduit en raison des contrôles de surveillance budgétaire en place au niveau de la Direction des finances et de l'administration ainsi qu'au niveau régional (c'est-à-dire directeur exécutif régional). Dans les trois régions, les gestionnaires financiers communiquent régulièrement avec chaque direction (relevant du directeur exécutif régional) en vue d'examiner la situation financière et les budgets des dépenses.

Il existe d'autres exemples de contrôles internes élaborés et mis en œuvre dans le but d'atténuer les risques concernant les activités financières et administratives :

  • des réunions hebdomadaires entre les directeurs exécutifs régionaux et les directeurs/gestionnaires;
  • le Cadre de contrôle financier, y compris une surveillance régulière exercée par le groupe régional des finances et le SFCA;
  • la désignation dans chaque région d'au moins deux personnes autorisées à signer en vertu de l'article 33 — cette mesure permet de bien répartir les tâches et d'assurer un remplacement pendant les congés, les congés de maladie, etc.;
  • la formation (officielle et informelle);
  • le Plan de continuité des opérations.

Dans une des régions, chaque direction élabore officiellement un plan d'activités annuel qui fait état des risques et des stratégies d'atténuation, et il s'agit là d'une pratique exemplaire.

Gestion des risques au niveau régional :

Dans chaque région, le directeur ou gestionnaire des Finances et de l'administration participe, avec le directeur exécutif régional et les autres directeurs, à l'exercice annuel de planification régionale, qui permet de mettre au jour, de documenter et de communiquer les risques et d'élaborer des stratégies d'atténuation.

Chacune des trois régions a élaboré un plan d'activités régional pour 2010-2011. Chaque plan comporte une section intitulée « Évaluation des risques et atténuation au niveau régional ».

Au nombre des risques relevés au niveau régional, mentionnons par exemple les suivants : le cadre opérationnel, les budgets financiers, les efforts de sensibilisation afférents aux ressources humaines, et les systèmes de gestion des dossiers.

Étant donné la taille des Services généraux, Finances et administration, l'équipe de vérification juge que le niveau d'effort en matière de gestion des risques est adéquat.

3.4 Contrôle interne

Conformité aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques

Les activités prévues aux articles 32, 33 et 34 sont menées à bien par les titulaires de postes autorisés.

Les vérificateurs ont effectué deux vérifications distinctes pour évaluer cet objectif.

La première comprenait la vérification des services offerts en vertu de l'article 33 par les Finances et l'administration aux clients des programmes (c'est-à-dire STIT, Bureau de la concurrence, BSF, Mesures Canada) pour les dépenses de fonctionnement et d'entretien, à l'exclusion des salaires et des coûts connexes. Les vérificateurs ont entre autres vérifié si le pouvoir de signer des documents financiers était conforme au Cadre de contrôle financier d'Industrie Canada. La vérification n'a révélé aucune erreur dans l'échantillon.

La deuxième vérification portait sur les services fournis en vertu des articles 32, 33 et 34 par les Finances et l'administration aux directions régionales concernant les dépenses de fonctionnement et d'entretien, à l'exclusion des salaires et des coûts connexes. La conformité aux politiques, procédures et directives pertinentes a également été vérifiée.

Les résultats concernant la conformité sont présentés ci-dessous relativement à la diligence raisonnable. En ce qui concerne la vérification des autorisations en vertu des articles 32, 33 et 34, l'équipe de vérification a observé des cas où il manquait les signatures d'approbation pertinentes. Selon l'évaluation de ces erreurs par l'équipe, celles-ci étaient isolées et non systémiques.

Dans les deux vérifications, toutes les signatures avaient été apposées par des personnes autorisées occupant des postes autorisés.

Les opérations financières sont effectuées avec une diligence raisonnable

Les opérations financières sont effectuées avec une diligence raisonnable. Les régions surveillent le respect des politiques, directives, processus et procédures internes touchant les dépenses.

Les régions interprètent les politiques (financières) et en surveillent le respect, comme en témoigne le résultat de l'examen des dossiers de vérification :

  • Les agents financiers vérifient les calculs et les indemnités quotidiennes sur les demandes de remboursement des frais de voyage.
  • Les documents originaux sont joints aux demandes, au besoin.
  • On rapproche les relevés des cartes d'achat et les reçus originaux.
  • Les formulaires ministériels adéquats sont remplis en vue d'obtenir l'approbation pour la participation à des conférences, les voyages et l'accueil.
  • Les listes de surveillance sont cochées en cas d'opérations à risque élevé, selon la définition figurant dans le Cadre de contrôle financier d'Industrie Canada.

Dans toutes les régions, selon les données disponibles, le gestionnaire des finances et de l'administration ou le gestionnaire des finances procède à une analyse critique et prend des mesures correctives concernant les erreurs dans les opérations financières ou l'interprétation erronée des politiques et directives.

On a relevé une pratique exemplaire concernant le contrôle interne de gestion en vertu de l'article 34 dans une région. Quand le gestionnaire des finances relève une erreur dans la satisfaction des exigences de l'article 34, il remplit un formulaire standard qu'il a élaboré. Ce formulaire ainsi que tous les documents originaux sont ensuite envoyés à l'agent responsable de l'article 34 pour correction. Ces corrections sont consignées dans un tableau et un rapport est produit chaque mois, si nécessaire, en vue des réunions des gestionnaires. Le rapport fait état des erreurs par type, direction du bureau régional et client de programme. L'examen des rapports mensuels par la DGVE a révélé que des mesures correctives avaient été prises.

Les budgets sont établis, gérés et communiqués adéquatement. Les rapports financiers sont examinés et approuvés, puis communiqués à la direction régionale, au SMA des Opérations régionales et au SFCA.

Des budgets sont établis en temps opportun avec le niveau de précision voulu, et les gestionnaires auxquels on a confié un pouvoir et une responsabilité budgétaires surveillent régulièrement leurs budgets et prévisions. Un examen des budgets régionaux et des rapports d'analyse des écarts a révélé que l'information est ventilée par article courant et direction.

Les fonds sont alloués et le budget est distribué au début de l'exercice, pendant la planification régionale. En mai, le SMA du SOR envoie une note de service indiquant les allocations budgétaires initiales pour l'exercice. La liste de distribution de la note de service inclut les directeurs exécutifs régionaux des cinq régions.

La Direction des finances et de l'administration est tenue de gérer l'élaboration, la surveillance et les prévisions du budget du directeur exécutif régional et d'en rendre compte. Elle produit des rapports mensuels d'analyse des écarts. Chaque direction est tenue d'expliquer ses écarts et d'adapter ses prévisions. Les budgets et les rapports d'analyse des écarts sont présentés à la réunion du directeur exécutif régional, à laquelle participent les directeurs.

Les rapports financiers sont examinés et approuvés par la direction régionale. Les rapports approuvés sont envoyés à l'administration centrale du SOR aux fins d'examen, de synthèse et d'approbation par le SMA. L'information est ensuite communiquée au SFCA.

Tous les mois, le SFCA reçoit de chaque secteur des prévisions budgétaires de fin d'exercice à jour grâce au processus d'établissement de rapports sur la situation financière. Pour chaque période de rapport, le SFCA établit une fourchette d'écart acceptable entre les prévisions budgétées et les dépenses de fin d'exercice. Cet objectif a été atteint par les trois régions en 2009-2010. Au moment de la vérification, le rapport financier des Opérations régionales pour 2010-2011 n'était pas disponible.

Conformité aux politiques du Conseil du Trésor et au Cadre de contrôle financier, directives et procédures d'Industrie Canada

Les dépenses sont conformes aux politiques du Conseil du Trésor et au Cadre de contrôle financier et aux directives d'Industrie Canada.

La vérification des dossiers par la DGVE a confirmé la conformité au CCF. Elle n'a relevé aucune erreur importante ou systémique.

En général, les dossiers vérifiés en vue d'établir leur conformité aux politiques sur l'accueil, les cartes d'achat, l'adhésion et les voyages étaient conformes aux politiques pertinentes :

  • Toutes les dépenses d'accueil nécessitaient une approbation préalable; des formulaires appropriés ont été utilisés et les dépenses étaient conformes à la politique.
  • Les achats effectués avec des cartes d'achat étaient conformes à la directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor pour les questions comme les dépenses autorisées et la limite de dépenses. Par ailleurs, il n'y avait aucun contournement apparent des limites de dépenses et les paiements ont été effectués à temps pour éviter les frais d'intérêts.
  • Les paiements aux chambres de commerce de toutes les cotisations de membres supérieures à 700 $ avaient été approuvés au préalable par le SMA du SOR.
  • Une approbation préalable avait été requise pour la majorité des demandes de remboursement des frais de voyage; des formulaires adéquats avaient été utilisés; des documents originaux étayaient ces demandes, lesquelles étaient conformes à la politique – à quelques exceptions près relativement aux processus et procédures internes. L'évaluation par la DGVE des approbations préalables manquantes a révélé que ces cas étaient isolés et non systémiques.
Constatation 1.0 : Surveillance par la direction du recours aux autorisations générales de voyager
L'utilisation d'autorisations générales de voyager limite la surveillance exercée par la direction sur le moyen de transport employé et les coûts connexes payés d'avance.

Le personnel régional qui doit voyager souvent pour s'acquitter de ses tâches a obtenu une autorisation générale de voyager (AGV). Une AGV est une autorisation pour un voyage qui est continu ou répétitif de nature, sans que les conditions des voyages ne varient, et quand il n'est ni pratique ni administrativement efficace d'obtenir au préalable une approbation de l'employeur pour chaque voyage.

Les AGV n'indiquent pas toujours clairement les restrictions quant au moyen de transport et aux coûts connexes. Le recours à une AGV permet de réserver le transport sans obtenir l'approbation de la direction pour chaque voyage. Les demandes subséquentes de remboursement des frais de voyage n'indiquent pas toujours clairement le moyen de transport ou les coûts de transport payés d'avance, ce qui limite donc le degré de surveillance de la part de la direction. Toutefois, certaines demandes présentées après le voyage incluent, outre les autres reçus du voyage, de l'information sur le transport qui indique les coûts.

Recommandation 1.0 :

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint des Opérations régionales examine le processus associé aux demandes de remboursement des frais de voyage et l'utilisation des autorisations générales de voyager, afin de permettre une meilleure surveillance du transport et des coûts connexes.


4.0 Conclusion générale

Dans l'ensemble, les contrôles de gestion particuliers dont il est question dans les critères de vérification pour les Services généraux (Finances et administration) dans les régions de l'Atlantique, du Québec et des Prairies et du Nord fonctionnent efficacement.


Annexe A : Critères de vérification et objectif de la vérification

Annexe A : Critères de vérification et objectif de la vérification
Critères de vérification et objectif de la vérification Évaluer
la carté des
rôles et des
responsabilités
(Gouvernance)
Évaluer le processus de gestion des risques
(Gestion des risques)
Assurer la conformité aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques
(Contrôle interne)
Veiller à ce que les opérations financières soient effectuées avec une diligence raisonnable
(Contrôle interne)
Assurer la conformité aux politiques du Conseil du Trésor et au CCF, aux directives et aux procédures d'Industrie Canada
(Contrôle interne)
Critères
satisfaits
ou non
satisfaits
Les pouvoirs de signature en vertu des articles 32, 33 et 34 sont exercés par les titulaires de postes autorisés x x Satisfait
Les dépenses de fonctionnement et d'entretien des Opérations régionales, à l'exclusion des salaires, pour les régions de l'Atlantique, du Québec et des Prairies et du Nord ont été engagées conformément aux politiques, procédures et directives pertinentes x x Satisfait
La gestion des risques liés aux services généraux est assurée conformément aux pratiques qui donnent lieu à des évaluations des risques et stratégies d'atténuation détaillées et sérieuses x Satisfait
Les pouvoirs, les responsabilités et les obligations redditionnelles sont définies de manière officielle et sont clairement communiquées entre le SOR, le fournisseur de services généraux et les clients des programmes x Satisfait
Des budgets sont établis en temps opportun avec le niveau de précision voulu. Les gestionnaires ayant un pouvoir et une responsabilité budgétaires surveillent régulièrement leurs budgets et les progrès des prévisions x Satisfait
La direction effectue des examens pour analyser, comparer et expliquer les écarts financiers et non financiers entre les chiffres réels et le plan x Satisfait
Les rapports financiers et non financiers sont examinés et approuvés puis sont communiqués à l'interne et à l'externe x Satisfait

Annexe B : Plan d'action de la direction

Annexe B : Plan d'action de la direction
Recommandation (Page/Section) Mesure prévue par suite de la recommandation Responsable Date d'achèvement ciblée Situation actuelle
Recommandation 1.0:

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint des Opérations régionales examine le processus associé aux demandes de remboursement des frais de voyage et l'utilisation des autorisations générales de voyager, afin de permettre une meilleure surveillance du transport et des coûts connexes.

Des modifications ont été apportées en janvier 2011 au processus en place visant les demandes de remboursement des frais de voyage pour obliger les directeurs exécutifs régionaux et le directeur général de Fednor (qui possèdent une autorisation générale de voyager) à indiquer les coûts de transport associés à leurs voyages sur chaque demande.

Par ailleurs, des directives particulières ont été fournies au personnel régional supérieur concernant le recours à la classe affaires pour les voyages.

Un examen des autorisations générales régionales actuelles sera entrepris afin d'assurer l'utilisation optimale de ces autorisations et de réduire le plus possible le risque associé à l'approbation des autorisations générales de voyager.
Directeur, Planification ministérielle et stratégies sectorielles (conjointement avec le gestionnaire principal des finances, AC, et les gestionnaires et directeurs régionaux des Finances et de l'administration) L'examen des autorisations générales régionales de voyager et la formulation des recommandations connexes seront réalisés avant le 30 septembre 2011. La surveillance continue se poursuit dans les bureaux régionaux et à l'Administration centrale afin d'assurer que tous les frais de déplacement (couverts par les autorisations générales ou autres) sont conformes aux politiques établies par le Conseil du Trésor.
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