Modèle d’entente de contribution de l'Initiative stratégique pour l'aérospatiale et la defense (ISAD)

Annexe 6 - Exigences en matière de rapport


1. Phase des travaux

1.1  Réunion de lancement du projet

Selon les besoins du ministre, le bénéficiaire tiendra une réunion de lancement du projet approximativement un mois après la signature de l'entente de contribution (EC) afin de présenter le personnel clé impliqué sur le projet, de discuter de l'entente de contribution notamment les résultats et les avantages anticipés, ainsi que le plan du bénéficiaire pour le projet et l'état du projet.

1.2  Rapport d'étape

Dans les quarante cinq (45) jours suivant la fin de chaque période de présentation des demandes de remboursement, le bénéficiaire doit fournir un rapport sur l'avancement du projet (« rapport d'étape »), en plus du rapport requis dans la section A de l'annexe 5. Le rapport d'étape devra inclure l'information devant soutenir la demande de remboursement soumis par le bénéficiaire.

Le rapport d'étape doit notamment inclure les éléments suivants :

  1. Une description des travaux et de la collaboration qui ont été accompli et les étapes clés atteintes pendant la période de présentation des demandes de remboursement, par rapport aux objectifs énoncés dans l'Énoncé des travaux.
  2. Le calendrier principal mis à jour avec une explication de toutes les modifications à l'échéancier des travaux.
  3. Une explication de toutes les variations importantes dans les coûts du projet estimés et les prévisions de trésorerie.
  4. Une mise à jour des principaux risques, des enjeux, des mesures d'atténuation et des impacts potentiels sur le projet.

1.3 Rapport d'étape final :

Dans les quarante cinq (45) jours suivant la date d'achèvement du projet, le bénéficiaire doit fournir un sommaire du projet. Le rapport d'étape qui accompagne la demande de remboursement finale doit contenir un sommaire de tout le projet et doit tenir compte des éléments suivant :

  • Achèvement du projet - Le bénéficiaire devra démontrer que l'Énoncé des travaux a été complété et que les étapes clés du projet ont été atteintes. Le bénéficiaire devra aussi résumer comment les objectifs du projet ont été réalisé.
  • Avantages – Le rapport doit fournir un sommaire des avantages réalisés pendant la phase des travaux et les avantages anticipés durant la phase des remboursements, incluant ceux touchant l'innovation, la compétitivité et la collaboration.
  • Prévisions des remboursements – Le rapport doit fournir une prévision des remboursements annuels exigibles et/ou revenus attendus pour les trois premières années de remboursement. Si pertinent, un sommaire de la prévision de marché, des ventes ou du plan d'affaire associé aux résultats du projet devrait aussi être joint au rapport.
  • Efforts de commercialisation – Le rapport doit décrire les efforts qui seront entrepris pour commercialiser les produits résultants développés durant la phase des travaux et/ou pour continuer leur développement.

1.4 Lettre d'attestation

À la date d'achèvement du projet, le bénéficiaire doit faire parvenir une lettre d'attestation devant certifier que tous les coûts du projets ont été payés et que tous les coûts admissibles sont conformes à l'entente de contribution.

1.5 Examen de gestion de projet

Les parties doivent mener un examen de gestion de projet («examen de gestion de projet») à la fréquence et selon la manière jugées nécessaire par l'OTI.

L'examen de gestion de projet est une rencontre entre le bénéficiaire et l'OTI pour examiner l'avancement des activités documenté dans les rapports d'étape et doit inclure au minimum une visite du site. L'examen de gestion de projet tenu plus d'une fois par année peut prendre la forme d'appels téléconférence ou de rencontre dans les bureaux de l'OTI.

Au moins deux (2) semaines avant la date établie pour la visite, il faudra préparer un ordre du jour pour la réunion convenant aux deux parties qui devra inclure les points de discussion suivant : tous les changements importants à la structure de la compagnie et de l'équipe de direction, la solidité financière de la compagnie, et l'examen du rapport d'étape. Le bénéficiaire devra également présenter ses plans futurs en R&D, un survol des prévisions du marché pour les produits, services et processus créés, et ses remboursements prévus et les risques qui y sont associés.

1.6 Formulaire pour les comptes à payer à la fin de l'exercice (CAPAFE)

Au plus tard 7 jours de calendrier avant la fin de l'exercice du gouvernement, le bénéficiaire devra fournir une estimation du montant de contribution qui sera requis avant la fin de l'exercice du gouvernement afin que les fonds nécessaire puissent être mis de côté pour la/les demande(s) de remboursement pour l'année.

1.7 Réunion de clôture de la phase des travaux

Les parties doivent planifier une réunion de clôture de la phase des travaux suivant la date d'achèvement du projet pour s'assurer que toutes les tâches ont été complétées et pour permettre la transition du projet à la phase de remboursement. Cette rencontre devrait inclure une présentation de la structure de la compagnie et de son équipe de direction, des accomplissements techniques résultant du projet, ainsi que les histoires à succès, les avantages générés (c.à.d : emplois, innovation, propriété intellectuelle, compétitivité, environnement, fabrication fait au Canada, investissements fait au Canada, collaboration), les plans futurs en R&D du bénéficiaire, un examen des prévisions financières récentes, un survol des prévisions du marché pour les produits, services et processus créés, et les remboursements prévus.

2. Phase de remboursement

2.1 Remboursements prévus

Le bénéficiaire fournira une prévision des remboursements annuels exigibles. En janvier, le bénéficiaire doit fournir les prévisions pour son exercice en cours et pour l'exercice suivant. La mise à jour des prévisions doit être fourni au mois d'avril et une autre fois au mois d'août.

2.2 Réunion sur la situation des remboursements du projet

Les parties doivent se rencontrer au moins une fois par année. Au moins deux (2) semaines avant la date établie pour la réunion, il faudra préparer un ordre du jour pour la réunion qui conviendra aux deux parties. L'ordre du jour inclura les remboursements effectués à ce jour, une estimation de tous les avantages prévus durant la phase de remboursement, et une explication de toutes les variations à l'échéancier et la capacité d'effectuer des remboursements.

3. Tout au long du cycle de vie du projet

Le bénéficiaire participera, de façon périodique, à la préparation d'une étude de cas sur les résultats du projet qui sera menée par le Ministre ou ses mandataires en vue d'aider le Ministre à préparer une évaluation générale de la valeur et de l'efficacité de l'ISAD. De tels rapports de retombées peuvent être utilisés pour communiquer publiquement les résultats et les avantages de l'ISAD.

Le bénéficiaire doit transmettre au Ministre une copie de ses états financiers annuels vérifiés, ou des états financiers annuels certifiés par le plus haut dirigeant des finances du bénéficiaire lorsque des états financiers annuels vérifiés ne sont pas disponible, ou autre document accepté par le Ministre, dans les quatre (4) mois suivant la fin de chacun de exercices du bénéficiaire.

3.1 Rapport annuel sur les retombées du projet (RARP)

Au 30 avril de chaque année, le bénéficiaire doit compléter le formulaire RARP en utilisant le gabarit pré établi pour fournir les informations regardant l'état du projet et les avantages atteints. Le formulaire sera envoyé au bénéficiaire pour le 30 décembre de chaque année.

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