Vérification de la conformité des mesures conservatoires à l’intention des syndics gardiens

Avril 2011
Recommandé le par le Comité ministérielle de vérification
pour l'approbation du sous-ministre

Approuvé par le sous-ministre le


Table des matières


1.0 Sommaire

1.1 Introduction

Le Bureau du surintendant des faillites (BSF), organisme qui relève d'Industrie Canada, contrôle l'administration des dossiers d'insolvabilité — faillites, propositions et autres — au Canada. Ses pouvoirs et ses obligations découlent de la Loi sur la faillite et l'insolvabilité (LFI). Selon le paragraphe 5 de la LFI, le surintendant contrôle l'administration des actifs et des affaires ayant trait à l'insolvabilité.

Lorsqu'une personne ou une entreprise éprouve des difficultés financières, elle peut déclarer faillite ou présenter une proposition à ses créanciers. Un syndic de faillite est une personne titulaire d'une licence délivrée par le BSF pour administrer les dossiers de faillite et de proposition. En sa qualité d'officier de justice, le syndic est tenu de protéger les droits des créanciers et de faire enquête sur les affaires du débiteur, au besoin. Un administrateur des dossiers de faillite, qui ne doit pas être confondu avec un administrateur de propositions de consommateur, est un terme communément utilisé pour identifier la personne qui donne du support administratif au syndic.

Lorsque les actifs d'un dossier d'insolvabilité doivent être protégés, le surintendant peut, en vertu de l'article 14.03 de la LFI, nommer un syndic gardien afin qu'il administre ce dossier et, par conséquent, imposer des mesures conservatoires pour le dossier en question. Lorsqu'il n'est pas possible ou pratique de nommer un syndic gardien du secteur privé, le surintendant nommera à ce poste un employé du BSF qui a également le titre de syndic.

Il y a plusieurs cas où le surintendant peut nommer un syndic gardien. Il le fait, par exemple, en cas de méfait du syndic; en effet, des malversations de la part d'un syndic peuvent mettre l'actif en péril. Dans d'autres cas, le syndic peut tomber malade ou mourir sans avoir conclu d'entente de succession valide. Enfin, pour une raison quelconque, le travail du bureau d'un syndic peut ne plus respecter les normes établies par le BSF.

Selon les représentants du BSF, dans la plupart des cas où un employé du BSF est désigné syndic gardien, les dossiers ont été négligés et ne sont pas faciles à administrer. Le syndic gardien se trouve alors aux prises avec des comptes en souffrance depuis longtemps, des dossiers manquants ou inexacts, y compris les conciliations bancaires, et de graves problèmes de dossiers âgés. Toutes ces situations présentent des défis uniques. La tâche principale des syndics gardiens consiste à administrer les dossiers de la façon la plus efficace et efficiente possible jusqu'à leur fermeture.

Selon le Plan d'affaires du BSF, environ 400 000 dossiers ont fait l'objet d'une administration sous le régime de la LFI en 2008-2009, ce qui représente une forte hausse par rapport aux années précédentes. Les 14 bureaux du BSF comptent environ 300 employés au total. À Toronto seulement, deux syndics gardiens et deux administrateurs veillent à l'administration de plus de 950 dossiers dont la valeur moyenne est moins de 5000 $ par dossier.

Conformément au Plan de vérification interne pluriannuel axé sur le risque pour 2010-2011 d'Industrie Canada et à la demande du BSF, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) a effectué une vérification de la conformité des dossiers faisant l'objet de mesures conservatoires administrées par un syndic gardien.

1.2 Objectif et portée

La vérification avait pour but de déterminer si les mécanismes de contrôle interne appliqués par les syndics gardiens dans les dossiers faisant l'objet de mesures conservatoires permettent d'administrer les dossiers de façon efficiente et efficace, de protéger adéquatement les actifs, et de respecter les exigences de la LFI et les instructions émises par le BSF.

La vérification portait sur tous les dossiers administrés par des syndics gardiens au bureau de Toronto pour l'exercice financier allant du 1er avril 2010 au 31 mars 2011.

1.3 Principales constatations

À Toronto, deux syndics gardiens et deux administrateurs veillent à l'administration de plus de 950 dossiers représentant un actif de plus de trois millions de dollars détenus en fiducie. De bonnes pratiques ont été observées, par exemple la préparation d'états des recettes et des débours provisoires très détaillées dès la nomination ou peu après, le dépôt en temps opportun de la plupart des rapports requis par la loi, l'apposition du timbre et des initiales pour documenter la réception et l'examen de certains documents, et l'engagement des syndics gardiens et des administrateurs à se conformer aux lois et aux instructions.

Cependant, la vérification a permis de constater ce qui suit :

Exactitude et caractère opportun de l'information financière

Constatation 1.0 : Dans plus de 20 % des dossiers visés par la vérification, les données financières n'avaient pas été saisies en temps opportun, l'information était inexacte et elle n'avait pas été revue de façon adéquate et efficace afin de produire des documents comptables valables.

Constatation 2.0 : Des lacunes ont été observées dans l'examen et la surveillance des transactions financières.

Protection de l'actif

Constatation 3.0 : Il n'y a pas de séparation adéquate des tâches pour assurer que les tâches telles que la préparation des chèques, les dépôts et les entrées dans les livres comptables ne sont pas effectuées par la même personne. Les entrées dans le grand livre auxiliaire ne sont pas toujours examinées en temps opportun par le syndic gardien.

Constatation 4.0 : Au moment de la vérification, 10 % des comptes bancaires sélectionnés aux fins d'examen et de confirmation ne portaient pas la mention « en fiducie ».

Constatation 5.0 : Une instruction du BSF stipule qu'il ne devrait jamais y avoir de soldes négatifs dans l'administration des actifs. Au cours de la vérification, huit soldes négatifs ont été observés dans les comptes figurant sur la liste des soldes des comptes au 31 juillet 2010 qui nous a été fournie.

Constatation 6.0 : La vérification a permis de constater que certaines conciliations bancaires n'étaient pas terminées et consignées en temps opportun, tandis que d'autres n'étaient tout simplement pas terminées.

Constatation 7.0 : Les administrateurs ont créé une liste de contrôle afin de pouvoir s'assurer que les conciliations bancaires mensuelles renferment toute l'information requise. Ce mécanisme de contrôle n'a pas été utilisé au cours de la période visée par la présente vérification.

Documentation et gestion des dossiers

Constatation 8.0 : Les preuves de réclamation sont examinées par l'administrateur et le syndic gardien, mais elles ne sont pas documentées de façon adéquate.

Constatation 9.0 : Le système de documentation des dossiers des syndics gardiens n'est pas uniforme, manque de preuves d'examen et ne renferme pas tous les documents exigés par la loi.

Systèmes de technologies de l'information

Constatation 10.0 : On n'a pas recours à des mots de passe pour restreindre l'accès aux dossiers et on n'établit pas non plus de rapports sur les exceptions. Or, ces mécanismes de contrôle sont destinés à renforcer la séparation des tâches et les mécanismes de supervision dans l'environnement des technologies de l'information (TI).

1.4 Recommandations

Exactitude et caractère opportun de l'information financière

Recommandation 1.0 : Le BSF devrait prendre sans attendre des mesures pour faire en sorte que les documents comptables relatifs à tous les dossiers relevant de syndics gardiens donnent en tout temps un portrait financier exact des dossiers d'insolvabilité. Le BSF doit s'assurer que les corrections ou les modifications, le cas échéant, sont apportées en temps opportun afin de produire des rapports fiables et conformes aux principes de présentation fidèle de données financières.

Recommandation 2.0 : Le BSF devrait veiller à ce qu'une orientation soit offerte en vue d'une utilisation plus rigoureuse des contrôles internes, ce qui permettrait de réduire le risque et d'assurer la conformité aux instructions pertinentes.

Protection de l'actif

Recommandation 3.0 : Le BSF devrait assurer une séparation adéquate et efficace des tâches et une vérification appropriée des documents comptables.

Recommandation 4.0 : Le BSF devait s'assurer que les instructions à l'intention des banques au moment de l'émission des mesures conservatoires indiquent clairement que les comptes bancaires et les dépôts à terme doivent indiquer le bon nom et être détenus « en fiducie ». Ces instructions devraient être renforcées par des instructions du BSF aux divisions du contentieux des banques, au besoin.

Recommandation 5.0 :  Le BSF devrait mettre en place des mesures de contrôle plus strictes de la gestion de l'encaisse. Il réduirait ainsi les erreurs, les virements bancaires et les opérations qui donnent lieu à des soldes négatifs.

Recommandation 6.0 : Les conciliations bancaires devraient être effectuées en temps opportun et consignées comme il se doit afin de donner l'assurance de contrôles appropriés de l'encaisse et des opérations bancaires.

Recommandation 7.0 : Le BSF devrait veiller à ce que la liste de tous les comptes bancaires et dépôts à terme soit employée en tant que mécanisme de contrôle interne et utilisée judicieusement sur une base mensuelle.

Documentation et gestion des dossiers

Recommandation 8.0 : Le BSF devrait renforcer la documentation de l'examen des preuves de réclamation par les syndics gardiens.

Recommandation 9.0 : Le BSF devrait établir des normes applicables à la documentation et au classement des dossiers afin d'améliorer le contrôle de l'administration des dossiers par la direction.

Systèmes de technologies de l'information

Recommandation 10.0 : Le BSF devrait encourager l'utilisation à bon escient des mécanismes de contrôle de base des technologies de l'information afin de renforcer les activités de surveillance et de gestion.

1.5 Opinion de vérification

À mon avis, les mécanismes de contrôle interne des dossiers faisant l'objet de mesures conservatoires administrées par des syndics gardiens du BSF à Toronto ne permettent pas, dans l'ensemble, d'assurer une administration efficiente et efficace des dossiers en temps opportun ni de protéger les actifs de façon adéquate. Les lacunes importantes qui ont été relevées dans la structure générale de contrôle présentent un risque d'exposition allant de modéré à élevé et doivent être corrigées. Si l'on veut faire en sorte que les dossiers des syndics gardiens donnent une image fidèle de la situation financière, d'importantes modifications financières devront être apportées aux documents comptables des syndics gardiens du bureau de Toronto.

1.6 Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel, en tant que dirigeante principale de la vérification, des procédés de vérification suffisants et appropriés ont été effectués et des données probantes ont été recueillies pour étayer l'exactitude de l'opinion fournie dans le présent rapport. Cette opinion est fondée sur une comparaison des conditions qui prévalaient au moment de la vérification par rapport à des critères de vérification préétablis avec lesquels la direction était en accord. Cette opinion s'applique uniquement à l'entité examinée dans le cadre de la vérification, qui visait les mesures conservatoires administrées par des syndics gardiens travaillant au Bureau du surintendant des faillites Canada à Toronto. Cette vérification a été menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

Susan Hart
Dirigeante principale de la vérification, Industrie Canada


2.0 À propos de la vérification

2.1 Introduction

Le Bureau du surintendant des faillites (BSF), organisme qui relève d'Industrie Canada, contrôle l'administration des dossiers d'insolvabilité — faillites, propositions et autres — au Canada. Ses pouvoirs et ses obligations découlent de la Loi sur la faillite et l'insolvabilité (LFI). Selon le paragraphe 5 de la LFI, le surintendant contrôle l'administration des actifs et des affaires ayant trait à l'insolvabilité.

Le BSF a pour mission de contribuer à maintenir un marché équitable et efficient en protégeant l'intégrité du système de faillite et d'insolvabilité au bénéfice des investisseurs, des prêteurs, des consommateurs et de l'intérêt public. La mission dévolue au BSF en vertu de la Loi est de veiller à ce que la LFI soit appliquée comme il se doit et d'assurer la conformité au moyen des outils d'application dont il dispose. Les syndics du secteur privé et les syndics gardiens du BSF sont liés par le mandat que leur confère la LFI.

Le Plan d'affaires du BSF souligne l'importance de l'impartialité et du professionnalisme des intervenants pour assurer la confiance du public à l'égard du système d'insolvabilité. Ces intervenants, ou acteurs principaux, sont les syndics, les avocats, les employés du tribunal, les registraires et les juges, les séquestres, les liquidateurs, les encanteurs et les législateurs qui font partie du système. Tous ces intervenants contribuent à la répartition équitable, entre les créanciers, du produit de la liquidation des biens dans le cadre des procédures d'insolvabilité et à la réhabilitation des débiteurs malchanceux. Leurs actions concourent à la réalisation des principaux objectifs de la LFI et du BSF.

Lorsqu'une personne ou une entreprise éprouve des difficultés financières, elle peut déclarer faillite ou présenter une proposition à ses créanciers. Un syndic de faillite est une personne titulaire d'une licence délivrée par le BSF pour administrer les dossiers de faillite et de proposition. En sa qualité d'officier de justice, le syndic est tenu de protéger les droits des créanciers et de faire enquête sur les affaires du débiteur, au besoin. Le syndic s'assure également que les droits du débiteur ne sont pas bafoués. Un administrateur des dossiers de faillite, qui ne doit pas être confondu avec un administrateur de propositions de consommateur, est un terme communément utilisé pour identifier la personne qui donne du support administratif au syndic.

Les séquestres officiels, qui sont des employés du BSF, supervisent le travail des syndics afin d'assurer la conformité dans chaque dossier qu'ils administrent. Les syndics font également l'objet d'autres examens et sont tenus de répondre aux questions que peuvent leur poser les registraires et les juges, par exemple. Ils doivent régulièrement présenter des rapports et respecter leur code de déontologieNote de bas de page 1.

Lorsque les actifs d'un dossier d'insolvabilité doivent être protégés, le surintendant peut, en vertu de l'article 14.03 de la LFI, nommer un syndic gardien afin qu'il administre ce dossier et, par conséquent, imposer des mesures conservatoires pour le dossier en question. Lorsqu'il n'est pas possible ou pratique de nommer un syndic gardien du secteur privé, le surintendant nommera à ce poste un employé du BSF qui a également le titre de syndic. Dans les années récentes, il y a eu cinq syndics gardiens qui exercent leurs activités à divers endroits au Canada.

Il y a plusieurs cas où le surintendant peut nommer un syndic gardien. Il le fait, par exemple, en cas de méfait du syndic; en effet, des malversations de la part d'un syndic peuvent mettre l'actif en péril. Dans d'autres cas, le syndic peut tomber malade ou mourir sans avoir conclu d'entente de succession valide. Enfin, il y a des cas où, pour une raison quelconque, le travail du bureau d'un syndic ne respecte plus les normes établies par le BSF.

Selon les représentants du BSF, dans la plupart voire la totalité des cas où un employé du BSF est désigné syndic gardien, les dossiers ont été négligés et ne sont pas faciles à administrer. Le syndic gardien se trouve alors aux prises avec des comptes en souffrance depuis longtemps, des dossiers manquants ou inexacts, y compris les conciliations bancaires, et de graves problèmes de dossiers âgés. Toutes ces situations présentent des défis uniques. La tâche principale des syndics gardiens du BSF consiste à administrer les dossiers de la façon la plus efficace et efficiente possible jusqu'à sa fermeture et ce, en dépit des nombreuses difficultés qu'ils présentent, et de travailler rapidement au nom des débiteurs et des créanciers qui ont été durement touchés sans faute de leur part.

Selon le Plan d'affaires du BSF, environ 400 000 dossiers ont fait l'objet d'une administration sous le régime de la LFI en 2008-2009, ce qui représente une forte hausse par rapport aux années précédentes. Les 14 bureaux du BSF au Canada comptent environ 300 employés au total. À Toronto, deux syndics gardiens et deux administrateurs veillent à l'administration de plus de 950 dossiers dont la valeur moyenne est moins de 5000 $ par dossier.

À l'heure actuelle, un millier de professionnels sont titulaires d'une licence de syndic au Canada.

Conformément au Plan de vérification interne pluriannuel axé sur le risque pour 2010-2011 d'Industrie Canada et à la demande du BSF, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) a effectué une vérification de la conformité des dossiers faisant l'objet de mesures conservatoires administrées par un syndic gardien.

2.2 Objectif de la vérification

La vérification avait pour but de déterminer si les mécanismes de contrôle interne appliqués par les syndics gardiens dans les dossiers faisant l'objet de mesures conservatoires permettent d'administrer les dossiers de façon efficiente et efficace, de protéger adéquatement les actifs, et de respecter les exigences de la LFI et les instructions émises par le BSF.

2.3 Portée de la vérification

La vérification portait sur tous les dossiers administrés par des syndics gardiens au bureau de Toronto uniquement, à la demande du BSF. Nous avons sélectionné des dossiers dans lesquels les syndics gardiens n'avaient pas obtenu leur libération au et arrêté notre choix en fonction des soldes au . Nous avons vérifié l'administration des dossiers en remontant jusqu'à 18 mois en arrière. Certains dossiers fermés depuis le début de l'exercice 2010-2011 ont également fait l'objet d'une vérification.

2.4 Critères de vérification

Les critères de vérification ont été établis en fonction des exigences législatives mentionnées dans la LFI, en tenant compte du Cadre de responsabilisation de gestion. Ces critères étaient les suivants (voir également l'annexe A) :

  • information fiable et exacte présentée à l'organisme de surveillance;
  • conformité aux lois applicables, comme la Loi sur la faillite et l'insolvabilité (LFI), et aux règles, instructions et directives connexes pour la gestion de l'actif et la tenue adéquate des livres;
  • protection et gestion adéquates de l'actif;
  • mécanismes de contrôle approprié des applications des systèmes de TI;
  • comparaison périodique des résultats et des attentes par la direction;
  • examen et approbation en bonne et due forme des rapports financiers et non financiers, et fiabilité de ces rapports;
  • maintien de l'indépendance.

La présente vérification a été menée conformément à la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et aux normes de l'Institute of Internal Auditors. En résumé, l'approche de vérification comprenait ce qui suit :

  • l'examen des mesures conservatoires administrées par les syndics gardiens;
  • la vérification de la conformité et l'examen des dossiers d'actif, et le classement des dossiers en fonction du risque, selon les procédures réglementaires prévues par la LFI, les règles et les instructions connexes;
  • la vérification de la conformité des opérations bancaires;
  • la vérification de la conformité en ce qui a trait à l'actif non réalisé et à l'actif réalisé, notamment les montants en espèces ou quasi-espèces, et l'examen des opérations bancaires et de la conciliation des relevés bancaires;
  • le respect des instructions données par le séquestre officiel, le cas échéant.

2.5 Méthode de vérification

La stratégie de vérification garantissait l'examen du plus grand nombre possible de dossiers afin de donner une assurance optimale. La stratégie d'échantillonnage statistique pour les mesures conservatoires administrées par les syndics gardiens englobe divers types de dossiers : administration sommaire et ordinaire de faillite, propositions de consommateur et propositions ordinaires, mises sous séquestre et mandats de consultation en matière d'insolvabilité. Ces dossiers étaient administrés à partir du bureau du BSF situé à Toronto. On a eu recours à l'échantillonnage en unités monétaires afin d'éliminer tout biais.

La méthode statistique retenue était l'échantillonnage statistique par attributs, avec un niveau de confiance de 95 %. Le but était de confirmer l'objectif de la vérification et de répondre aux critères de vérification de la population. Après un calcul par intervalles, nous avons sélectionné de façon aléatoire un échantillon de 49 dossiers. Notre base d'échantillonnage était une liste faisant étant du solde total des comptes bancaires et des investissements par dossier au ; cette liste est similaire au Rapport bancaire annuel déposé par les syndics gardiens au 30 avril de chaque année.

Au , le montant total de l'actif administré par les syndics gardiens se chiffrait à 4 474 110 $ pour 950 dossiers. L'échantillon vérifié représentait 1 818 185 $, soit une couverture de vérification de 40,6 %; avec la confirmation des soldes des comptes bancaires consolidés, la vérification pouvait englober jusqu'à 2 362 190 $, soit une couverture de 52,8 %.

Les étapes de la vérification sont les suivantes :

  • Planification — Une évaluation du risque relatif aux activités des syndics gardiens a été effectué, en s'inspirant du cadre de contrôle de gestion en ce qui a trait aux méthodes de gouvernance, de contrôle interne et de gestion des risques. Des données probantes ont été recueillies dans le cadre d'examen de documents et d'entretiens avec les principaux intervenants, et les secteurs présentant des risques élevés dans l'administration des dossiers d'insolvabilité ont été cernés. Les résultats de l'évaluation du risque ont contribués à l'élaboration des critères de vérification et du programme de vérification utilisés à l'étape de la mise en œuvre.
  • Examen de la documentation — La LFI a été revue, ainsi que les règles, instructions et circulaires sur l'insolvabilité connexes, de même que d'autres documents publiés par le BSF, par exemple le Plan d'affaires triennal et les instructions de mesures conservatoires. Globalement, il s'agit de plus de 50 documents d'importance dans le cadre de la présente mission de vérification.
  • Entretiens — Des entretiens ont été menés, en personne ou par téléconférence, avec les principaux intervenants qui suivent : dirigeants principaux, un séquestre officiel et cinq employés travaillant comme administrateurs ou syndics au BSF.
  • Mise en œuvre — 49 dossiers ont été sélectionnés aux fins d'examen et de confirmation bancaire, ainsi que la confirmation bancaire de tous les comptes consolidés dans les dossiers d'administration sommaire. L'examen a porté sur différents types de dossiers, soit :
    • 24 dossiers d'administration sommaire de faillite;
    • 14 dossiers d'administration ordinaire;
    • 5 propositions de consommateur;
    • 4 propositions ordinaires;
    • 2 autres dossiers d'insolvabilité (dossiers de consultation et de mise sous séquestre);
    • plus de 50 confirmations bancaires;
    • plus de 100 conciliations bancaires.

Les étapes de vérification ont été menées à bien selon le calendrier suivant :

  • planification de la mission : entre le mois d'août et la mi-septembre 2010;
  • travail de vérification sur le terrain : de la mi-septembre à la fin décembre 2010;
  • réunions d'information afin de présenter les conclusions du présent rapport à la direction du BSF : le et le .

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

Le Code de déontologie des syndics de faillite fait partie intégrante des Règles générales sur la faillite et l'insolvabilité.

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3.0 Constatations et recommandations

3.1 Introduction

Les instructions du BSF décrivent en détail la procédure de surveillance et les mécanismes de contrôle de l'administration des dossiers, notamment en ce qui a trait aux opérations bancaires. Les vérificateurs ont remarqué que les employés du BSF affectés aux mesures conservatoires (syndics gardiens et administrateurs) mettent tout en œuvre pour assurer le plus possible la conformité aux lois et aux instructions du BSF.

Outre les constatations présentées ci-après, d'autres observations ont été communiquées à la direction afin qu'elle puisse les étudier.

3.2 Exactitude et caractère opportun de l'information financière

Constatation 1.0 : Saisie des données financières

Dans plus de 20 % des dossiers visés par la vérification, les données financières n'avaient pas été saisies en temps opportun, l'information était inexacte et elle n'avait pas été revue de façon adéquate et efficace afin de produire des documents comptables valables.

Dans plus de 20 % des dossiers visés par la vérification, les données financières n'avaient pas été saisies en temps opportun, l'information était inexacte et elle n'avait pas été revue de façon adéquate et efficace afin de produire des documents comptables valables. Par exemple :

  • Dans un cas, aucune explication n'était fournie pour un article non concilié.
  • Un dividende émis un an auparavant (par l'ancien syndic avant l'entrée en vigueur des mesures conservatoires) n'avait pas été enregistré au moment de la vérification.
  • Plusieurs écritures comptables n'étaient pas inscrites comme elles auraient dû l'être dans environ 20 % des dossiers examinés. Par exemple, les documents comptables ne documentaient pas de façon consciencieuse et distincte les transactions pour le rachat des certificats de placement garanti et les réinvestissements subséquents, comme l'exigent les bonnes pratiques comptables. Les intérêts provenant des dépôts à terme étaient comptabilisés uniquement à la date d'échéance.
  • Les soldes bancaires des comptes de placement et des comptes d'opérations courantes n'étaient pas inscrits de façon exacte.
  • La révision n'était pas suffisante, puisque les procédures de vérification ont mis au jour des erreurs de comptabilité.
  • Certains dossiers sont inscrits ou figurent deux fois dans le rapport des soldes, ce qui signifie qu'il peut y avoir une double entrée dans les livres. Cependant, deux mécanismes de contrôle pallient cette lacune :
    • au moment de la libération du syndic, l'état des recettes et des débours et les documents comptables sont régularisés;
    • les comptes bancaires sont en fait des comptes en fiducie, ce qui assure une protection accrue de l'actif.

En raison des problèmes susmentionnés, les dossiers ne reflètent pas fidèlement les transactions réelles dans les documents comptables et n'aident pas au suivi et à la tenue intégrale de livres par le personnel.

Les séquestres officiels et la haute direction du BSF devraient avoir accès à des renseignements complets et exacts à l'appui des activités et de la prise de décisions. Or, selon la vérification que nous avons effectuée, tel n'est pas le cas. Des erreurs ont été constatées dans le rapport faisant état du solde des comptes bancaires en fiducie et des dépôts à terme pour chaque dossier d'administration ordinaire au 31 juillet 2010. Ce rapport constituait la base de notre échantillonnage et des tests. Pour appuyer les activités de façon optimale, il devrait être précis ou présenter de façon fidèle l'actif administré par les syndics gardiens.

Les vérificateurs ont observé que les états détaillés des recettes et des débours étaient préparés avec soin au moment de clôturer l'administration des dossiers. Ce document est au départ préparé assez tôt dans le processus d'administration des mesures conservatoires; il s'agit là d'une bonne pratique qui assure une administration efficace et une bonne compréhension des principales étapes de l'administration d'un dossier.

Comme il a été mentionné, deux syndics gardiens et deux administrateurs sont chargés de l'administration de 950 dossiers au bureau de Toronto. Ces employés doivent effectuer plusieurs centaines de conciliations bancaires tous les mois et assurer le suivi de nombreux dépôts à terme.

Recommandation 1.0

Le BSF devrait prendre sans attendre des mesures pour faire en sorte que les documents comptables relatifs à tous les dossiers relevant de syndics gardiens donnent en tout temps un portrait financier exact des dossiers d'insolvabilité. Le BSF doit s'assurer que les corrections ou les modifications, le cas échéant, sont apportées en temps opportun afin de produire des rapports fiables et conformes aux principes de présentation fidèle de données financières.

Constatation 2.0 : Examen des rapports financiers et non financiers

Des lacunes ont été observées dans l'examen et la surveillance des transactions financières.

Des lacunes ont été observées dans l'examen et la surveillance des transactions financières. Par exemple :

  • Dans un dossier d'administration ordinaire, la banque a fermé le compte. Pendant environ six mois en 2009, il n'y a pas eu de relevé bancaire, donc aucune conciliation bancaire ni aucun contrôle pour ce dossier d'insolvabilité en particulier.
  • Dans environ 15 % des dossiers visés par la vérification, la réception des relevés bancaires était mal surveillée, ce qui a eu un effet néfaste sur les conciliations bancaires effectuées.
  • Dans un autre dossier, par suite de nos demandes concernant un solde bancaire inconciliable, l'administrateur a constaté qu'un remboursement au titre de la taxe sur les produits et services (TPS) n'avait pas été inscrit correctement.
  • L'examen des entrées dans le cadre de l'administration ordinaire d'un dossier n'a pas permis de relever les problèmes susmentionnés.

En raison de l'absence de listes de contrôle et d'une documentation inutile ou inadéquate, la surveillance s'est avérée inopportune et inefficace, ce qui témoigne de la non-conformité aux politiques et aux instructions pertinentes.

Recommandation 2.0

Le BSF devrait veiller à ce qu'une orientation soit offerte en vue d'une utilisation plus rigoureuse des contrôles internes, ce qui permettrait de réduire le risque et d'assurer la conformité aux instructions pertinentes.

3.3 Protection de l'actif

Constatation 3.0 : Examen des opérations de gestion de l'encaisse

Il n'y a pas de séparation adéquate des tâches pour assurer que les tâches telles que la préparation des chèques, les dépôts et les entrées dans les livres comptables ne sont pas effectuées par la même personne. Les entrées dans le grand livre auxiliaire ne sont pas toujours examinées en temps opportun par le syndic gardien.

Les comptes bancaires consolidés sont préparés par les administrateurs, qui sont également chargés des dépôts et de la préparation et des chèques. Ces opérations bancaires sont souvent passées en revue et approuvées par le syndic gardien alors qu'il manque des pièces justificatives ou qu'elles ne sont pas adéquates, en particulier en ce qui concerne les copies des documents de dépôt à terme.

Le syndic gardien ne vérifie pas les entrées dans le grand livre auxiliaire pour chaque dossier au moment de la saisie. Les données saisies sont examinées au moment de l'examen de la conciliation bancaire, ou au moment où l'état des recettes et des débours est approuvé ou finalisé, avant d'être transmises au séquestre officiel.

L'examen des entrées dans le grand livre auxiliaire, même s'il est fait en partie, ne constitue pas un mécanisme de contrôle suffisant pour compenser la négligence habituellement observée lorsqu'il y a une surcharge de travail ou un manque d'effectif.

Recommandation 3.0

Le BSF devrait assurer une séparation adéquate et efficace des tâches et une vérification appropriée des documents comptables.

Constatation 4.0 : Respect des instructions sur les opérations bancaires

Au moment de la vérification, 10 % des comptes bancaires sélectionnés aux fins d'examen et de confirmation ne portaient pas la mention « en fiducie ».

Conformément à l'instruction du BSF, plusieurs noms devraient être indiqués sur les comptes bancaires – « [nom du syndic gardien] en fiducie pour [nom de l'entreprise ou nom du failli] ». Le nom du syndic gardien et celui du BSF devraient être indiqués, plutôt que seulement le BSF.

Au moment de la vérification, 10 % des comptes bancaires sélectionnés aux fins d'examen et de confirmation ne portaient pas la mention « en fiducie ». Dans un cas, ni le nom du syndic gardien ni le BSF n'étaient indiqués sur le compte bancaire; dans un autre cas, le dépôt à terme affichait le nom d'un ancien syndic gardien à la retraite. Ces omissions ont une incidence directe sur la protection de l'actif.

Recommandation 4.0

Le BSF devait s'assurer que les instructions à l'intention des banques au moment de l'émission des mesures conservatoires indiquent clairement que les comptes bancaires et les dépôts à terme doivent indiquer le bon nom et être détenus « en fiducie ». Ces instructions devraient être renforcées par des instructions du BSF aux divisions du contentieux des banques, au besoin.

Constatation 5.0 : Comptes affichant des soldes négatifs

Une instruction du BSF stipule qu'il ne devrait jamais y avoir de soldes négatifs dans l'administration des actifs. Au cours de la vérification, huit soldes négatifs ont été observés dans les comptes figurant sur la liste des soldes des comptes au 31 juillet 2010 qui nous a été fournie.

Une instruction du BSF stipule qu'il ne devrait jamais y avoir de soldes négatifs dans l'administration des actifs. Au cours de la vérification, huit soldes négatifs ont été observés :

  • quatre comptes bancaires étaient à découvert par suite de mesures prises par l'ancien syndic;
  • quatre comptes avaient un solde négatif en raison d'écritures comptables qui n'avaient pas été annulées;
  • certains comptes faisaient état d'investissements non inscrits sur la liste fournie, ce qui signifie que les comptes avaient en fait un solde positif.

Que ce soit individuellement ou collectivement, le montant des soldes négatifs n'était pas important.

Recommandation 5.0

Le BSF devrait mettre en place des mesures de contrôle plus strictes de la gestion de l'encaisse. Il réduirait ainsi les erreurs, les virements bancaires et les opérations qui donnent lieu à des soldes négatifs.

Constatation 6.0 : Conciliations bancaires

La vérification a permis de constater que certaines conciliations bancaires n'étaient pas terminées et consignées en temps opportun, tandis que d'autres n'étaient tout simplement pas terminées.

Pour se conformer aux instructions ayant trait aux comptes bancaires consolidés, à la fin de chaque mois, les syndics doivent concilier tous les soldes des relevés bancaires avec les documents comptables. Les soldes bancaires communiqués au BSF tous les ans, et à l'interne pour informer la direction et appuyer ses décisions, doivent présenter de la façon la plus fidèle et la plus exacte possible les soldes des comptes en fiducie.

Les vérificateurs ont demandé à avoir accès aux conciliations et relevés bancaires de certains dossiers pour les 18 derniers mois.

À la lumière de la vérification par sondages effectuée, on a constaté ce qui suit :

  • Les conciliations bancaires mensuelles ne sont pas toujours effectuées; dans sept des 49 dossiers sélectionnés, il n'y en avait pas. Certains soldes de relevés bancaires affichaient uniquement des opérations symboliques, comme les intérêts mensuels et les frais bancaires.
  • Certaines conciliations bancaires et certains relevés bancaires au 31 juillet ont été fournis en septembre, d'autres en novembre et le reste, à la fin de décembre 2010.
  • Dans un dossier d'administration ordinaire, les relevés et les conciliations bancaires pour les mois de juin à décembre 2009 n'avaient pas été communiqués aux fins de la vérification, en dépit de nombreuses tentatives en vue de les obtenir.
  • Une instruction du BSF exige que les comptes bancaires soient conciliés tous les mois, mais cela n'a pas été fait pour 10 % des dossiers sélectionnés.
  • Tous les autres comptes bancaires consolidés étaient bien conciliés et confirmés par les banques comme indiqué.
  • Certains relevés bancaires étaient timbrés et paraphés pour indiquer qu'ils avaient été reçus et qu'un examen préliminaire avait été effectué, ce qui témoignait du traitement efficace, efficient et rapide des documents bancaires.

Recommandation 6.0

Les conciliations bancaires devraient être effectuées en temps opportun et consignées comme il se doit afin de donner l'assurance de contrôles appropriés de l'encaisse et des opérations bancaires.

Constatation 7.0 : Utilisation de listes de contrôle à l'appui de l'intégralité des dossiers

Les administrateurs ont créé une liste de contrôle afin de pouvoir s'assurer que les conciliations bancaires mensuelles renferment toute l'information requise. Ce mécanisme de contrôle n'a pas été utilisé au cours de la période visée par la présente vérification.

Les administrateurs ont créé une liste de contrôle de tous les comptes bancaires et dépôts à terme afin de s'assurer que tous les relevés bancaires ont été reçus et que toutes les conciliations bancaires ont été effectuées. Ce mécanisme de contrôle n'a cependant pas été utilisé au cours de la période visée par la présente vérification. Il devait être mis en place peu après.

Recommandation 7.0

Le BSF devrait veiller à ce que la liste de tous les comptes bancaires et dépôts à terme soit employée en tant que mécanisme de contrôle interne et utilisée judicieusement sur une base mensuelle.

3.4 Documentation et gestion des dossiers

Constatation 8.0 : Examen des preuves de réclamation des créanciers

Les preuves de réclamation sont examinées par l'administrateur et le syndic gardien, mais elles ne sont pas documentées de façon adéquate.

Les preuves de réclamation sont examinées par l'administrateur et le syndic gardien, mais elles ne sont pas documentées de façon adéquate. Les syndics doivent documenter leur examen de la preuve de réclamation d'un créancier en indiquant leurs initiales, la date ainsi qu'une note d'approbation ou de refus, les raisons de l'approbation ou du refus, et les montants acceptés et étayés.

Il s'agit là d'une procédure importante compte tenu de la responsabilité qui incombe au BSF de protéger les débiteurs et les créanciers, au Canada et à l'étranger.

Recommandation 8.0

Le BSF devrait renforcer la documentation de l'examen des preuves de réclamation par les syndics gardiens.

Constatation 9.0 : Documentation des dossiers et classement

Le système de documentation des dossiers des syndics gardiens n'est pas uniforme, manque de preuves d'examen et ne renferme pas tous les documents exigés par la loi.

Le système de documentation des dossiers des syndics gardiens n'est pas uniforme et présente des lacunes à certains égards :

  • Aucune liste de vérification n'est utilisée pour déterminer ou documenter les procédures de contrôle et les procédures réglementaires effectuées avant la nomination du syndic gardien ou à mener à bien de façon urgente ou rapidement au fil de la progression du dossier.
  • Rien, à l'exception d'un état préliminaire des recettes et des débours, n'indique qu'un examen a été effectué au moment de la nomination.
  • Dix pour cent (10 %) des dossiers visés par la vérification ne renfermaient pas tous les documents requis en vertu de la loi. Par exemple, malgré la preuve de libération du failli, il n'y avait pas toujours de copie du certificat de libération dans les dossiers.

Une documentation et un classement inadéquats des dossiers nuisent à la gestion efficace et compétente des dossiers. Ces lacunes augmentent le risque qu'une question importante échappe à la vigilance du syndic gardien au moment de la nomination ou dans le cadre de l'administration du dossier d'insolvabilité.

Recommandation 9.0

Le BSF devrait établir des normes applicables à la documentation et au classement des dossiers afin d'améliorer le contrôle de l'administration des dossiers par la direction.

3.5 Systèmes de technologies de l'information (TI)

Constatation 10.0 : Contrôles des TI

On n'a pas recours à des mots de passe pour restreindre l'accès aux dossiers et on n'établit pas non plus de rapports sur les exceptions. Or, ces mécanismes de contrôle sont destinés à renforcer la séparation des tâches et les mécanismes de supervision dans l'environnement des technologies de l'information (TI).

Au cours de leurs discussions avec les vérificateurs, les administrateurs et les syndics gardiens ont indiqué que les mots de passe n'étaient pas utilisés pour restreindre l'accès aux dossiers et que des rapports sur les exceptions n'étaient pas établis. Or, ces mécanismes de contrôle sont destinés à renforcer la séparation des tâches et les mécanismes de supervision dans un environnement de TI. Pourtant, ils sont mal connus et aucune formation adéquate n'est offerte, ce qui explique l'absence de certains mécanismes standard de contrôle des technologies de l'information.

Recommandation 10.0

Le BSF devrait encourager l'utilisation à bon escient des mécanismes de contrôle de base des technologies de l'information afin de renforcer les activités de surveillance et de gestion.


4.0 Conclusion générale

Les lacunes constatées au cours de la vérification et décrites dans le présent rapport présentent un risque d'exposition allant de modéré à élevé. Si l'on veut faire en sorte que le syndic gardien présente les dossiers qu'il administre de façon exacte, d'importantes modifications financières devront être apportées aux documents comptables des syndics gardiens du bureau de Toronto.

En dépit des bonnes pratiques qui ont été observées, les contrôles internes associés aux mesures conservatoires administrées par le bureau de Toronto ne permettent pas, dans l'ensemble, d'assurer une gestion efficiente et efficace des dossiers en temps opportun ni de protéger les actifs de façon adéquate.

Malgré ces lacunes, nous avons relevé de bonnes pratiques :

  • l'engagement des syndics gardiens et des administrateurs à respecter la LFI et les instructions connexes;
  • la préparation d'états des recettes et des débours provisoires très détaillés peu après la nomination des syndics gardiens et des administrateurs;
  • le dépôt en temps opportun de la plupart des rapports requis par la loi dans un dossier;
  • l'apposition du timbre et des initiales sur certains relevés bancaires afin d'en documenter la réception et l'examen.

Annexe A : Critères de vérification

Annexe A : Critères de vérification
Critère de vérification Critère respecté Critère respecté en partie Critère non respecté
1. Information fiable présentée à l'organisme de surveillance. x
2. Conformité aux lois applicables, comme la Loi sur la faillite et l'insolvabilité, et aux règles, instructions et directives connexes. x
3. Gestion adéquate de l'actif. x
4. Protection de l'actif en conformité avec la loi et les instructions. x
5. Inscription appropriée des opérations. x
6. Mécanismes de contrôle approprié des applications des systèmes de technologies de l'information. x
7. Tenue des dossiers et de l'information en conformité avec les lois et les règlements. x
8. Examen périodique des dossiers et de l'actif. x
9. Comparaison périodique des résultats et des attentes par la direction. x
10. Examen et approbation en bonne et due forme des rapports financiers et non financiers, et fiabilité des rapports. x
11. Maintien de l'indépendance. x

Annexe B : Plan d'action de la direction

Tel qu'indiqué dans l'introduction au rapport de Vérification de la conformité des mesures conservatoires à l'intention des syndics gardiens, lorsque les actifs d'un dossier d'insolvabilité doivent être protégés, le surintendant peut nommer un syndic gardien afin qu'il administre ce dossier et. Lorsqu'il n'est pas possible ou pratique de nommer un syndic gardien du secteur privé, le surintendant nommera à ce poste un employé du BSF qui a également le titre de syndic. Bien que les cas de méfait de la part d'un syndic gardien est une exception au Canada, des malversations de la part d'un syndic peuvent mettre l'actif en péril. Dans d'autres cas, le syndic peut tomber malade ou mourir sans avoir conclu d'entente de succession valide. Enfin, il y a des cas où, pour une raison quelconque, le travail du bureau d'un syndic ne respecte plus les normes établies par le BSF. Dans la plupart voire la totalité des cas où un employé du BSF est désigné syndic gardien, les dossiers ont été négligés et ne sont pas faciles à administrer. Le syndic gardien se trouve alors aux prises avec des comptes en souffrance depuis longtemps, des dossiers manquants ou inexacts, y compris les conciliations bancaires, et de graves problèmes de dossiers âgés. Toutes ces situations présentent des défis uniques. La tâche principale des syndics gardiens du BSF consiste à administrer les dossiers de la façon la plus efficace et efficiente possible jusqu'à sa fermeture et ce, en dépit des nombreuses difficultés qu'ils présentent, et de travailler rapidement au nom des débiteurs et des créanciers qui ont été durement touchés sans faute de leur part.

Le BSF est conscient de l'importance et de la nature délicate de la fonction interne de syndic gardien.

Il a commencé à mettre en place des mesures additionnelles qui, sans se rattacher à une recommandation particulière formulée au terme de la vérification, permettent de rassurer considérablement la haute direction par rapport à la maîtrise du risque inhérent à cette fonction. Ainsi :

  • En règle générale, les dossiers administrés par un syndic gardien désigné au sein du BSF seront supervisés par un analyste principal du BSF, même si les dossiers proviennent de différents syndics. On assurera ainsi un niveau de supervision plus efficace des dossiers administrés par un syndic gardien caractérisé par des interactions et des vérifications plus fréquentes, ce qui est conforme à l'approche générale adoptée par le BSF à l'égard de la supervision des syndics au moyen d'une méthode fondée sur le risque.
  • Un cadre de présentation de rapports à la haute direction du BSF a été mis en place pour assurer une meilleure surveillance de la gestion.
Annexe B : Plan d'action de la direction
Recommandation
(page et section)
Mesure prévue ou justification de la décision de ne pas donner suite à la recommandation Responsable Date cible d'achèvement Situation actuelle
Recommandation 1.0
Le BSF devrait prendre sans attendre des mesures pour faire en sorte que les documents comptables relatifs à tous les dossiers relevant de syndics gardiens donnent en tout temps un portrait financier exact des dossiers d'insolvabilité. Le BSF doit s'assurer que les corrections ou les modifications, le cas échéant, sont apportées en temps opportun afin de produire des rapports fiables et conformes aux principes de présentation fidèle de données financières.
Tous les investissements dans les comptes bancaires consolidés produisent des intérêts mensuels. Conformément à l'instruction sur les procédures bancaires, les intérêts sont inscrits et distribués tous les mois.

Les intérêts perçus dans d'autres dossiers sont inscrits lorsqu'ils sont versés à échéance ou au rachat. C'est la bonne façon de faire et aucune mesure n'est requise.

Les entrées indiquant les dépôts à terme comme débours sont actuellement annulées.
Syndic gardien Mise en œuvre
Des ressources seront fournies pour que les conciliations bancaires soient effectuées rapidement et que les erreurs comptables puissent être mises au jour et corrigées rapidement. Directeur général, Programme, politique et affaires réglementaires Continue
Le syndic gardien travaillera sous la supervision d'un analyste principal du BSF, qui s'assurera que les mesures susmentionnées ont été menées à bien. Analyste principal du BSF Continue
Recommandation 2.0
Le BSF devrait veiller à ce qu'une orientation soit offerte en vue d'une utilisation plus rigoureuse des contrôles internes, ce qui permettrait de réduire le risque et d'assurer la conformité aux instructions pertinentes.
Les listes de contrôle sont utilisées par le syndic gardien.  L'importance de l'utilisation de ces listes a été renforcée.

Afin d'améliorer la documentation des dossiers, les timbres dateurs qui étaient auparavant utilisés sur l'enveloppe des relevés bancaires reçus sont désormais apposés sur le relevé lui-même au moment de la réception par le syndic gardien.

Un système de journal a été mis sur pied l'an dernier. Il est désormais utilisé pour mieux suivre et documenter les interventions quotidiennes dans les dossiers.
Syndic gardien Mise en œuvre
Le syndic gardien travaillera sous la supervision d'un analyste principal du BSF, qui s'assurera que les mesures susmentionnées ont été menées à bien. Analyste principal du BSF Continue
Recommandation 3.0
Le BSF devrait assurer une séparation adéquate et efficace des tâches et une vérification appropriée des documents comptables.
Les tâches sont séparées le mieux possible compte tenu de la petite taille de l'organisation.

Afin de renforcer ses mesures d'atténuation, le syndic gardien met en place une procédure pour l'approbation des demandes de chèques et les entrées dans le journal, de façon que les chèques puissent être tracés numériquement et que les rapports puissent être exécutés tous les mois par le système de gestion logicielle. On pourra ainsi confirmer que toutes les données saisies sont exactes et que toutes les entrées dans le journal ont été approuvées au préalable par le syndic gardien.

En outre, les certificats de dépôt à terme sont transférés dans un système de classement centralisé afin qu'on puisse facilement y avoir accès pour les conciliations bancaires.
Syndic gardien En cours de mise en œuvre
Le syndic gardien travaillera sous la supervision d'un analyste principal du BSF, qui s'assurera que les mesures susmentionnées ont été menées à bien. Analyste principal du BSF Continue
Recommandation 4.0
Le BSF devait s'assurer que les instructions à l'intention des banques au moment de l'émission des mesures conservatoires indiquent clairement que les comptes bancaires et les dépôts à terme doivent indiquer le bon nom et être détenus « en fiducie ». Ces instructions devraient être renforcées par des instructions du BSF aux divisions du contentieux des banques, au besoin.
Dans leur portée, les instructions du surintendant sur les opérations bancaires n'ont pas tenu compte du cas exceptionnel des syndics gardiens.

Le BSF élaborera une politique sur les noms à indiquer sur les comptes bancaires dans le cas précis où un syndic gardien est nommé.

Directeur général, Programme, politique et affaires réglementaires En cours de mise en œuvre
Des efforts sont déployés pour s'assurer que tous les comptes portent la mention « en fiducie ». Syndic gardien En cours de mise en œuvre
Le syndic gardien travaillera sous la supervision d'un analyste principal du BSF, qui s'assurera que les mesures susmentionnées ont été menées à bien. Analyste principal du BSF Continue
Recommandation 5.0
Le BSF devrait mettre en place des mesures de contrôle plus strictes de la gestion de l'encaisse. Il réduirait ainsi les erreurs, les virements bancaires et les opérations qui donnent lieu à des soldes négatifs.
Il est important de se rappeler que les dossiers sous l'administration des syndics gardiens sont souvent accablés de problèmes qui incluent dans plusieurs cas des comptes bancaires au solde négatif depuis longtemps.Lorsque les soldes bancaires négatifs sont attribuables aux actions d'un ancien syndic, le BSF n'est pas en mesure de remplacer les fonds pour que le solde soit positif.

Lorsque la balance de vérification détaillée fait état d'un solde négatif, la situation n'est pas nécessairement attribuable au non-respect de l'instruction sur les procédures bancaires. Les soldes négatifs indiqués dans les balances de vérification détaillées étaient le résultat d'entrées comptables effectuées par l'ancien syndic, lesquelles n'ont pas été annulées pour des raisons de contrôle.

En tant que pratique exemplaire, les entrées seront dorénavant annulées afin d'obtenir un solde exact au dossier, et d'autres mécanismes de contrôle seront mis en œuvre.
Syndic gardien Mise en œuvre
Les procédures de gestion de l'encaisse mises en place par les syndics gardiens seront officialisées et comprendront la réception des dépôts en espèces par deux membres de l'équipe du syndic gardien, dans la mesure du possible, l'utilisation d'un carnet de reçus en trois parties, le dépôt par un membre de l'équipe et la saisie dans le système de gestion de l'insolvabilité par un autre membre de l'équipe, avec la documentation adéquate au dossier et dans le livre de reports. Syndic gardien Mise en œuvre
Le syndic gardien travaillera sous la supervision d'un analyste principal du BSF, qui s'assurera que les mesures susmentionnées ont été menées à bien. Analyste principal du BSF Continue
Recommandation 6.0
Les conciliations bancaires devraient être effectuées en temps opportun et consignées comme il se doit afin de donner l'assurance de contrôles appropriés de l'encaisse et des opérations bancaires.
Le BSF est d'accord avec la recommandation et consacrera les ressources nécessaires à la production et à la documentation rapides des conciliations bancaires. Directeur général, Programme, politique et affaires réglementaires En cours de mise en œuvre
Recommandation 7.0
Le BSF devrait veiller à ce que la liste de tous les comptes bancaires et dépôts à terme soit employée en tant que mécanisme de contrôle interne et utilisée judicieusement sur une base mensuelle.
Il existe des listes de contrôle afin de surveiller la réception des relevés bancaires et de confirmer le statut des dépôts à terme. Syndic gardien Mise en œuvre
Recommandation 8.0
Le BSF devrait renforcer la documentation de l'examen des preuves de réclamation par les syndics gardiens.
En règle générale, les dossiers administrés par un syndic gardien sont reçus à un stade assez avancé et font état de nombreux événements importants dans le dossier.

Après l'examen initial des preuves de réclamation, dès qu'il a été nommé par l'administrateur du dossier, le syndic examinera généralement en détail les preuves de réclamation non garanties lorsqu'il y a un événement déclencheur :

  • avant une assemblée des créanciers;
  • 45 jours après le dépôt d'une proposition de consommateur;
  • au moment de la distribution des dividendes.

Au moment de l'examen, le syndic s'assurera également que l'administrateur a correctement saisi le montant des réclamations dans le système.

Le syndic gardien a pour pratique de passer en revue toutes les preuves de réclamation, comme il a été mentionné ci-dessus.
Syndic gardien Mise en œuvre
Continue
Le syndic gardien travaillera sous la supervision d'un analyste principal du BSF, qui s'assurera que le dossier fait état de l'examen des preuves de réclamation. Analyste principal du BSF Continue
Recommandation 9.0
Le BSF devrait établir des normes applicables à la documentation et au classement des dossiers afin d'améliorer le contrôle de l'administration des dossiers par la direction.
On a récemment attribué au syndic gardien un bureau distinct offrant suffisamment d'espace pour bien organiser ses dossiers et, de là, améliorer le contrôle de gestion. Directeur général, Programme, politique et affaires réglementaires Mise en œuvre
Mise en œuvre
Des normes uniformes pour la documentation et le classement des dossiers ne constituent pas une solution rentable, car les dossiers administrés par les syndics gardiens proviennent de différents bureaux de syndics utilisant leurs propres normes pour la documentation des dossiers et, dans bien des cas, un système de classement ne répondant pas aux normes et ne comportant pas tous les documents requis. Cependant, le syndic gardien appliquera les normes appropriées, dans la mesure du possible, afin d'optimiser l'organisation des dossiers et l'efficience globale du bureau. Syndic gardien En place (mise en œuvre)
Continue
Le syndic gardien travaillera sous la supervision d'un analyste principal du BSF, qui s'assurera qu'une norme pour la documentation et le classement des dossiers est appliquée, dans la mesure du possible. Analyste principal du BSF Continue
Recommandation 10.0
Le BSF devrait encourager l'utilisation à bon escient des mécanismes de contrôle de base des technologies de l'information afin de renforcer les activités de surveillance et de gestion
Le syndic gardien se penchera sur la restriction de l'accès au moyen d'un mot de passe afin d'assurer une surveillance et une gestion optimales compte tenu de la taille de l'organisation. Syndic gardien En cours de mise en œuvre
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