Audit de la gestion des biens de technologie de l'information

Cette publication est également offerte par voie électronique en version HTML prête à imprimer : www.ic.gc.ca/eic/site/ae-ve.nsf/fra/h_03776.html
Pour obtenir un exemplaire de cette publication ou un format substitut (Braille, gros caractères), veuillez remplir le formulaire de demande de publication ou communiquer avec le :
Centre de services Web
Industrie Canada
235, rue Queen
Ottawa (Ontario) K1A 0H5
Canada
Téléphone (sans frais au Canada) : 1-800-328-6189
Téléphone (Ottawa) : 613-954-5031
TTY : 1-866-694-8389
Les heures de bureau sont de 8 h 30 à 17 h (heure de l'Est).
Courriel : ic.info-info.ic@canada.ca

Autorisation de reproduction

À moins d'indication contraire, l'information contenue dans cette publication peut être reproduite, en tout ou en partie et par quelque moyen que ce soit, sans frais et sans autre permission d'Industrie Canada, pourvu qu'une diligence raisonnable soit exercée afin d'assurer l'exactitude de l'information reproduite, qu'Industrie Canada soit mentionné comme organisme source et que la reproduction ne soit présentée ni comme une version officielle ni comme une copie ayant été faite en collaboration avec Industrie Canada ou avec son consentement.

Pour obtenir l'autorisation de reproduire l'information contenue dans cette publication à des fins commerciales, veuillez demander l'affranchissement du droit d'auteur de la Couronne ou communiquer avec le Centre de services Web aux coordonnées ci-dessus.

© Sa Majesté la Reine du Chef du Canada, représentée par le ministre de l'Industrie, 2015

No de catalogue Iu4-166/2015F-PDF
ISBN 978-0-660-02767-8

N.B. Dans cette publication, la forme masculine désigne tant les femmes que les hommes.

Also available in English under the title Audit of Information Technology Asset Management.

Rapport d'audit

Audit de la gestion des biens de technologie de l'information

Direction générale de la vérification et de l'évaluation

Avril 2015

Recommandé pour l'approbation du sous-ministre
par le Comité de vérification ministériel le 5 mai 2015

Approuvé par le sous-ministre le 13 mai 2015

Table des matières

Liste des sigles et acronymes utilisés dans le rapport
Acronyme Signification
ASM Agent de sécurité du Ministère
BPI Bureau principal de l’information
CT Conseil du Trésor du Canada
DG Directeur général
DGVE Direction générale de la vérification et de l’évaluation
DRV Demande de rabais pour volume
DSI Direction des services intégrés
DSS Direction des services de sécurité
GC Gouvernement du Canada
GCR Gestionnaire de centre de responsabilité
HEAT Outil d’automatisation Helpdesk Expert
IC Industrie Canada
MS Microsoft
OPIC Office de la propriété intellectuelle du Canada
PM Module de maintenance
PRLB Projet de renouvellement des logiciels de bureau
ROTIDA Renouvellement organisationnel et transformation de l’informatique des affaires 
SGI Secteur de la gestion intégrée
SIFM Système intégré des finances et du matériel
SMA Sous-ministre adjoint
SPC Services partagés Canada
STIT Secteur du spectre, des technologies de l’information et des télécommunications
TI Technologie de l’information

1.0 Sommaire

1.1 Contexte

Conformément au Plan d'audit interne pluriannuel axé sur les risques de 2014–2015 à 2016–2017 d'Industrie Canada, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) a entrepris l'audit de la gestion des biens de technologie de l'information (TI).

La gestion des biens est régie par le Cadre de politique sur la gestion des actifs et des biens acquis du CT et est complétée par des directives additionnelles du CT concernant la gestion des biens de TI. Celles‑ci comprennent les documents stratégiques suivants : le Cadre stratégique pour l'information et la technologie et la Politique sur la gestion du matériel, le Guide de gestion du matériel, la Norme opérationnelle sur la sécurité matérielle, la Politique sur la comptabilité des stocks et la Directive sur l'aliénation du matériel en surplus.

Par conséquent, l'administrateur général d'Industrie Canada a l'obligation redditionnelle et la responsabilité de mettre en œuvre un cadre de gestion efficace qui prévoit des procédures, processus et systèmes ministériels qui exposent la façon dont Industrie Canada gère ses biens, et d'assurer la gestion efficace de l'information et de la technologie dans l'ensemble du Ministère. Le dirigeant principal des finances est tenu de s'assurer qu'un cadre de gestion des biens efficace existe.

Dans le cadre de ses efforts visant à respecter les exigences du CT, Industrie Canada a mis en œuvre un cadre pour la gestion de ses biens (les biens de TI compris), se composant de politiques, procédures et processus ministériels essentiels, comme la Structure de gouvernance de la gestion des biens, la Gestion du cycle de vie des biens du Ministère, la Politique sur la gestion des logiciels et la Politique ministérielle sur la sécurité.

Industrie Canada utilise en outre le module de maintenance (PM) qui fait partie du Système intégré des finances et du matériel (SIFM) pour enregistrer et suivre tous les biens munis d'un code à barres au sein du Ministère, matériel informatique compris. Le module PM ne permet pas de déterminer facilement la valeur totale du matériel informatique ministériel muni d'un code à barres, car une définition nette et précise de ce qui s'entend de matériel informatique manque, comme la section 3.2 du rapport l'explique.

Voici les rôles et responsabilités clés en matière de gestion des biens de TI à Industrie Canada :

  • Au sein du Secteur de la gestion intégrée (SGI) :
    • La Direction générale des finances ministérielles, des systèmes et des acquisitions est l'autorité fonctionnelle pour la gestion des biens ministériels.
    • Au sein de cette direction générale, le groupe Contrats et gestion du matériel et la Direction des opérations financières sont chargés d'assurer une orientation fonctionnelle, des directives et des conseils dans tous les domaines du cycle de vie de la gestion du matériel et de diriger l'exercice annuel de vérification des biens.  
    • La Direction des services de sécurité (DSS) est chargée d'assurer une orientation sur la protection de l'information et des biens d'Industrie Canada contre toute compromission et d'enquêter sur les pertes ou vols de biens en collaboration avec la Direction de la sécurité des TI du Bureau principal de l'information (BPI).  
  • Le Secteur du BPI a la responsabilité d'assurer une orientation sur l'approvisionnement de produits (matériel et logiciel) et de services de TI et de l'approuver; de coordonner le processus ministériel de demande de rabais pour volume (DRV) pour l'approvisionnement d'ordinateurs de bureau et de moniteurs; et d'entreprendre les activités liées à l'aliénation, en particulier l'épuration de données et la destruction sécurisée.
  • Pour chaque secteur et direction générale,
    • les sous‑ministres adjoints et leurs équivalents appuient et favorisent les initiatives ministérielles liées à la gestion des biens pour s'assurer de l'intégration efficace des rôles et responsabilités de toutes les personnes qui participent aux activités de gestion des biens au sein de leur organisation respective.
    • les gestionnaires de centre de responsabilité, les gestionnaires de biens et les gardiens de biens sont responsables de l'application courante des politiques et procédures liées à la gestion des biens (p. ex., l'approvisionnement, le suivi des biens de TI, l'audit annuel des biens et l'aliénation des biens).

Les biens de TI constituent un élément essentiel de la stratégie du gouvernement du Canada (GC) qui vise à trancher les défis liés à l'accroissement de la productivité et à l'amélioration des services au public au profit des citoyens, des entreprises et des employés. Les TI subissent donc un profond changement dans l'ensemble du GC. De grandes initiatives, comme la création de Services partagés Canada (SPC), sont certaines des mesures adoptées par le GC pour réaliser son objectif de se doter d'une approche centralisée, standardisée et pangouvernementale de la gestion de son infrastructure de TI, notamment la fourniture et la prise en charge de son matériel informatique et de ses logiciels. Deux décrets en conseil ont été promulgués en 2013 pour autoriser le transfert à SPC des responsabilités en matière d'acquisition et de fourniture de matériel et de logiciels destinés aux appareils d'utilisateurs finaux, antérieurement exercées par d'autres ministères. Alors que le premier arrêté en conseil a été exécuté, le deuxième, qui oblige SPC à fournir des services en matière de matériel informatique et de logiciels, n'a pas encore été mis en œuvre et Industrie Canada gère encore ses biens de TI.     

La haute direction du BPI reconnaît que pour incorporer ces changements d'envergure dans son contexte opérationnel, un partenariat élargi est nécessaire entre les unités opérationnelles, le BPI et SPC. Industrie Canada a aussi adopté une priorité à plus long terme de centralisation de la gestion du matériel informatique et des logiciels en prévision de la centralisation pangouvernementale. 

Le Ministère a lancé le Renouvellement organisationnel et la transformation de l'informatique des affaires (ROTIDA), une initiative qui a regroupé certaines des ressources de TI du Secteur du spectre, des technologies de l'information et des télécommunications (STIT) et de l'Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) au sein du Secteur du BPI. Dans le cadre de ce regroupement, qui est entré en vigueur le , le BPI a assumé la responsabilité de la prestation des services de garde de certains biens de TI au nom de l'OPIC et du STIT. 

Le BPI a aussi entrepris le Projet de renouvellement des logiciels de bureau (PRLB) qui vise à moderniser le système d'exploitation vieillissant et le logiciel connexe d'ici avril 2014. Parallèlement au PRLB, le BPI a, en octobre 2013, assumé la responsabilité de l'approvisionnement des logiciels de bureau au sein du Ministère. 

1.2 Objectif de l'audit et conclusion

L'audit avait pour objet de donner l'assurance raisonnable que le cadre de contrôle de la gestion des biens de TI est adéquat. Voici les éléments clés sur lesquels l'audit a porté : l'existence de processus pour veiller à la conformité aux exigences essentielles exposées dans les politiques, directives et lignes directrices d'Industrie Canada et du GC; la connaissance des rôles, responsabilités et autorités; l'acquisition et le suivi des biens de TI; et les activités d'aliénation.

L'audit portait sur le matériel informatique et les logiciels, ainsi que sur les activités exécutées pendant la période d'avril 2013 à février 2015.   

Les résultats de l'audit ont révélé que même si le Ministère gère ses biens de TI au moyen d'un cadre de contrôle de la gestion des biens de TI, ce cadre comporte quelques lacunes présentant des risques faibles à modérés qui réclament l'attention de la direction. Des améliorations s'imposent pour régler ces risques, en particulier dans les domaines suivants : la gouvernance; les politiques, les directives et les orientations; les activités et les processus (p. ex., l'approbation du BPI, la gestion des logiciels, les aliénations); et la prise en considération de la sensibilité de l'information stockée sur les biens déclarés disparus. La clarté des rôles et responsabilités et la consignation plus efficace des processus méritent d'être prises en considération dans chacun de ces domaines.

1.3 Principales constatations et recommandations

Gouvernance

Les rôles, responsabilités et obligations redditionnelles à l'égard de certains volets de la gestion des biens de TI ont évolué et ne sont pas pris en considération par la Structure de gouvernance de la gestion des biens de TI d'Industrie Canada. En outre, l'attribution de ces rôles et responsabilités ne tient pas toujours compte d'une séparation adéquate des responsabilités.

Diverses initiatives d'Industrie Canada à l'appui de l'objectif pangouvernemental mentionné à la section 1.1 ont modifié les rôles et responsabilités du BPI ainsi que les processus et activités qu'il effectue.  

  • Le PRLB a offert au BPI la possibilité de développer de nouveaux processus, activités et outils de soutien pour l'approvisionnement et la gestion des logiciels.
  • En octobre 2013, le BPI a assumé la responsabilité de l'approvisionnement du logiciel de bureau au sein du Ministère.
  • En outre, le BPI a dressé une liste d'inventaire de référence des logiciels installés sur les ordinateurs du personnel d'Industrie Canada.    

L'audit a constaté que même si certaines unités opérationnelles continuent à recueillir des renseignements sur les achats de logiciels (dont les licences d'utilisation) et à les enregistrer, d'autres unités croient que cette responsabilité a été transférée au BPI lorsque la liste d'inventaire de référence des logiciels a été dressée. Une confusion règne chez certains membres du personnel d'Industrie Canada à l'égard de leurs rôles et responsabilités en matière de suivi des logiciels.

Le document Structure de gouvernance de la gestion des biens ne contient pas de renseignements sur les rôles, responsabilités et obligations redditionnelles en matière d'aliénation du matériel informatique, dont sa destruction sécurisée. En outre, l'audit a constaté que certains rôles, responsabilités et obligations redditionnelles associés à la destruction sécurisée ne prennent pas en considération une séparation adéquate des responsabilités.

Recommandation no 1 : 

  • Le SGI devrait s'assurer de mettre à jour le document Structure de gouvernance de la gestion des biens pendant son cycle triennal d'examen de l'exercice courant pour que ce document fasse état des rôles et responsabilités actuels de tous les intervenants internes, et d'harmoniser, le cas échéant, certains rôles et responsabilités en veillant à respecter une séparation adéquate des responsabilités.   
  • En collaboration avec le BPI, le SGI devrait disséminer ces mises à jour au personnel d'Industrie Canada.

Des processus d'examen existent pour mettre à jour les politiques, procédures et lignes directrices d'Industrie Canada. Les documents ne tiennent pas compte toutefois des pratiques actuelles et, par conséquent, certains sont périmés et comportent des lacunes.

L'audit a constaté que les politiques, directives, procédures et lignes directrices du SGI ou du BPI ne tenaient pas compte des changements apportés à l'approvisionnement et à la gestion des biens de TI. Les documents de gouvernance actuels sont périmés et des lacunes existent. En outre, l'audit a relevé un manque de clarté à l'égard de la façon dont le SGI et le BPI collaborent pour répondre aux besoins des clients dans le domaine de la gestion des biens de TI. 

Le SGI a confirmé qu'il examinera ses politiques et directives en 2015–2016 et qu'il les mettra à jour dans le cadre de son cycle d'examen triennal établi. Le BPI examine et met à jour ses documents de gouvernance au besoin. Le BPI a l'intention de les mettre à jour dès que possible.

Recommandation no 2 : 

  • Le SGI devrait s'assurer de mettre à jour les politiques, directives et lignes directrices ministérielles en matière de gestion des biens de TI pendant son cycle d'examen triennal de l'exercice courant, en collaboration avec le BPI, afin d'aider le personnel d'Industrie Canada à exercer ses rôles et responsabilités.
  • Le BPI devrait s'assurer de mettre à jour ses documents de gouvernance liés à l'approvisionnement et à la gestion des biens de TI, en collaboration avec le SGI, afin d'aider le personnel d'Industrie Canada à exercer ses rôles et responsabilités.
  • Le SGI et le BPI devraient envisager de synchroniser leurs processus d'examen pour veiller à la mise à jour périodique et parallèle des renseignements liés à la gestion des biens de TI.

Approvisionnement

L'achat d'ordinateurs et de moniteurs s'effectue au moyen de la demande de rabais pour volume (DRV), qui est obligatoire. Une justification est fournie pour les achats qui ne passent pas par ce processus

L'audit a constaté que ces achats sont conformes à la Directive sur le processus d'approvisionnement de produits et de services de TI du BPI, qui déclare que le personnel d'Industrie Canada doit se servir du processus obligatoire de DRV pour effectuer des achats d'ordinateurs de bureau et de moniteurs prévus et réguliers ou doit fournir une justification exposant les motifs pour lesquels l'achat ne pouvait pas se faire par le processus de DRV.

Le processus d'approbation du BPI est encore en voie de définition, de consignation et de dissémination.

La Directive sur le processus d'approvisionnement de produits et de services de TI du BPIexpose le processus qu'utilise le Ministère pour approuver l'approvisionnement de produits de TI. D'après cette directive, le personnel d'Industrie Canada doit demander l'approbation du BPI avant d'entreprendre l'approvisionnement d'ordinateurs de bureau et de moniteurs, d'un autre matériel informatique et d'autres logiciels sans utiliser la DRV.

L'audit a relevé des cas lorsque l'approbation du BPI n'avait pas été demandée avant l'approvisionnement du bien de TI. Par ailleurs, le personnel d'Industrie Canada n'était pas toujours au courant de cette obligation d'obtenir l'approbation du BPI et n'était pas certain des catégories de biens de TI pour lesquelles une approbation était nécessaire. L'audit a constaté l'absence d'une définition ministérielle claire de ce qui s'entend de matériel informatique et des biens qui exigent une approbation du BPI. Sur le plan des logiciels, il a aussi constaté l'insuffisance des orientations expliquant les types de logiciels qui sont assujettis à l'approbation du BPI.

L'audit a aussi constaté que même lorsque l'approbation du BPI avait été obtenue avant l'achat de matériel informatique ou de logiciels, le processus n'avait pas toujours été respecté de façon uniforme, car la demande d'approbation du BPI avait été présentée par courriel ou de vive voix au lieu d'utiliser le formulaire de demande électronique, qui était en vigueur pendant la période de l'audit.

Le processus d'approbation du BPI a évolué au fil du temps et a prévu la mise en œuvre de formulaires électroniques de demande d'approbation, du système de requêtes HEAT (outil d'automatisation Helpdesk Expert) pour suivre et gérer les demandes d'approbation du BPI et leur état, et la création de divers groupes d'analyse de TI. Pour tenir compte des changements apportés, le BPI rédige actuellement un document interne intitulé Processus d'approbation pour les TI.

Recommandation no 3 : Le BPI devrait

  • achever la rédaction de ses procédures internes, les intégrer dans le document exposant le processus d'approbation pour les TI et les disséminer au personnel du BPI, et
  • améliorer ses documents constitutifs liés au processus d'approbation du BPI pour l'approvisionnement du matériel informatique et des logiciels, et disséminer les modifications au personnel d'Industrie Canada.

Suivi et mise à jour des biens de TI dans les systèmes de gestion

Le matériel informatique est muni d'un code à barres, est suivi dans le système de gestion des biens et est mis à jour au moyen d'une combinaison d'activités officielles et ponctuelles.

L'audit a constaté que tout le matériel informatique est muni d'un code à barres et est suivi dans le module PM. En outre, les renseignements essentiels (p. ex., changements d'emplacement et de personnel) relatifs à la majorité du matériel informatique avaient fait l'objet d'une mise à jour dans le module PM avant le début de l'exercice annuel de vérification des biens.

L'exercice annuel de vérification des biens se déroule en conformité avec les exigences du Ministère et du GC. Le Ministère a incorporé des contrôles dans cet exercice pour atténuer les risques liés à certaines des activités attribuées aux gardiens. En outre, il a adopté quelques bonnes pratiques, comme le recours à une personne désignée pour coordonner l'exercice au nom de tous les gardiens faisant partie d'une unité opérationnelle et ensuite assurer la liaison avec le SGI, ainsi que l'implication d'autres membres du personnel d'Industrie Canada pour assurer une indépendance vis‑à‑vis du gardien du compte.   

L'audit a constaté que les gardiens sont ceux qui effectuent l'exercice annuel de vérification et que la majorité des gardiens exercent les fonctions de suivi des stocks ainsi que de la tenue de dossiers. Pour compenser le manque de séparation des responsabilités, le Ministère a incorporé des contrôles dans cet exercice.

On accorde une attention insuffisante à la sensibilité de l'information stockée dans le matériel informatique muni d'une capacité de stockage de données et déclaré disparu pendant l'exercice annuel de vérification des biens.

L'audit a constaté que les activités de suivi liées au matériel informatique porté disparu ne prévoient pas d'évaluation de la sensibilité des renseignements stockés dans le matériel muni d'une capacité de stockage de données. En outre, aucune orientation sur le besoin d'une telle évaluation pendant l'exercice annuel de vérification des biens n'a été élaborée à l'intention du personnel d'Industrie Canada.

Par conséquent, l'information sensible pouvant se trouver dans le matériel informatique muni d'une capacité de stockage de données qui a été déclaré disparu ne serait pas identifiée et les mesures de suivi qui s'imposent ne seraient pas prises. Une telle situation va à l'encontre des exigences en matière de protection de l'information tout au long de son cycle de vie, tant d'Industrie Canada que du GC.

Recommandation no 4 : Le SGI devrait mettre à jour sa documentation sur l'exercice annuel de vérification des biens (dont les documents et les procédures de formation) afin de s'assurer que le personnel prête une attention pertinente à la sensibilité des renseignements stockés dans les biens de TI munis d'une capacité de stockage de données, qui sont déclarés disparus.

Le suivi des logiciels ne s'effectue pas de manière uniforme dans l'ensemble du Ministère. Certaines initiatives ont été entreprises pour améliorer la surveillance de l'installation des logiciels.  

L'audit a constaté que le Ministère ne compte pas de système ministériel de gestion des biens de TI pour assurer le suivi des logiciels. En outre, cette fonction de suivi des logiciels, dont l'obtention et le renouvellement des licences d'utilisation, n'est pas exercée de manière uniforme par le personnel d'Industrie Canada.

L'audit a aussi constaté que le BPI assure le suivi des logiciels pour le compte de son propre secteur, du STIT et de l'OPIC, ainsi que de certains logiciels ministériels. Le personnel du BPI a aussi indiqué qu'il n'est pas responsable du suivi de la totalité des logiciels pour le compte du Ministère et a reconnu que les activités découlant du PRLB et de la centralisation de l'approvisionnement du logiciel de bureau au sein du BPI ont contribué à la confusion concernant les responsabilités de suivi des logiciels à l'échelle du Ministère.  

Le BPI crée une base de données MS Access pour suivre et gérer les logiciels du BPI, du STIT et de l'OPIC afin d'appuyer les activités liées à l'approvisionnement, au renouvellement des licences d'utilisation, aux mises à niveau et à l'entretien. Il prend aussi des mesures pour réduire les risques de responsabilité en veillant à être en mesure d'établir la titularité des logiciels. 

Recommandation no 5 : En collaboration avec le SGI, le BPI devrait prescrire le suivi du logiciel ministériel (dont l'obtention et le renouvellement de licences d'utilisation) dans une base de données centralisée pour s'assurer que les activités de suivi des logiciels répondent aux besoins opérationnels.  

Activités d'aliénation

Certains volets du processus d'aliénation doivent encore être définis, notamment les activités liées à la sensibilité de l'information et à la destruction sécurisée.

Le personnel d'Industrie Canada dispose de divers mécanismes d'aliénation. L'audit a constaté qu'il se servait du programme d'Accès aux ordinateurs et à Internet comme option d'aliénation de choix, ce qui est conforme avec les exigences d'Industrie Canada et du CT.  

Les normes et lignes directrices d'Industrie Canada sur l'aliénation de l'équipement électronique et électrique excédentaire énoncent les procédures à suivre pour aliéner des biens de TI excédentaires. En revanche, ces normes et directives n'expliquent pas toujours clairement la procédure à suivre pour consigner ces activités. Par conséquent, des preuves documentaires n'étaient pas toujours disponibles pour établir que le gestionnaire de centre de responsabilité (GCR) avait autorisé l'aliénation. En outre, le GCR n'avait pas toujours consigné l'évaluation de la sensibilité de l'information stockée dans les biens de TI munis d'une capacité de stockage de données, qui détermine si ce bien doit être épuré ou détruit. 

L'audit a aussi constaté que les orientations consignées d'Industrie Canada concernant la destruction sécurisée étaient insuffisantes et manquaient de clarté. Il a relevé plusieurs variations au niveau de la marche à suivre pour présenter une demande de destruction sécurisée et a établi que le personnel d'Industrie Canada n'était pas certain du processus à suivre ni de la personne à contacter.

Recommandation no 6 : En collaboration avec le SGI, le BPI devrait mieux définir, consigner et disséminer le processus d'aliénation, notamment les activités liées à la destruction sécurisée et à la prise en considération de la sensibilité de l'information.

Pertes et vols de matériel informatique

Les pertes et vols de matériel informatique sont déclarés en temps utile et le Ministère raffine son approche d'évaluation de ces biens de TI pour déterminer s'ils contiennent des renseignements sensibles.

L'audit a constaté qu'Industrie Canada encourage son personnel à déterminer qu'un bien de TI a été perdu ou volé et à déclarer ces incidents en temps utile, car le Ministère a prévu plusieurs canaux par lesquels une telle déclaration peut se faire.

L'audit a aussi constaté que le SGI et le BPI coordonnent la déclaration de pertes ou de vols de biens pour tenir le personnel de sécurité des TI des deux organismes au courant et le faire intervenir le cas échéant. L'audit a également constaté que la déclaration au SGI du vol ou de la perte de biens de TI et l'intervention du SGI ont lieu dans un délai d'une semaine suivant l'incident.

1.4 Opinion de l'audit

À mon avis, même si le Ministère se sert d'un cadre de contrôle de la gestion de biens de TI pour gérer ses biens de TI, l'audit a relevé plusieurs lacunes. Des améliorations s'imposent pour trancher les risques faibles à modérés dans les domaines de la gouvernance, des politiques, directives et orientations, des activités et processus (p. ex., approbation du BPI, gestion des logiciels, aliénations), et de la prise en considération de la sensibilité de l'information. La clarté des rôles et responsabilités et la consignation plus efficace des processus méritent d'être prises en considération dans chacun de ces domaines.

1.5 Conformité aux normes professionnelles

Le présent audit a été mené conformément aux Normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation.

space to insert signature
Brian Gear
Dirigeant principal de la vérification, Industrie Canada


2.0 À propos de l’audit

2.1 Contexte

Conformément au Plan d'audit interne pluriannuel axé sur les risques de 2014–2015 à 2016–2017 d’Industrie Canada, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) a entrepris l'audit de la gestion des biens de technologie de l'information (TI).

La gestion des biens est régie par le Cadre de politique sur la gestion des actifs et des biens acquis du CT et est complétée par des directives additionnelles du CT concernant la gestion des biens de TI. Celles‑ci comprennent les documents stratégiques suivants : le Cadre stratégique pour l'information et la technologie et la Politique sur la gestion du matériel, le Guide de gestion du matériel, la Norme opérationnelle sur la sécurité matérielle, la Politique sur la comptabilité des stocks et la Directive sur l'aliénation du matériel en surplus.

Par conséquent, l'administrateur général d'Industrie Canada a l'obligation redditionnelle et la responsabilité de mettre en œuvre un cadre de gestion efficace qui prévoit des procédures, processus et systèmes ministériels qui exposent la façon dont Industrie Canada gère ses biens, et d'assurer la gestion efficace de l'information et de la technologie dans l'ensemble du Ministère. Le dirigeant principal des finances est tenu de s'assurer qu'un cadre de gestion des biens efficace existe.

Afin de favoriser le respect des exigences du CT, Industrie Canada a mis en œuvre un cadre pour la gestion de ses biens (biens de TI compris) se composant des politiques, procédures et processus ministériels essentiels suivants :  

  • Structure de gouvernance de la gestion des biens
  • Gestion du cycle de vie des biens du Ministère (POL 016)
  • Politique sur la gestion des logiciels (POL 019)
  • Politique ministérielle sur la sécurité
  • Cadre, lignes directrices et procédures de l'exercice annuel de vérification des biens
  • Directive sur le processus d'approvisionnement des produits et services de TI
  • Ébauche du processus d'approbation pour les TI
  • Lignes directrices sur l'élimination des équipements électroniques et électriques excédentaires du gouvernement fédéral.

Industrie Canada utilise en outre le module de maintenance (PM) qui fait partie du Système intégré des finances et du matériel (SIFM) pour enregistrer et suivre tous les biens munis d'un code à barres au sein du Ministère, matériel informatique compris. Le module PM ne permet pas de déterminer facilement la valeur totale du matériel informatique ministériel muni d'un code à barres, car une définition nette et précise de ce qui s'entend de matériel informatique manque, comme la section 3.2 du rapport l'explique.

Les rôles et responsabilités clés du personnel d'Industrie Canada participant à l'approvisionnement et à la gestion des biens de TI sont décrits ci‑dessous.

Secteur de la gestion intégrée (SGI)

  • La Direction générale des finances ministérielles, des systèmes et des acquisitions est l'autorité fonctionnelle pour la gestion des biens ministériels. Elle élabore les politiques, directives et procédures qui respectent les exigences du CT et les dissémine, et elle tient une base de données centrale sur les stocks de biens ministériels. Le groupe Contrats et gestion du matériel et la Direction des opérations financières sont chargés d'assurer une orientation fonctionnelle, des directives et des conseils dans tous les domaines du cycle de vie de la gestion du matériel et de diriger l'exercice annuel de vérification des biens.
  • La DSS est chargée d'assurer une orientation sur la protection de l'information et des biens d'Industrie Canada contre toute compromission et d'enquêter sur les pertes ou vols de biens en collaboration avec la Direction de la sécurité des TI du BPI.

Le Secteur du BPI a la responsabilité d'assurer une orientation sur l'approvisionnement de produits (matériel et logiciel) et de services de TI et de l'approuver; de coordonner le processus ministériel de demande de rabais pour volume (DRV) pour l'approvisionnement d'ordinateurs de bureau et de moniteurs; et d'entreprendre les activités liées à l'aliénation, en particulier l'épuration de données et la destruction sécurisée.

Pour chaque secteur et direction générale,

  • les sous‑ministres adjoints et leurs équivalents appuient et favorisent les initiatives ministérielles liées à la gestion des biens (avec l'appui des directeurs généraux, directeurs, GCR et superviseurs) pour s'assurer de l'intégration efficace des rôles et responsabilités de toutes les personnes qui participent aux activités de gestion des biens au sein de leur organisation respective.
  • les GCR, les gestionnaires de biens et les gardiens de biens sont responsables de l'application courante des politiques et procédures liées à la gestion des biens (p. ex., l'approvisionnement, le suivi des biens de TI, l'audit annuel des biens et l'aliénation des biens.

Les biens de TI constituent un élément essentiel de la stratégie du GC qui vise à trancher les défis liés à l'accroissement de la productivité et à l'amélioration des services au public au profit des citoyens, des entreprises et des employés. Les TI subissent donc un profond changement dans l'ensemble du GC. De grandes initiatives, comme la création de Services partagés Canada (SPC), sont certaines des mesures adoptées par le GC pour réaliser son objectif de se doter d'une approche centralisée, standardisée et pangouvernementale de la gestion de son infrastructure de TI, notamment la fourniture et la prise en charge de son matériel informatique et de ses logiciels. Deux décrets en conseil ont été promulgués en 2013 pour autoriser le transfert à SPC des responsabilités en matière d'acquisition et de fourniture de matériel et de logiciels destinés aux appareils d'utilisateurs finaux, antérieurement exercées par d'autres ministères. Alors que le premier arrêté en conseil a été exécuté, le deuxième, qui oblige SPC à fournir des services en matière de matériel informatique et de logiciels, n'a pas encore été mis en œuvre et Industrie Canada gère encore ses biens de TI.

La haute direction du BPI reconnaît que pour incorporer ces changements d'envergure dans son contexte opérationnel, un partenariat élargi est nécessaire entre les unités opérationnelles, le BPI et SPC. Industrie Canada a aussi adopté une priorité à plus long terme de centralisation de la gestion du matériel informatique et des logiciels en prévision de la centralisation pangouvernementale.

Le Ministère a lancé le Renouvellement organisationnel et la transformation de l'informatique des affaires (ROTIDA), une initiative qui a regroupé certaines des ressources de TI du Secteur du spectre, des technologies de l'information et des télécommunications (STIT) et de l'Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) au sein du Secteur du BPI. Dans le cadre de ce regroupement, qui est entré en vigueur le , le BPI a assumé la responsabilité de la prestation des services de garde de certains biens de TI au nom de l'OPIC et du STIT.

Le BPI a aussi entrepris le Projet de renouvellement des logiciels de bureau (PRLB) qui vise à moderniser le système d'exploitation vieillissant et le logiciel connexe d'ici avril 2014. Parallèlement au PRLB, le BPI a, en octobre 2013, assumé la responsabilité de l'approvisionnement des logiciels de bureau au sein du Ministère.

2.2 Objectif et portée

L'audit avait pour objet de donner l'assurance raisonnable que le cadre de contrôle de la gestion des biens de TI est adéquat. Voici les éléments clés sur lesquels l'audit a porté :

  • l'existence de processus pour veiller à la conformité aux exigences essentielles exposées dans les politiques, directives et lignes directrices d'Industrie Canada et du GC
  • la connaissance des rôles, responsabilités et autorités
  • l'acquisition et le suivi des biens de TI et
  • les activités d'aliénation.

L'audit portait sur le matériel informatique et les logiciels, ainsi que sur les activités exécutées pendant la période d'avril 2013 à février 2015.   

Pour les besoins du présent audit, on a restreint le matériel informatique à celui qui était censé être muni d'un code à barres et suivi dans le système de gestion des biens. D'après la Gestion du cycle de vie des biens du Ministère d'Industrie Canada, ces biens comportent un coût qui est égal ou supérieur à 1 000 $ (taxes non comprises) ou ils sont jugés attrayants (même s'ils coûtent moins de 1 000 $). L'audit portait aussi sur les biens de TI dont l'approbation par le BPI est attendue avant l'achat. Le matériel informatique comprend notamment des ordinateurs, moniteurs, imprimantes et tablettes.  

L'audit portait aussi sur les logiciels exploités sur le réseau ministériel, comme Microsoft Visio, Adobe Professional et d'autres logiciels acquis pour répondre aux besoins spécialisés ou uniques d'une unité opérationnelle au sein d'un secteur ou d'une direction générale.

En revanche, l'audit ne portait pas sur les services professionnels de TI, le matériel géré par SPC (p. ex., les appareils BlackBerry, les téléphones et les cellulaires), ainsi que les applications logicielles maison. Par ailleurs, les activités d'approvisionnement sur lesquelles l'audit portait se limitaient au contrôle de l'approbation du BPI avant l'achat d'un bien de TI et, par conséquent, excluaient des domaines comme l'autorisation financière, la passation de marchés et les paiements. En outre, la portée liée aux activités d'aliénation se limitait aux exigences du processus administratif (p. ex., l'usage de formulaires, l'approbation de l'aliénation) et excluait les aspects techniques de l'aliénation (p. ex., contrôle de l'accès, concept et capacité des installations, stockage physique, type d'équipement).

2.3 Approche d’audit

L'audit a été mené conformément aux Normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada. Les procédures d'audit suivies et les données recueillies sont suffisantes et appropriées pour attester l'exactitude de la conclusion et de l'opinion formulée dans le présent rapport. Cette opinion se fonde sur un examen des situations recensées en temps et lieu, en fonction de critères d'audit préétablis convenus avec la direction. Cette opinion s'applique uniquement aux entités passées en revue et au cadre décrit dans le présent rapport.  

L'audit s'est déroulé en trois étapes : planification, exécution et établissement de rapports. Une évaluation des risques a été réalisée à l'étape de planification de l'audit pour confirmer l'objectif de l'audit et cerner les domaines nécessitant un examen plus approfondi pendant l'étape d'exécution.  

En fonction des risques relevés, la DGVE a établi des critères d'audit en lien avec l'objectif général de l'audit. L'annexe A énumère ces critères et les résultats connexes (p. ex., satisfait, non satisfait, satisfait à quelques exceptions près).  

L'approche adoptée pour recueillir les éléments probants dans le cadre du présent audit englobait un examen documentaire, des entrevues du personnel d'Industrie Canada exerçant des rôles et responsabilités en matière de gestion des biens de TI, des observations physiques et un contrôle des transactions. La méthode d'échantillonnage utilisée pour sélectionner les transactions aux fins d'une vérification de contrôle tenait compte de la taille des populations, la couverture ministérielle et le niveau de preuve requis pour tirer une conclusion relativement aux critères généraux de l'audit. Par conséquent, le type et la taille des échantillons sélectionnés au sein de chaque domaine d'activité de processus (p. ex., approvisionnement, suivi, aliénation) variaient et les résultats des contrôles ne sont pas représentatifs des secteurs, directions générales ou unités opérationnelles individuels. Les échantillons sélectionnés portent sur la période allant d'avril 2013 à octobre 2014.

L'équipe d'audit a tenu une réunion récapitulative avec le SGI et le BPI en mars 2015 pour valider l'exactitude des constatations présentées dans ce rapport et pour discuter des recommandations formulées.


3.0 Constatations et recommandations

3.1 Introduction

Cette section présente les constatations détaillées de l'audit, lesquelles reposent sur des données probantes et une analyse de l'évaluation des risques ainsi que l'exécution des procédures d'audit.

Outre les constatations ci‑dessous, la DGVE a fait part à la direction, de vive voix ou par écrit dans une lettre de recommandation, des constatations relatives aux conditions non systémiques, à faible risque ou non directement liées à l'objectif et aux critères de l'audit, à des fins d'examen.

3.2 Gouvernance

Les rôles, responsabilités et obligations redditionnelles à l'égard de certains volets de la gestion des biens de TI ont évolué et ne sont pas pris en considération par la Structure de gouvernance de la gestion des biens de TI d'Industrie Canada. En outre, l'attribution de ces rôles et responsabilités ne tient pas toujours compte d'une séparation adéquate des responsabilités.

Le Cadre de politique sur la gestion des actifs et des biens acquis du CT définit les rôles, responsabilités et obligations redditionnelles des administrateurs généraux relativement à la gestion des biens au sein des ministères. La politique stipule que les administrateurs généraux sont chargés de mettre en œuvre un cadre de gestion efficace pour la gestion des biens, qui prévoit la gestion des biens de TI. À ce titre, Industrie Canada a mis en œuvre en juillet 2011 une Structure de gouvernance de la gestion des biens qui énonce les rôles, responsabilités et obligations redditionnelles liées à la gestion des biens.

Au cours de l'audit, l'équipe a examiné des documents et mené des entrevues afin de connaître les rôles, responsabilités et obligations redditionnelles en matière de gestion des biens que le Ministère a attribués à son personnel dans le cadre de la structure de gouvernance et d'évaluer la mesure dans laquelle le personnel d'Industrie Canada comprend ses rôles et responsabilités.

Au cours des deux dernières années, diverses initiatives entreprises par Industrie Canada à l'appui de l'objectif pangouvernemental précité ont modifié les rôles et responsabilités du BPI, ainsi que les processus et activités qu'il entreprend. À titre d'exemple, le BPI a lancé le Projet de renouvellement des logiciels de bureau (PRLB) pour moderniser le système d'exploitation vieillissant des ordinateurs d'Industrie Canada et le logiciel connexe d'ici avril 2014. Ce projet a donné au BPI la possibilité de développer de nouveaux processus, activités et outils de soutien pour l'approvisionnement et la gestion de logiciels. À titre d'exemple, en octobre 2013, le BPI a assumé la responsabilité de l'approvisionnement du logiciel de bureau au sein du Ministère. En outre, le BPI a dressé une liste d'inventaire de référence des logiciels installés sur les ordinateurs du personnel d'Industrie Canada. Par ailleurs, le Ministère a lancé le Renouvellement organisationnel et la transformation de l'informatique des affaires (ROTIDA), une initiative qui a regroupé certaines des ressources de TI du Secteur du spectre, des technologies de l'information et des télécommunications (STIT) et de l'Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) au sein du Secteur du BPI. Dans le cadre de ce regroupement, qui est entré en vigueur le , le BPI a assumé la responsabilité de la prestation des services de garde de certains biens de TI au nom de l'OPIC et du STIT. 

Même si la Politique sur la gestion des logiciels énonce les responsabilités en matière de suivi des logiciels (c.‑à‑d., les logiciels relevant des unités opérationnelles) et même si certaines unités opérationnelles continuent à recueillir les renseignements sur les achats de logiciels (dont les licences d'utilisation) et à les enregistrer, l'audit a relevé une croyance générale parmi les unités voulant que cette responsabilité a été transférée au BPI lorsque la liste d'inventaire de référence des logiciels a été dressée. Une confusion règne chez certains membres du personnel d'Industrie Canada à l'égard de leurs rôles et responsabilités en matière de suivi des logiciels.   

Par ailleurs, bien que les rôles, responsabilités et obligations redditionnelles en matière d'activités d'aliénation du matériel informatique, dont sa destruction sécurisée, soient consignés dans divers documents d'Industrie Canada, le document Structure de gouvernance de la gestion des biens ne tient pas compte des rôles et responsabilités existants. L'audit a aussi constaté que certains rôles, responsabilités et obligations redditionnelles liés à la destruction sécurisée ne tiennent pas compte d'une séparation adéquate des responsabilités (p. ex., la tenue de dossiers et la garde physique). 

Le document Structure de gouvernance de la gestion des biens n'énonce pas actuellement les nouveaux rôles, responsabilités et obligations redditionnelles assumées par le BPI au sein du Ministère, y compris l'approvisionnement du logiciel de bureau et les services de garde au nom du STIT et de l'OPIC.  

Pendant l'audit, le SGI a indiqué à l'équipe d'audit qu'un cycle d'examen triennal est en vigueur pour réviser et mettre à jour les documents constitutifs, comme la Structure de gouvernance de la gestion des biens. Ainsi, ce document sera mis à jour en 2015–2016 pour tenir compte des rôles et responsabilités actuels de tous les intervenants internes et pour harmoniser, au besoin, certains rôles et responsabilités.

En l'absence d'une consignation claire des rôles et responsabilités liés aux activités de gestion des biens de TI (comme ceux qui ont changé au sein du BPI) et de leur dissémination, on court le risque que ces rôles et responsabilités soient mal compris et mal exercés.

Recommandation no 1 :

  1. Le SGI devrait s'assurer de mettre à jour le document Structure de gouvernance de la gestion des biens pendant son cycle triennal d'examen de l'exercice courant pour que ce document fasse état des rôles et responsabilités actuels de tous les intervenants internes, et d'harmoniser, le cas échéant, certains rôles et responsabilités en veillant à respecter une séparation adéquate des responsabilités.  
  2. En collaboration avec le BPI, le SGI devrait disséminer ces mises à jour au personnel d'Industrie Canada.

Des processus d'examen existent pour mettre à jour les politiques, procédures et lignes directrices d'Industrie Canada. Les documents ne tiennent pas compte toutefois des pratiques actuelles et, par conséquent, certains sont périmés et comportent des lacunes.

Le Ministère a mis en œuvre des politiques, directives, procédures et lignes directrices pour s'assurer qu'il respecte le Cadre de politique sur la gestion des actifs et des biens acquis du CT. Ce cadre stipule que les administrateurs généraux ont la responsabilité de mettre en œuvre les procédures, processus et systèmes liés à la gestion des biens et d'orienter le personnel d'Industrie Canada dans l'exécution d'activités liées à l'approvisionnement et à la gestion des biens de TI. Outre le document Structure de gouvernance de la gestion des biens, voici les principaux documents constitutifs d'Industrie Canada examinés dans le contexte du présent audit :

  • Gestion du cycle de vie des biens du Ministère, notamment les annexes A et B (POL 016) (juillet 2011)
  • Politique sur la gestion des logiciels (POL 019) (juillet 2011)
  • Politique ministérielle sur la sécurité (octobre 2006)
  • Cadre, lignes directrices et procédures pour l'exercice annuel de vérification des biens (diverses dates allant de novembre 2010 à août 2014)
  • Directive sur le processus d'approvisionnement des produits et services de TI (juillet 2012)
  • Ébauche du processus d'approbation pour les TI
  • Cadre de la Politique de gestion du matériel du SGI : Normes et lignes directrices d'Industrie Canada sur l'aliénation de l'équipement électronique et électrique excédentaire (mars 2012).

Au cours de l'audit, l'équipe a examiné des documents et mené des entrevues pour déterminer si les politiques, directives, procédures et lignes directrices d'Industrie Canada s'harmonisent avec les exigences du GC et vérifier qu'un processus a été mis en œuvre pour examiner ces documents et les mettre à jour.

Outre les changements précités apportés aux rôles et responsabilités, l'audit a constaté que d'autres changements liés à l'approvisionnement et à la gestion des biens de TI ont eu lieu, mais que les politiques, directives, procédures et lignes directrices ni du SGI ni du BPI n'en tiennent compte. Le personnel d'Industrie Canada a confirmé dans le cadre des entrevues que ces documents constitutifs actuels sont périmés et que des lacunes existent. Voici quelques exemples d'information périmée et de lacunes :

  • Les documents constitutifs n'énoncent pas une orientation claire de ce qui s'entend d'un bien de TI ou de la gestion des biens de TI.
  • La Gestion du cycle de vie des biens du Ministère d'Industrie Canada indique que l'agent de sécurité ministériel est chargé d'approuver l'aliénation de biens, ce qui n'est pas la pratique actuelle. Cette responsabilité est actuellement exercée par les SMA de secteur. En outre, la politique mentionne le formulaire « Permission de retirer du matériel des locaux », alors que l'on prévoit ne plus utiliser ce formulaire. 
  • La Directive – Processus d'approvisionnement de produits et services de TI et la version provisoire du Processus d'approbation pour les TI ne précisent pas les types de biens de TI – matériel et logiciels – qui ont besoin de l'approbation du BPI ni les types de logiciels qui doivent faire l'objet d'un approvisionnement par le BPI au lieu d'une unité opérationnelle. Ces questions sont abordées à la section 3.3 ci‑dessous.
  • Les Normes et lignes directrices sur l'aliénation de l'équipement électronique et électrique excédentaire d'Industrie Canada mentionnent un formulaire électronique de demande de destruction sécurisée, alors que ce formulaire n'existe pas.

Le personnel d'Industrie Canada a indiqué qu'il se fie aux politiques, directives, procédures et lignes directrices du Ministère qui sont affichées à l'intranet pour obtenir une orientation sur l'approvisionnement et la gestion des biens. En octobre 2014, le SGI a lancé une page Wiki sur la gestion des biens pour fournir au personnel d'Industrie Canda une information d'actualité sur les activités de gestion des biens, dont une documentation de formation, des exposés, des pratiques et des lignes directrices. Cette initiative n'a toutefois pas fourni au personnel d'Industrie Canada des documents constitutifs du SGI et du BPI mis à jour. Par ailleurs, le BPI prévoit mettre à jour son site intranet pour fournir une orientation plus efficace sur l'approvisionnement et la gestion des biens de TI. Les entrevues n'ont pas permis de déterminer avec précision la façon dont le SGI et le BPI collaborent pour répondre aux besoins des clients dans le domaine de la gestion des biens de TI.

Dans le cadre des entrevues, le personnel d'Industrie Canada a décrit les processus qui existent pour examiner et mettre à jour les documents constitutifs, et pour évaluer le besoin d'en rédiger des nouveaux. Comme indiqué antérieurement, les politiques et directives sont examinées et mises à jour selon un cycle triennal au sein du SGI. Le SGI a confirmé qu'il continuera à examiner et à mettre à jour ses documents constitutifs dans le cadre du prochain cycle d'examen prévu pour 2015–2016. Au sein du BPI, le processus d'examen et de mise à jour se fait au besoin. Le BPI a l'intention de mettre à jour ses documents dès que possible.

Il est important de se doter de documents constitutifs cohérents et de veiller à ce que les politiques, directives, procédures et lignes directrices pertinentes du SGI et BPI tiennent compte des changements apportés aux rôles, responsabilités et obligations redditionnelles. Le fait de disposer de documents constitutifs périmés qui présentent des lacunes accroît l'éventualité de non‑conformité aux exigences d'Industrie Canada et du CT, crée de la confusion et se solde par l'adoption de pratiques non efficientes par le personnel d'Industrie Canada.

Recommandation no 2 :

  1. Le SGI devrait s'assurer de mettre à jour les politiques, directives et lignes directrices ministérielles en matière de gestion des biens de TI pendant son cycle d'examen triennal de l'exercice courant, en collaboration avec le BPI, afin d'aider le personnel d'Industrie Canada à exercer ses rôles et responsabilités.
  2. Le BPI devrait s'assurer de mettre à jour ses documents de gouvernance liés à l'approvisionnement et à la gestion des biens de TI, en collaboration avec le SGI, afin d'aider le personnel d'Industrie Canada à exercer ses rôles et responsabilités.
  3. Le SGI et le BPI devraient envisager de synchroniser leurs processus d'examen pour veiller à la mise à jour périodique et parallèle des renseignements liés à la gestion des biens de TI.

3.3 Approvisionnement

L'achat d'ordinateurs et de moniteurs s'effectue au moyen de la demande de rabais pour volume (DRV), qui est obligatoire. Une justification est fournie pour les achats qui ne passent pas par ce processus.

En 2001, Industrie Canada a adopté un processus obligatoire de Demande de rabais pour volume (DRV) pour collectivement accroître la valeur et le pouvoir d'achat du Ministère en matière de biens de TI en obtenant un rabais plus avantageux sur les achats de biens de TI. Le BPI dirige ce processus pour l'achat prévu et régulier d'ordinateurs de bureau et de moniteurs. 

La Directive sur le processus d'approvisionnement des produits et services de TI du BPI oblige le personnel du BPI à utiliser le processus obligatoire de DRV pour effectuer les achats prévus et réguliers d'ordinateurs de bureau et de moniteurs. Ce processus est lancé lorsque le coordonnateur des DRV au sein de la Direction des services intégrés (DSI) entreprend un appel de demandes de mi‑exercice et de fin d'exercice auprès des unités opérationnelles qui établissent leurs besoins, et il coordonne l'approvisionnement au moyen de la DRV auprès des groupes d'achat et de gestion centralisée des biens du BPI. Le BPI acquiert les ordinateurs de bureau et les moniteurs au nom des secteurs et des directions générales d'Industrie Canada. Après que le BPI accuse réception de ces biens, les munit d'un code à barres et les enregistre dans son compte de garde au sein du module PM, il transfère les biens aux unités opérationnelles et en recouvre les coûts. Par ailleurs, même si l'achat d'ordinateurs portatifs ne doit pas actuellement obligatoirement utiliser le processus de DRV, le BPI a pris des mesures pour élargir le processus et y intégrer l'achat d'ordinateurs portables en 2013–2014.

Lorsque le processus de DRV ne peut pas être utilisé, le personnel d'Industrie Canada est autorisé à acheter les ordinateurs de bureau et moniteurs en utilisant le processus d'approvisionnement établi. Il doit, toutefois, fournir une justification exposant les raisons pour lesquelles le processus de DRV était inutilisable.   

Au cours de l'audit, l'équipe a effectué un contrôle des transactions pour déterminer si les ordinateurs et moniteurs réguliers prévus avaient été achetés au moyen du processus obligatoire de DRV. L'équipe a aussi vérifié si une justification avait été consignée lorsque les achats de ce type de biens de TI n'avaient pas utilisé le processus de DRV.

L'audit a constaté que l'approvisionnement de ces ordinateurs et moniteurs avait été effectué par le biais du processus de DRV. Les employés interrogés qualifiaient ce processus de bonne pratique et étaient reconnaissants du fait qu'une personne au sein de l'unité opérationnelle du secteur ou de la direction générale coordonnait les DRV et assurait la liaison avec le coordonnateur des DRV du BPI. Dans tous les cas lorsque l'achat n'avait pas utilisé le processus de DRV, une justification de l'approvisionnement était consignée. Ces achats étaient principalement liés à des besoins opérationnels particuliers qui ne pouvaient pas être remis aux appels de demandes de mi‑exercice ou de fin d'exercice.

Par ailleurs, les résultats de l'audit révèlent qu'à l'appui d'une saine gestion saine, la majorité des membres du personnel d'Industrie Canada avaient étudié la possibilité d'utiliser les ordinateurs et moniteurs existants au sein de leur unité opérationnelle avant de demander l'approvisionnement de ce matériel informatique.

Le processus d'approbation du BPI est encore en voie de définition, de consignation et de dissémination.

En 2004, le BPI a été désigné le principal conseiller en TI du Ministère. Dans le cadre de ce rôle, il doit approuver préalablement l'approvisionnement de produits et de services de TI.

La demande d'approbation préalable de l'approvisionnement de biens de TI a pour objet de déterminer si le matériel sera compatible avec l'infrastructure d'Industrie Canada, de cerner les conséquences éventuelles de son installation et de son entretien courant après son achat, et de déterminer si le logiciel convient au réseau d'Industrie Canada sur le plan de la sécurité, de l'octroi des licences et des versions. La demande d'approbation donne aussi au BPI la possibilité de déterminer si le bien de TI ou la licence d'utilisation du logiciel faisant l'objet de la demande est actuellement disponible au sein d'autres unités opérationnelles du Ministère, ou s'il faut l'acquérir.

La Directive sur le processus d'approvisionnement des produits et services de TI du BPI expose le processus utilisé par le Ministère pour approuver l'approvisionnement de produits de TI. Cette directive oblige le personnel d'Industrie Canada à obtenir l'approbation du BPI avant d'entreprendre l'approvisionnement d'ordinateurs de bureau, de moniteurs et de matériel informatique qui n'utilise pas le processus de DRV, ainsi que pour entreprendre l'approvisionnement de logiciels. Cette directive, en conjugaison avec le Guide didactique sur les demandes électroniques du BPI, les formulaires électroniques de demande d'approbation du BPI et d'autres renseignements accessibles sur l'intranet du BPI, assure une orientation sur le type de produits de TI dont l'approvisionnement doit être approuvé par le BPI et sur la marche à suivre pour demander cette approbation.

L'équipe d'audit a examiné des documents, mené des entrevues et effectué des contrôles des transactions pour évaluer la mesure dans laquelle le processus d'approbation du BPI était compris et respecté, et pour déterminer si l'approvisionnement du matériel informatique et des logiciels avait été préalablement approuvé par le BPI.

Les résultats des contrôles et des entrevues attestent que dans certains cas, aucune approbation du BPI n'a été sollicitée avant l'approvisionnement du bien de TI. Le personnel d'Industrie Canada n'était pas toujours au courant de l'obligation d'obtenir l'approbation préalable du BPI et n'était pas certain du type de biens de TI pour lesquels il devait obtenir l'approbation du BPI. Bien que la directive du BPI et les documents connexes énoncent les types de matériel informatique pour lesquels une approbation du BPI est nécessaire en donnant des exemples, le Ministère ne définit pas clairement ce qui s'entend de matériel informatique et par conséquent, les biens dont l'approvisionnement doit être approuvé par le BPI. À titre d'exemple, une orientation est nécessaire pour déterminer si des biens comme des projecteurs, téléviseurs, clés USB, accessoires, etc., sont considérés comme des biens de TI. En outre, sur le plan des logiciels, l'audit a constaté une orientation insuffisante expliquant les types de logiciels qui sont assujettis à l'approbation du BPI (p. ex., le renouvellement des licences d'utilisation, les logiciels de réseau, les logiciels hors réseau, les logiciels spécialisés, les logiciels maison).

Pendant l'audit, l'équipe a constaté que le BPI entreprenait la mise à jour des demandes d'approbation de logiciels du BPI afin de fournir une meilleure orientation au personnel d'Industrie Canada relativement aux types de logiciels dont l'approvisionnement doit être préalablement approuvé.   

L'audit a aussi constaté que même si l'approbation du BPI avait été obtenue avant l'achat du matériel informatique ou du logiciel, le processus n'avait pas été respecté de façon cohérente, car la demande d'approbation avait été présentée par courriel ou de vive voix au lieu d'utiliser le formulaire électronique de demande qui était en vigueur pendant la période de l'audit.

Le processus d'approbation du BPI a évolué au fil des ans en raison de la mise en œuvre des formulaires électroniques de demande d'approbation et du système d'émission de requêtes HEAT (outil d'automatisation Helpdesk Expert) dont l'objet est de gérer les demandes d'approbation du BPI et de suivre leur état, ainsi que de la constitution de divers groupes d'analyse des TI. Le BPI rédige actuellement un document interne intitulé Processus d'approbation pour les TI afin de tenir compte de ces changements.

Étant donné que les procédures internes régissant le processus d'approbation pour les TI sont encore en voie de rédaction, il est possible que le personnel du BPI ne saisisse pas avec précision ses rôles et responsabilités relativement au processus d'approbation du BPI et, par conséquent, ne les exerce pas correctement, ce qui accroît le risque de non‑conformité avec la directive d'Industrie Canada.

En outre, en l'absence d'une orientation claire sur le processus d'approbation du BPI, il est possible que le personnel d'Industrie Canda ne comprenne pas suffisamment le processus ni ne soit capable de le mettre en œuvre. Il se peut donc qu'il obtienne un matériel informatique et des logiciels qui ne sont pas compatibles avec l'infrastructure d'entreprise d'Industrie Canada ou avec d'autres produits, qui portent atteinte au rendement du réseau ministériel et à la prise en charge des biens de TI, et qui empêchent l'identification et l'atténuation de risques liés à la sécurité des TI.   

Recommandation no 3 : Le BPI devrait

  1. achever la rédaction de ses procédures internes, les intégrer dans le document exposant le processus d'approbation pour les TI et les disséminer au personnel du BPI, et
  2. améliorer ses documents constitutifs liés au processus d'approbation du BPI pour l'approvisionnement du matériel informatique et des logiciels, et disséminer les modifications au personnel d'Industrie Canada.

3.4 Suivi et mise à jour des biens de TI dans les systèmes de gestion des biens

3.4.1 Matériel informatique

Le matériel informatique est muni d'un code à barres, est suivi dans le système de gestion des biens et est mis à jour au moyen d'une combinaison d'activités officielles et ponctuelles.

La Politique sur la gestion du matériel du CT stipule que les administrateurs généraux sont chargés d'implanter un système d'information en matière de gestion du matériel qui permet de recueillir et de générer des données complètes et précises sur les biens matériels détenus. Par conséquent, Industrie Canada a établi le document Gestion du cycle de vie des biens du Ministère qui prescrit l'enregistrement et le suivi du matériel informatique dont le coût est égal ou supérieur à 1 000 $ (taxes non comprises) ou qui est jugé attrayant (même s'il coûte moins de 1 000 $), dans le système de gestion des biens. Industrie Canada se sert du module PM du SIFM comme système de gestion des biens pour enregistrer et suivre ces biens tout au long de leur cycle de vie.

Au cours de l'audit, l'équipe a examiné des documents, mené des entrevues, fait des observations physiques et contrôlé les transactions pour déterminer si le matériel informatique était muni d'un code à barres, faisait l'objet d'un suivi et était mis à jour au sein du module PM.

L'audit a constaté que la totalité du matériel informatique était munie d'un code à barres et faisait l'objet d'un suivi dans le module PM. En outre, les renseignements essentiels sur la majorité du matériel informatique avaient été mis à jour dans le module PM avant le début de l'exercice annuel de vérification des biens.

L'exercice annuel de vérification des biens se déroule en conformité avec les exigences du Ministère et du GC. Le Ministère a incorporé des contrôles dans cet exercice pour atténuer les risques liés à certaines des activités confiées aux gardiens. En outre, il a adopté quelques bonnes pratiques.

La Politique sur la comptabilité des stocks du CT indique que des prises d'inventaire doivent être faites, résumées et vérifiées à l'aide de registres des stocks par des personnes indépendantes de celles chargées de la garde des stocks.

Le Cadre pour l'exercice annuel de vérification des biens d'Industrie Canada a été élaboré pour établir les rôles et responsabilités et pour fournir au personnel d'Industrie Canada les procédures opérationnelles qu'il doit respecter lorsqu'il entreprend cet exercice. Ce document prescrit, une fois par exercice, une vérification physique des biens munis d'un code à barres en vue d'assurer une saine gestion. L'exercice annuel de vérification est dirigé et coordonné par le SGI. Le document définit un inventoriste comme personne désignée par le coordonnateur de secteur ou de région pour entreprendre la vérification physique des biens. En règle générale, cette activité relève du gardien, qui effectue la prise d'inventaire du matériel informatique, met à jour les renseignements clés dans le module PM (p. ex. la description du bien et son emplacement) et, au besoin, détecte les biens disparus et y donne suite, et enfin rend compte des résultats de l'exercice au SGI.

Au cours de l'audit, l'équipe a examiné les documents et mené des entrevues pour déterminer si l'exercice annuel de vérification des biens se déroule en conformité avec les exigences du Ministère et du GC.

L'audit a constaté que ces activités sont exécutées par les gardiens, comme stipulé par les procédures d'Industrie Canada, et que la majorité des gardiens exercent à la fois les fonctions de suivi des stocks et de responsable de la tenue des dossiers. Pour compenser l'absence de séparation des responsabilités, le Ministère a incorporé des contrôles dans l'exercice annuel de vérification des biens. Voici certains de ces contrôles : (1) restriction des droits d'accès conférés aux gardiens au sein du module PM, empêchant ainsi les gardiens de créer et de supprimer l'enregistrement d'un bien de TI; (2) l'obligation pour le gardien de signer le compte rendu des résultats de l'exercice annuel de vérification des biens qu'il présente au SGI; et (3) l'obligation pour le SMA d'approuver la radiation des biens déclarés disparus.

Grâce aux entrevues qu'elle a menées, l'équipe d'audit a relevé quelques bonnes pratiques qui ont été adoptées par certains secteurs ou unités opérationnelles pour cet exercice. En voici quelques‑unes : (1) le recours à une personne désignée pour coordonner l'exercice au nom de tous les gardiens d'une unité opérationnelle et ensuite assurer la liaison avec le SGI; (2) l'utilisation de scanneurs à main, de tablettes et d'outils de MS Excel (macros) pour améliorer l'efficacité, la précision et l'intégralité de la prise d'inventaire; et (3) la participation d'autres membres du personnel d'Industrie Canada pour assurer une certaine indépendance vis‑à‑vis du gardien du compte. L'équipe d'audit a aussi constaté que certains gardiens utilisaient une convention d'appellation standardisée à titre de bonne pratique pour enregistrer l'emplacement physique d'un bien de TI et la personne à qui il est attribué.  

On accorde une attention insuffisante à la sensibilité de l'information stockée dans le matériel informatique muni d'une capacité de stockage de données et déclaré disparu pendant l'exercice annuel de vérification des biens.

La Directive sur la gestion de la sécurité ministérielle du CT, la Norme opérationnelle sur la sécurité matérielle du CT et la Politique sur la sécurité ministérielle d'Industrie Canada prescrivent la protection des renseignements stockés dans les biens de TI tout au long de leur cycle de vie. Sont compris les renseignements stockés dans les biens de TI munis d'une capacité de stockage de données.

Les gardiens ont confirmé pendant les entrevues que les activités de suivi portant sur le matériel informatique déclaré disparu ne prévoient pas une évaluation de la sensibilité des renseignements stockés dans les biens munis d'une capacité de stockage de données. L'examen documentaire a permis à l'équipe d'audit de constater l'absence d'une orientation au sein du Cadre pour l'exercice annuel de vérification des biens qui conscientiserait le personnel d'Industrie Canada au besoin d'une telle évaluation. Cet exercice peut être davantage renforcé en y intégrant le critère de tenir compte de la sensibilité de l'information stockée dans les biens de TI munis d'une capacité de stockage de données qui sont déclarés disparus. Les gardiens estimaient qu'un tel critère constituerait une bonne pratique.

Par conséquent, l'information sensible pouvant se trouver dans le matériel informatique muni d'une capacité de stockage de données qui a été déclaré disparu ne serait pas identifiée et les mesures de suivi qui s'imposent ne seraient pas prises. Une telle situation va à l'encontre des exigences en matière de protection de l'information tout au long de son cycle de vie, tant d'Industrie Canada que du GC.

Recommandation no 4 : Le SGI devrait mettre à jour sa documentation sur l'exercice annuel de vérification des biens (dont les documents et les procédures de formation) afin de s'assurer que le personnel prête une attention pertinente à la sensibilité des renseignements stockés dans les biens de TI munis d'une capacité de stockage de données, qui sont déclarés disparus.

3.4.2 Logiciels

Le suivi des logiciels ne s'effectue pas de manière uniforme dans l'ensemble du Ministère. Certaines initiatives ont été entreprises pour améliorer la surveillance de l'installation des logiciels.

La Politique sur la gestion des logiciels du Ministère énonce les obligations liées à la gestion et à l'utilisation des logiciels et des licences d'utilisation. À titre d'exemple, les gardiens doivent tenir à jour un référentiel centralisé des logiciels et des licences d'utilisation.   

Des droits d'accès élargis sont attribués à certains membres du personnel d'Industrie Canada (réalisateurs de logiciel et ingénieurs logiciels, p. ex.) pour leur permettre, dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions, de télécharger et d'installer des logiciels sur leur ordinateur et de les mettre à jour, et ce, sans l'autorisation du BPI.   

Au cours de l'audit, l'équipe a examiné les documents et mené des entrevues pour déterminer si les logiciels faisaient l'objet d'un suivi au sein du Ministère.

L'audit a constaté l'absence d'un système ministériel commun de gestion des biens de TI qui permettrait de suivre les logiciels. Par ailleurs, le suivi des logiciels, y compris les licences d'utilisation et le renouvellement des licences, par le personnel d'Industrie Canada n'est pas effectué de manière uniforme.

  • Certains membres du personnel ne suivent pas les logiciels et ne sont pas au courant de cette obligation.  
  • Certains membres du personnel ne suivent plus les logiciels, car ils pensent que le BPI exerce la responsabilité de suivi des logiciels et des licences d'utilisation pour le compte du Ministère intégral depuis la réalisation du PRLB.  
  • Certains membres du personnel suivent encore les logiciels et licences d'utilisation pour leurs propres besoins opérationnels au sein de leur unité opérationnelle. Ils utilisent divers outils pour ce faire (p. ex., MS Excel, Word, la base de données Access).

Le personnel du BPI a révélé dans les entrevues que son secteur est chargé de suivre les logiciels pour le compte de son propre secteur, du STIT et de l'OPIC, ainsi que certains logiciels ministériels (p. ex., Antidote). Le personnel du BPI a aussi expliqué qu'il n'est pas responsable du suivi de la totalité des logiciels pour le compte du Ministère. Le BPI a, en outre, reconnu que les activités découlant du PRLB et de la centralisation de l'approvisionnement des logiciels de bureau au sein de son organisation ont contribué à la confusion qui règne relativement aux responsabilités de suivi des logiciels à l'échelle du Ministère.  

Le BPI crée actuellement une base données MS Access pour suivre et gérer les logiciels du BPI, du STIT et de l'OPIC afin d'appuyer les activités liées à l'approvisionnement, au renouvellement des licences d'utilisation, aux mises à niveau et à l'entretien. Les personnes interrogées ont indiqué que certaines activités sont entreprises pour réduire les risques de responsabilité éventuelle en s'assurant de pouvoir établir la titularité légale du logiciel.

  • Le BPI a l'intention de mettre à jour cette base de données et certains de ses outils et processus (p. ex., des comparaisons périodiques entre la base de données MS Access et les logiciels installés sur les postes de travail du personnel d'Industrie Canada) afin d'améliorer le suivi de tous les logiciels ministériels
  • Le BPI a également fait remarquer que des outils existent pour détecter l'installation d'un logiciel non autorisé par le personnel d'Industrie Canada (y compris ceux à qui on a conféré des droits d'accès élargis), détecter des maliciels et repérer les modifications non autorisées aux groupes d'utilisateurs élargis.

Les incompatibilités des processus actuels de suivi des logiciels et les communications restreintes à ce sujet, ainsi que l'absence d'un système centralisé de suivi des logiciels sont susceptibles d'empêcher Industrie Canada de prendre en charge les logiciels utilisés au sein du Ministère ou de rendre compte de sa titularité légale des logiciels.  

Recommandation no 5 :  En collaboration avec le SGI, le BPI devrait prescrire le suivi du logiciel ministériel (dont l'obtention et le renouvellement de licences d'utilisation) dans une base de données centralisée pour s'assurer que les activités de suivi des logiciels répondent aux besoins opérationnels.

3.5 Activités d'aliénation

Certains volets du processus d'aliénation doivent encore être définis, notamment les activités liées à la sensibilité de l'information et à la destruction sécurisée.

À l'appui de la Directive sur l'aliénation du matériel en surplus du CT et des lignes directrices de TPSGC sur l'élimination des équipements électroniques et électriques (EEE) excédentaires du gouvernement fédéral, le Ministère a élaboré les documents clés suivants pour mieux orienter le personnel relativement à l'aliénation des biens de TI :

  • le Cadre de la Politique de gestion du matériel du SGI – Normes et lignes directrices d'Industrie Canada sur l'aliénation de l'équipement électronique et électrique excédentaire (Normes et lignes directrices d'Industrie Canada pour l'EEE) 
  • le Guide pour la manipulation, l'entreposage et la destruction de renseignements protégés et classifiés de la DSS.

Par conséquent, le personnel d'Industrie Canada dispose de divers mécanismes d'aliénation, notamment les suivants :

  1. le programme d'Accès aux ordinateurs et à Internet (anciennement appelé le programme Ordinateurs pour les écoles);
  2. le transfert à un autre ministère ou à un autre organisme fédéral; et
  3. la désignation de déchets électroniques.

Les normes et lignes directrices d'Industrie Canada pour l'EEE exposent les responsabilités des GCR, dont voici deux exemples : déterminer le niveau de sensibilité des données stockées dans l'équipement excédentaire et autoriser le gardien à traiter l'aliénation.  

L'équipe d'audit a effectué un examen documentaire, mené des entrevues et contrôlé des transactions pour déterminer si l'aliénation respecte les exigences d'Industrie Canada et du GC.   

L'audit a constaté que le personnel d'Industrie Canada se servait du programme d'Accès aux ordinateurs et à Internet comme option d'aliénation de choix, ce qui est conforme avec les exigences d'Industrie Canada et du CT.  

Par ailleurs, bien que les normes et lignes directrices d'Industrie Canada pour l'EEE établissent les procédures à suivre pour l'aliénation de biens de TI excédentaires, elles n'expliquent pas toujours clairement les procédés de consignation de ces activités. À titre d'exemple, les procédures obligent les GCR à autoriser les aliénations et à évaluer la sensibilité des renseignements stockés dans l'équipement excédentaire, mais elles ne leur expliquent pas comment consigner ces exigences.  

Ainsi, des preuves n'étaient pas toujours disponibles pour montrer que les GCR avaient autorisé les aliénations. En outre, l'audit a constaté que le personnel d'Industrie Canada se fie au BPI pour épurer ou nettoyer les données du bien de TI et décider du moment auquel ce bien doit être détruit si l'épuration n'est pas possible. Cependant, l'évaluation de la sensibilité des renseignements stockés dans les biens de TI munis d'une capacité de stockage de données, qui permettrait de déterminer si une épuration ou une destruction du bien s'impose, n'était pas toujours consignée par le GCR. 

Les résultats du contrôle des transactions montrent que divers formulaires d'aliénation sont utilisés et que ceux‑ci divergent sur le plan du contenu des attestations et de la désignation des personnes chargées de fournir la signature d'approbation. Des formulaires standardisés ont été élaborés pour trancher ces incohérences et ils ont été disséminés au personnel d'Industrie Canada pendant l'audit.  

Les résultats des contrôles de l'audit montrent que les orientations consignées d'Industrie Canada concernant la destruction sécurisée étaient insuffisantes et manquaient de clarté. Les procédés utilisés pour présenter une demande de destruction sécurisée variaient et le personnel d'Industrie Canada n'était pas certains du processus à respecter ni de la personne à contacter. Voici quelques exemples : manque de clarté concernant les biens de TI dont la destruction sécurisée est obligatoire, même s'ils peuvent être nettoyés; et une orientation insuffisante concernant le type de renseignements à enregistrer et à qui les fournir, notamment les instructions d'emballage et d'expédition.   

En l'absence de processus suffisants et clairement consignés concernant les activités d'aliénation, y compris la destruction sécurisée, on court le risque que les biens de TI ne soient pas correctement aliénés et, si le GCR ne réalise pas son évaluation, que les renseignements sensibles ne soient pas correctement identifiés et manipulés.  

Recommandation no 6 : En collaboration avec le SGI, le BPI devrait mieux définir, consigner et disséminer le processus d'aliénation, notamment les activités liées à la destruction sécurisée et à la prise en considération de la sensibilité de l'information.

3.6 Pertes et vols de matériel informatique

Les pertes et vols de matériel informatique sont déclarés en temps utile et le Ministère raffine son approche d'évaluation de ces biens de TI pour déterminer s'ils contiennent des renseignements sensibles.

Comme le stipule le Code de valeurs et éthique du Ministère et sa Politique sur la sécurité ministérielle, le personnel d'Industrie Canada est chargé de protéger les renseignements et les biens d'Industrie Canada. Au sein du SGI, la DSS a la responsabilité de fournir une orientation sur la protection de l'information et des biens contre toute compromission et d'enquêter sur les pertes ou vols de biens en collaboration avec le BPI et la Direction de la sécurité des TI.   

Au cours de l'audit, l'équipe a examiné les documents, mené des entrevues et contrôlé les transactions pour déterminer si le personnel d'Industrie Canada sait à qui déclarer une perte ou un vol de matériel informatique et quand une telle déclaration s'impose, et pour déterminer si l'on tient compte de la sensibilité éventuelle des renseignements stockés sur ces biens.

L'audit a constaté qu'Industrie Canada encourage son personnel à déterminer qu'un bien de TI a été perdu ou volé et à déclarer ces incidents en temps utile, car le Ministère a prévu plusieurs canaux par lesquels une telle déclaration peut se faire. L'audit a aussi constaté que le SGI et le BPI coordonnent la déclaration de pertes ou de vols de biens pour tenir le personnel de sécurité des TI des deux organismes au courant et le faire intervenir le cas échéant. L'audit a également constaté que la déclaration au SGI du vol ou de la perte de biens de TI et l'intervention du SGI ont lieu dans un délai d'une semaine suivant l'incident.

L'audit a constaté que l'enquête sur la sensibilité de l'information n'est pas toujours consignée par le personnel d'Industrie Canda, y compris le personnel de la DSS. Ainsi, l'équipe a constaté que dans certains cas, aucune preuve n'avait été fournie pour montrer que l'on avait tenu compte de la sensibilité éventuelle de l'information stockée dans un bien de TI perdu ou volé. 

Pendant l'audit, la DSS a lancé en août 2014 un questionnaire standardisé à utiliser avant d'entreprendre une enquête sur la perte ou le vol d'un bien. Ce document comprend une question sur la sensibilité de l'information en demandant si les biens perdus ou volés contiennent des renseignements classifiés ou protégés, et, dans l'affirmative, le niveau de classification ou de protection de cette information. La DSS a l'intention d'améliorer son approche en demandant au personnel d'Industrie Canada de décrire le type de renseignements stockés dans le bien pour montrer la prise en considération de la sensibilité de l'information et la consigner.

3.7 Réponse de la direction et plan d'action

Les constatations et recommandations du présent audit ont été présentées à la haute direction du  SGI et du BPI. La direction convient des constatations présentées dans ce rapport et prendra des mesures pour trancher la majorité des recommandations d'ici mars 2016, à l'exception d'une partie de la recommandation numéro cinq, qu'elle tranchera d'ici le , car elle fait intervenir SPC.

Le SGI et le BPI collaboreront à l'examen et à la mise à jour de leurs documents constitutifs (p. ex., structure de gouvernance, politiques, directives, procédures et lignes directrices) liés à la gestion des biens de TI pour régler certaines des lacunes relevées et tenir compte des pratiques actuelles. Ils dissémineront aussi au personnel d'Industrie Canada les documents mis à jour par le biais des bulletins d'Industrie Canada et son site intranet afin de l'aider à exercer ses rôles et responsabilités.   

En ce qui concerne les activités de suivi des logiciels, ils collaboreront à l'implantation d'une base de données centralisée et prescriront l'utilisation de cette base de données pour suivre les logiciels ministériels.  


4.0 Conclusion générale

Les résultats de l'audit ont révélé que même si le Ministère gère ses biens de TI au moyen d'un cadre de contrôle de la gestion des biens de TI, des lacunes ont été relevées. Celles‑ci présentent des risques faibles à modérés qui réclament l'attention de la direction. Des améliorations sont nécessaires pour régler ces risques, particulièrement dans les domaines de la gouvernance; des politiques, des directives et des orientations; des activités et des processus (p. ex., approbation du BPI, gestion des logiciels, aliénations); et de la prise en considération de la sensibilité de l'information. La clarté des rôles et responsabilités et la consignation plus efficace des processus méritent d'être prises en considération dans chacun de ces domaines. 


Annexe A : Critères de l'audit
Gouvernance Critère satisfait / Satisfait à quelques exceptions près / non satisfait
1. Des politiques, directives et lignes directrices existent au sein d'Industrie Canada, et elles sont périodiquement examinées et mises à jour pour veiller à leur harmonisation avec les exigences du Ministère et du GC. Satisfait à quelques exceptions près
2. Les rôles, responsabilités et pouvoirs sont compris. Satisfait à quelques exceptions près
3. Une séparation adéquate des responsabilités est respectée. Satisfait à quelques exceptions près
Approvisionnement
4. L'approvisionnement des biens de TI respecte les processus et exigences ministériels. Satisfait à quelques exceptions près
Gestion
5. Les biens de TI sont suivis en fonction des exigences établies d'Industrie Canada et sont correctement mis à jour dans le système de gestion des biens. Satisfait à quelques exceptions près
6. L'aliénation des biens de TI respecte les exigences d'Industrie Canada et du GC et prend en considération la durée de vie utile du bien. Satisfait à quelques exceptions près
7. Un processus existe pour détecter en temps utile les biens de TI disparus, perdus ou volés et prendre les mesures correctives appropriées afin de réduire les risques connexes. Satisfait à quelques exceptions près

Réponse de la direction et plan d'action

Version PDF

A – Aux fins d'incorporation dans le rapport

Les constatations et recommandations de l'audit de la gestion des biens de TI ont été présentées à la haute direction du Secteur de la gestion intégrée (SGI) et du Bureau principal de l'information (BPI). La direction convient des constatations présentées dans ce rapport et prendra des mesures pour trancher la majorité des recommandations d'ici mars 2016, à l'exception d'une partie de la recommandation numéro cinq, qu'elle tranchera d'ici le , car cela implique les Services partagés Canada (SPC).

B – Aux fins de suivi – Mesures détaillées visant à trancher les recommandations présentées dans le rapport
Plan d'action concernant les recommandations Mesure prévue découlant de la recommandation Responsable (poste) Date d'achèvement cible
Recommandation 1 :
  1. Le SGI devrait s'assurer de mettre à jour le document Structure de gouvernance de la gestion des biens pendant son cycle triennal d'examen de l'exercice courant pour que ce document fasse état des rôles et responsabilités actuels de tous les intervenants internes, et d'harmoniser, le cas échéant, certains rôles et responsabilités en veillant à respecter une séparation adéquate des responsabilités.
Convenu. En collaboration avec le BPI, le SGI mettra à jour le document Structure de gouvernance de la gestion des biens pour clarifier les rôles et responsabilités découlant d'initiatives fédérales récentes et veiller à une séparation adéquate des responsabilités. DG, Direction générale des finances ministérielles, des systèmes et des acquisitions (DGFMSA)
  1. En collaboration avec le BPI, le SGI devrait disséminer ces mises à jour au personnel d'Industrie Canada.
Convenu. En collaboration avec le BPI, le SGI disséminera ces mises à jour au sein de l'ensemble du Ministère au moyen d'outils de communication existants comme :
  • des exposés de formation mis à jour
  • le bulletin du SGI « Gardons contact »
  • des communications diffusées par le Réseau des services intégrés (RSI) d'Industrie Canada
DG, DGFMSA
Recommandation 2 :
  1. Le SGI devrait s'assurer de mettre à jour les politiques, directives et lignes directrices ministérielles en matière de gestion des biens de TI pendant son cycle d'examen triennal de l'exercice courant, en collaboration avec le BPI, afin d'aider le personnel d'Industrie Canada à exercer ses rôles et responsabilités.
Convenu. En collaboration avec le BPI, la SGI mettra à jour les documents suivants traitant de la gestion des biens et de la gestion du matériel afin d'aider le personnel d'Industrie Canada à exercer ses rôles et responsabilités :
  • Structure de gouvernance de la gestion des biens d'Industrie Canada
  • Cadre d'Industrie Canada pour l'exercice annuel de vérification des biens
  • Normes d'Industrie Canada pour la gestion du cycle de vie des biens ministériels
  • Normes d'Industrie Canada pour l'aliénation de l'équipement électronique et électrique (EEE)
  • POL 017 – Utilisation de micro‑ordinateurs
  • POL 019 – Politique sur la gestion des logiciels
DG, DGFMSA
  1. Le BPI devrait s'assurer de mettre à jour ses documents de gouvernance liés à l'approvisionnement et à la gestion des biens de TI, en collaboration avec le SGI, afin d'aider le personnel d'Industrie Canada à exercer ses rôles et responsabilités.
Convenu. En collaboration avec le SGI, le BPI examinera toutes les directives et lignes directrices liées à l'approvisionnement et à la gestion des biens de TI et les mettra à jour. Le BPI s'assurera que le site intranet est mis à jour et qu'un article mettant le personnel d'Industrie Canada au courant est publié dans Cette semaine @ IC. DG, DGFMSA
  1. Le SGI et le BPI devraient envisager de synchroniser leurs processus d'examen pour veiller à la mise à jour périodique et parallèle des renseignements liés à la gestion des biens de TI.
Convenu. En collaboration avec le BPI, le SGI envisagera de synchroniser les examens de processus respectifs des deux organisations. DG, DGFMSA
Recommandation 3 :
  1. Le BPI devrait achever la rédaction de ses procédures internes, les intégrer dans le document exposant le processus d'approbation pour les TI et les disséminer au personnel du BPI.
Convenu. Le BPI achèvera de consigner ses procédures internes pour le processus d'approbation pour les TI. Ces processus seront disséminés au personnel du BPI au moyen d'un courriel à l'intention de tout le personnel et seront affichés au site intranet du BPI. Directeur des services intégrés, BPI
  1. Le BPI devrait améliorer ses documents constitutifs liés au processus d'approbation du BPI pour l'approvisionnement du matériel informatique et des logiciels, et disséminer les modifications au personnel d'Industrie Canada.
Convenu. Le BPI examinera toutes les directives et lignes directrices liées au processus d'approbation pour les TI aux fins de l'approvisionnement de tous les produits et services de TI, et les mettra à jour. Le BPI s'assurera que le site intranet est mis à jour et qu'un article mettant le personnel d'Industrie au courant est publié dans Cette semaine @ IC. Directeur des services intégrés, BPI
Recommandation 4 : Le SGI devrait mettre à jour sa documentation sur l'exercice annuel de vérification des biens (dont les documents et les procédures de formation) afin de s'assurer que le personnel prête une attention pertinente à la sensibilité des renseignements stockés dans les biens de TI munis d'une capacité de stockage de données, qui sont déclarés disparus. Convenu. Le SGI mettra à jour les documents d'orientation suivants pour s'assurer que le personnel indiqué prête une attention à la sensibilité des renseignements stockés dans les biens de TI munis d'une capacité de stockage de données, qui ont été déclarés disparus :
  • Cadre d'Industrie Canada pour l'exercice annuel de vérification des biens
  • Lignes directrices d'Industrie Canada pour l'exercice annuel de vérification des biens
  • Normes d'Industrie Canada pour l'aliénation de l'équipement électronique et électrique (EEE)
DG, DGFMSA
Recommandation 5 : En collaboration avec le SGI, le BPI devrait prescrire le suivi du logiciel ministériel (dont l'obtention et le renouvellement de licences d'utilisation) dans une base de données centralisée pour s'assurer que les activités de suivi des logiciels répondent aux besoins opérationnels.

Convenu. Le BPI travaillera en commun avec le SGI pour effectuer une analyse des options concernant une base de données centralisée pour suivre les logiciels ministériels.  

Entre‑temps, pendant la transition, c.‑à‑d., avant la mise en œuvre de la solution recommandée découlant de l'analyse des options, le BPI, en collaboration avec le SGI, renforcera et disséminera les rôles et responsabilités actuels du personnel d'Industrie Canada en matière de suivi des logiciels pour s'assurer que le personnel comprend que les unités opérationnelles sont responsables du suivi des logiciels.   

Le BPI collaborera avec le SGI et SPC pour mettre en œuvre la solution recommandée découlant de l'analyse des options pour s'assurer que le suivi des logiciels répond aux besoins opérationnels.

Directeur des services intégrés, BPI
(analyse des options)


(mise en œuvre de la solution)
Recommandation 6 : En collaboration avec le SGI, le BPI devrait mieux définir, consigner et disséminer le processus d'aliénation, notamment les activités liées à la destruction sécurisée et à la prise en considération de la sensibilité de l'information. Convenu. En collaboration avec le SGI, le BPI préparera des lignes directrices qui exposent les processus d'aliénation, dont la destruction sécurisée, au sein d'Industrie Canada. Le BPI veillera aussi à trancher dans les lignes directrices les facteurs dont il faut tenir compte relativement aux renseignements stockés dans les appareils à aliéner. Le site intranet du BPI sera mis à jour en y affichant la nouvelle directive et un article sera publié dans Cette semaine @ IC. Directeur des services intégrés, BPI

 

Mesures détaillées visant à trancher les recommandations présentées dans le rapport
Lettre de recommandation de la direction Mesure prévue découlant de la recommandation Responsable (poste) Date d'achèvement cible
Recommandation 1 : En collaboration avec le SGI, le BPI devrait évaluer les rôles et responsabilités en matière de garde du BPI pour s'assurer qu'une séparation adéquate des responsabilités existe dans le domaine de la gestion des biens de TI. Convenu. Le BPI travaillera en commun avec le SGI pour examiner les rôles et responsabilités en matière de garde du BPI afin de s'assurer qu'une séparation adéquate des responsabilités existe dans le domaine de la gestion des biens de TI, et il exécutera les modifications nécessaires imposées par les recommandations. Directeur des services intégrés, BPI
Recommandation 2 : En collaboration avec le SGI, le BPI devrait améliorer le suivi et le mouvement des stocks tampons ministériels acquis en vertu de la Demande de rabais sur volume afin de favoriser la comptabilité efficace de ces biens. Convenu. Le BPI demandera au SGI de créer un compte de garde additionnel au sein du BPI pour suivre l'équipement acheté ainsi que les mouvements des stocks tampons ministériels. Directeur des services intégrés, BPI
Date de modification :