Vérification des régions (Ontario et Pacifique)

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Septembre 2012

Approbation recommandée au sous-ministre par le Comité ministériel de vérification le

Approuvé par le sous-ministre le


Table des matières


1.0 Sommaire

1.1 Introduction

Les bureaux régionaux d'Industrie Canada sont les principaux représentants du Ministère au pays, et ils jouent un rôle clé dans la promotion des intérêts économiques régionaux. Se faisant les yeux et les oreilles du Ministère dans les régions, ils appuient l'élaboration de politiques stratégiques et la prise de décisions en recueillant et en diffusant de l'information et des analyses régionales. Les bureaux régionaux constituent également le principal organe de prestation de services du Ministère dans les régions.

À l'appui du mandat d'Industrie Canada, les bureaux régionaux répondent aux besoins de leurs clients régionaux en offrant des programmes et des services et contribuent à l'élaboration des politiques, programmes et règlements nationaux et à leur compréhension. Le personnel des bureaux régionaux travaille dans les cinq régions d'Industrie Canada : Atlantique, Québec, Ontario, Prairies et Nord, et Pacifique. Chaque région est dirigée par un directeur exécutif régional.

Conformément au Plan de vérification pluriannuel axé sur le risque 2012-2013 à 2014-2015 approuvé par Industrie Canada, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) a entrepris une vérification des Services généraux dans les régions. Dans la présente vérification, la seconde de deux vérifications régionales planifiées, la DGVE a examiné les régions de l'Ontario et du Pacifique.

La vérification avait pour objectif de fournir une assurance raisonnable quant au fonctionnement efficace des contrôles de gestion pour les Services généraux (Finances et administration) dans les deux régions, soit l'Ontario et le Pacifique.

La vérification a permis de constater que les contrôles de gestion mentionnés dans les critères de vérification pour les Services généraux (Finances et administration) dans les régions de l'Ontario et du Pacifique fonctionnent de façon efficace, sauf quelques exceptions mineures, et que les opérations sont traitées en conformité avec les politiques, procédures et règlements applicables.

1.2 Principales constatations et recommandations

Gouvernance

Pouvoirs, responsabilités et reddition de comptes

Les rôles et les responsabilités sont clairement définis et compris par le personnel de la Direction des finances et de l'administration.

Normes de rendement

Des normes de rendement ont été élaborées et communiquées, mais elles ne sont pas mesurées ni surveillées.

Recommandation 1 :

Le directeur ou gestionnaire, Finances et administration, devrait déterminer les mesures du rendement qui peuvent être évaluées, les surveiller régulièrement et prendre des mesures correctives au besoin.

Contrôles internes

En règle générale, les dépenses sont conformes aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor et d'Industrie Canada, y compris le Cadre de contrôle financier du Ministère.

Supervision et contrôle, par la direction, de l'utilisation de crédits de transport par avion ou de séries de billets payés d'avance

Des instructions et des lignes directrices sur l'achat, l'utilisation et le contrôle des crédits de transport par avion ou de séries de billets payés d'avance n'ont pas été établies dans les régions.

Recommandation 2 :

Le directeur ou gestionnaire, Finances et administration, en collaboration avec le Secteur de la fonction de contrôleur (SCA) et de l'administration, devrait élaborer et communiquer des lignes directrices sur l'achat et l'utilisation de services de transport payés d'avance.

Engagement, approbation et remboursement des dépenses

Les autorisations prévues aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) sont fournies par les personnes autorisées.

Bien qu'il y ait des pouvoirs formels en place et que les méthodes d'approbation soient documentées, il serait possible de renforcer la mise en œuvre en bonne et due forme de ces autorisations.

Recommandation 3 :

Le directeur ou gestionnaire, Finances et administration, devrait renforcer les exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques ayant trait à l'engagement des dépenses ainsi qu'à la réception et au paiement des biens et services.

Les agents chargés de l'application de l'article 33 veillent à ce qu'un processus adéquat de vérification des comptes soit en place.

Gestion des risques

La gestion des risques à la Direction des finances et de l'administration est assurée de manière informelle, de façon à permettre de déterminer les risques et d'élaborer des stratégies d'atténuation.

1.3 Opinion de la vérification

À mon avis, les contrôles de gestion vérifiés pour les Services généraux (Finances et administration) dans les deux régions, soit l'Ontario et le Pacifique, sont en place et aucune lacune importante n'a été relevée. Des modifications sont requises pour atténuer les risques faibles à modérés observés relativement à la gouvernance et aux contrôles internes.

1.4 Énoncé de conformité

La vérification a été menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. Une inspection des pratiques professionnelles n'a pas été effectuée.

Susan Hart
Dirigeante principale de la vérification, Industrie Canada


2.0 À propos de la vérification

2.1 Contexte

Conformément au Plan de vérification pluriannuel axé sur le risque 2012-2013 à 2014-2015 approuvé par Industrie Canada, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) a entrepris une vérification des Services généraux dans les régions.

Les bureaux régionaux d'Industrie Canada sont les principaux représentants du Ministère au pays, et ils jouent un rôle clé dans la promotion des intérêts économiques régionaux. Se faisant les yeux et les oreilles du Ministère dans les régions, ils appuient l'élaboration de politiques stratégiques et la prise de décisions en recueillant et en diffusant de l'information et des analyses régionales. Les bureaux régionaux constituent également le principal organe de prestation de services du Ministère dans les régions.

À l'appui du mandat d'Industrie Canada, les bureaux régionaux répondent aux besoins de leurs clients régionaux en offrant des programmes et des services et contribuent à l'élaboration des politiques, programmes et règlements nationaux et à leur compréhension. Le personnel des bureaux régionaux travaille dans les cinq régions d'Industrie Canada : Atlantique, Québec, Ontario, Prairies et Nord, et Pacifique. Chaque région est dirigée par un directeur exécutif régional.

Toutes les régions ont un mandat ministériel commun, mais les priorités de chacune peuvent différer. Certaines régions ont recours à des bureaux satellites en plus de leurs bureaux de division pour assurer l'atteinte des buts et des objectifs. Selon le Plan d'affaires 2011-2012 des bureaux régionaux, la région de l'Ontario compte 68 employés et la région du Pacifique, 34.

Les bureaux régionaux comprennent les directions suivantes : Services généraux (Finances et administration), Communications, et Politique, analyse et renseignements. Ils fournissent un niveau de services généraux varié aux clients des programmes suivants :

  • Bureau de la concurrence
  • Bureau du surintendant des faillites
  • Bureau principal de l'informatique
  • Corporations Canada
  • Mesures Canada
  • Office de la propriété intellectuelle du Canada
  • Spectre, technologies de l'information et télécommunications.

Ces programmes exercent leurs activités dans trois régions – l'Est, l'Ontario et l'Ouest – au lieu de cinq. Leur personnel dans les régions ne relève pas des directeurs exécutifs régionaux, mais plutôt des chefs de leur programme à l'Administration centrale. (En Ontario, le centre d'appel d'Entreprises Canada relève directement du directeur exécutif régional et non de l'Administration centrale. Aucun autre bureau régional n'a la responsabilité d'un centre d'appel du Réseau Entreprises Canada.)

Le niveau de service offert au client dépend de la région et du programme. Les services varient, allant de toute la panoplie des services généraux jusqu'à la simple formulation d'avis selon les besoins.

Les services financiers comprennent la planification et l'analyse financières, les opérations comptables et la politique et les systèmes financiers.

Les services administratifs comprennent les locaux, la sécurité, la santé, l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, le service de courrier, la coordination de l'accueil, le contrôle des stocks, la gestion des biens, la coordination centrale des dossiers, les avis sur la réinstallation, les services aux locataires, les télécommunications, l'approvisionnement, la petite caisse et la passation de marchés.

En 2011-2012, les bureaux régionaux ont négocié des protocoles d'entente pour services communs avec les représentants de chaque programme. Ils ont déterminé les services qui seraient offerts, comparé les procédures pour la prestation de ces services, mis au jour les anomalies, le cas échéant, et déterminé comment les corriger.

La présente vérification portait sur les contrôles de gestion qui appuient les services financiers et administratifs fournis par les régions de l'Ontario et du Pacifique. La DGVE a effectué une vérification des Services généraux dans les régions de l'Atlantique, du Québec et des Prairies et du Nord en 2010-2011.

2.2 Objectif et portée

La vérification avait pour objectif de fournir une assurance raisonnable quant au fonctionnement efficace des contrôles de gestion pour les Services généraux (Finances et administration) dans les deux régions, soit l'Ontario et le Pacifique.

La vérification portait sur les contrôles de gestion qui ont été évalués comme présentant un risque moyennement élevé et un risque moyen au sein des Services généraux (Finances et administration), dans les régions de l'Ontario et du Pacifique. Aux fins d'échantillonnage, la vérification portait sur l'exercice financier 2011-2012.

La portée de la vérification incluait le processus de passation de marchés ni le processus relatif aux départs, qui ont déjà fait l'objet d'une vérification. Les clients de ces programmes ont été exclus de la vérification, mais les opérations financières de ces programmes ont été incluses dans la population utilisée aux fins d'échantillonnage pour vérifier l'application de l'article 33.

Bien que la portée de la vérification ait été établie avant l'entrée en vigueur du Plan d'action pour la réduction du déficit, les vérificateurs ont tenu compte, lorsqu'il était pertinent de le faire, de l'incidence possible du plan sur les résultats de la vérification et les recommandations connexes.

2.3 Méthode de vérification

La présente vérification interne a été menée conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. Des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été suivies et des éléments probants ont été recueillis pour appuyer l'exactitude de l'opinion fournie dans le présent rapport. Cette opinion est fondée sur une comparaison des conditions qui prévalaient au moment de la vérification avec les critères de vérification établis et acceptés par la direction. Elle ne vaut que pour les entités examinées et selon la portée décrite dans le présent rapport.

La méthode de vérification a été la suivante :

Étape de planification

La planification de l'évaluation a eu lieu de janvier à avril 2012. Une évaluation des risques visant les contrôles de gestion de base a été réalisée au moyen du document du Conseil du Trésor portant sur les contrôles de gestion de base définis en mars 2011 et du Cadre de contrôle financier 2009 et 2012 d'Industrie Canada.

Les données probantes recueillies durant l'examen des documents et les entrevues avec les intervenants clés ont été résumées afin de relever les secteurs présentant un risque moyen et moyennement élevé pour la gouvernance, la gestion des risques et les contrôles internes. Les résultats de l'évaluation des risques ont contribué à l'élaboration des critères de vérification et du programme de vérification utilisés pendant la vérification. L'annexe A du présent rapport énumère les critères de vérification.

Étape d'exécution

L'étape d'exécution de la vérification a été réalisée de mai à juillet 2012. Le personnel de la DGVE a examiné les documents, a effectué des entrevues, s'est rendue dans les deux régions, a testé les contrôles de base et a recueilli et analysé les données provenant de diverses sources.

L'équipe de vérification a effectué plusieurs contrôles portant sur les dépenses de fonctionnement et d'entretien (à l'exclusion des salaires et des coûts connexes). Ces contrôles visaient à déterminer la conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques, aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor portant notamment sur les voyages, l'accueil et les adhésions, au Cadre de contrôle financier d'Industrie Canada ainsi qu'aux politiques et procédures régionales pertinentes, y compris les normes de service et de rendement.

Des réunions de compte rendu ont eu lieu avec chaque région en août et en septembre 2012 afin de valider l'exactitude des constatations figurant dans le présent rapport.


3.0 Constatations et recommandations

3.1 Introduction

Cette section présente les constatations détaillées découlant de la vérification des régions de l'Ontario et du Pacifique. Ces constatations reposent sur des données probantes et l'analyse tirées de l'évaluation initiale des risques et de la vérification détaillée.

Outre les constatations ci-après, la DGVE a fait part à la direction d'autres observations sur les conditions non systémiques, de moindre importance ou de faible risque, oralement ou dans une lettre de recommandations, aux fins d'examen.

3.2 Gouvernance

Pouvoirs, responsabilités et reddition de comptes

Les rôles et les responsabilités sont clairement définis et compris par le personnel de la Direction des finances et de l'administration.

Région, Finances et administration

Les rôles et les responsabilités du personnel de la Direction des finances et de l'administration dans les régions sont documentés et communiqués dans les descriptions de travail signées et les ententes de gestion du rendement de l'employé.

Les entrevues effectuées au cours des étapes de planification et d'exécution de l'évaluation ont livré des données qui prouvent que les employés connaissent et comprennent leurs rôles et responsabilités.

Les politiques et procédures qui définissent les pouvoirs et les responsabilités au sein de la Direction des finances et de l'administration dans les régions sont en place et comprennent :

  • le Cadre de contrôle financier d'Industrie Canada;
  • la Loi sur la gestion des finances publiques;
  • la Politique sur la délégation des pouvoirs;
  • diverses politiques financières (p. ex., les directives sur les voyages, l'accueil, les adhésions et les cartes d'achat).

Région, Finances et administration en tant que fournisseur de services aux clients des programmes

La Direction des finances et de l'administration au sein des bureaux régionaux est tenue de fournir des services généraux à l'échelle régionale depuis la création du Ministère en 1993. Ce rôle a été confirmé pendant l'examen régional terminé en 2007. Le directeur exécutif régional est responsable de la prestation des services et donne des orientations hiérarchiques au personnel régional.

Le niveau de services généraux offerts par un bureau régional aux programmes régionaux varie légèrement selon le client et la région. Dans chaque région, les services reposent sur l'offre historique et ont évolué en conséquence.

Comme il a été mentionné, les bureaux régionaux ont négocié avec chaque programme au pays des protocoles d'entente standard pour les « services communs ». Les protocoles d'entente définissent les rôles et responsabilités des directions des finances et de l'administration dans les régions et ceux de chaque client de programme. L'une des régions a en outre élaboré un plan de mise en œuvre circonstancié qui décrit encore plus en détail les rôles et responsabilités dont il est question dans les protocoles d'entente.

Mesure du rendement

Normes de rendement
Des normes de rendement ont été élaborées et communiquées, mais elles ne sont pas mesurées ni surveillées.

À la suite d'un sondage qu'elle a effectué sur la satisfaction de la clientèle, une région a élaboré, en consultation avec ses clients, des normes de rendement pour la prestation de services. Ces normes portent notamment sur :

  • le délai de réponse pour les services financiers – p. ex., les comptes fournisseurs, les pièces justificatives de journal et les cartes de spécimen de signature;
  • le traitement des demandes de remboursement des frais de déplacement, des demandes de carte Amex et des services de réinstallation;
  • les demandes d'accès aux systèmes financiers;
  • les services de locaux, la passation de marchés et la gestion des parcs automobiles;
  • les services de sécurité – p. ex., les cartes-photos d'identité du gouvernement et les formulaires de départ des employés;
  • les services d'approvisionnement – p. ex., les demandes et les commandes;
  • les services administratifs généraux – p. ex., les réservations de locaux, la gestion des stocks et les services téléphoniques;
  • les services de courrier et de dossiers – p. ex., les services de messagerie.

Les normes ont été communiquées aux clients des programmes au cours de leur élaboration, puis publiées sur le site intranet.

Les normes ainsi élaborées par une région ont été communiquées à la communauté de pratique de la Direction des finances et de l'administration dans les régions. Ce comité composé de gestionnaires des Finances et de l'administration de chaque région se réunit régulièrement pour discuter de sujets, risques et pratiques exemplaires d'intérêt commun et élaborer ensemble des normes de service interrégionales.

Les normes étaient appliquées dans la région en question au cours de la période visée par la vérification et elles ont été mises en œuvre dans l'autre région le 1er avril 2012, en même temps que le protocole d'entente pour services communs.

Les entrevues effectuées avec le personnel de la Direction des finances et de l'administration ont permis de constater que les résultats en matière de rendement n'étaient pas mesurés et que des ressources n'avaient pas été affectées à l'évaluation et à la surveillance régulières de la conformité aux normes. En outre, il n'y a aucun système en place pour saisir, consigner et communiquer l'information requise pour mesurer la conformité aux normes. Une région a demandé que l'on ajoute des fonctions à la prochaine version du SAP. Les entrevues ont cependant indiqué que les régions ne se penchaient qu'exceptionnellement sur le rendement relatif à la prestation de services.

Selon l'examen des dossiers de vérification de la conformité à la norme de rendement sur les comptes fournisseurs, certaines opérations vérifiées ne respectaient pas la norme et d'autres ne pouvaient être mesurées car les factures ne faisaient état d'aucune date de réception.

En ne mesurant et en ne surveillant pas la conformité aux normes de rendement publiées, et en ne prenant pas de mesures correctives lorsqu'il y a lieu, la Direction des finances et de l'administration risque de faire face à des clients de programme mécontents.

Recommandation 1

Le directeur ou gestionnaire, Finances et administration, devrait déterminer les mesures du rendement qui peuvent être évaluées, les surveiller régulièrement et prendre des mesures correctives au besoin.

3.3 Contrôles internes

Conformité aux politiques, directives et lignes directrices du Conseil du Trésor et d'Industrie Canada

En règle générale, les dépenses sont conformes aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor et d'Industrie Canada, y compris le Cadre de contrôle financier du Ministère.

En règle générale, les dépenses vérifiées étaient conformes aux politiques sur l'accueil, les cartes d'achat, les adhésions et les voyages.

  • Les achats effectués avec des cartes d'achat étaient conformes à la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor et à la Politique sur les cartes d'achat d'Industrie Canada pour ce qui est des dépenses autorisées et de la limite de dépenses. Il n'y avait aucun fractionnement apparent de marché et les paiements ont été effectués à temps pour éviter les frais d'intérêts.
  • Aucun problème n'a été relevé en ce qui a trait aux frais d'adhésion et aux dépenses d'accueil.
  • Les opérations de la petite caisse étaient conformes à la Directive sur les avances comptables du Conseil du Trésor, qui comprend la petite caisse.

Certaines exceptions ayant trait aux voyages ont toutefois été relevées dans le cadre de la vérification des dépenses.

  • Certaines demandes de remboursement des frais de déplacement comprenant des déplacements personnels ont été approuvées et traitées sans qu'il y ait de comparaison de coûts afin de s'assurer que le Ministère n'assumerait pas de coûts additionnels liés aux déplacements personnels.
  • Une demande de remboursement au titre de l'indemnité quotidienne pour les repas s'échelonnant sur deux semaines a été approuvée et traitée, alors que l'employé visé n'y était pas admissible.
  • Certaines demandes de remboursement des dépenses ont été payées à même la petite caisse, sans que les formulaires appropriés soient utilisés.

Supervision et contrôle, par la direction, de l'utilisation de crédits de transport par avion ou de séries de billets payés d'avance

Des instructions et des lignes directrices sur l'achat, l'utilisation et le contrôle des crédits de transport par avion ou de séries de billets payés d'avance n'ont pas été établies dans les régions.

L'échantillon d'opérations sélectionnées aux fins de l'évaluation comprenait l'achat à prix forfaitaire, par un employé, de crédits de transport par avion payés d'avance auprès d'une compagnie d'aviation particulière. Chaque fois qu'un employé voyage avec cette compagnie, on utilise ces crédits.

Dans le cadre de l'examen de cette opération, on a également constaté qu'un employé pouvait aussi acheter une série de billets d'une autre compagnie d'aviation de la région. Ces billets seraient conservés par l'employé et pourraient être utilisés en tout temps.

Dans les deux cas, l'achat a été effectué par l'intermédiaire de Travel AcXess, service de voyage approuvé du gouvernement du Canada. Il n'y a aucun rapprochement des crédits ou des séries de billets ni aucune surveillance de l'utilisation des billets restants.

Il n'y a pas encore de directives ou de lignes directrices sur l'achat, l'utilisation et le contrôle d'une série de billets d'avion dans les régions. En l'absence de lignes directrices et de contrôles, il y a un risque que les billets ne soient pas protégés ou utilisés de façon appropriée.

Recommandation 2

Le directeur ou gestionnaire, Finances et administration, en collaboration avec le Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration, devrait élaborer et communiquer des lignes directrices sur l'achat et l'utilisation de services de transport payés d'avance.

Engagement, approbation et remboursement des dépenses

Les autorisations prévues aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) sont fournies par les personnes autorisées.

Dans le cadre de la vérification, des contrôles ont été effectués pour déterminer si les autorisations prévues aux articles 32, 33 et 34 de la LGFP étaient données par des personnes autorisées, si elles étaient signées et datées dans l'ordre approprié et si le montant était pertinent (les fonds étaient disponibles et pouvaient être engagés, le montant indiqué sur la facture a été payé, les dépenses étaient admissibles en vertu des ententes, etc.).

Industrie Canada a recours à un système électronique pour le pouvoir de signer des documents financiers. Ce système renferme les cartes de spécimen de signature approuvées et il est mis à jour tous les ans.

Un examen des cartes de spécimen pour chaque opération de l'échantillon a été effectué au cours de la vérification. L'examen portait notamment sur :

  • la signature;
  • la formation requise;
  • la date de l'autorisation;
  • les centres de coûts pour lesquels la personne était autorisée à approuver les opérations;
  • les pouvoirs délégués en vertu de la LGFP;
  • la conformité de la délégation des pouvoirs à la délégation en place.

La vérification a permis de constater que les pouvoirs avaient été délégués aux personnes en conformité avec les procédures établies. Parmi les dépenses ayant fait l'objet d'un examen, les autorisations prévues aux articles 32, 33 et 34 de la LGFP avaient été données par des personnes autorisées.

Bien qu'il y ait des pouvoirs formels en place et que les méthodes d'approbation soient documentées, il serait impossible de renforcer la mise en œuvre en bonne et due forme de ces autorisations.

La direction a documenté les méthodes d'approbation prévues aux articles 32, 33 et 34 pour les opérations à risque élevé et à faible risque dans le Cadre de contrôle financier d'Industrie Canada.

Au cours de la vérification, un échantillon des opérations financières a été examiné afin de s'assurer qu'elles renfermaient des données probantes appuyant clairement les approbations déléguées et appropriées. L'examen a toutefois mis au jour les exceptions suivantes :

  • Dans le cas de quelques opérations à faible risque, les documents portant sur l'engagement délégué des dépenses, la réception de biens ou de services et le paiement (articles 32, 33 et 34) n'étaient pas toujours signés ou datés.
  • Dans quelques cas, les documents n'avaient pas été traités dans le bon ordre (p. ex., le formulaire prévu à l'article 33 avait été signé avant le formulaire prévu à l'article 34); dans d'autres cas, des biens ou des services avaient été commandés avant la signature du formulaire prévu à l'article 32 ou la réception de l'engagement des dépenses.
  • Au début de l'exercice 2011-2012, des engagements avaient été établis pour un montant inférieur à la valeur des services devant être reçus. En mai 2011, en raison de problèmes ayant trait au solde disponible et au financement du fonctionnement et de l'entretien, le Secteur des opérations régionales (SOR) dans la région de la capitale nationale a demandé aux bureaux régionaux de désengager les fonds qui ne devaient pas impérativement être engagés. Lorsqu'elle a interprété cette demande, une région a émis des contrats et des engagements de fonds en avril pour des montants inférieurs aux coûts réels des services reçus pour le mois. Dans un autre cas, des fonds ont été engagés en mai 2011 pour des services reçus en avril 2011.

Recommandation 3

Le directeur ou gestionnaire, Finances et administration, devrait renforcer les exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques ayant trait à l'engagement des dépenses ainsi qu'à la réception et au paiement des biens et services.

Procédure de vérification des comptes

Les agents chargés de l'application de l'article 33 veillent à ce qu'un processus adéquat de vérification des comptes soit en place.

Dans les deux régions, les agents chargés de l'application de l'article 33 ont pris des mesures pour s'assurer que les étapes prévues à l'article 34 ont été suivies, y compris la vérification des comptes (p. ex., le grand livre général et le code du centre de coûts), en effectuant une surveillance des risques élevés et une surveillance trimestrielle.

Conformément au Cadre de contrôle financier d'Industrie Canada, les activités de surveillance effectuées tous les mois ou tous les trimestres (inscription automatique, carte d'acquisition, cartes de voyage Amex, échantillon aléatoire d'opérations, etc.) visent à donner l'assurance aux régions, aux secteurs et à l'agent principal des finances que les contrôles sont en place et fonctionnent comme prévu. Les agents chargés de l'application de l'article 33 dans les régions mènent des activités de surveillance mensuelles et trimestrielles, conformément au Cadre de contrôle financier.

L'équipe de vérification a constaté que des mesures correctives sont prises chaque fois qu'une erreur est relevée au cours de la surveillance. Dans une région, toutefois, des erreurs ayant été corrigées ne sont pas indiquées ni communiquées comme étant des erreurs sur les feuilles de vérification présentées au Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration.
L'autre région a intégré un processus afin de communiquer au Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration les mesures correctives qui ont été prises lorsque des erreurs ont été relevées dans le cadre de la surveillance.

3.4 Gestion des risques

La gestion des risques à la Direction des finances et de l'administration est assurée de manière informelle, de façon à permettre de déterminer les risques et d'élaborer des stratégies d'atténuation.

Selon les entrevues réalisées dans les deux régions, les directeurs ou gestionnaires des Finances et de l'administration rencontrent leurs gestionnaires chaque semaine, dans la mesure du possible, pour relever les risques opérationnels, en discuter et prendre des mesures connexes. Les évaluations des risques opérationnels et les stratégies d'atténuation sont également abordées pendant les réunions hebdomadaires ou mensuelles de la direction du Secteur des opérations régionales, les réunions régulières de la direction régionale, les séances de la communauté de pratique et les communications du groupe d'utilisateurs du Système intégré des finances et du matériel (SIFM).

Les documents et rapports préparés en vue de ces réunions comprennent :

  • Achats – rapport sur les comptes fournisseurs en souffrance;
  • Budget – rapport d'étape mensuel des unités fonctionnelles, rapport sur les limites, rapport sur le solde disponible, rapport sur les engagements en cours, rapport sur les écarts, prévisions salariales, etc.;
  • Secteurs d'opérations à risque élevé – tendances en matière d'heures supplémentaires, de voyages, etc.

Le principal risque associé à un excédent de dépenses ou à une non-utilisation de fonds est réduit en raison des contrôles de surveillance budgétaire en place au niveau de la Direction des finances et de l'administration ainsi qu'au niveau régional (c'est-à-dire directeur exécutif régional). Dans les deux régions, les gestionnaires financiers communiquent régulièrement avec chaque direction (relevant du directeur exécutif régional) en vue d'examiner la situation financière et les budgets des dépenses.

Il existe d'autres exemples de contrôles internes élaborés et mis en œuvre dans le but d'atténuer les risques concernant les activités financières et administratives :

  • des réunions hebdomadaires entre les directeurs exécutifs régionaux et les directeurs ou gestionnaires;
  • des réunions avec la communauté de pratique (un groupe interrégional qui se réunit régulièrement pour discuter des pratiques exemplaires, des questions d'intérêt commun et des risques et des stratégies d'atténuation possibles);
  • des messages publiés par l'intermédiaire du groupe d'utilisateurs du Système intégré des finances et du matériel (un groupe virtuel qui discute de sujets d'intérêt commun, des risques et des stratégies d'atténuation des risques);
  • le Cadre de contrôle financier, y compris une surveillance régulière exercée par le groupe régional des finances et le Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration;
  • la désignation dans chaque région d'au moins deux personnes autorisées à signer en vertu de l'article 33 – cette mesure permet de bien répartir les tâches et d'assurer un remplacement pendant les congés, les congés de maladie, etc.;
  • la formation (officielle et informelle);
  • le Plan de continuité des opérations;
  • les évaluations de la menace et des risques effectuées par les services de sécurité.

De même, la direction communique ses stratégies en matière de risques et de gestion des risques aux principaux intervenants en utilisant les méthodes suivantes :

  • des réunions de gestion régulières;
  • la surveillance mensuelle et trimestrielle;
  • la communauté de pratique;
  • les groupes de travail du SIFM.

4.0 Conclusion générale

La vérification a permis de constater que les contrôles de gestion mentionnés dans les critères de vérification pour les Services généraux (Finances et administration) dans les régions de l'Ontario et du Pacifique fonctionnent de façon efficace, sauf quelques exceptions mineures, et que les opérations sont traitées en conformité avec les politiques, procédures et règlements applicables.


Annexe A : Critères de vérification

Critères de vérification
Gouvernance Satisfaits/
Non satisfaits/
Satisfaits,
à quelques exceptions près
  1. Les pouvoirs, les responsabilités et les obligations redditionnelles relatifs à la gestion financière et à l'administration sont clairement définis et communiqués.

Satisfaits

  1. Les obligations redditionnelles de l'organisation à l'appui d'initiatives de collaboration telles que les services communs sont définies de façon officielle.

Satisfaits

  1. La direction surveille le rendement réel par rapport à des normes de service définies et rectifie le tir au besoin.
Satisfaits, à quelques exceptions près

Contrôles internes  
  1. Les fonds sont gérés en conformité avec les politiques, les directives et les lignes directrices du Conseil du Trésor et d'Industrie Canada.

Satisfaits, à quelques exceptions près

  1. Les personnes à qui des pouvoirs de signature des documents financiers ont été délégués connaissent leurs rôle, responsabilités et obligations redditionnelles relativement aux limites des pouvoirs délégués, ainsi que toute règle ou tout règlement ayant trait à l'engagement, à la vérification et au paiement des dépenses.

Satisfaits, à quelques exceptions près

  1. Le directeur ou gestionnaire, Finances et administration, des deux régions a pris les mesures nécessaires afin de s'assurer que tous les employés de son organisation auxquels on a délégué le pouvoir de signer des documents financiers respectent le Cadre de contrôle financier en ce qui a trait à l'inscription automatique mensuelle et à la surveillance trimestrielle.

Satisfaits, à quelques exceptions près

  1. Les agents chargés de l'application de l'article 33 s'assurent qu'une procédure adéquate de vérification des comptes est en place.

Satisfaits, à quelques exceptions près

Gestion des risques  
  1. Sur une base régulière, au moins une fois par an, la direction relève et évalue les risques qui empêcheraient la région de réaliser ses objectifs, et intervient.

Satisfaits

  1. La direction communique ses stratégies en matière de risques et de gestion des risques aux principaux intervenants.

Satisfaits


Annexe B : Plan d'action de la direction

Plan d'action de la direction
Recommandation Mesure prévue par suite de la recommandation Responsable Date d'achèvement cible

Recommandation 1

Le directeur ou gestionnaire, Finances et administration, devrait déterminer les mesures du rendement qui peuvent être évaluées, les surveiller régulièrement et prendre des mesures correctives au besoin.

  1. Le directeur ou gestionnaire, Finances et administration, dans les régions de l'Ontario et du Pacifique travaillera en collaboration avec la communauté de pratique de la Direction des finances et de l'administration dans les régions pour élaborer une stratégie d'échantillonnage visant à évaluer des normes de rendement précises ayant la plus grande incidence sur les clients des programmes.

    La sélection des normes de rendement qui seront évaluées prendra en compte la fonctionnalité restreinte du Système intégré des finances et du matériel (SIFM) et les ressources disponibles pour suivre et surveiller l'activité par rapport aux normes.

    Les normes de rendement qui ne sont pas retenues dans le cadre de la stratégie d'échantillonnage aux fins de surveillance seront passées en revue et l'on y donnera suite lorsque les clients des programmes présenteront une demande de renseignements.

    La communauté de pratique de la Direction des finances et de l'administration consultera d'autres secteurs d'Industrie Canada afin de déterminer si les normes et les mesures de rendement sont déjà en place, d'examiner la méthode en place et d'intégrer les pratiques exemplaires dans l'élaboration d'une stratégie d'échantillonnage.

Directeur ou gestionnaire, Finances et administration, régions de l'Ontario et du Pacifique

Consultations avec la communauté de pratique de la Direction des finances et de l'administration dans les régions et le Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration d'ici le

  1. Le directeur ou gestionnaire, Finances et administration, dans les régions de l'Ontario et du Pacifique consultera le Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration et travaillera en collaboration avec lui relativement au projet pilote de mesure du rendement à l'interne pour 2012-2013 actuellement élaboré par le Secrétariat du Conseil du Trésor pour l'ensemble de la fonction publique, afin d'assurer la mise en œuvre, la mesure et la communication cohérentes à tous les clients au sein d'Industrie Canada.

Communauté de pratique de la Direction des finances et de l'administration dans les régions

Mise en œuvre de la stratégie d'échantillonnage et de la surveillance régulière d'ici le

Recommandation 2

Le directeur ou gestionnaire, Finances et administration, en collaboration avec le Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration, devrait élaborer et communiquer des lignes directrices sur l'achat et l'utilisation de services de transport payés d'avance.

Le gestionnaire, Finances et administration, dans la région du Pacifique travaillera en collaboration avec le Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration pour veiller à ce que les lignes directrices et les politiques sur l'utilisation de services de transport payés d'avance soient bien communiquées – ce qui comprend les procédures de surveillance de l'utilisation des billets d'avion achetés en série.

Gestionnaire, Finances et administration, région du Pacifique

Le

L'utilisation de séries de billets d'avion ne sera plus requise, car la situation professionnelle des personnes et des postes auxquels les billets étaient destinés a été modifiée par suite du Plan d'action pour la réduction du déficit à Industrie Canada.

SCA

Les lignes directrices et les politiques seront communiquées à tous les clients des programmes dans les régions par l'intermédiaire de la communauté de pratique de la Direction des finances et de l'administration.

Communauté de pratique de la Direction des finances et de l'administration dans les régions

Recommandation 3

Le directeur ou gestionnaire, Finances et administration, devrait renforcer les exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques ayant trait à l'engagement des dépenses ainsi qu'à la réception et au paiement des biens et services.

Le directeur ou gestionnaire, Finances et administration, dans les régions de l'Ontario et du Pacifique travaillera avec la communauté de pratique de la Direction des finances et de l'administration dans les régions afin de communiquer à tous les clients les exigences ayant trait à l'engagement des dépenses ainsi qu'à la réception et au paiement des biens et des services, dans le cadre d'un courriel de rappel pour les secteurs précis susmentionnés.

Directeur ou gestionnaire, Finances et administration

Le

Des communications soutenues adressées aux clients relativement aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques, du Cadre de contrôle financier et des politiques financières du Secrétariat du Conseil du Trésor et d'Industrie Canada seront mises à la disposition des clients grâce à la publication d'information sur le site intranet de la Direction des finances et de l'administration dans les régions et les sites Web des Finances ministérielles, dans le cadre de discussions en personne tenues au cours de visites annuelles des Finances aux bureaux de division et grâce à la publication de l'information figurant dans les procédures de fin d'exercice.

Gestionnaires des Finances dans les régions

Dans le cadre de vérifications de routine des transactions où l'on a constaté des omissions ou des erreurs, celles-ci seront communiquées rapidement aux employés et au gestionnaire afin qu'ils les comprennent, qu'ils prennent des mesures correctives et qu'ils en tirent des enseignements.

Gestionnaires des Services administratifs dans les régions

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